فروخت، پے آؤٹ اور Form 1099-K کو ملانا: امریکی کاروبار

میرا ڈپازٹ فروخت کی رپورٹ سے کم کیوں ہے؟

ادائیگی کا ڈپازٹ اکثر خالص تصفیہ ہوتا ہے، جبکہ فروخت کی رپورٹ کٹوتیوں سے پہلے گاہکوں کے لین دین دکھاتی ہے۔ فیس، واپسیاں، مارکیٹ پلیس کے سنبھالے ہوئے سیلز ٹیکس، ریزرو اور وقت کا فرق، یہ سب دونوں میں فرق ڈال سکتے ہیں۔ جو کینیڈین کاروبار امریکی ڈالر میں پے آؤٹ لیتا ہے اس کے لیے امریکی ڈالر کی فروخت اور مارکیٹ پلیس کے پے آؤٹ دیکھیں۔

IRS کے مطابق Form 1099-K فیس اور واپسیوں سے پہلے کی کل ادائیگی کی رقمیں دکھاتا ہے۔ یہ ادائیگیوں کی سرگرمی کا ایک اور نقطہ نظر ہے، بینک ڈپازٹ کا مجموعہ نہیں۔ پہلے یہ پہچانیں کہ رپورٹ کی تاریخ کی بنیاد کیا ہے: آرڈر کی تاریخ، ادائیگی کی تاریخ، تصفیہ کی تاریخ اور بینک میں درج ہونے کی تاریخ مختلف ہو سکتی ہیں۔ فرق کو غائب آمدنی سمجھنے سے پہلے ایک ہی لین دین اور ایک ہی تاریخوں کا موازنہ کریں۔

ہر ڈپازٹ کو ملانے کے لیے مجھے کون سا ریکارڈ چاہیے؟

ہر بینک ڈپازٹ کو تصفیہ یا پے آؤٹ ID سے ملائیں، پھر اس تصفیہ کو فروخت کے ریکارڈ میں لین دین کی ID سے ملائیں۔ IRS تقاضا کرتا ہے کہ حسابات کل آمدنی دکھائیں اور فروخت اور ڈپازٹ کی معاون دستاویزات موجود ہوں۔

اصل ایکسپورٹ اور ایک مختصر ورک شیٹ رکھیں جو ہر پے آؤٹ ID کو اس کے لین دین اور بینک اندراج سے جوڑے۔ Publication 583 کے مطابق معاون دستاویزات سے حسابات کے اندراجات کی تائید ہونی چاہیے، اور وہ ماہانہ بینک ملان کی سفارش کرتی ہے۔ لین دین کی تفصیل کے بغیر صرف خلاصہ کسی غائب واپسی یا مہینوں کے درمیان آنے والے پے آؤٹ کو چھپا سکتا ہے۔

وہ پے آؤٹ کیسے درج کروں جس میں فروخت، فیس اور واپسیاں منہا ہوں؟

ہر جز اس کے اپنے اکاؤنٹ میں درج کریں، پھر ادائیگی کلیئرنگ اکاؤنٹ سے فروخت کے ریکارڈ کو بینک ڈپازٹ سے جوڑیں۔ کلیئرنگ اکاؤنٹ اس رقم کو ظاہر کرتا ہے جو پروسیسر کے ذمے ہے جب تک وہ ادا نہ ہو یا کسی اور طرح طے نہ ہو جائے۔ یہ لین دین کا سراغ لگانے کا بک کیپنگ کا طریقہ ہے، IRS کی مقرر کردہ جرنل انٹری نہیں؛ IRS اجازت دیتا ہے کوئی بھی ریکارڈ رکھنے کا نظام جو آمدنی اور اخراجات واضح طور پر دکھائے۔

اگر پروسیسر فیس پے آؤٹ سے روکنے کے بجائے براہ راست بینک سے وصول کرے تو بینک کے اس ڈیبٹ کو صرف ایک بار درج کریں۔ اگر چارج بیک پر اب بھی تنازع ہے تو روکی گئی رقم کی نشاندہی کریں اور اسے خاموشی سے مکمل شدہ واپسی نہ سمجھیں۔ IRS کی ریکارڈ رکھنے کی رہنمائی ایسے اندراجات مانگتی ہے جنہیں معاون دستاویزات تک سراغ لگایا جا سکے۔

صرف خالص ڈپازٹ کو فروخت کے طور پر درج کرنا کافی کیوں نہیں؟

خالص ڈپازٹ کل فروخت، فیس، واپسیاں، ٹیکس اور کسی بھی بیک اپ ودہولڈنگ کو چھپا دیتے ہیں۔ اس سے حسابات کا Form 1099-K سے موازنہ بھی مشکل ہو جاتا ہے، جس کے بارے میں IRS کی ہدایات کہتی ہیں کہ وہ فیس، واپسیوں، رعایتوں اور دیگر رقموں کی ایڈجسٹمنٹ سے پہلے رپورٹ ہوتا ہے؛ باکس 4 وفاقی بیک اپ ودہولڈنگ دکھاتا ہے۔

ایک ہی خالص ڈپازٹ بہت مختلف لین دین سے بن سکتا ہے۔ کم ڈپازٹ واپسی، فیس، مارکیٹ پلیس کے روکے ہوئے ٹیکس یا غیر ادا شدہ ریزرو کی وجہ سے ہو سکتا ہے۔ حسابات میں ان کی جگہیں مختلف ہیں۔ تصفیہ رپورٹ سے اجزا درج کریں، پھر نتیجے میں آنے والی بینک رقم ملائیں۔ یہ حسابات کے مجموعے آمدنی ٹیکس ریٹرن میں کہاں جاتے ہیں، اس کے لیے آن لائن بیچنے والوں کی آمدنی پر ٹیکس دیکھیں۔

انوائس ادا ہونے اور ڈپازٹ آنے پر فروخت دو بار کیوں گنی جاتی ہے؟

انوائس کو ادا شدہ نشان زد کرنے سے وہ انوائس طے ہونی چاہیے؛ بعد میں آنے والا بینک ڈپازٹ پروسیسر کے کلیئرنگ بیلنس کو طے کرے۔ اگر انوائس نے فروخت اور وصولی درج کی تھی تو گاہک کی ادائیگی وصولی کو processor کلیئرنگ میں منتقل کرتی ہے، پھر ڈپازٹ اس بیلنس کو بینک میں لے جاتا ہے۔ فیس، واپسیاں اور ریزرو کلیئرنگ میں باقی رقم کی وضاحت کرتے ہیں۔ جس امپورٹ شدہ ڈپازٹ پر کسی اور فروخت کا کوڈ لگا ہو اسے کلیئرنگ کی منتقلی میں بدل دیں اور اس کا بینک سے ملاپ برقرار رکھیں۔

نقد طریقے کے ٹیکس حسابات میں آمدنی انوائس کے وقت شمار ہونا ضروری نہیں؛ اصل یا قانونی وصولی ادائیگی پر ہو سکتی ہے۔ بعد کی بینک منتقلی پھر بھی ایک اور فروخت نہیں ہے۔ Publication 538 نقد اور استحقاقی طریقوں میں وقت کا تعین بیان کرتی ہے۔

مارکیٹ پلیس یا میرا وصول کیا ہوا سیلز ٹیکس کہاں جاتا ہے؟

سیلز ٹیکس الگ ٹریک کریں اور خریدار پر لگائے گئے ٹیکس اور بیچنے والے پر لگائے گئے ٹیکس میں فرق کریں۔ IRS Publication 334 کے مطابق خریدار پر لگایا گیا ٹیکس جو آپ وصول کر کے جمع کراتے ہیں آمدنی نہیں ہے؛ ادا ہونے تک اسے ذمہ داری کے طور پر درج کریں۔ اگر ٹیکس آپ پر بطور بیچنے والے لگتا ہے اور خریدار سے لیا جاتا ہے تو وہ رقم کل وصولیوں میں شامل کریں اور واجب الادا ٹیکس الگ ٹریک کریں۔ جو ٹیکس مارکیٹ پلیس اپنی ذمہ داری پر جمع کراتی ہے وہ آپ کی غیر ادا شدہ ٹیکس ذمہ داری نہیں بننا چاہیے۔ IRS کی وفاقی وضاحت کہتی ہے کہ قابل رپورٹ کارڈ لین دین میں ادا کیا گیا سیلز ٹیکس Form 1099-K کی کل ادائیگیوں میں آ سکتا ہے۔

ریاستی ذمہ داریاں مختلف ہیں۔ Texas میں جو بیچنے والا نیک نیتی سے مارکیٹ پلیس فراہم کنندہ کی ٹیکس تصدیق قبول کرتا ہے وہ ان فروخت کو اپنی Texas سیلز ٹیکس رپورٹ سے خارج کرتا ہے، اگرچہ Texas کے بیچنے والے کو پھر بھی پرمٹ اور ٹیکس ریٹرن کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ فراہم کنندہ کو دی گئی غلط یا ناکافی معلومات سے پیدا ہونے والی کمی کا ذمہ دار بیچنے والا ہی رہتا ہے؛ وابستہ بیچنے والے اور فراہم کنندگان مل کر کمی کے ذمہ دار ہو سکتے ہیں۔ California میں رجسٹرڈ بیچنے والا مارکیٹ پلیس کی سہولت سے ہونے والی (facilitated) فروخت کو کل فروخت میں شامل کرتا ہے اور جب ٹیکس کی ذمہ داری سہولت فراہم کرنے والے (facilitator) پر ہو تو "other" (دیگر) کٹوتی کا دعویٰ کرتا ہے۔ مارکیٹ پلیس کی تصدیق اور ٹیکس رپورٹ سنبھال کر رکھیں۔ رجسٹریشن کے لیے سیلز ٹیکس وصول کرنا کب لازم ہے اور ٹیکس ریٹرن کی رپورٹنگ کے لیے سیلز ٹیکس ریٹرن فائل کرنا دیکھیں۔

بیچنے والے کا وصول کیا ہوا غیر ادا شدہ ٹیکس ذاتی قرض بن سکتا ہے۔ Texas Tax Code §111.016 کے تحت ٹیکس وصول کرنے والا کوئی بھی، بشمول انفرادی کاروبار کا مالک، وصول کی گئی رقم کا ذمہ دار ہے؛ کوئی افسر، مینیجر، ڈائریکٹر، ملازم یا شریک جو وصولی یا ادائیگی پر اختیار رکھتا ہو اور جان بوجھ کر اسے جمع نہ کرائے وہ بھی ذمہ دار ہو سکتا ہے۔ عمومی تشخیص کی حد ٹیکس واجب ہونے کے بعد 4 سال ہے؛ فرد کی مدت اس وقت تک روکی جا سکتی ہے جب تک کاروبار کی ذمہ داری حتمی ہونے یا دیوالیہ پن بند یا خارج ہونے کے بعد 1 سال نہ گزر جائیں۔ California Revenue and Taxation Code §6829 کے تحت کوئی ذمہ دار افسر، رکن، مینیجر، شریک یا کنٹرول رکھنے والا دوسرا شخص کاروبار ختم ہونے کے بعد غیر ادا شدہ ٹیکس کا ذمہ دار ہو سکتا ہے، اگر اس نے ذمہ داری کے دوران واجب ہونے والا ٹیکس جان بوجھ کر ادا نہ کیا ہو اور کاروبار نے ٹیکس وصول کیا ہو یا اپنی قیمت میں ٹیکس کی رقم شامل کی ہو۔ نوٹس کی آخری تاریخ ان دونوں میں سے پہلے آنے والی تاریخ ہے: CDTFA کو کاروبار بند ہونے کا علم ہونے کے بعد 3 سال، یا بند ہونے کے بعد 8 سال؛ ہر مدت متعلقہ سہ ماہی کے بعد والے مہینے کے اختتام سے شروع ہوتی ہے۔

فروخت اور پے آؤٹ کو Form 1099-K سے کیسے جوڑوں؟

Form 1099-K کا موازنہ جاری کرنے والے کی اس فارم کے کیلنڈر سال کی کل قابل رپورٹ ادائیگیوں سے کریں، خالص ڈپازٹ یا ہر فروخت کے چینل سے نہیں۔ رپورٹنگ کے لیے ادا کرنے والا تصفیہ ادائیگی اس وقت کرتا ہے جب وہ منتقلی کی ہدایت جمع کراتا ہے؛ لین دین کی تاریخ اس کی ڈالر رقم طے کرتی ہے۔ Form 1099-K کی ہدایات یہ قواعد متعین کرتی ہیں۔ جاری کرنے والے کے تصفیہ سال اور فروخت کے ریکارڈ کے درمیان فرق کو جوڑ کر ملائیں، پھر ٹیکس ریٹرن سے ملاتے وقت کاروبار کا اکاؤنٹنگ طریقہ لاگو کریں۔

فارم کا نہ ملنا فروخت کو حسابات یا ٹیکس ریٹرن سے نہیں ہٹاتا۔ تیسرے فریق کے ادائیگی نیٹ ورک کی ادائیگیوں کے لیے وفاقی رپورٹنگ عموماً دونوں چیزیں مانگتی ہے: ادائیگیاں $20,000 سے زیادہ ہوں اور لین دین 200 سے زیادہ ہوں؛ ادائیگی کارڈ کے لین دین پر ایسی کوئی حد نہیں۔

جاری کرنے والے کی لین دین کی سطح کی کل ادائیگیوں اور منتقلی کی تاریخوں سے شروع کریں۔ پھر اپنی فروخت کی رپورٹ سے فرق کی وضاحت کریں: گاہکوں کی ادائیگیوں میں شامل سیلز ٹیکس، واپسیاں اور رعایتیں، نقد یا کارڈ کے علاوہ فروخت، کسی دوسرے ادارے کی ادائیگیاں، اور اس جاری کنندہ یا مدت سے باہر کے لین دین۔ کل ادائیگیوں سے تصفیہ تک اور تصفیہ سے بینک ڈپازٹ تک کے الگ ملان کی وضاحت کریں، بشمول باکس 4 میں کوئی بیک اپ ودہولڈنگ۔ فارم کو خود فروخت کے طور پر درج نہ کریں: لین دین پہلے ہی حسابات میں ہونے چاہییں۔ IRS کے مطابق فارم اور ریکارڈ درست آمدنی طے کرنے میں مدد دیتے ہیں۔

اگر Form 1099-K دہرایا گیا ہو یا اس میں غلط وصول کنندہ یا رقم ہو تو؟

حسابات بدلنے سے پہلے جاری کرنے والے، وصول کنندہ کے نام اور ٹیکس شناختی نمبر، باکس 1a اور لین دین کی تفصیل جانچیں؛ دو فارم مختلف ادائیگیوں کا احاطہ کر سکتے ہیں۔ اگر کوئی فارم کاروبار کا نہیں یا واقعی کسی دوسرے کی نقل ہے تو جاری کرنے والے سے صفر دکھانے والا درست شدہ Form 1099-K مانگیں۔ غلط وصول کنندہ شناختی نمبر یا کل رقم کے لیے درست معلومات والا درست شدہ فارم مانگیں۔ اصل اور درست شدہ فارم اور خط و کتابت رکھیں۔ IRS یہ مراحل بتاتا ہے اور کہتا ہے کہ وہ ادا کرنے والے کے جاری کیے ہوئے فارم کو درست نہیں کر سکتا۔

اگر سال کے دوران کاروبار نے ادارے کی قسم یا ٹیکس شناختی نمبر بدلا ہو تو لین دین کو کمانے والے ادارے کے لحاظ سے تقسیم کریں اور ادا کرنے والے کا ریکارڈ اپ ڈیٹ کریں۔ اگر فارم پر مالک کا نام ہے لیکن آمدنی شراکت داری یا کارپوریشن کے ٹیکس ریٹرن پر ہونی چاہیے تو جاری کرنے والے سے اسے درست کرائیں۔ صرف ملاپ زبردستی بنانے کے لیے جھوٹی فروخت یا خرچ نہ بنائیں۔ اگر فائلنگ کے وقت تک درستی نہ آئے تو ٹیکس ریٹرن تیار کرنے والے کو لین دین کا ملان اور خط و کتابت دیں؛ IRS کہتا ہے کہ درست شدہ فارم کا غیر معینہ انتظار نہ کریں۔ ٹیکس ریٹرن میں سلوک کے لیے آن لائن بیچنے والوں کی آمدنی پر ٹیکس دیکھیں۔

ریزرو، چارج بیک اور سال کے آخر کے پے آؤٹ ملاپ کو کیسے بدلتے ہیں؟

روکے ہوئے ریزرو اور غیر طے شدہ تنازعات کو فیس اور مکمل شدہ واپسیوں سے الگ ٹریک کریں۔ غیر ادا شدہ ریزرو پروسیسر کے ساتھ ملانے کی رقم ہی رہتی ہے؛ چارج بیک جو کچھ ہوا اس کے مطابق واپسی، فیس یا قابل وصول تنازع بن سکتا ہے۔ پروسیسر کی حیثیت اور بعد کی ریلیز یا حل کی رپورٹ رکھیں۔

سال کے آخر میں لین دین کی تاریخ، رقم دستیاب ہونے کی تاریخ، تصفیہ کی تاریخ اور بینک میں درج ہونے کی تاریخ کا موازنہ کریں۔ نقد طریقے میں Publication 538 وہ رقمیں شامل کرتی ہے جو اصل میں یا قانونی طور پر وصول ہوئیں، بشمول وہ آمدنی جو آپ کے مجاز ایجنٹ کو ملی؛ سخت پابندیاں قانونی وصولی کو روک سکتی ہیں۔ استحقاقی اکاؤنٹنگ میں آمدنی عموماً کمانے پر ظاہر ہوتی ہے، چاہے بینک کو پے آؤٹ کب ملے۔ ریزرو کی معاہداتی پابندیاں اور یہ کہ آیا پروسیسر آپ کا ایجنٹ ہے، نقد طریقے کا جواب بدل سکتی ہیں؛ اگلے سال بینک ڈپازٹ آنا اکیلا اسے طے نہیں کرتا۔ حل نہ ہوا کلیئرنگ بیلنس اگلی مدت میں لے جائیں اور بعد کے پے آؤٹ سے جانچیں۔

فائل کرنے سے پہلے مجھے کیا جانچنا چاہیے، اور بک کیپر کو کام کب سنبھالنا چاہیے؟

فائل کرنے سے پہلے ہر اہم فرق کے پاس ایک ماخذ دستاویز اور اکاؤنٹ میں واضح سلوک ہونا چاہیے۔ Publication 583 کہتی ہے کہ بینک، حسابات اور معاون ریکارڈ آپس میں ملنے چاہییں؛ اس کی الیکٹرانک ریکارڈ کی رہنمائی بھی ایسے ریکارڈ مانگتی ہے جو ماخذ دستاویزات تک سراغ لگایا جا سکے۔

1. ہر تصفیہ کو اس کے لین دین کی ID اور بینک ڈپازٹ سے ملائیں، بشمول فیس، واپسیاں، ٹیکس، ریزرو اور چارج بیک۔
2. بینک ہر مہینے ملائیں اور بتائیں کہ کون سے ڈپازٹ ابھی راستے میں ہیں یا کلیئرنگ بیلنس روکے ہوئے ہیں۔
3. ہر Form 1099-K کو جاری کرنے والے کی کل لین دین کی رپورٹ سے ملائیں؛ دہرائے گئے فارم، غلط وصول کنندہ اور وقت کے فرق کی دستاویز بنائیں۔
4. جانچیں کہ انوائس کی ادائیگیوں اور امپورٹ شدہ ڈپازٹ نے دہری فروخت تو نہیں بنائی۔
5. ٹیکس ریٹرن تیار کرنے والے کو ایکسپورٹ، تصفیہ رپورٹیں، سیلز ٹیکس کی رپورٹیں، بینک اسٹیٹمنٹ، Form 1099-K اور غیر حل شدہ معاملات کی فہرست دیں۔

اگر پے آؤٹ کئی مدتوں پر پھیلے ہوں، کلیئرنگ بیلنس کے پاس کوئی معاون لین دین نہ ہو، یا پچھلے ٹیکس ریٹرن میں خالص ڈپازٹ کو فروخت سمجھا گیا ہو تو بک کیپر ٹیکس ریٹرن تیار ہونے سے پہلے ملان دوبارہ بنا سکتا ہے۔ جن حسابات میں مہینے یا سال پیچھے ہیں ان کے لیے پیچھے رہ گئے حسابات مکمل کرنا دیکھیں۔

مثال

صرف وضاحت کے لیے امریکی ڈالر کی رقمیں، جن میں انوینٹری کی لاگت، مارکیٹ پلیس کا وصول کیا ٹیکس یا بیک اپ ودہولڈنگ نہیں۔ فرض کریں ٹیکس خریدار پر لگتا ہے اور بیچنے والے کو وصول کر کے جمع کرانا ہے۔ ایک پروسیسر $1,000 کی فروخت اور اس پر $80 ٹیکس سنبھالتا ہے۔ بعد میں وہ $100 کی فروخت کی واپسی اور $8 ٹیکس واپس کرتا ہے، $30 فیس کاٹتا ہے، اور $50 کا ریزرو روک لیتا ہے۔ بینک کو $892 ملتے ہیں۔

حسابات میں $1,000 کی کل فروخت اور الگ $100 کی واپسی دکھائی دیتی ہے، یعنی $900 کی خالص فروخت۔ ان میں $72 سیلز ٹیکس واجب الادا، $30 فیس کا خرچ، بینک میں $892، اور $50 کی پروسیسر وصولی بھی دکھائی دیتی ہے؛ ریزرو خرچ نہیں ہے۔ اگر انوائس سسٹم نے فروخت پہلے ہی درج کر دی تھی تو ادائیگی اور پے آؤٹ بیلنس کو طے کرتے ہیں، ایک اور فروخت نہیں بناتے۔

اگر یہ ادائیگی قابل رپورٹ ہے اور جاری کرنے والا اپنی منتقلی کی ہدایت فارم کے کیلنڈر سال میں جمع کراتا ہے تو یہ Form 1099-K کے باکس 1a میں $1,080 کا حصہ ڈالتی ہے: $1,000 کی فروخت اور $80 ٹیکس۔ بعد کی $108 کی واپسی اس کل ادائیگی کو کم نہیں کرتی۔ $892 کے بینک ڈپازٹ تک پہنچنے کے لیے وہ واپسی، $30 فیس اور $50 ریزرو منہا کریں۔ کسی اصل فارم کے لیے یہ ملان استعمال کرنے سے پہلے جاری کرنے والے کی لین دین کی تفصیل جانچیں۔ IRS کی ہدایات کل رقم کی تعریف کرتی ہیں، اور IRS کی رہنمائی کہتی ہے کہ اس میں سیلز ٹیکس شامل ہو سکتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کو فروخت، فیس یا انوینٹری کی لاگت کاروباری ٹیکس ریٹرن میں رکھنی ہے: دیکھیں آن لائن بیچنے والوں کی آمدنی پر ٹیکس۔
• آپ کو ریاستی سیلز ٹیکس ریٹرن فائل کرنے اور ملانے ہیں: دیکھیں سیلز ٹیکس ریٹرن فائل کرنا۔
• آپ کو سیلز ٹیکس پرمٹ یا براہ راست فروخت پر ٹیکس وصول کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے: دیکھیں سیلز ٹیکس وصول کرنا کب لازم ہے۔
• آپ کو سیلز ٹیکس وصول یا جمع کرانا چاہیے تھا مگر نہیں کیا: دیکھیں وصول نہ کیے گئے سیلز ٹیکس کا معاملہ درست کرنا۔
• کئی مہینوں یا سالوں کے حسابات غائب ہیں: دیکھیں پیچھے رہ گئے حسابات مکمل کرنا۔
• آپ کا کاروبار کینیڈین ڈالر میں حساب رکھتا ہے: دیکھیں امریکی ڈالر کی فروخت اور مارکیٹ پلیس کے پے آؤٹ۔
• ریزرو، متنازع ادائیگیاں یا پچھلے سال کی غلطیاں اب بھی غیر واضح ہیں: لین دین کی ایکسپورٹ، تصفیہ رپورٹیں، ٹیکس رپورٹیں، Form 1099-K اور بینک اسٹیٹمنٹ حساب کتاب کے ساتھ شیئر کریں۔