Satış, ödeme ve Form 1099-K mutabakatı nasıl yapılır

Mevduatım neden satış raporumdan daha düşük?

Ödeme mevduatı çoğunlukla net bir hesap kesim tutarıdır; satış raporu ise müşteri işlemlerini kesintilerden önce gösterir. Ücretler, iadeler, pazaryerinin ele aldığı satış vergisi, rezervler ve zamanlama ikisi arasında fark yaratabilir. ABD doları cinsinden ödeme alan Kanadalı bir işletme için ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri rehberine bakın.

IRS'ye göre Form 1099-K, ücretler ve iadelerden önceki brüt ödeme tutarlarını gösterir. Banka mevduatı toplamı değil, ödeme faaliyetinin başka bir görünümüdür. Önce raporun tarih esasını belirleyin: sipariş tarihi, ödeme tarihi, hesap kesim tarihi ve banka kayıt tarihi farklı olabilir. Bir farkı eksik gelir saymadan önce aynı işlemleri ve tarihleri karşılaştırın.

Her mevduatı eşleştirmek için hangi kayıtlara ihtiyacım var?

Her banka mevduatını bir hesap kesimi veya ödeme kimliğiyle eşleştirin, sonra o hesap kesimini satış kayıtlarındaki işlem kimlikleriyle eşleştirin. IRS, brüt geliri gösteren kayıtları ve satışlar ile mevduatlar için destekleyici belgeleri şart koşar.

Orijinal dışa aktarımları ve her ödeme kimliğini işlemlerine ve banka kaydına bağlayan kısa bir çalışma sayfasını saklayın. Publication 583, destekleyici belgelerin kayıt girdilerini ispatlaması gerektiğini söyler ve aylık banka mutabakatını önerir. İşlem ayrıntısı olmayan bir özet, eksik bir iadeyi veya aylar arasına sarkan bir ödemeyi gizleyebilir.

Satışları, ücretleri ve iadeleri netleyen bir ödemeyi nasıl kaydederim?

Her bileşeni ait olduğu hesaba kaydedin, sonra satış kayıtlarını banka mevduatına bağlamak için bir ödeme ara (clearing) hesabı kullanın. Bu hesap, ödeme sağlayıcının ödeme yapılana veya başka şekilde çözülene kadar size borçlu olduğu parayı temsil eder. Bu, işlemlerin izini sürmek için bir muhasebe kaydı yöntemidir, IRS'nin öngördüğü bir yevmiye kaydı değildir; IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren her kayıt sistemine izin verir.

Ödeme sağlayıcı ücreti ödemeden kesmek yerine doğrudan bankadan tahsil ederse bu banka kesintisini yalnızca bir kez kaydedin. Bir geri ödeme talebi (chargeback) hâlâ ihtilaflıysa tutulan tutarı belirleyin ve sessizce tamamlanmış bir iade saymayın. IRS kayıt tutma rehberi, destekleyici belgelere kadar izlenebilen kayıt girdileri ister.

Satış olarak yalnızca net mevduatı kaydetmek neden yetmez?

Net mevduatlar brüt satışları, ücretleri, iadeleri, vergiyi ve yedek stopajı gizler. Ayrıca kayıtları, IRS talimatlarının ücretler, iadeler, indirimler ve diğer tutarlar için düzeltmelerden önce bildirildiğini söylediği Form 1099-K ile karşılaştırmayı zorlaştırır; 4. kutu federal yedek stopajı gösterir.

Aynı net mevduat çok farklı işlemlerden doğabilir. Düşük bir mevduat bir iadeyi, bir ücreti, pazaryerinin kestiği vergiyi veya ödenmemiş bir rezervi yansıtıyor olabilir. Bunların kayıtlarda yerleri farklıdır. Bileşenleri hesap kesim raporundan kaydedin, sonra ortaya çıkan banka tutarını mutabık hale getirin. Bu kayıt toplamlarının gelir vergisi beyannamesinde nereye gittiği için Online satıcı gelir vergisi rehberine bakın.

Fatura ödendiğinde ve mevduat geldiğinde satışlar neden iki kez sayılıyor?

Bir faturayı ödendi olarak işaretlemek o faturayı kapatmalıdır; sonraki banka mevduatı ise ödeme sağlayıcı ara hesap bakiyesini kapatmalıdır. Fatura bir satış ve alacak kaydettiyse müşteri ödemesi alacağı ödeme sağlayıcı ara hesabına aktararak kapatır, mevduat ise bu bakiyeyi bankaya taşır. Ücretler, iadeler ve rezervler ara hesapta kalan tutarı açıklar. Başka bir satış olarak kodlanmış içe aktarılmış bir mevduatı, banka eşleşmesini koruyarak ara hesap transferi olarak yeniden sınıflandırın.

Nakit esaslı vergi kayıtlarında fatura, gelirin kaydedildiği an olmak zorunda değildir; fiili veya hükmi tahsilat ödeme anında gerçekleşebilir. Sonraki banka transferi yine başka bir satış değildir. Publication 538 nakit ve tahakkuk zamanlamasını açıklar.

Pazaryerinin veya benim tahsil ettiğim satış vergisi nereye gider?

Satış vergisini ayrıca izleyin ve alıcıya yüklenen vergi ile satıcıya yüklenen vergiyi birbirinden ayırın. IRS Publication 334, alıcıya yüklenen ve sizin tahsil edip aktardığınız verginin gelir olmadığını söyler; ödenene kadar borç olarak kaydedin. Vergi satıcı olarak size yüklenmişse ve alıcıdan tahsil ediliyorsa bu tutarı brüt hasılata dahil edin ve ödenecek vergiyi ayrıca izleyin. Pazaryerinin kendi sorumluluğunda aktardığı vergi, ödenmemiş vergi borcunuz olmamalıdır. Federal bir IRS açıklaması, bildirime tabi bir kart işleminde ödenen satış vergisinin Form 1099-K brüt ödemelerinde yer alabileceğini söyler.

Eyalet yükümlülükleri farklıdır. Texas'ta, bir pazaryeri sağlayıcısının vergi belgesini iyi niyetle kabul eden satıcı, bu satışları Texas satış vergisi raporunun dışında tutar; yine de Texas'taki bir satıcının izin ve beyannamelere ihtiyacı olabilir. Satıcı yine de eksik kalan tutarı öder; bu eksik, sağlayıcıya verdiği yanlış veya yetersiz bilgiden kaynaklanır; bağlı satıcılar ve sağlayıcılar eksik tutardan müştereken sorumlu olabilir. California'da, kayıtlı bir satıcı aracılık edilen satışları toplam satışlara dahil eder ve vergiden aracı sorumluysa “diğer” indirimi talep eder. Pazaryerinin belgesini ve vergi raporunu saklayın. Kayıt için Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz, beyanname raporlaması için Satış vergisi beyannamelerini verme rehberine bakın.

Satıcının tahsil ettiği ödenmemiş vergi kişisel borca dönüşebilir. Texas Tax Code §111.016 uyarınca şahıs işletmesi sahibi dahil vergiyi tahsil eden herkes tahsil ettiği tutarı öder; tahsilatı veya ödemeyi kontrol eden ve bunu kasıtlı olarak aktarmayan bir yönetici, müdür, yönetim kurulu üyesi, çalışan veya ortak da sorumlu olabilir. Genel tarhiyat sınırı verginin ödenmesi gerektiği tarihten sonra 4 yıl; kişinin süresi, işletme borcu kesinleştikten veya iflas kapandıktan ya da reddedildikten sonra 1 yıl süreyle durabilir. California Revenue and Taxation Code §6829 uyarınca sorumlu bir yönetici, üye, müdür, ortak veya kontrolü elinde tutan başka bir kişi, sorumluyken ödenmesi gereken vergiyi kasıtlı olarak ödemediyse ve işletme vergi karşılığını tahsil ettiyse ya da fiyatına dahil ettiyse, işletme sona erdikten sonra ödenmemiş vergiden sorumlu olabilir. Bildirim son tarihi, CDTFA'nın kapanışı öğrenmesinden sonra 3 yıl ile kapanıştan sonra 8 yıl süresinden hangisi daha erkense odur; her süre ilgili çeyreği izleyen ayın sonunda başlar.

Satışları ve ödemeleri Form 1099-K'ya nasıl bağlarım?

Form 1099-K'yı net mevduatlarla veya her satış kanalıyla değil, formun takvim yılı için düzenleyenin bildirime tabi brüt ödemeleriyle karşılaştırın. Bildirim açısından ödeyen, transfer talimatını gönderdiğinde bir hesap kesim ödemesi yapmış olur; işlem tarihi dolar tutarını belirler. Form 1099-K talimatları bu kuralları tanımlar. Düzenleyenin hesap kesim yılı ile satış kayıtları arasındaki farkları köprüleyin, sonra beyannameyle mutabık hale getirirken işletmenin muhasebe yöntemini uygulayın.

Eksik bir form, satışları kayıtlardan veya beyannameden çıkarmaz. Üçüncü taraf ağ ödemeleri için federal bildirim genellikle hem $20.000 üzerindeki ödemeleri hem de 200'den fazla işlemi gerektirir; ödeme kartı işlemlerinde böyle bir eşik yoktur.

Düzenleyenin işlem düzeyindeki brüt ödemeleri ve transfer tarihleriyle başlayın. Sonra satış raporunuzdan farkları açıklayın: müşteri ödemelerine dahil satış vergisi, iadeler ve indirimler, nakit veya diğer kart dışı satışlar, başka bir tüzel kişiye ait ödemeler ve o düzenleyenin veya dönemin dışındaki işlemler. Brüt ödemelerden hesap kesim tutarlarına ve hesap kesim tutarlarından banka mevduatlarına giden ayrı uzlaştırmayı, 4. kutudaki yedek stopaj dahil, açıklayın. Formun kendisini satış olarak kaydetmeyin: işlemler zaten kayıtlarda yer almalıdır. IRS'ye göre form ve kayıtlar doğru geliri belirlemeye yardımcı olur.

Form 1099-K mükerrerse veya alıcı ya da tutar yanlışsa ne olur?

Kayıtları değiştirmeden önce düzenleyeni, alıcı adını ve vergi kimlik numarasını, 1a kutusunu ve işlem ayrıntısını kontrol edin; iki form farklı ödemeleri kapsıyor olabilir. Bir form işletmeye ait değilse veya gerçekten başka bir formun kopyasıysa düzenleyenden sıfır gösteren düzeltilmiş bir Form 1099-K isteyin. Yanlış alıcı kimliği veya brüt tutar için doğru bilgilerle düzeltilmiş bir form isteyin. Orijinal ve düzeltilmiş formları ile yazışmaları saklayın. IRS bu adımları verir ve bir ödeyen tarafından düzenlenen formu kendisinin düzeltemeyeceğini söyler.

İşletme yıl içinde tüzel kişilik türünü veya vergi kimlik numarasını değiştirdiyse işlemleri, bunları kazanan tüzel kişiye göre bölün ve ödeyenin kayıtlarını güncelleyin. Form bir sahibin adını taşıyor ancak gelir bir ortaklık veya şirket beyannamesine ait olmalıysa düzenleyenden düzeltme isteyin. Yalnızca eşleşmeyi zorlamak için sahte bir satış veya gider oluşturmayın. Düzeltme beyan zamanına kadar gelmediyse beyanname hazırlayıcısına işlem uzlaştırma tablosunu ve yazışmaları verin; IRS düzeltilmiş formu süresiz beklememeyi söyler. Beyannamedeki işlem için Online satıcı gelir vergisi rehberine bakın.

Rezervler, geri ödeme talepleri ve yıl sonu ödemeleri eşleşmeyi nasıl değiştirir?

Tutulan rezervleri ve çözülmemiş ihtilafları ücretlerden ve tamamlanmış iadelerden ayrı izleyin. Ödenmemiş bir rezerv, ödeme sağlayıcıyla hâlâ mutabık hale getirilecek bir tutardır; bir geri ödeme talebi, ne olduğuna bağlı olarak iadeye, ücrete veya geri alınabilir bir ihtilafa dönüşebilir. Ödeme sağlayıcının durum bilgisini ve sonraki serbest bırakma veya çözüm raporunu saklayın.

Yıl sonunda işlem tarihini, paranın kullanılabilir hale geldiği tarihi, hesap kesim tarihini ve banka kayıt tarihini karşılaştırın. Nakit yönteminde Publication 538, yetkili temsilcinizin aldığı gelir dahil fiilen veya hükmen alınan tutarları kapsar; önemli kısıtlamalar hükmi tahsilatı engelleyebilir. Tahakkuk muhasebesinde gelir, banka ödemeyi ne zaman alırsa alsın genellikle kazanıldığında bildirilir. Bir rezervin sözleşmesel kısıtlamaları ve ödeme sağlayıcının sizin temsilciniz olup olmadığı nakit yöntemindeki yanıtı değiştirebilir; tek başına ertesi yıla ait bir banka mevduatı bunu belirlemez. Çözülmemiş ara hesap bakiyesini bir sonraki döneme taşıyın ve sonraki ödemelerle kontrol edin.

Beyanname vermeden önce neleri kontrol etmeliyim ve muhasebe sorumlusu ne zaman devralmalı?

Beyanname vermeden önce her önemli farkın bir kaynak belgesi ve net bir hesap işlemi olmalıdır. Publication 583, bankanın, kayıtların ve destekleyici kayıtların mutabık olması gerektiğini söyler; elektronik kayıt rehberi de kaynak belgelere kadar izlenebilen kayıtlar ister.

1. Her hesap kesimini, ücretler, iadeler, vergi, rezervler ve geri ödeme talepleri dahil, işlem kimlikleri ve banka mevduatıyla mutabık hale getirin.
2. Bankayı aylık mutabık hale getirin ve yoldaki mevduatları veya hâlâ tutulan ara hesap bakiyelerini açıklayın.
3. Her Form 1099-K'yı düzenleyenin brüt işlem raporuyla mutabık hale getirin; mükerrerleri, yanlış alıcıları ve zamanlama farklarını belgeleyin.
4. Fatura ödemelerinin ve içe aktarılan mevduatların mükerrer satış oluşturmadığını kontrol edin.
5. Beyanname hazırlayıcısına dışa aktarımları, hesap kesim raporlarını, satış vergisi raporlarını, banka hesap özetlerini, Form 1099-K'ları ve çözülmemiş kalemlerin bir listesini verin.

Ödemeler birçok döneme yayılıyorsa, bir ara hesap bakiyesinin destekleyen işlemi yoksa veya önceki beyannameler net mevduatları satış olarak kullandıysa bir muhasebe sorumlusu vergi beyannamesi hazırlanmadan önce uzlaştırmayı yeniden oluşturabilir. Aylarca veya yıllarca geride kalmış kayıtlar için Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberine bakın.

Örnek

Yalnızca örnek ABD doları tutarlarıdır; stok maliyeti, pazaryerinin tahsil ettiği vergi veya yedek stopaj yoktur. Verginin alıcıya yüklendiğini ve satıcının bunu tahsil edip aktarması gerektiğini varsayın. Bir ödeme sağlayıcı $1.000 satış ve bu vergiden $80 işler. Daha sonra $100 satış iadesi ile $8 vergi iadesi yapar, $30 ücret keser ve $50 rezerv tutar. Banka $892 alır.

Kayıtlar $1.000 brüt satış ve ayrı bir $100 iade gösterir; net satışlar $900 kalır. Ayrıca $72 satış vergisi borcu, $30 ücret gideri, bankada $892 ve $50 ödeme sağlayıcı alacağı gösterir; rezerv bir gider değildir. Fatura sistemi satışı zaten kaydettiyse ödeme ve ödeme sağlayıcının aktarımı yeni bir satış oluşturmaz, bakiyeleri kapatır.

Bu ödeme bildirime tabiyse ve düzenleyen transfer talimatını formun takvim yılında gönderirse Form 1099-K 1a kutusuna $1.080 katkıda bulunur: $1.000 satış artı $80 vergi. Sonraki $108 iade bu brüt ödemeyi azaltmaz. $892 banka mevduatına ulaşmak için bu iadeyi, $30 ücreti ve $50 rezervi çıkarın. Bu uzlaştırmayı gerçek bir form için kullanmadan önce düzenleyenin işlem ayrıntısını kontrol edin. IRS talimatları brüt tutarı tanımlar, IRS rehberi ise bunun satış vergisini içerebileceğini söyler.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Satışların, ücretlerin veya stok maliyetlerinin işletme beyannamesinde nereye yazılacağını bilmeniz gerekiyor: bkz. Online satıcı gelir vergisi.
• Eyalet satış vergisi beyannamelerini vermeniz ve mutabık hale getirmeniz gerekiyor: bkz. Satış vergisi beyannamelerini verme.
• Satış vergisi iznine veya doğrudan satışlarda vergi tahsil etmeye ihtiyacınız olabilir: bkz. Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.
• Satış vergisini tahsil etmeniz veya aktarmanız gerekirken yapmadınız: bkz. Tahsil edilmemiş satış vergisini tamamlama.
• Birkaç aylık veya yıllık kayıtlar eksik: bkz. Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• İşletmeniz kayıtlarını Kanada doları ile tutuyor: bkz. ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri.
• Rezervler, ihtilaflı ödemeler veya önceki yıl hataları açıklanamıyor: işlem dışa aktarımlarını, hesap kesim raporlarını, vergi raporlarını, Form 1099-K'ları ve banka hesap özetlerini muhasebe kayıtları hizmetine getirin.