Conciliar vendas, repasses e Form 1099-K na escrituração

Por que meu depósito é menor do que o relatório de vendas?

Um depósito de pagamento costuma ser o valor líquido de uma liquidação, enquanto o relatório de vendas mostra as transações dos clientes antes das deduções. Taxas, reembolsos, imposto sobre vendas tratado por um marketplace, reservas e prazos podem separar os dois valores. Para uma empresa canadense que recebe repasses em dólares americanos, veja Vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.

O IRS diz que o Form 1099-K mostra os valores brutos dos pagamentos antes de taxas e reembolsos. Ele é outra visão da atividade de pagamentos, e não um total de depósitos bancários. Primeiro identifique a base de datas do relatório: a data do pedido, a do pagamento, a da liquidação e a do lançamento no banco podem ser diferentes. Compare as mesmas transações e datas antes de tratar uma diferença como renda que falta.

Quais registros preciso para relacionar cada depósito?

Relacione cada depósito bancário a um código de liquidação ou de repasse e, depois, essa liquidação aos códigos de transação nos registros de vendas. O IRS exige uma escrituração que mostre a renda bruta e documentos que sustentem as vendas e os depósitos.

Guarde as exportações originais e uma planilha curta que ligue cada código de repasse às suas transações e ao lançamento bancário. A Publication 583 diz que os documentos de apoio devem comprovar os lançamentos da escrituração e recomenda a conciliação bancária mensal. Um resumo sem o detalhe das transações pode esconder um reembolso que falta ou um repasse que atravessou meses.

Como registro um repasse que reúne vendas, taxas e reembolsos?

Registre cada componente na conta a que pertence e use uma conta de compensação de pagamentos para ligar os registros de vendas ao depósito bancário. A conta de compensação representa o dinheiro que a processadora deve a você até ser repassado ou resolvido de outra forma. Este é um método de escrituração para rastrear transações, e não um lançamento contábil prescrito pelo IRS; o IRS permite qualquer sistema de registros que mostre com clareza receitas e despesas.

Se a processadora cobra uma taxa diretamente do banco, em vez de descontá-la do repasse, registre essa cobrança bancária uma só vez. Se um estorno (chargeback) ainda está em disputa, identifique o valor retido e não o trate automaticamente como um reembolso concluído. A orientação do IRS sobre manutenção de registros pede lançamentos que possam ser rastreados até os documentos de apoio.

Por que não basta registrar só o depósito líquido como vendas?

Depósitos líquidos escondem vendas brutas, taxas, reembolsos, imposto e qualquer retenção na fonte de reserva. Eles também dificultam a comparação da escrituração com o Form 1099-K, que, segundo as instruções do IRS, é informado antes dos ajustes por taxas, reembolsos, descontos e outros valores; a caixa 4 mostra a retenção na fonte federal de reserva.

O mesmo depósito líquido pode resultar de transações muito diferentes. Um depósito baixo pode refletir um reembolso, uma taxa, imposto retido por um marketplace ou uma reserva não paga. Cada um tem um lugar diferente na escrituração. Registre os componentes a partir do relatório de liquidação e depois concilie o valor bancário resultante. Para saber onde esses totais da escrituração vão em uma declaração de imposto de renda, veja Imposto de renda de vendedores on-line.

Por que as vendas são contadas duas vezes quando uma fatura é paga e o depósito chega?

Marcar uma fatura como paga deve quitar essa fatura; o depósito bancário posterior deve quitar o saldo de compensação da processadora. Se a fatura registrou uma venda e uma conta a receber, o pagamento do cliente baixa a conta a receber para a compensação da processadora, e o depósito move esse saldo para o banco. Taxas, reembolsos e reservas explicam qualquer valor que continue na compensação. Reclassifique um depósito importado e codificado como outra venda para uma transferência de compensação, mantendo a sua conciliação com o banco.

Na escrituração fiscal pelo regime de caixa, a fatura não precisa ser o momento em que a renda é reconhecida; o recebimento efetivo ou presumido (actual or constructive receipt) pode ocorrer no pagamento. A transferência bancária posterior continua sem ser outra venda. A Publication 538 explica o momento de reconhecimento nos regimes de caixa e de competência.

Para onde vai o imposto sobre vendas cobrado por um marketplace ou por mim?

Acompanhe o imposto sobre vendas separadamente e distinga o imposto incidente sobre o comprador do imposto incidente sobre o vendedor. A IRS Publication 334 diz que o imposto incidente sobre o comprador que você cobra e recolhe não é renda; registre-o como passivo até ser pago. Se o imposto incide sobre você, como vendedor, e é cobrado do comprador, inclua esse valor na receita bruta e acompanhe o imposto devido separadamente. O imposto que um marketplace recolhe por responsabilidade própria não deve virar passivo de imposto em aberto seu. Uma explicação federal do IRS diz que o imposto sobre vendas pago em uma transação com cartão sujeita a declaração pode aparecer nos pagamentos brutos do Form 1099-K.

As obrigações dos estados são diferentes. No Texas, um vendedor que aceita de boa-fé a certificação de imposto de um provedor de marketplace exclui essas vendas da sua declaração do imposto sobre vendas do Texas, embora um vendedor do Texas ainda possa precisar de uma licença e de declarações. O vendedor continua devendo qualquer diferença causada por informações incorretas ou insuficientes que ele deu ao provedor; vendedores e provedores afiliados podem dever a diferença em conjunto. Na Califórnia, um vendedor registrado inclui as vendas facilitadas no total de vendas e pede uma dedução “outras” quando o facilitador é responsável pelo imposto. Guarde a certificação e o relatório de imposto do marketplace. Veja Quando você deve cobrar o imposto sobre vendas para o registro e Como entregar declarações do imposto sobre vendas para a declaração.

O imposto cobrado pelo vendedor e não pago pode virar dívida pessoal. Pelo Texas Tax Code §111.016, quem cobra o imposto, inclusive um autônomo (sole proprietor), deve o valor cobrado; um diretor, gerente, administrador, empregado ou sócio que controla a cobrança ou o pagamento e deixa de recolhê-lo de forma intencional também pode ser responsabilizado. O prazo geral para lançamento é de 4 anos após o vencimento do imposto; o prazo da pessoa física pode ser suspenso até 1 ano depois que a obrigação da empresa se torna definitiva ou que a falência é encerrada ou arquivada. Pelo California Revenue and Taxation Code §6829, um diretor, membro, gerente, sócio ou outra pessoa em posição de controle responsável pode dever o imposto não pago depois que a empresa encerra, se deixou de pagar de forma intencional o imposto que venceu enquanto era responsável e se a empresa cobrou ou incluiu o reembolso do imposto no preço. O prazo de notificação é o que ocorrer primeiro entre 3 anos depois que o CDTFA toma conhecimento do encerramento e 8 anos após o encerramento; cada prazo começa no fim do mês seguinte ao trimestre em questão.

Como concilio vendas, repasses e o Form 1099-K?

Compare o Form 1099-K com os pagamentos brutos sujeitos a declaração do emissor no ano-calendário do formulário, e não com os depósitos líquidos nem com todos os canais de venda. Para fins de declaração, o pagador faz um pagamento de liquidação quando envia a instrução de transferência; a data da transação define o seu valor em dólares. As instruções do Form 1099-K definem essas regras. Reconcilie as diferenças entre o ano de liquidação do emissor e os registros de vendas e, depois, aplique o método contábil da empresa ao conciliar com a declaração.

A falta de um formulário não tira as vendas da escrituração nem da declaração. Para pagamentos por redes de terceiros, a regra federal de declaração em geral exige tanto pagamentos acima de $20.000 quanto mais de 200 transações; as transações com cartão de pagamento não têm esse limite.

Comece pelos pagamentos brutos por transação do emissor e pelas datas de transferência. Depois, explique as diferenças em relação ao seu relatório de vendas: imposto sobre vendas incluído nos pagamentos dos clientes, reembolsos e descontos, vendas em dinheiro ou outras vendas que não são por cartão, pagamentos que pertencem a outra entidade e transações fora desse emissor ou período. Explique separadamente a passagem dos pagamentos brutos para as liquidações e das liquidações para os depósitos bancários, incluindo qualquer retenção na fonte de reserva na caixa 4. Não lance o próprio formulário como vendas: as transações já devem aparecer na escrituração. O IRS diz que o formulário e os registros ajudam a determinar a renda correta.

E se o Form 1099-K estiver duplicado ou com beneficiário ou valor errado?

Confira o emissor, o nome e o número fiscal do beneficiário, a caixa 1a e o detalhe das transações antes de alterar a escrituração; dois formulários podem cobrir pagamentos diferentes. Se um formulário não pertence à empresa ou realmente duplica outro, peça ao emissor um Form 1099-K corrigido com valor zero. Para um número de identificação do beneficiário ou um valor bruto errado, peça um formulário corrigido com as informações certas. Guarde os formulários original e corrigido e a correspondência. O IRS indica esses passos e diz que não pode corrigir um formulário emitido por um pagador.

Se a empresa mudou de entidade ou de número fiscal durante o ano, divida as transações pela entidade que as gerou e atualize os registros do pagador. Se o formulário traz o nome de um proprietário, mas a renda pertence à declaração de uma sociedade de pessoas ou corporação, peça ao emissor que o corrija. Não faça uma venda ou despesa falsa só para forçar a conciliação. Se a correção não chegou até a hora de entregar a declaração, dê ao preparador a conciliação das transações e a correspondência; o IRS diz para não esperar indefinidamente por um formulário corrigido. Para o tratamento na declaração, veja Imposto de renda de vendedores on-line.

Como reservas, estornos e repasses de fim de ano mudam a conciliação?

Acompanhe as reservas retidas e as disputas não liquidadas separadamente das taxas e dos reembolsos concluídos. Uma reserva não paga ainda é um valor a conciliar com a processadora; um estorno pode virar reembolso, taxa ou disputa recuperável, dependendo do que aconteceu. Guarde o status informado pela processadora e o relatório posterior de liberação ou resolução.

No fim do ano, compare a data da transação, a data em que os recursos ficaram disponíveis, a data da liquidação e a data do lançamento no banco. No regime de caixa, a Publication 538 inclui os valores recebidos de fato ou de forma presumida, inclusive a renda recebida pelo seu agente autorizado; restrições substanciais podem impedir o recebimento presumido. No regime de competência, a renda em geral é declarada quando ganha, independentemente de quando o banco recebe um repasse. As restrições contratuais de uma reserva e a questão de a processadora ser ou não o seu agente podem mudar a resposta no regime de caixa; um depósito bancário no ano seguinte, por si só, não decide isso. Leve o saldo de compensação não resolvido para o período seguinte e confira-o com os repasses posteriores.

O que verificar antes de entregar a declaração e quando um responsável contábil deve assumir?

Antes de entregar a declaração, toda diferença relevante deve ter um documento de origem e um tratamento contábil claro. A Publication 583 diz que o banco, a escrituração e os registros de apoio devem estar conciliados; a orientação dela sobre registros eletrônicos também pede registros rastreáveis até os documentos de origem.

1. Concilie cada liquidação com os códigos de transação e com o depósito bancário, incluindo taxas, reembolsos, imposto, reservas e estornos.
2. Concilie o banco todo mês e explique os depósitos ainda em trânsito ou os saldos de compensação ainda retidos.
3. Concilie cada Form 1099-K com o relatório de transações brutas do emissor; documente duplicidades, beneficiários errados e diferenças de prazo.
4. Verifique se pagamentos de faturas e depósitos importados não criaram vendas duplicadas.
5. Entregue ao preparador da declaração as exportações, os relatórios de liquidação, os relatórios do imposto sobre vendas, os extratos bancários, os Forms 1099-K e uma lista dos itens não resolvidos.

Se os repasses abrangem muitos períodos, se um saldo de compensação não tem transações de apoio ou se declarações anteriores usaram depósitos líquidos como vendas, um responsável contábil pode refazer essa conciliação antes de a declaração de imposto ser preparada. Para uma escrituração atrasada há meses ou anos, veja Como atualizar a escrituração contábil atrasada.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos, sem custo de estoque, imposto cobrado por marketplace nem retenção na fonte de reserva. Suponha que o imposto incida sobre o comprador e que o vendedor deva cobrá-lo e recolhê-lo. Uma processadora processa US$1.000 em vendas mais US$80 desse imposto. Depois, ela faz um reembolso de vendas de US$100 mais US$8 de imposto, desconta uma taxa de US$30 e retém uma reserva de US$50. O banco recebe US$892.

A escrituração mostra US$1.000 de vendas brutas e uma devolução separada de US$100, o que deixa US$900 de vendas líquidas. Também mostra US$72 de imposto sobre vendas a pagar, US$30 de despesa com taxa, US$892 no banco e US$50 a receber da processadora; a reserva não é uma despesa. Se o sistema de faturas já registrou a venda, o pagamento e o repasse baixam saldos em vez de criar outra venda.

Se esse pagamento está sujeito a declaração e o emissor envia a instrução de transferência no ano-calendário do formulário, ele contribui com US$1.080 para a caixa 1a do Form 1099-K: US$1.000 da venda mais US$80 de imposto. O reembolso posterior de US$108 não reduz esse pagamento bruto. Subtraia esse reembolso, a taxa de US$30 e a reserva de US$50 para chegar ao depósito bancário de US$892. Confira o detalhe das transações do emissor antes de usar esta conciliação para um formulário real. As instruções do IRS definem o valor bruto, e a orientação do IRS diz que ele pode incluir imposto sobre vendas.

E no seu caso é diferente?

• Você precisa colocar vendas, taxas ou custos de estoque em uma declaração empresarial: veja Imposto de renda de vendedores on-line.
• Você precisa entregar e conciliar declarações estaduais do imposto sobre vendas: veja Como entregar declarações do imposto sobre vendas.
• Você pode precisar de uma licença de imposto sobre vendas ou de cobrar imposto nas vendas diretas: veja Quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Você deveria ter cobrado ou recolhido imposto sobre vendas, mas não o fez: veja Como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Faltam vários meses ou anos de escrituração: veja Como atualizar a escrituração contábil atrasada.
• Sua empresa mantém a escrituração em dólares canadenses: veja Vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.
• Reservas, pagamentos em disputa ou erros de anos anteriores continuam sem explicação: leve as exportações de transações, os relatórios de liquidação, os relatórios de imposto, os Forms 1099-K e os extratos bancários para a escrituração contábil.