Rapprocher ventes, versements et formulaire 1099-K (É.-U.)

Pourquoi mon dépôt est-il plus petit que mon rapport de ventes?

Un dépôt de paiement est souvent un règlement net, alors qu'un rapport de ventes montre les opérations des clients avant déductions. Les frais, les remboursements, la taxe de vente prise en charge par une place de marché, les réserves et les décalages de temps peuvent tous creuser l'écart entre les deux. Pour une entreprise canadienne qui reçoit des versements en dollars américains, voyez Ventes en dollars américains et versements de places de marché.

L'IRS indique que le formulaire 1099-K présente les montants bruts des paiements, avant les frais et les remboursements. C'est une autre vue de l'activité de paiement, et non le total des dépôts bancaires. Repérez d'abord la base de dates du rapport : la date de commande, la date de paiement, la date de règlement et la date d'inscription à la banque peuvent différer. Comparez les mêmes opérations et les mêmes dates avant de considérer un écart comme un revenu manquant.

De quels registres ai-je besoin pour rapprocher chaque dépôt?

Associez chaque dépôt bancaire à un numéro de règlement ou de versement, puis associez ce règlement aux numéros d'opérations des registres de ventes. L'IRS exige des livres qui montrent le revenu brut, avec des pièces justificatives pour les ventes et les dépôts.

Conservez les exportations d'origine et une courte feuille de calcul qui relie chaque numéro de versement à ses opérations et à son inscription bancaire. La Publication 583 indique que les pièces justificatives doivent appuyer les écritures des livres et recommande un rapprochement bancaire mensuel. Un sommaire sans le détail des opérations peut cacher un remboursement manquant ou un versement à cheval sur deux mois.

Comment inscrire un versement net qui regroupe ventes, frais et remboursements?

Inscrivez chaque élément dans le compte auquel il appartient, puis servez-vous d'un compte de compensation des paiements pour relier les registres de ventes au dépôt bancaire. Ce compte de compensation représente l'argent que le processeur vous doit, jusqu'à ce qu'il soit versé ou réglé autrement. Il s'agit d'une méthode de tenue de livres pour suivre les opérations, et non d'une écriture de journal prescrite par l'IRS; l'IRS accepte tout système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses.

Si le processeur prélève des frais directement dans la banque au lieu de les retenir sur un versement, inscrivez ces frais bancaires une seule fois. Si une rétrofacturation est toujours contestée, repérez le montant retenu et ne le traitez pas discrètement comme un remboursement terminé. Les directives de l'IRS sur la tenue des registres demandent des écritures qui peuvent être retracées jusqu'aux pièces justificatives.

Pourquoi ne suffit-il pas d'inscrire seulement le dépôt net comme ventes?

Les dépôts nets cachent les ventes brutes, les frais, les remboursements, la taxe et toute retenue de réserve. Ils compliquent aussi la comparaison des livres avec le formulaire 1099-K, qui, selon les instructions de l'IRS, est déclaré avant les ajustements pour les frais, les remboursements, les rabais et d'autres montants; la case 4 indique la retenue de réserve fédérale.

Un même dépôt net peut résulter d'opérations très différentes. Un faible dépôt peut refléter un remboursement, des frais, une taxe retenue par une place de marché ou une réserve non versée. Ces éléments n'ont pas la même place dans les livres. Inscrivez les éléments à partir du rapport de règlement, puis rapprochez le montant bancaire obtenu. Pour savoir où vont ces totaux dans une déclaration d'impôt sur le revenu, voyez Impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.

Pourquoi les ventes sont-elles comptées deux fois quand une facture est payée et que le dépôt arrive?

Marquer une facture comme payée doit régler cette facture; le dépôt bancaire qui suit doit régler le solde du compte de compensation du processeur. Si la facture a inscrit une vente et un compte client, le paiement du client fait passer ce compte client dans la compensation du processeur, puis le dépôt déplace ce solde vers la banque. Les frais, les remboursements et les réserves expliquent tout montant encore en compensation. Reclassez un dépôt importé et codé comme une autre vente en transfert de compensation, en conservant son rapprochement bancaire.

Pour une tenue de livres fiscale selon la méthode de caisse, la facture n'est pas nécessairement le moment où le revenu est constaté; la réception réelle ou implicite peut avoir lieu au paiement. Le transfert bancaire qui suit n'est toujours pas une autre vente. La Publication 538 explique le moment de constatation selon les méthodes de caisse et d'exercice.

Où va la taxe de vente perçue par une place de marché ou par moi?

Suivez la taxe de vente séparément et distinguez la taxe imposée à l'acheteur de celle imposée au vendeur. La Publication 334 de l'IRS indique que la taxe imposée à l'acheteur, que vous percevez et remettez, n'est pas un revenu; inscrivez-la comme une dette jusqu'à son paiement. Si la taxe vous est imposée à titre de vendeur et facturée à l'acheteur, incluez ce montant dans les recettes brutes et suivez séparément la taxe due. La taxe qu'une place de marché remet sous sa propre responsabilité ne doit pas devenir votre dette de taxe impayée. Une explication fédérale de l'IRS indique que la taxe de vente payée dans une opération par carte déclarable peut figurer dans les paiements bruts du formulaire 1099-K.

Les obligations varient d'un État à l'autre. Au Texas, le vendeur qui accepte de bonne foi l'attestation fiscale d'un fournisseur de place de marché exclut ces ventes de sa déclaration de taxe de vente du Texas, bien qu'un vendeur du Texas puisse tout de même avoir besoin d'un permis et de déclarations. Le vendeur reste redevable d'un manque à payer causé par des renseignements inexacts ou insuffisants qu'il a fournis au fournisseur; les vendeurs et les fournisseurs affiliés peuvent devoir solidairement un manque à payer. En Californie, un vendeur inscrit inclut les ventes facilitées dans ses ventes totales et demande une déduction « autre » lorsque le facilitateur est responsable de la taxe. Conservez l'attestation et le rapport de taxe de la place de marché. Voyez Quand vous devez percevoir la taxe de vente pour l'inscription et Produire les déclarations de taxe de vente pour la déclaration.

La taxe perçue par le vendeur et non versée peut devenir une dette personnelle. Selon le Texas Tax Code §111.016, quiconque perçoit la taxe, y compris un entrepreneur individuel, doit le montant perçu; un dirigeant, un gestionnaire, un administrateur, un employé ou un associé qui contrôle la perception ou le paiement et omet volontairement de remettre la taxe peut aussi en être responsable. Le délai général de cotisation est de 4 ans après la date d'exigibilité de la taxe; le délai applicable à la personne peut être suspendu jusqu'à 1 an après que la dette de l'entreprise devient définitive ou que la faillite est close ou rejetée. Selon le California Revenue and Taxation Code §6829, un dirigeant, un membre, un gestionnaire, un associé ou une autre personne qui exerce le contrôle peut devoir la taxe impayée après la fin de l'entreprise s'il a volontairement omis de payer la taxe devenue exigible pendant qu'il était responsable et que l'entreprise a perçu la taxe ou l'a incluse dans son prix. Le délai d'avis est le plus court de 3 ans après que le CDTFA apprend la fermeture ou de 8 ans après la fermeture; chaque délai commence à la fin du mois suivant le trimestre en cause.

Comment relier les ventes et les versements au formulaire 1099-K?

Comparez le formulaire 1099-K aux paiements bruts déclarables de l'émetteur pour l'année civile visée par le formulaire, et non aux dépôts nets ni à tous les canaux de vente. Aux fins de la déclaration, le payeur effectue un paiement de règlement lorsqu'il transmet l'instruction de transfert; la date de l'opération fixe son montant en dollars. Les instructions du formulaire 1099-K définissent ces règles. Expliquez les écarts entre l'année de règlement de l'émetteur et les registres de ventes, puis appliquez la méthode comptable de l'entreprise pour rapprocher le tout de sa déclaration.

L'absence d'un formulaire ne retire pas les ventes des livres ni de la déclaration. Pour les paiements par un réseau tiers, la déclaration fédérale exige généralement à la fois des paiements supérieurs à 20 000 $ et plus de 200 opérations; les opérations par carte de paiement n'ont aucun seuil de ce genre.

Commencez par les paiements bruts de l'émetteur, au niveau de l'opération, et par les dates de transfert. Expliquez ensuite les écarts avec votre rapport de ventes : taxe de vente comprise dans les paiements des clients, remboursements et rabais, ventes en argent comptant ou autres ventes hors carte, paiements qui appartiennent à une autre entité, et opérations extérieures à cet émetteur ou à cette période. Expliquez à part le passage des paiements bruts aux règlements, puis des règlements aux dépôts bancaires, y compris toute retenue de réserve à la case 4. N'inscrivez pas le formulaire lui-même comme des ventes : les opérations doivent déjà figurer dans les livres. L'IRS indique que le formulaire et les registres aident à déterminer le bon revenu.

Que faire si le formulaire 1099-K est en double ou comporte un mauvais bénéficiaire ou un mauvais montant?

Vérifiez l'émetteur, le nom du bénéficiaire et son numéro d'identification fiscale, la case 1a et le détail des opérations avant de modifier les livres; deux formulaires peuvent couvrir des paiements différents. Si un formulaire n'appartient pas à l'entreprise ou fait vraiment double emploi avec un autre, demandez à l'émetteur un formulaire 1099-K corrigé indiquant zéro. En cas de mauvais numéro d'identification du bénéficiaire ou de montant brut erroné, demandez un formulaire corrigé avec les bons renseignements. Conservez le formulaire d'origine, le formulaire corrigé et la correspondance. L'IRS donne ces étapes et précise qu'il ne peut pas corriger un formulaire émis par un payeur.

Si l'entreprise a changé d'entité ou de numéro d'identification fiscale durant l'année, répartissez les opérations selon l'entité qui les a gagnées et mettez à jour les dossiers du payeur. Si le formulaire nomme un propriétaire alors que le revenu doit figurer dans la déclaration d'une société de personnes ou d'une société, demandez à l'émetteur de le corriger. Ne créez pas une fausse vente ou une fausse dépense simplement pour forcer une concordance. Si la correction n'est pas arrivée au moment de la production, remettez au préparateur de déclarations le rapprochement des opérations et la correspondance; l'IRS indique de ne pas attendre indéfiniment un formulaire corrigé. Pour le traitement dans la déclaration, voyez Impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.

Comment les réserves, les rétrofacturations et les versements de fin d'année changent-ils le rapprochement?

Suivez les réserves détenues et les contestations non réglées séparément des frais et des remboursements terminés. Une réserve non versée reste un montant à rapprocher avec le processeur; une rétrofacturation peut devenir un remboursement, des frais ou une contestation recouvrable, selon ce qui s'est passé. Conservez l'état du dossier chez le processeur et le rapport de libération ou de règlement qui suit.

À la fin de l'année, comparez la date de l'opération, la date où les fonds sont devenus disponibles, la date de règlement et la date d'inscription à la banque. Selon la méthode de caisse, la Publication 538 inclut les montants reçus réellement ou implicitement, y compris le revenu reçu par votre mandataire autorisé; des restrictions importantes peuvent empêcher la réception implicite. Selon la comptabilité d'exercice, le revenu est généralement déclaré lorsqu'il est gagné, peu importe le moment où la banque reçoit un versement. Les restrictions contractuelles d'une réserve et la question de savoir si le processeur est votre mandataire peuvent changer la réponse selon la méthode de caisse; un dépôt bancaire de l'année suivante ne tranche pas à lui seul. Reportez à la période suivante le solde de compensation non résolu et vérifiez-le avec les versements ultérieurs.

Que dois-je vérifier avant de produire ma déclaration, et quand un spécialiste de la tenue de livres devrait-il prendre le relais?

Avant la production, chaque écart important doit avoir une pièce justificative et un traitement comptable clair. La Publication 583 indique que la banque, les livres et les registres justificatifs doivent concorder; ses directives sur les registres électroniques demandent aussi des registres qui peuvent être retracés jusqu'aux pièces sources.

1. Rapprochez chaque règlement de ses numéros d'opérations et de son dépôt bancaire, y compris les frais, les remboursements, la taxe, les réserves et les rétrofacturations.
2. Rapprochez la banque chaque mois et expliquez les dépôts encore en transit ou les soldes de compensation encore détenus.
3. Rapprochez chaque formulaire 1099-K du rapport des opérations brutes de l'émetteur; documentez les formulaires en double, les mauvais bénéficiaires et les écarts de moment.
4. Vérifiez que les paiements de factures et les dépôts importés n'ont pas créé de ventes en double.
5. Remettez au préparateur de déclarations les exportations, les rapports de règlement, les rapports de taxe de vente, les relevés bancaires, les formulaires 1099-K et une liste des éléments non résolus.

Si les versements s'étendent sur de nombreuses périodes, si un solde de compensation n'a aucune opération à l'appui, ou si des déclarations antérieures ont traité des dépôts nets comme des ventes, un spécialiste de la tenue de livres peut reconstituer le rapprochement avant la préparation de la déclaration d'impôt. Pour une tenue de livres en retard de plusieurs mois ou années, voyez Rattraper une tenue de livres en retard.

Exemple

Montants en dollars américains, à titre d'illustration, sans coût de stock, sans taxe perçue par une place de marché ni retenue de réserve. Supposons que la taxe est imposée à l'acheteur et que le vendeur doit la percevoir et la remettre. Un processeur traite 1 000 $ de ventes et 80 $ de cette taxe. Il émet ensuite un remboursement de 100 $ de ventes plus 8 $ de taxe, déduit des frais de 30 $ et retient une réserve de 50 $. La banque reçoit 892 $.

Les livres montrent 1 000 $ de ventes brutes et un retour distinct de 100 $, ce qui laisse 900 $ de ventes nettes. Ils montrent aussi 72 $ de taxe de vente à payer, 30 $ de frais, 892 $ à la banque et 50 $ à recevoir du processeur; la réserve n'est pas une dépense. Si le système de facturation a déjà inscrit la vente, le paiement et le versement règlent des soldes au lieu de créer une autre vente.

Si ce paiement est déclarable et que l'émetteur transmet son instruction de transfert durant l'année civile visée par le formulaire, il ajoute 1 080 $ à la case 1a du formulaire 1099-K : 1 000 $ de vente plus 80 $ de taxe. Le remboursement de 108 $ effectué plus tard ne réduit pas ce paiement brut. Soustrayez ce remboursement, les frais de 30 $ et la réserve de 50 $ pour arriver au dépôt bancaire de 892 $. Vérifiez le détail des opérations de l'émetteur avant d'utiliser ce rapprochement pour un formulaire réel. Les instructions de l'IRS définissent le montant brut, et les directives de l'IRS indiquent qu'il peut inclure la taxe de vente.

Votre situation est différente?

• Vous devez placer les ventes, les frais ou les coûts du stock dans une déclaration d'entreprise : voyez Impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.
• Vous devez produire et rapprocher des déclarations de taxe de vente d'un État : voyez Produire les déclarations de taxe de vente.
• Vous avez peut-être besoin d'un permis de taxe de vente ou devez percevoir la taxe sur les ventes directes : voyez Quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous auriez dû percevoir ou remettre la taxe de vente, mais ne l'avez pas fait : voyez Rattraper la taxe de vente non perçue.
• Il manque plusieurs mois ou années de tenue de livres : voyez Rattraper une tenue de livres en retard.
• Votre entreprise tient ses livres en dollars canadiens : voyez Ventes en dollars américains et versements de places de marché.
• Des réserves, des paiements contestés ou des erreurs d'années antérieures restent inexpliqués : apportez les exportations d'opérations, les rapports de règlement, les rapports de taxe, les formulaires 1099-K et les relevés bancaires à un spécialiste de la tenue de livres.