Cómo conciliar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K

¿Por qué mi depósito es menor que mi reporte de ventas?

Un depósito de pagos suele ser una liquidación neta, mientras que un reporte de ventas muestra las operaciones de los clientes antes de las deducciones. Las comisiones, los reembolsos, el impuesto sobre las ventas que maneja un marketplace, las reservas y los desfases de fechas pueden separar ambos montos. Si es un negocio canadiense que recibe pagos en dólares estadounidenses, consulte Ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.

El IRS indica que el Form 1099-K muestra los montos brutos de los pagos antes de comisiones y reembolsos. Es otra forma de ver la actividad de pagos, no un total de depósitos bancarios. Primero identifique la base de fechas del reporte: la fecha del pedido, la del pago, la de la liquidación y la del registro bancario pueden ser distintas. Compare las mismas operaciones y fechas antes de tratar una diferencia como ingresos faltantes.

¿Qué registros necesito para relacionar cada depósito?

Relacione cada depósito bancario con un identificador de liquidación o de pago, y luego relacione esa liquidación con los identificadores de operación de los registros de ventas. El IRS exige una contabilidad que muestre los ingresos brutos y los documentos de respaldo de las ventas y los depósitos.

Conserve las exportaciones originales y una hoja de trabajo breve que vincule el identificador de cada pago con sus operaciones y su movimiento bancario. La Publication 583 indica que los documentos de respaldo deben sustentar los asientos contables y recomienda la conciliación bancaria mensual. Un resumen sin el detalle de las operaciones puede ocultar un reembolso omitido o un pago que cruzó de un mes a otro.

¿Cómo registro un pago que descuenta ventas, comisiones y reembolsos?

Registre cada componente en la cuenta que le corresponde y luego use una cuenta de compensación de pagos para conectar los registros de ventas con el depósito bancario. La cuenta de compensación representa el dinero que el procesador le debe hasta que se le pague o se resuelva de otra forma. Es un método contable para rastrear operaciones, no un asiento prescrito por el IRS; el IRS permite cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y gastos.

Si el procesador cobra una comisión directamente al banco en lugar de retenerla del pago, registre ese cargo bancario una sola vez. Si un contracargo sigue en disputa, identifique el monto retenido y no lo trate sin más como un reembolso completado. La guía del IRS sobre registros pide asientos que puedan rastrearse hasta los documentos de respaldo.

¿Por qué no basta con registrar solo el depósito neto como ventas?

Los depósitos netos ocultan las ventas brutas, las comisiones, los reembolsos, el impuesto y cualquier retención adicional. También dificultan comparar la contabilidad con el Form 1099-K, que según las instrucciones del IRS se informa antes de los ajustes por comisiones, reembolsos, descuentos y otros montos; la casilla 4 muestra la retención adicional federal.

Un mismo depósito neto puede resultar de operaciones muy distintas. Un depósito bajo puede reflejar un reembolso, una comisión, impuesto retenido por un marketplace o una reserva sin pagar. Cada uno tiene un lugar distinto en la contabilidad. Registre los componentes del reporte de liquidación y luego concilie el monto bancario resultante. Para saber dónde van esos totales contables en una declaración del impuesto sobre la renta, consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.

¿Por qué se cuentan dos veces las ventas cuando se paga una factura y llega el depósito?

Marcar una factura como pagada debe saldar esa factura; el depósito bancario posterior debe saldar el saldo de la cuenta de compensación del procesador. Si la factura registró una venta y una cuenta por cobrar, el pago del cliente traslada la cuenta por cobrar a la compensación del procesador, y luego el depósito mueve ese saldo al banco. Las comisiones, los reembolsos y las reservas explican cualquier monto que siga en la cuenta de compensación. Reclasifique un depósito importado y codificado como otra venta para que sea una transferencia de compensación, conservando su conciliación con el banco.

En una contabilidad fiscal por el método de efectivo, la factura no tiene que ser el momento en que se reconocen los ingresos; la recepción real o implícita (constructive receipt) puede ocurrir al momento del pago. La transferencia bancaria posterior tampoco es otra venta. La Publication 538 explica el momento en que se reconocen las partidas en los métodos de efectivo y de acumulación.

¿Dónde va el impuesto sobre las ventas que cobra un marketplace o que cobro yo?

Lleve el impuesto sobre las ventas por separado y distinga el impuesto que recae sobre el comprador del que recae sobre el vendedor. La IRS Publication 334 indica que el impuesto que recae sobre el comprador y que usted cobra y remite no es ingreso; regístrelo como un pasivo hasta que lo pague. Si el impuesto recae sobre usted como vendedor y se lo cobra al comprador, incluya ese monto en los ingresos brutos y lleve por separado el impuesto adeudado. El impuesto que un marketplace remite bajo su propia responsabilidad no debe convertirse en su pasivo de impuesto sin pagar. Una explicación federal del IRS indica que el impuesto sobre las ventas pagado en una operación con tarjeta declarable puede aparecer en los pagos brutos del Form 1099-K.

Las obligaciones estatales son distintas. En Texas, un vendedor que acepta de buena fe la certificación de impuestos de un proveedor de marketplace excluye esas ventas de su reporte del impuesto sobre las ventas de Texas, aunque un vendedor de Texas aún puede necesitar un permiso y presentar declaraciones. El vendedor igual debe cualquier diferencia causada por información incorrecta o insuficiente que dio al proveedor; los vendedores y proveedores afiliados pueden deber esa diferencia de forma solidaria. En California, un vendedor inscrito incluye las ventas facilitadas en sus ventas totales y reclama una deducción en «otros» (other) cuando el facilitador es responsable del impuesto. Conserve la certificación y el reporte de impuestos del marketplace. Consulte Cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas para la inscripción y Cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas para la declaración.

El impuesto cobrado por el vendedor y no pagado puede convertirse en una deuda personal. Según el Texas Tax Code §111.016, quien cobra el impuesto, incluido un propietario único, debe el monto cobrado; un ejecutivo, gerente, director, empleado o socio que controla el cobro o el pago y deja de remitirlo de forma intencional también puede ser responsable. El plazo general para determinar el impuesto es de 4 años después de la fecha en que vence; el plazo de la persona puede suspenderse hasta 1 año después de que la obligación del negocio quede firme o de que la quiebra se cierre o se desestime. Según el California Revenue and Taxation Code §6829, un ejecutivo, miembro, gerente, socio u otra persona con control que sea responsable puede deber el impuesto no pagado después de que un negocio cierre, si dejó de pagar de forma intencional el impuesto que venció mientras era responsable y el negocio cobró el reembolso del impuesto o lo incluyó en su precio. El plazo para la notificación es el que ocurra primero entre 3 años después de que el CDTFA se entere del cierre o 8 años después del cierre; cada plazo comienza al final del mes siguiente al trimestre correspondiente.

¿Cómo concilio las ventas y los pagos con el Form 1099-K?

Compare el Form 1099-K con los pagos brutos declarables del emisor durante el año calendario del formulario, no con los depósitos netos ni con todos los canales de venta. Para la declaración, el pagador hace un pago de liquidación cuando envía la instrucción de transferencia; la fecha de la operación fija su monto en dólares. Las instrucciones del Form 1099-K definen estas reglas. Concilie las diferencias entre el año de liquidación del emisor y los registros de ventas, y luego aplique el método contable del negocio al conciliar con su declaración.

Que falte un formulario no elimina las ventas de la contabilidad ni de la declaración. Para los pagos de redes de terceros, la norma federal de declaración generalmente exige tanto pagos superiores a $20,000 como más de 200 operaciones; las operaciones con tarjeta de pago no tienen ese umbral.

Empiece con los pagos brutos del emisor por operación y las fechas de transferencia. Luego explique las diferencias con su reporte de ventas: el impuesto sobre las ventas incluido en los pagos de los clientes, los reembolsos y descuentos, las ventas en efectivo u otras ventas que no son con tarjeta, los pagos que pertenecen a otra entidad y las operaciones fuera de ese emisor o período. Explique el puente aparte entre los pagos brutos y las liquidaciones, y entre las liquidaciones y los depósitos bancarios, incluida cualquier retención adicional de la casilla 4. No registre el formulario en sí como ventas: las operaciones ya deben aparecer en la contabilidad. El IRS indica que el formulario y los registros ayudan a determinar el ingreso correcto.

¿Qué hago si el Form 1099-K está duplicado o tiene un beneficiario o monto equivocado?

Revise el emisor, el nombre y el número de identificación fiscal del beneficiario, la casilla 1a y el detalle de las operaciones antes de cambiar la contabilidad; dos formularios pueden cubrir pagos distintos. Si un formulario no pertenece al negocio o realmente duplica a otro, pida al emisor un Form 1099-K corregido que muestre cero. Si el número de identificación del beneficiario o el monto bruto es incorrecto, pida un formulario corregido con la información correcta. Conserve el original, el formulario corregido y la correspondencia. El IRS indica estos pasos y señala que no puede corregir un formulario emitido por un pagador.

Si el negocio cambió de entidad o de número de identificación fiscal durante el año, divida las operaciones según la entidad que las generó y actualice los registros del pagador. Si el formulario está a nombre de un propietario pero el ingreso corresponde a la declaración de una sociedad de personas o de una corporación, pida al emisor que lo corrija. No cree una venta o un gasto falsos solo para forzar la coincidencia. Si la corrección no ha llegado al momento de presentar la declaración, entregue al preparador el puente de operaciones y la correspondencia; el IRS indica que no se debe esperar indefinidamente un formulario corregido. Para el tratamiento en la declaración, consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.

¿Cómo cambian la conciliación las reservas, los contracargos y los pagos de fin de año?

Lleve las reservas retenidas y las disputas sin resolver por separado de las comisiones y de los reembolsos completados. Una reserva sin pagar sigue siendo un monto por conciliar con el procesador; un contracargo puede convertirse en un reembolso, una comisión o una disputa recuperable según lo que ocurra. Conserve el estado que informa el procesador y el reporte posterior de liberación o resolución.

Al cierre del año, compare la fecha de la operación, la fecha en que los fondos quedaron disponibles, la fecha de liquidación y la fecha de registro bancario. Con el método de efectivo, la Publication 538 incluye los montos recibidos real o implícitamente, incluidos los ingresos recibidos por su agente autorizado; las restricciones sustanciales pueden impedir la recepción implícita. Con el método de acumulación, los ingresos generalmente se declaran cuando se ganan, sin importar cuándo el banco reciba un pago. Las restricciones contractuales de una reserva y si el procesador es su agente pueden cambiar la respuesta con el método de efectivo; un depósito bancario del año siguiente, por sí solo, no la decide. Traslade el saldo sin resolver de la cuenta de compensación al período siguiente y verifíquelo con los pagos posteriores.

¿Qué debo revisar antes de presentar la declaración y cuándo debe encargarse un responsable contable?

Antes de presentar la declaración, cada diferencia importante debe tener un documento fuente y un tratamiento contable claro. La Publication 583 indica que el banco, la contabilidad y los registros de respaldo deben conciliar; su guía sobre registros electrónicos también pide registros que puedan rastrearse hasta los documentos fuente.

1. Concilie cada liquidación con sus identificadores de operación y su depósito bancario, incluidas las comisiones, los reembolsos, el impuesto, las reservas y los contracargos.
2. Concilie el banco cada mes y explique los depósitos aún en tránsito o los saldos de compensación que siguen retenidos.
3. Concilie cada Form 1099-K con el reporte de operaciones brutas del emisor; documente los duplicados, los beneficiarios equivocados y las diferencias de fechas.
4. Verifique que los pagos de facturas y los depósitos importados no hayan creado ventas duplicadas.
5. Entregue al preparador de la declaración las exportaciones, los reportes de liquidación, los reportes del impuesto sobre las ventas, los estados de cuenta bancarios, los Forms 1099-K y una lista de los puntos sin resolver.

Si los pagos abarcan muchos períodos, un saldo de compensación no tiene operaciones que lo respalden, o las declaraciones anteriores usaron los depósitos netos como ventas, un responsable contable puede reconstruir el puente antes de preparar la declaración. Si la contabilidad lleva meses o años de atraso, consulte Cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses, sin costo de inventario, sin impuesto cobrado por un marketplace y sin retención adicional. Suponga que el impuesto recae sobre el comprador y que el vendedor debe cobrarlo y remitirlo. Un procesador procesa $1,000 en ventas más $80 de ese impuesto. Después emite un reembolso de $100 en ventas más $8 de impuesto, descuenta una comisión de $30 y retiene una reserva de $50. El banco recibe $892.

La contabilidad muestra $1,000 de ventas brutas y una devolución aparte de $100, lo que deja $900 de ventas netas. También muestra $72 de impuesto sobre las ventas por pagar, un gasto de comisión de $30, $892 en el banco y $50 como cuenta por cobrar al procesador; la reserva no es un gasto. Si el sistema de facturas ya registró la venta, el pago y el depósito cancelan saldos en lugar de crear otra venta.

Si este pago es declarable y el emisor envía su instrucción de transferencia en el año calendario del formulario, aporta $1,080 a la casilla 1a del Form 1099-K: $1,000 de venta más $80 de impuesto. El reembolso posterior de $108 no reduce ese pago bruto. Reste ese reembolso, la comisión de $30 y la reserva de $50 para llegar al depósito bancario de $892. Revise el detalle de las operaciones del emisor antes de usar este puente con un formulario real. Las instrucciones del IRS definen el monto bruto, y la guía del IRS indica que puede incluir el impuesto sobre las ventas.

¿Su caso es distinto?

• Necesita ubicar ventas, comisiones o costos de inventario en una declaración empresarial: consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.
• Necesita presentar y conciliar declaraciones estatales del impuesto sobre las ventas: consulte Cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Puede necesitar un permiso para el impuesto sobre las ventas o cobrar el impuesto en ventas directas: consulte Cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Debió cobrar o remitir el impuesto sobre las ventas y no lo hizo: consulte Cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Faltan varios meses o años de contabilidad: consulte Cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• Su negocio lleva la contabilidad en dólares canadienses: consulte Ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.
• Aún no se explican las reservas, los pagos en disputa o los errores de años anteriores: lleve las exportaciones de operaciones, los reportes de liquidación, los reportes de impuestos, los Forms 1099-K y los estados de cuenta bancarios a contabilidad.