Đối chiếu doanh thu, tiền chuyển về và Form 1099-K

Vì sao tiền gửi vào của tôi ít hơn báo cáo doanh thu?

Khoản tiền gửi từ cổng thanh toán thường là số tiền ròng sau khi quyết toán, trong khi báo cáo doanh thu cho thấy các giao dịch của khách hàng trước khi trừ. Phí, hoàn tiền, thuế bán hàng do sàn thương mại xử lý, khoản giữ lại và thời điểm ghi nhận đều có thể tạo chênh lệch giữa hai số này. Với doanh nghiệp Canada nhận tiền bằng đô la Hoa Kỳ, xem Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chuyển về từ sàn thương mại.

IRS cho biết Form 1099-K thể hiện số tiền thanh toán gộp trước khi trừ phí và hoàn tiền. Đó là một góc nhìn khác về hoạt động thanh toán, không phải tổng tiền gửi vào ngân hàng. Trước hết hãy xác định báo cáo tính theo loại ngày nào: ngày đặt hàng, ngày thanh toán, ngày quyết toán và ngày ngân hàng ghi nhận có thể khác nhau. Hãy so sánh cùng các giao dịch và cùng khoảng ngày trước khi coi một chênh lệch là thu nhập bị thiếu.

Tôi cần những hồ sơ nào để khớp từng khoản tiền gửi?

Hãy khớp từng khoản tiền gửi ngân hàng với mã quyết toán hoặc mã chuyển tiền, rồi khớp lần quyết toán đó với mã giao dịch trong hồ sơ bán hàng. IRS yêu cầu sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập và có chứng từ hỗ trợ cho doanh thu và tiền gửi.

Hãy giữ các bản xuất gốc và một bảng tính ngắn nối từng mã chuyển tiền với các giao dịch và bút toán ngân hàng của nó. Publication 583 nêu rằng chứng từ hỗ trợ phải chứng minh được các bút toán trong sổ sách và khuyến nghị đối chiếu ngân hàng hằng tháng. Bản tóm tắt không có chi tiết giao dịch có thể che giấu một khoản hoàn tiền bị thiếu hoặc một lần chuyển tiền nằm vắt qua hai tháng.

Tôi ghi thế nào một lần chuyển tiền đã trừ phí và hoàn tiền khỏi doanh thu?

Hãy ghi từng thành phần vào đúng tài khoản của nó, rồi dùng tài khoản bù trừ thanh toán (payment clearing) để nối hồ sơ doanh thu với khoản tiền gửi ngân hàng. Tài khoản bù trừ thể hiện số tiền đơn vị xử lý còn nợ bạn cho đến khi được chuyển ra hoặc giải quyết bằng cách khác. Đây là phương pháp ghi sổ để truy vết giao dịch, không phải bút toán do IRS quy định; IRS cho phép dùng bất kỳ hệ thống lưu hồ sơ nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí.

Nếu đơn vị xử lý tính phí trực tiếp vào ngân hàng thay vì khấu trừ khỏi khoản chuyển tiền, hãy ghi khoản phí ngân hàng đó chỉ một lần. Nếu một khoản chargeback vẫn đang tranh chấp, hãy xác định số tiền bị giữ và đừng âm thầm coi là khoản hoàn tiền đã hoàn tất. Hướng dẫn lưu hồ sơ của IRS yêu cầu các bút toán có thể truy về chứng từ hỗ trợ.

Vì sao chỉ ghi tiền gửi ròng là doanh thu thì chưa đủ?

Tiền gửi ròng che giấu doanh thu gộp, phí, hoàn tiền, thuế và mọi khoản khấu trừ dự phòng. Nó cũng khiến sổ sách khó so sánh với Form 1099-K, mà hướng dẫn của IRS cho biết được báo cáo trước khi điều chỉnh cho phí, hoàn tiền, giảm giá và các khoản khác; box 4 thể hiện khoản khấu trừ dự phòng liên bang.

Cùng một khoản tiền gửi ròng có thể đến từ những giao dịch rất khác nhau. Khoản tiền gửi thấp có thể phản ánh một lần hoàn tiền, một khoản phí, thuế do sàn thương mại giữ lại hoặc một khoản giữ lại chưa trả. Mỗi khoản có chỗ khác nhau trong sổ sách. Hãy ghi các thành phần từ báo cáo quyết toán, rồi đối chiếu số tiền ngân hàng kết quả. Về nơi đưa các tổng số này lên tờ khai thuế thu nhập, xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.

Vì sao doanh thu bị tính hai lần khi hóa đơn được thanh toán và tiền gửi về?

Việc đánh dấu hóa đơn đã thanh toán chỉ nên tất toán hóa đơn đó; khoản tiền gửi ngân hàng về sau nên tất toán số dư bù trừ của đơn vị xử lý. Nếu hóa đơn đã ghi doanh thu và khoản phải thu, thanh toán của khách hàng sẽ chuyển khoản phải thu vào tài khoản bù trừ của đơn vị xử lý, rồi khoản tiền gửi chuyển số dư đó sang ngân hàng. Phí, hoàn tiền và khoản giữ lại giải thích phần còn lại trong tài khoản bù trừ. Hãy phân loại lại khoản tiền gửi nhập từ ngân hàng bị gán là một khoản doanh thu khác thành khoản chuyển bù trừ, đồng thời giữ nguyên việc khớp với ngân hàng.

Với sổ sách thuế theo phương pháp tiền mặt, hóa đơn không nhất thiết là thời điểm ghi nhận thu nhập; việc nhận thực tế hoặc nhận theo quy định (constructive receipt) có thể xảy ra khi thanh toán. Khoản chuyển ngân hàng về sau vẫn không phải là một lần bán khác. Publication 538 giải thích thời điểm ghi nhận theo phương pháp tiền mặt và dồn tích.

Thuế bán hàng do sàn thương mại hoặc do tôi thu được ghi vào đâu?

Hãy theo dõi riêng thuế bán hàng và phân biệt thuế đánh vào người mua với thuế đánh vào người bán. IRS Publication 334 nêu rằng thuế do người mua chịu mà bạn thu và nộp không phải là thu nhập; hãy ghi là khoản nợ phải trả cho đến khi nộp. Nếu thuế đánh vào bạn với tư cách người bán và tính cho người mua, hãy đưa số tiền đó vào tổng doanh thu và theo dõi riêng thuế phải nộp. Thuế mà sàn thương mại nộp theo trách nhiệm của chính sàn không nên trở thành nghĩa vụ thuế chưa nộp của bạn. Giải thích liên bang của IRS nêu rằng thuế bán hàng trong một giao dịch thẻ phải báo cáo có thể nằm trong tổng thanh toán gộp trên Form 1099-K.

Nghĩa vụ ở mỗi tiểu bang khác nhau. Tại Texas, người bán chấp nhận một cách thiện chí xác nhận thuế của nhà cung cấp sàn thương mại sẽ loại các giao dịch bán đó khỏi báo cáo thuế bán hàng Texas của mình, dù người bán ở Texas vẫn có thể cần giấy phép và tờ khai. Người bán vẫn nợ phần thiếu hụt do thông tin sai hoặc không đủ mà họ đã cung cấp cho nhà cung cấp; người bán và nhà cung cấp là bên liên kết có thể cùng nợ phần thiếu hụt. Tại California, người bán đã đăng ký đưa các giao dịch bán do sàn hỗ trợ vào tổng doanh thu và xin khấu trừ "other" khi sàn chịu trách nhiệm về thuế. Hãy giữ xác nhận và báo cáo thuế của sàn thương mại. Xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng về đăng ký và Nộp tờ khai thuế bán hàng về cách khai báo trên tờ khai.

Thuế do người bán thu mà chưa nộp có thể trở thành khoản nợ cá nhân. Theo Texas Tax Code §111.016, bất kỳ ai thu thuế, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, đều nợ số tiền đã thu; cán bộ điều hành, người quản lý, giám đốc, nhân viên hoặc thành viên hợp danh kiểm soát việc thu hoặc nộp thuế mà cố ý không nộp cũng có thể phải chịu trách nhiệm. Giới hạn ấn định thuế chung là 4 năm sau khi thuế đến hạn; thời hạn đối với cá nhân có thể được tạm hoãn cho đến 1 năm sau khi nghĩa vụ của doanh nghiệp trở thành cuối cùng hoặc thủ tục phá sản kết thúc hay bị bác. Theo California Revenue and Taxation Code §6829, cán bộ điều hành, thành viên, người quản lý, thành viên hợp danh hoặc người kiểm soát khác chịu trách nhiệm có thể nợ khoản thuế chưa nộp sau khi doanh nghiệp chấm dứt nếu họ cố ý không nộp thuế đã đến hạn trong thời gian họ chịu trách nhiệm và doanh nghiệp đã thu hoặc đã tính khoản thuế (tax reimbursement) vào giá bán. Hạn gửi thông báo là mốc sớm hơn trong hai mốc: 3 năm sau khi CDTFA biết doanh nghiệp đóng cửa, hoặc 8 năm sau khi đóng cửa; mỗi thời hạn bắt đầu tính từ cuối tháng sau quý liên quan.

Làm sao nối doanh thu và tiền chuyển về với Form 1099-K?

Hãy so sánh Form 1099-K với tổng số tiền thanh toán gộp phải báo cáo của bên phát hành trong năm dương lịch của form, không phải với tiền gửi ròng hay mọi kênh bán hàng. Về mặt báo cáo, bên thanh toán thực hiện khoản thanh toán quyết toán khi gửi lệnh chuyển tiền; ngày giao dịch xác định số tiền tính bằng đô la của khoản đó. Hướng dẫn khai Form 1099-K định nghĩa các quy tắc này. Hãy nối các chênh lệch giữa năm quyết toán của bên phát hành và hồ sơ bán hàng, rồi áp dụng phương pháp kế toán của doanh nghiệp khi đối chiếu với tờ khai.

Thiếu form không làm doanh thu biến mất khỏi sổ sách hay tờ khai. Với các khoản thanh toán qua mạng của bên thứ ba, quy định báo cáo liên bang nhìn chung yêu cầu cả khoản thanh toán trên $20.000 và hơn 200 giao dịch; giao dịch bằng thẻ thanh toán không có ngưỡng như vậy.

Hãy bắt đầu từ các khoản thanh toán gộp theo từng giao dịch và ngày chuyển tiền của bên phát hành. Sau đó giải thích các chênh lệch so với báo cáo doanh thu của bạn: thuế bán hàng nằm trong khoản khách hàng thanh toán, hoàn tiền và giảm giá, doanh thu bằng tiền mặt hoặc không qua thẻ, khoản thanh toán thuộc pháp nhân khác, và các giao dịch ngoài bên phát hành hoặc kỳ đó. Hãy giải thích riêng cầu nối từ thanh toán gộp sang các lần quyết toán và từ quyết toán sang tiền gửi ngân hàng, kể cả khoản khấu trừ dự phòng ở box 4. Đừng ghi chính form đó làm doanh thu: các giao dịch lẽ ra đã có trong sổ sách. IRS cho biết form và hồ sơ giúp xác định thu nhập đúng.

Nếu Form 1099-K bị trùng hoặc sai người nhận hay sai số tiền thì sao?

Hãy kiểm tra bên phát hành, tên và mã số thuế của người nhận, box 1a và chi tiết giao dịch trước khi sửa sổ sách; hai form có thể bao gồm các khoản thanh toán khác nhau. Nếu form không thuộc về doanh nghiệp hoặc thật sự trùng với form khác, hãy yêu cầu bên phát hành cấp Form 1099-K điều chỉnh ghi số không. Nếu sai mã số người nhận hoặc số tiền gộp, hãy yêu cầu form điều chỉnh với thông tin đúng. Hãy giữ form gốc, form điều chỉnh và thư từ trao đổi. IRS nêu các bước này và cho biết IRS không thể sửa form do bên thanh toán phát hành.

Nếu doanh nghiệp đã đổi loại pháp nhân hoặc mã số thuế trong năm, hãy chia giao dịch theo pháp nhân đã tạo ra chúng và cập nhật hồ sơ của bên thanh toán. Nếu form ghi tên chủ sở hữu nhưng thu nhập thuộc về tờ khai của hợp danh hoặc công ty, hãy yêu cầu bên phát hành sửa lại. Đừng tạo doanh thu hay chi phí giả chỉ để ép cho khớp. Nếu đến lúc nộp tờ khai mà bản sửa chưa về, hãy đưa cho người lập tờ khai bảng nối giao dịch và thư từ trao đổi; IRS cho biết không nên chờ mãi form điều chỉnh. Về cách khai trên tờ khai, xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.

Khoản giữ lại, chargeback và tiền chuyển về cuối năm làm thay đổi việc đối chiếu thế nào?

Hãy theo dõi riêng các khoản giữ lại và tranh chấp chưa giải quyết, tách khỏi phí và hoàn tiền đã hoàn tất. Khoản giữ lại chưa trả vẫn là số tiền cần đối chiếu với đơn vị xử lý; chargeback có thể trở thành hoàn tiền, phí hoặc tranh chấp có thể đòi lại, tùy vào diễn biến. Hãy giữ trạng thái từ đơn vị xử lý và báo cáo giải tỏa hoặc giải quyết sau đó.

Vào cuối năm, hãy so sánh ngày giao dịch, ngày tiền sẵn sàng sử dụng, ngày quyết toán và ngày ngân hàng ghi nhận. Theo phương pháp tiền mặt, Publication 538 tính cả các khoản đã nhận thực tế hoặc nhận theo quy định, kể cả thu nhập do đại diện được ủy quyền của bạn nhận; các hạn chế đáng kể có thể ngăn việc nhận theo quy định. Theo kế toán dồn tích, thu nhập nhìn chung được khai khi phát sinh, bất kể ngân hàng nhận tiền chuyển về lúc nào. Các hạn chế theo hợp đồng của khoản giữ lại và việc đơn vị xử lý có phải đại diện của bạn hay không có thể thay đổi kết quả theo phương pháp tiền mặt; riêng việc tiền gửi vào ngân hàng ở năm sau thì chưa quyết định được. Hãy chuyển số dư bù trừ chưa giải quyết sang kỳ sau và kiểm tra với các lần chuyển tiền về sau.

Tôi nên kiểm tra gì trước khi nộp tờ khai, và khi nào nên giao cho nhân viên ghi sổ?

Trước khi nộp tờ khai, mọi chênh lệch đáng kể phải có chứng từ gốc và cách xử lý tài khoản rõ ràng. Publication 583 nêu rằng ngân hàng, sổ sách và hồ sơ hỗ trợ phải đối chiếu khớp nhau; hướng dẫn về hồ sơ điện tử của tài liệu này cũng yêu cầu hồ sơ truy được về chứng từ gốc.

1. Đối chiếu từng lần quyết toán với mã giao dịch và khoản tiền gửi ngân hàng của nó, gồm phí, hoàn tiền, thuế, khoản giữ lại và chargeback.
2. Đối chiếu ngân hàng hằng tháng và giải thích các khoản tiền gửi đang chuyển hoặc số dư bù trừ còn giữ.
3. Đối chiếu từng Form 1099-K với báo cáo giao dịch gộp của bên phát hành; ghi lại các form trùng, sai người nhận và chênh lệch thời điểm.
4. Kiểm tra xem khoản thanh toán hóa đơn và tiền gửi được nhập vào có tạo ra doanh thu trùng không.
5. Đưa cho người lập tờ khai các bản xuất, báo cáo quyết toán, báo cáo thuế bán hàng, sao kê ngân hàng, các Form 1099-K và danh sách các mục chưa giải quyết.

Nếu các lần chuyển tiền trải dài nhiều kỳ, một số dư bù trừ không có giao dịch hỗ trợ, hoặc các tờ khai trước đã dùng tiền gửi ròng làm doanh thu, nhân viên ghi sổ có thể dựng lại cầu nối trước khi tờ khai thuế được lập. Với sổ sách trễ nhiều tháng hoặc nhiều năm, xem Hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

Ví dụ

Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ, không có giá vốn hàng tồn kho, thuế do sàn thương mại thu hay khấu trừ dự phòng. Giả sử thuế đánh vào người mua và người bán phải thu và nộp. Một đơn vị xử lý thanh toán xử lý $1.000 doanh thu cộng $80 thuế đó. Sau đó đơn vị hoàn $100 doanh thu cộng $8 thuế, trừ phí $30 và giữ lại $50. Ngân hàng nhận $892.

Sổ sách thể hiện $1.000 doanh thu gộp và một khoản hoàn tiền $100 riêng, còn lại $900 doanh thu ròng. Sổ sách cũng thể hiện $72 thuế bán hàng phải trả, $30 chi phí xử lý thanh toán, $892 trong ngân hàng và $50 khoản phải thu từ đơn vị xử lý; khoản giữ lại không phải chi phí. Nếu hệ thống hóa đơn đã ghi doanh thu, thì thanh toán và khoản chuyển tiền chỉ tất toán các số dư chứ không tạo thêm doanh thu mới.

Nếu khoản thanh toán này thuộc diện phải báo cáo và bên phát hành gửi lệnh chuyển tiền trong năm dương lịch của form, nó đóng góp $1.080 vào Form 1099-K box 1a: $1.000 doanh thu cộng $80 thuế. Khoản hoàn $108 về sau không làm giảm khoản thanh toán gộp đó. Hãy trừ khoản hoàn đó, phí $30 và khoản giữ lại $50 để ra khoản tiền gửi ngân hàng $892. Hãy kiểm tra chi tiết giao dịch của bên phát hành trước khi dùng cầu nối này cho một form thực tế. Hướng dẫn của IRS định nghĩa số tiền gộp, và hướng dẫn của IRS nêu rằng số này có thể gồm thuế bán hàng.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn cần đưa doanh thu, phí hoặc giá vốn hàng tồn kho vào tờ khai doanh nghiệp: xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.
• Bạn cần nộp và đối chiếu tờ khai thuế bán hàng của tiểu bang: xem Nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Bạn có thể cần giấy phép thuế bán hàng hoặc phải thu thuế trên doanh thu bán trực tiếp: xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Lẽ ra bạn phải thu hoặc nộp thuế bán hàng nhưng chưa làm: xem Khắc phục thuế bán hàng chưa thu.
• Thiếu sổ sách của nhiều tháng hoặc nhiều năm: xem Hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
• Doanh nghiệp của bạn ghi sổ bằng đô la Canada: xem Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền chuyển về từ sàn thương mại.
• Khoản giữ lại, thanh toán tranh chấp hoặc sai sót năm trước vẫn chưa được giải thích: hãy mang các bản xuất giao dịch, báo cáo quyết toán, báo cáo thuế, các Form 1099-K và sao kê ngân hàng đến dịch vụ ghi sổ kế toán.