Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen

Warum ist meine Auszahlung kleiner als mein Umsatzbericht?

Ein Zahlungseingang ist oft eine Nettoabrechnung, während ein Umsatzbericht Kundentransaktionen vor Abzügen zeigt. Gebühren, Rückerstattungen, von einem Marktplatz behandelte Sales Tax, Rücklagen und zeitliche Verschiebungen können dazu führen, dass beide Beträge voneinander abweichen. Für ein kanadisches Unternehmen, das Auszahlungen in US-Dollar erhält, lesen Sie Umsätze in US-Dollar und Marktplatzauszahlungen.

Der IRS erklärt, dass Form 1099-K Bruttozahlungsbeträge vor Gebühren und Rückerstattungen ausweist. Sie ist eine weitere Sicht auf die Zahlungsvorgänge, keine Summe der Bankeingänge. Klären Sie zuerst, welches Datum der Bericht zugrunde legt: Bestelldatum, Zahlungsdatum, Abrechnungsdatum und Buchungsdatum der Bank können voneinander abweichen. Vergleichen Sie dieselben Transaktionen und Daten, bevor Sie eine Differenz als fehlende Einnahme behandeln.

Welche Unterlagen brauche ich, um jeden Bankeingang zuzuordnen?

Ordnen Sie jeden Bankeingang einer Abrechnungs- oder Auszahlungs-ID zu und ordnen Sie diese Abrechnung dann den Transaktions-IDs in den Verkaufsunterlagen zu. Der IRS verlangt Buchführung, die Bruttoeinnahmen zeigt, sowie Belege für Umsätze und Bankeingänge.

Bewahren Sie die Original-Exporte auf und führen Sie ein kurzes Arbeitsblatt, das jede Auszahlungs-ID mit ihren Transaktionen und dem Bankeintrag verknüpft. Publication 583 besagt, dass Belege die Buchungen nachweisen müssen, und empfiehlt eine monatliche Bankabstimmung. Eine Zusammenfassung ohne Transaktionsdetails kann eine fehlende Rückerstattung oder eine Auszahlung verdecken, die über einen Monatswechsel lief.

Wie erfasse ich eine Auszahlung, die Umsätze, Gebühren und Rückerstattungen saldiert?

Erfassen Sie jeden Bestandteil auf dem Konto, auf das er gehört, und verbinden Sie dann über ein Zahlungsverrechnungskonto die Verkaufsunterlagen mit dem Bankeingang. Das Verrechnungskonto stellt Geld dar, das der Zahlungsdienstleister schuldet, bis es ausgezahlt oder anderweitig geklärt ist. Das ist eine buchhalterische Methode zur Nachverfolgung von Transaktionen, keine vom IRS vorgeschriebene Buchung; der IRS erlaubt jedes Aufbewahrungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar ausweist.

Bucht der Zahlungsdienstleister eine Gebühr direkt vom Bankkonto ab, statt sie von einer Auszahlung einzubehalten, erfassen Sie diese Bankabbuchung nur einmal. Ist eine Rückbuchung noch strittig, kennzeichnen Sie den gehaltenen Betrag und behandeln Sie ihn nicht stillschweigend als abgeschlossene Rückerstattung. Die Hinweise des IRS zur Aufbewahrung verlangen Buchungen, die sich auf Belege zurückführen lassen.

Warum genügt es nicht, nur die Nettoauszahlung als Umsatz zu erfassen?

Nettoeingänge verbergen Bruttoumsätze, Gebühren, Rückerstattungen, Steuern und etwaiges Backup Withholding. Sie erschweren auch den Vergleich der Buchführung mit Form 1099-K, die nach der Anleitung des IRS vor Anpassungen für Gebühren, Rückerstattungen, Rabatte und andere Beträge gemeldet wird; Feld 4 zeigt das Backup Withholding des Bundes.

Derselbe Nettoeingang kann aus sehr unterschiedlichen Transaktionen entstehen. Ein niedriger Eingang kann eine Rückerstattung, eine Gebühr, eine von einem Marktplatz einbehaltene Steuer oder eine nicht ausgezahlte Rücklage widerspiegeln. Diese gehören an unterschiedliche Stellen in der Buchführung. Erfassen Sie die Bestandteile aus dem Abrechnungsbericht und stimmen Sie dann den sich ergebenden Bankbetrag ab. Wo diese Summen aus der Buchführung in der Einkommensteuererklärung stehen, lesen Sie unter Einkommensteuer für Online-Verkäufer.

Warum werden Umsätze doppelt gezählt, wenn eine Rechnung bezahlt wird und die Auszahlung auf dem Bankkonto eingeht?

Das Markieren einer Rechnung als bezahlt sollte diese Rechnung ausgleichen; der spätere Bankeingang sollte den Saldo des Verrechnungskontos beim Zahlungsdienstleister ausgleichen. Hat die Rechnung einen Umsatz und eine Forderung erfasst, bucht die Kundenzahlung die Forderung auf das Verrechnungskonto um, und der Bankeingang verschiebt diesen Saldo dann auf die Bank. Gebühren, Rückerstattungen und Rücklagen erklären jeden Betrag, der noch im Verrechnungskonto steht. Ändern Sie einen importierten Eingang, der als weiterer Umsatz kodiert wurde, in einen Übertrag über das Verrechnungskonto um und behalten Sie dabei die Zuordnung zur Bank bei.

Bei steuerlicher Buchführung nach der Cash-Methode muss eine Rechnung nicht der Zeitpunkt sein, zu dem das Einkommen erfasst wird; tatsächlicher Zufluss oder bloße Verfügbarkeit (Constructive Receipt) kann bei der Zahlung eintreten. Die spätere Banküberweisung ist trotzdem kein weiterer Umsatz. Publication 538 erklärt den zeitlichen Ansatz bei Cash-Methode und Accrual-Methode.

Wohin gehört Sales Tax, die ein Marktplatz oder ich erhebe?

Führen Sie die Sales Tax gesondert und unterscheiden Sie Steuer, die dem Käufer auferlegt ist, von Steuer, die dem Verkäufer auferlegt ist. IRS Publication 334 besagt, dass eine dem Käufer auferlegte Steuer, die Sie erheben und abführen, kein Einkommen ist; erfassen Sie sie bis zur Zahlung als Verbindlichkeit. Ist die Steuer Ihnen als Verkäufer auferlegt und wird sie dem Käufer berechnet, nehmen Sie diesen Betrag in die Bruttoeinnahmen auf und führen Sie die fällige Steuer gesondert. Steuer, die ein Marktplatz in eigener Verantwortung abführt, sollte nicht zu Ihrer offenen Steuerverbindlichkeit werden. Eine Erläuterung des IRS auf Bundesebene besagt, dass Sales Tax, die in einer meldepflichtigen Kartentransaktion gezahlt wird, in den Bruttozahlungen auf Form 1099-K erscheinen kann.

Die Pflichten der Bundesstaaten unterscheiden sich. In Texas nimmt ein Verkäufer, der die Steuerbescheinigung eines Marktplatzbetreibers in gutem Glauben akzeptiert, diese Verkäufe aus seiner texanischen Sales-Tax-Erklärung aus, auch wenn ein Verkäufer in Texas weiterhin eine Genehmigung und Erklärungen brauchen kann. Der Verkäufer schuldet dennoch einen Fehlbetrag, der durch falsche oder unzureichende Angaben entsteht, die er dem Betreiber gemacht hat; verbundene Verkäufer und Betreiber können einen Fehlbetrag gemeinsam schulden. In California nimmt ein registrierter Verkäufer vermittelte Verkäufe in die Gesamtumsätze auf und macht einen Abzug unter „Sonstiges“ geltend, wenn der Vermittler für die Steuer verantwortlich ist. Bewahren Sie die Bescheinigung und den Steuerbericht des Marktplatzes auf. Zur Registrierung lesen Sie Wann Sie Sales Tax erheben müssen, zur Meldung in Erklärungen Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Nicht abgeführte, vom Verkäufer erhobene Steuer kann zur persönlichen Schuld werden. Nach Texas Tax Code §111.016 schuldet jeder, der Steuer erhebt, einschließlich eines Einzelunternehmers, den erhobenen Betrag; auch ein Officer, Manager, Direktor, Arbeitnehmer oder Gesellschafter, der die Erhebung oder Zahlung kontrolliert und die Abführung vorsätzlich unterlässt, kann haften. Die allgemeine Festsetzungsfrist beträgt 4 Jahre nach Fälligkeit der Steuer; die Frist für die einzelne Person kann bis 1 Jahr nach Rechtskraft der Verbindlichkeit des Unternehmens oder nach Abschluss oder Einstellung des Insolvenzverfahrens gehemmt sein. Nach California Revenue and Taxation Code §6829 kann ein verantwortlicher Officer, Member, Manager, Gesellschafter oder eine andere kontrollierende Person nach dem Ende eines Unternehmens unbezahlte Steuer schulden, wenn sie vorsätzlich Steuer nicht gezahlt hat, die während ihrer Verantwortung fällig wurde, und das Unternehmen Steuer erhoben oder eine Steuererstattung in seinen Preis einbezogen hat. Die Bescheidfrist ist die frühere von 3 Jahre nach Kenntnis der CDTFA von der Schließung oder 8 Jahre nach der Schließung; jede Frist beginnt am Ende des Monats nach dem betreffenden Quartal.

Wie leite ich Umsätze und Auszahlungen auf Form 1099-K über?

Vergleichen Sie Form 1099-K mit den meldepflichtigen Bruttozahlungen des Ausstellers für das Kalenderjahr des Formulars, nicht mit Nettoeingängen oder allen Vertriebskanälen. Für die Meldung leistet der Zahler eine Abrechnungszahlung, wenn er die Überweisungsanweisung übermittelt; das Transaktionsdatum bestimmt ihren Dollarbetrag. Die Anleitung zu Form 1099-K definiert diese Regeln. Leiten Sie Differenzen zwischen dem Abrechnungsjahr des Ausstellers und den Verkaufsunterlagen über und wenden Sie dann die Bilanzierungsmethode des Unternehmens an, wenn Sie auf dessen Steuererklärung abstimmen.

Ein fehlendes Formular nimmt Umsätze weder aus der Buchführung noch aus der Steuererklärung heraus. Für Zahlungen über Drittnetzwerke verlangt die Meldepflicht des Bundes in der Regel sowohl Zahlungen über $20.000 als auch mehr als 200 Transaktionen; für Zahlungskartentransaktionen gibt es keine solche Schwelle.

Beginnen Sie mit den Bruttozahlungen des Ausstellers auf Transaktionsebene und den Überweisungsdaten. Erklären Sie dann Differenzen zu Ihrem Umsatzbericht: in Kundenzahlungen enthaltene Sales Tax, Rückerstattungen und Rabatte, Bargeld- oder andere Nicht-Kartenverkäufe, Zahlungen, die einem anderen Rechtsträger gehören, und Transaktionen außerhalb dieses Ausstellers oder Zeitraums. Erklären Sie die gesonderte Überleitung von den Bruttozahlungen zu den Abrechnungen und von den Abrechnungen zu den Bankeingängen, einschließlich etwaigen Backup Withholdings in Feld 4. Buchen Sie das Formular selbst nicht als Umsatz: Die Transaktionen sollten bereits in der Buchführung stehen. Der IRS erklärt, dass das Formular und die Unterlagen helfen, das richtige Einkommen zu bestimmen.

Was ist, wenn Form 1099-K doppelt ausgestellt ist oder den falschen Empfänger oder Betrag nennt?

Prüfen Sie Aussteller, Empfängername und Steuernummer, Feld 1a und Transaktionsdetails, bevor Sie die Buchführung ändern; zwei Formulare können unterschiedliche Zahlungen abdecken. Gehört ein Formular nicht zum Unternehmen oder ist es tatsächlich ein Duplikat, bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Form 1099-K mit dem Betrag null. Bei einer falschen Steuernummer des Empfängers oder einem falschen Bruttobetrag bitten Sie um ein berichtigtes Formular mit den richtigen Angaben. Bewahren Sie das Original, das berichtigte Formular und den Schriftwechsel auf. Der IRS nennt diese Schritte und sagt, dass er ein vom Zahler ausgestelltes Formular nicht berichtigen kann.

Hat das Unternehmen im Lauf des Jahres den Rechtsträger oder die Steuernummer gewechselt, teilen Sie die Transaktionen nach dem Rechtsträger auf, der sie erzielt hat, und aktualisieren Sie die Daten beim Zahler. Nennt das Formular einen Eigentümer, obwohl das Einkommen in die Steuererklärung einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft gehört, bitten Sie den Aussteller um Berichtigung. Buchen Sie keinen erfundenen Umsatz und keine erfundene Ausgabe, nur um eine Übereinstimmung zu erzwingen. Ist die Berichtigung bis zur Abgabefrist nicht eingetroffen, geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung die Überleitung der Transaktionen und den Schriftwechsel; der IRS sagt, dass Sie nicht unbegrenzt auf ein berichtigtes Formular warten sollen. Zur Behandlung in der Steuererklärung lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.

Wie verändern Rücklagen, Rückbuchungen und Auszahlungen zum Jahresende den Abgleich?

Führen Sie gehaltene Rücklagen und nicht abgewickelte Streitfälle getrennt von Gebühren und abgeschlossenen Rückerstattungen. Eine nicht ausgezahlte Rücklage ist weiterhin ein Betrag, der mit dem Zahlungsdienstleister abzustimmen ist; eine Rückbuchung kann je nach Hergang zu einer Rückerstattung, einer Gebühr oder einem einforderbaren Streitfall werden. Bewahren Sie den Status des Zahlungsdienstleisters und den späteren Bericht zur Freigabe oder Klärung auf.

Vergleichen Sie zum Jahresende das Transaktionsdatum, das Datum, an dem die Mittel verfügbar wurden, das Abrechnungsdatum und das Buchungsdatum der Bank. Bei der Cash-Methode umfasst Publication 538 Beträge, die tatsächlich zugeflossen sind oder über die Sie bereits verfügen konnten (Constructive Receipt), einschließlich Einkommen, das Ihr bevollmächtigter Vertreter erhalten hat; erhebliche Beschränkungen können diese Verfügbarkeit verhindern. Bei der Accrual-Methode wird Einkommen in der Regel dann erfasst, wenn es verdient ist, unabhängig davon, wann die Bank eine Auszahlung erhält. Vertragliche Beschränkungen einer Rücklage und die Frage, ob der Zahlungsdienstleister Ihr Vertreter ist, können die Antwort bei der Cash-Methode ändern; ein Bankeingang im nächsten Jahr allein entscheidet nicht darüber. Übertragen Sie den ungeklärten Saldo des Verrechnungskontos in den nächsten Zeitraum und prüfen Sie ihn anhand späterer Auszahlungen.

Was sollte ich vor der Abgabe prüfen, und wann sollte ein Buchhalter übernehmen?

Vor der Abgabe sollte jede wesentliche Differenz einen Beleg und eine klare Kontenbehandlung haben. Publication 583 besagt, dass Bank, Buchführung und Belege übereinstimmen sollten; auch die Hinweise zu elektronischen Unterlagen verlangen Unterlagen, die sich auf Originalbelege zurückführen lassen.

1. Stimmen Sie jede Abrechnung mit ihren Transaktions-IDs und dem Bankeingang ab, einschließlich Gebühren, Rückerstattungen, Steuer, Rücklagen und Rückbuchungen.
2. Stimmen Sie die Bank monatlich ab und erklären Sie Eingänge, die noch unterwegs sind, oder Salden im Verrechnungskonto, die noch gehalten werden.
3. Stimmen Sie jede Form 1099-K mit dem Bruttotransaktionsbericht des Ausstellers ab; dokumentieren Sie Duplikate, falsche Empfänger und zeitliche Unterschiede.
4. Prüfen Sie, dass Rechnungszahlungen und importierte Eingänge keine doppelten Umsätze erzeugt haben.
5. Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung die Exporte, Abrechnungsberichte, Sales-Tax-Berichte, Kontoauszüge, Formulare 1099-K und eine Liste der ungeklärten Punkte.

Erstrecken sich Auszahlungen über viele Zeiträume, hat ein Saldo im Verrechnungskonto keine zugehörigen Transaktionen oder haben frühere Steuererklärungen Nettoeingänge als Umsatz verwendet, kann ein Buchhalter die Überleitung neu aufbauen, bevor die Steuererklärung erstellt wird. Liegen die Bücher Monate oder Jahre zurück, lesen Sie Rückständige Buchführung nachholen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung in US-Dollar, ohne Warenkosten, vom Marktplatz erhobene Steuer oder Backup Withholding. Angenommen, die Steuer ist dem Käufer auferlegt, und der Verkäufer muss sie erheben und abführen. Ein Zahlungsdienstleister wickelt Umsätze von $1.000 plus $80 dieser Steuer ab. Später erstattet er $100 Umsatz plus $8 Steuer zurück, zieht eine Gebühr von $30 ab und hält eine Rücklage von $50 zurück. Die Bank erhält $892.

Die Bücher zeigen Bruttoumsätze von $1.000 und eine gesonderte Retoure von $100, sodass Nettoumsätze von $900 bleiben. Sie zeigen außerdem $72 Sales-Tax-Verbindlichkeit, einen Gebührenaufwand von $30, $892 auf der Bank und eine Forderung an den Zahlungsdienstleister von $50; die Rücklage ist kein Aufwand. Hat das Rechnungssystem den Umsatz bereits erfasst, gleichen Zahlung und Auszahlung Salden aus, statt einen weiteren Umsatz zu erzeugen.

Ist diese Zahlung meldepflichtig und übermittelt der Aussteller seine Überweisungsanweisung im Kalenderjahr des Formulars, trägt sie $1.080 zu Form 1099-K Feld 1a bei: $1.000 Umsatz plus $80 Steuer. Die spätere Rückerstattung von $108 mindert diese Bruttozahlung nicht. Ziehen Sie diese Rückerstattung, die Gebühr von $30 und die Rücklage von $50 ab, um zum Bankeingang von $892 zu gelangen. Prüfen Sie die Transaktionsdetails des Ausstellers, bevor Sie diese Überleitung für ein tatsächliches Formular verwenden. Die Anleitung des IRS definiert den Bruttobetrag, und die Hinweise des IRS besagen, dass er Sales Tax enthalten kann.

Bei Ihnen anders?

• Sie müssen Umsätze, Gebühren oder Warenkosten in einer Unternehmenssteuererklärung ausweisen: Lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Sie müssen Sales-Tax-Erklärungen der Bundesstaaten einreichen und abstimmen: Lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Sie brauchen möglicherweise eine Sales-Tax-Genehmigung oder müssen bei Direktverkäufen Steuer erheben: Lesen Sie Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie hätten Sales Tax erheben oder abführen müssen, haben es aber nicht getan: Lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Mehrere Monate oder Jahre der Buchführung fehlen: Lesen Sie Rückständige Buchführung nachholen.
• Ihr Unternehmen führt Bücher in kanadischen Dollar: Lesen Sie Umsätze in US-Dollar und Marktplatzauszahlungen.
• Rücklagen, strittige Zahlungen oder Fehler aus Vorjahren bleiben ungeklärt: Bringen Sie Transaktionsexporte, Abrechnungsberichte, Steuerberichte, Formulare 1099-K und Kontoauszüge zur Buchhaltung.