Nhân viên ghi sổ không đối chiếu? Cách tự kiểm tra công việc

Làm sao tôi biết nhân viên ghi sổ có thật sự đối chiếu các tài khoản của tôi?

Nhân viên ghi sổ đang đối chiếu một tài khoản khi số dư cuối kỳ trên sao kê, sau khi điều chỉnh các khoản chưa khớp đã liệt kê, bằng số dư trong sổ sách vào cùng ngày. IRS khuyên đối chiếu tài khoản séc của doanh nghiệp mỗi tháng. Hãy yêu cầu báo cáo cho mọi tài khoản ngân hàng và thẻ, kèm ngày đối chiếu gần nhất của từng tài khoản. Nếu nhân viên ghi sổ không đăng nhập hoặc không đối chiếu đúng hạn, dấu hiệu đầu tiên là một tài khoản có ngày đối chiếu gần nhất đã cách đây nhiều tháng. Ngày đó chỉ cho thấy tài khoản bị chậm, không cho biết vì sao: nguyên nhân có thể là nhân viên ghi sổ, sao kê còn thiếu hoặc mất quyền truy cập, nên hãy hỏi.

Một trường hợp không đơn giản khi:

• ngân hàng và sổ sách không khớp và bạn không phân biệt được khoảng chênh do thời điểm với lỗi thật;
• nhiều tháng chưa bao giờ được đối chiếu, nên lỗi có thời gian chồng chất;
• sổ sách cho thấy khoản tiền mặt mà ngân hàng không có;
• tiền lương hoặc thuế bán hàng trong sổ sách không khớp với IRS hoặc tiểu bang;
• một tờ khai đã được nộp từ sổ sách chưa đối chiếu;
• doanh nghiệp là hợp danh hoặc công ty phải hoàn thành Schedule L, bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ sách.

Hãy gom trước: sao kê của mọi tài khoản cho các tháng đang xét, hai tờ khai đã nộp gần nhất, báo cáo ba tháng từ sổ sách (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo đối chiếu), báo cáo tiền lương và các Form 941 và Form 940 đã nộp, sao kê khoản vay, các Form 1099 mà doanh nghiệp đã nhận, và hồ sơ của IRS về doanh nghiệp: số dư tài khoản, lịch sử thanh toán và bảng ghi thuế.

Nguồn cấp dữ liệu ngân hàng đã kết nối không phải là đối chiếu; xem nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và đối chiếu.

Bản đối chiếu hằng tháng nên cho thấy gì, và tôi nên yêu cầu xem gì?

Bản đối chiếu hằng tháng cho thấy sổ sách khớp với ngân hàng sau khi mọi khoảng chênh do thời điểm đã được liệt kê. Các bước của IRS là so các khoản tiền gửi và séc đã thanh toán với sổ sách, liệt kê những gì chưa thanh toán xong, ghi các khoản phí ngân hàng mà sổ sách còn thiếu, rồi xác nhận số dư sao kê đã điều chỉnh bằng số dư sổ sách đã điều chỉnh.

Về quy trình xung quanh việc này, hãy xem danh sách kiểm tra khóa sổ cuối tháng.

Vì sao số dư ngân hàng không khớp với sổ sách của tôi?

Nguyên nhân thường gặp là chênh lệch thời điểm, phí ngân hàng mà sổ sách còn thiếu và lỗi nhập liệu. IRS nêu hai nguyên nhân đầu: sao kê có thể gồm các khoản phí chưa được ghi vào sổ sách, và không gồm các khoản tiền gửi sau ngày sao kê cùng các tờ séc chưa thanh toán. Ví dụ của IRS còn có một khoản tiền gửi bị ghi sai số tiền.

Chênh lệch thời điểm có tên và có ngày, và thường tự hết vào kỳ sao kê tiếp theo. Một khoản chênh mà không ai gắn được với khoản cụ thể nào là lỗi, bút toán còn thiếu hoặc tiền đã di chuyển mà không được ghi lại. Khi sổ sách cho thấy nhiều tiền mặt hơn ngân hàng, hãy tìm các khoản thanh toán chưa bao giờ được ghi, tiền gửi bị ghi hai lần và chuyển khoản chỉ được ghi ở một phía. Với tiền gửi từ thẻ và thanh toán trực tuyến, hãy xem đối chiếu doanh thu, khoản thanh toán và Form 1099-K.

Nếu chính số dư đầu kỳ của bản đối chiếu là vấn đề, hãy xem số dư đầu kỳ của bản đối chiếu bị sai.

Số dư chưa phân loại, số dư treo hoặc số dư trung gian lớn có nghĩa là gì?

Một số dư chưa phân loại, số dư treo (suspense) hoặc số dư trung gian (clearing) lớn nghĩa là tiền đã di chuyển nhưng chưa ai quyết định đó là khoản gì. IRS cho biết cần có nguồn của các khoản thu để tách khoản thu kinh doanh khỏi khoản thu không phải kinh doanh và thu nhập chịu thuế khỏi thu nhập không chịu thuế, và sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế. Cho đến khi số dư được phân loại, báo cáo kết quả kinh doanh có thể sai một khoản không xác định.

Tài khoản trung gian là điểm dừng tạm thời cho tiền đang chuyển, chẳng hạn một lô doanh thu thẻ đang chờ tiền gửi về, và thường về 0 khi bút toán tương ứng xuất hiện. Số dư treo hoặc chưa phân loại không có lối ra như vậy. Hãy đặt ba câu hỏi:

1. Những bút toán nào tạo nên số dư?
2. Bút toán cũ nhất có từ bao lâu?
3. Ai quyết định từng bút toán, và dựa trên chứng từ nào?

Xem chi phí chưa phân loại trước mùa khai thuế, vốn chủ sở hữu số dư đầu kỳ và báo cáo kết quả kinh doanh trông sai.

Bảng cân đối kế toán của tôi có hợp lý không: tiền mặt âm, khoản vay lạ, vốn chủ sở hữu?

Bảng cân đối kế toán hợp lý khi mỗi dòng đều truy được về một sao kê hoặc một chứng từ. Có bốn dòng nên kiểm tra trước.

Tờ khai áp dụng cùng phép thử đó. Hướng dẫn cho Form 1065, Form 1120-S và Form 1120 đều nói bảng cân đối kế toán Schedule L phải khớp với sổ sách và hồ sơ của pháp nhân. Trên tờ khai của S corporation, khoản vay từ cổ đông thường phải khớp với số tiền trên các Schedule K-1.

Xem bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhỏ nên cho thấy gì và vốn chủ sở hữu âm.

Số tiền thuế lương và thuế bán hàng trong sổ sách có khớp với IRS và tiểu bang không?

Thuế lương và thuế bán hàng trong sổ sách phải khớp với hồ sơ của IRS và tiểu bang, từng kỳ một. Nhà tuyển dụng, không phải nhân viên ghi sổ, chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế lương liên bang, kể cả khi người khác thực hiện việc nộp (IRS), nên hồ sơ của IRS, chứ không phải báo cáo của nhân viên ghi sổ, là bằng chứng tốt hơn cho việc một khoản nộp đã đến nơi hay chưa; một khoảng trống là lý do để hỏi, không phải bằng chứng rằng khoản nộp chưa bao giờ được thực hiện. Nếu một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (certified professional employer organization) trả tiền lương, thì thông thường tổ chức đó là nhà tuyển dụng đối với các khoản lương ấy, nên tài khoản của tổ chức đó, chứ không phải của doanh nghiệp, có thể giữ các khoản nộp; hãy yêu cầu tổ chức đó cung cấp báo cáo. Doanh nghiệp vẫn có thể phải chịu trách nhiệm (IRS).

Nơi để kiểm tra:

• IRS Business Tax Account: khi có quyền truy cập đầy đủ, hiển thị số dư tài khoản theo năm, lịch sử thanh toán, bảng ghi thuế và thông báo. Ai được đăng ký tùy thuộc loại hình pháp nhân và vai trò: chủ doanh nghiệp một chủ có EIN khai Schedule C, thành viên hợp danh chung hoặc thành viên hợp danh quản lý của LLC, hoặc cán bộ điều hành công ty hay thành viên quản lý là nhân viên hiện tại có Form W-2 của năm nộp tờ khai gần nhất và có quyền ràng buộc công ty về mặt pháp lý. Thành viên hợp danh hoặc cổ đông có Schedule K-1 chỉ có quyền truy cập hạn chế: không có thông báo, và chỉ các năm thuế cũ hơn mà IRS liệt kê có K-1 lưu hồ sơ, có thể dừng trước kỳ bạn đang kiểm tra. LLC khai như chủ doanh nghiệp một chủ trên Schedule C hiện chưa đăng ký được (IRS).
• EFTPS, bảng ghi thuế và Form 8821: nhà tuyển dụng đã ghi danh vào hệ thống thanh toán của Bộ Tài chính Hoa Kỳ xem được các khoản thanh toán của mình bằng PIN riêng (IRS). Doanh nghiệp có thể ghi danh dù không có Business Tax Account, nhưng lịch sử chỉ quay lại khoảng 15 đến 16 tháng, vì hai trang của IRS ghi khác nhau (IRS). Bảng ghi tài khoản thuế (tax account transcript) của doanh nghiệp, đặt bằng Form 4506-T hoặc qua đường dây doanh nghiệp của IRS, cho thấy các khoản nộp thuế liên bang và các khoản thanh toán (IRS). Form 8821 cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho người khác xem hồ sơ của mình tại IRS.
• Địa chỉ đã đăng ký: IRS gửi thư đến địa chỉ đã lưu và đặc biệt khuyên nhà tuyển dụng không đổi sang địa chỉ của đơn vị xử lý tiền lương (IRS).
• Tiểu bang: mỗi tiểu bang có hệ thống tài khoản riêng, và tên gọi cùng quy tắc khác nhau. Với thuế bán hàng, California cho phép người nộp thuế xem tờ khai và khoản thanh toán trực tuyến. Business Online Services của New York cho phép chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành xem lịch sử nộp tờ khai và thanh toán của doanh nghiệp đối với các loại thuế của tiểu bang New York. Xem thuế bán hàng phải trả không khớp với tờ khai.

Người nộp theo tháng (monthly depositor) nộp chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau; người nộp hai lần mỗi tuần (semiweekly depositor) nộp trước thứ Tư kế tiếp với ngày trả lương từ thứ Tư đến thứ Sáu và trước thứ Sáu kế tiếp với ngày trả lương từ thứ Bảy đến thứ Ba; cả hai loại nộp vào ngày làm việc kế tiếp khi thuế tích lũy đạt $100.000 trở lên (hạn nộp theo IRS). Nhà tuyển dụng có thuế ở line 12 dưới $2.500 trong quý này hoặc quý trước, và không có khoản nộp vào ngày làm việc kế tiếp như vậy, có thể thanh toán cùng với Form 941 thay vì nộp riêng, nên quý đó có thể chỉ có một khoản thanh toán và không có khoản nộp riêng. Khi đạt hoặc vượt mức đó trong cả hai quý, với mọi khoản nộp đúng hạn, line 14 phải bằng không; số còn nợ là lý do để hỏi vì sao. Nhà tuyển dụng được chấp thuận dùng Form 944 thì nộp mỗi năm một lần, và nhà tuyển dụng thuê lao động nông trại nộp Form 943 cho tiền lương của họ (IRS).

Bỏ lỡ một khoản nộp sẽ bị thêm tiền phạt nộp thuế trễ (failure-to-deposit) bằng 2% đến 15% của khoản nộp chưa trả, tùy mức trễ và các thông báo (IRS). Người chịu trách nhiệm nộp thuế đã khấu trừ mà cố ý không nộp, chẳng hạn cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc bất kỳ ai quyết định khoản hóa đơn nào được trả, cũng có thể phải chịu Trust Fund Recovery Penalty theo section 6672, bằng toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên. Thư đề xuất khoản phạt này cho 60 ngày để khiếu nại (IRS). Sổ tay của IRS đặt thời hạn ấn định thông thường là 3 năm, và không có giới hạn cho đến khi tờ khai được nộp (IRM). Xem ai trả tiền phạt sau lỗi của nhân viên ghi sổ và Trust Fund Recovery Penalty.

Với các khoản nợ thuế lương không hết, hãy xem nợ thuế lương không xóa được.

Sổ sách có bắt đầu từ tờ khai đã nộp của năm ngoái và khớp với thu nhập 1099 của tôi không?

Có: số dư đầu kỳ của năm nay phải bằng số dư cuối kỳ của năm ngoái, và thu nhập trong sổ sách phải giải thích được thu nhập trên tờ khai và trên các form mà bên trả tiền đã gửi.

Số dư đầu kỳ. Với hợp danh, hướng dẫn Form 1065 cho biết tổng tài sản đầu năm trên Schedule L thường phải bằng tổng tài sản cuối năm trước, kèm bản giải thích mọi chênh lệch. Hướng dẫn cho công ty ở trên cho biết bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ sách. Hãy so Schedule L của tờ khai đã nộp gần nhất, và vốn chủ sở hữu trong đó, với sổ sách vào ngày cuối cùng của năm đó. Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ không có bảng cân đối kế toán, và một số hợp danh nhỏ và công ty được miễn Schedule L. Nếu không có bảng này, hãy bắt đầu với bảng cân đối kế toán đã lưu khi khóa sổ năm ngoái và sao kê ngân hàng, thẻ, khoản vay cuối năm, rồi so báo cáo kết quả kinh doanh của năm đã nộp với tờ khai.

Thu nhập 1099. Hãy so mọi Form 1099-NEC, Form 1099-MISC và Form 1099-K mà doanh nghiệp đã nhận với thu nhập trong sổ sách. Với tờ khai của cá nhân, IRS gửi thông báo CP2000 khi thu nhập do bên trả tiền báo cáo không khớp với tờ khai. Chủ doanh nghiệp một chủ có thể yêu cầu bảng ghi tiền lương và thu nhập, nhưng bảng này chỉ cho thấy các form thực sự đã nộp cho IRS, không nhất thiết là tất cả form đã phát hành. IRS không liệt kê bảng ghi tiền lương và thu nhập trong số các loại bảng ghi thuế doanh nghiệp, nên hợp danh hoặc công ty nên hỏi từng bên trả tiền hoặc nền tảng để lấy bản sao của họ. Thu nhập phải khai dù có nhận được Form 1099-K hay không (IRS). Một khoảng chênh không tự động là lỗi, nhưng mỗi khoảng đều đáng có một bản giải thích bằng văn bản, lưu cùng hồ sơ của tờ khai.

Xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước và đối chiếu doanh thu, khoản thanh toán và Form 1099-K.

Làm sao biết các tháng cũ đã khóa có đang bị thay đổi không?

Các tháng đã khóa đang bị thay đổi khi một con số của kỳ đã kết thúc khác nhau giữa hai bản của cùng một báo cáo. Ba dấu hiệu cho thấy điều đó:

• số dư đầu kỳ của một bản đối chiếu không còn khớp với sao kê;
• tổng của năm ngoái khác với bản bạn đã lưu;
• vốn chủ sở hữu đầu kỳ không còn khớp với bảng cân đối kế toán cuối năm đã lưu hoặc Schedule L đã nộp.

Hãy hỏi ba điều: ngày mà sổ sách được khóa đến, ai giữ mật khẩu, và danh sách các bút toán được thêm hoặc sửa sau ngày đó, nếu phần mềm kế toán có lưu nhật ký thay đổi. Sau khi nộp tờ khai, hãy lưu bảng cân đối kế toán cuối năm và báo cáo kết quả kinh doanh dưới dạng PDF; bản đó là mốc so sánh cho lần sau.

Trong một cuộc kiểm tra thuế, IRS có thể yêu cầu tệp phần mềm kế toán, và phần hỏi đáp mà IRS công bố cho biết nhân viên kiểm tra thuế có thể xem xét các bút toán được tạo hoặc thay đổi trong năm bị kiểm tra. Việc thay đổi sổ sách sau khi nộp tờ khai tự nó không sửa tờ khai đã nộp, nhưng có thể khiến tờ khai không còn khớp với sổ sách; việc đó có quan trọng hay không tùy vào điều đã thay đổi. Xem một năm đã nộp liên tục bị thay đổi.

Tôi có thể tự kiểm tra gì mỗi tháng trong 30 phút?

Sáu bước kiểm tra, mỗi bước khoảng năm phút. Hãy dùng thông tin đăng nhập ngân hàng, IRS và tiểu bang của chính bạn, cùng các báo cáo xuất từ sổ sách bằng tài khoản chủ sở hữu, để bạn không phụ thuộc vào bản tóm tắt của nhân viên ghi sổ:

1. Số dư cuối kỳ. Với mỗi tài khoản ngân hàng và thẻ, khớp số dư cuối kỳ trên sao kê với số dư sao kê trên báo cáo đối chiếu, rồi khớp số dư đã điều chỉnh của báo cáo với số dư trong sổ sách vào ngày đó.
2. Các khoản chưa khớp. Hãy đọc danh sách. Bất kỳ khoản nào cũ hơn một kỳ sao kê đều cần có lý do.
3. Bảng cân đối kế toán. Tìm tiền mặt âm, số dư chưa phân loại, số dư treo hoặc trung gian và các khoản vay bạn không nhận ra.
4. Khoản nộp thuế lương. So lịch sử thanh toán của IRS với báo cáo tiền lương của tháng đó.
5. Thuế bán hàng. Xác nhận trong tài khoản tiểu bang rằng kỳ đó đã được nộp tờ khai và thanh toán.
6. Các tháng đã khóa. So tổng khóa sổ của tháng trước với bản PDF bạn đã lưu.

Nếu một bước kiểm tra không đạt, hãy hỏi nhân viên ghi sổ bằng văn bản những bút toán nào giải thích điều đó. Một lỗi vẫn không được giải thích, hoặc bất kỳ mục nào trong bảng dưới đây, là lúc nên mời chuyên gia.

Về việc cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ mà không mất quyền của chính bạn, hãy xem cấp cho nhân viên ghi sổ quyền truy cập tài khoản của bạn.

Khi nào tôi nên ngừng tự kiểm tra và mời chuyên gia?

Hãy ngừng tự kiểm tra khi một phát hiện cần nhiều hơn một lần sửa. Mỗi trường hợp sau đều như vậy:

Nếu bạn mất nhiều thời gian sửa lỗi của nhân viên ghi sổ hơn thời gian tự làm việc đó, câu hỏi đã chuyển từ kiểm tra sang thay người. Xem thay nhân viên ghi sổ, hoặc tiếp quản sổ sách từ kế toán viên cũ nếu nhân viên ghi sổ đã ngừng phản hồi.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Sổ sách cho thấy nhiều tiền mặt hơn ngân hàng

Sổ sách của một LLC cảnh quan ở Denver cho thấy US$42.000 tiền mặt. Ngân hàng cho thấy US$18.000. Bản đối chiếu tháng 3 chưa bao giờ hoàn tất, và US$24.000 nằm trong một tài khoản chưa phân loại. Bước đầu tiên là đối chiếu tháng 3 với sao kê, rồi xem từng bút toán chưa phân loại một. Cho đến lúc đó, không thể tin báo cáo kết quả kinh doanh.

Thuế lương được ghi là đã nộp

Sổ sách của một phòng khám nha khoa cho thấy US$9.000 thuế lương đã nộp mỗi quý. Tài khoản IRS cho thấy hai quý chưa nộp, tổng cộng US$18.000: các khoản nộp chưa bao giờ rời ngân hàng. Giả sử toàn bộ US$18.000 phải được nộp, mọi khoản nộp đều trễ hơn 15 ngày, chưa có thông báo nào của IRS và không có phần xóa phạt nào áp dụng. Khi đó tiền phạt nộp thuế trễ là 10%, tức US$1.800. Mức này thành 15% (US$2.700), thay cho 10%, nếu thuế vẫn chưa nộp quá 10 ngày sau thông báo đầu tiên của IRS hoặc vào ngày nhận được thông báo đòi nộp ngay, tùy ngày nào đến trước. Tiền lãi và các khoản phạt khác cũng có thể áp dụng.

Vốn chủ sở hữu đầu kỳ không khớp với gì cả

Sổ sách S corporation của một nhà tư vấn cho thấy vốn chủ sở hữu đầu kỳ là US$15.000. Con số này không khớp với vốn chủ sở hữu cuối kỳ trên Schedule L đã nộp năm ngoái, cũng không khớp với bảng cân đối kế toán cuối năm được lưu sau khi nộp. Tệp đã bị mở lại và một năm đã khóa bị thay đổi. Bước đầu tiên là danh sách các bút toán được sửa sau khi tờ khai được nộp. Tờ khai có cần điều chỉnh hay không tùy vào những gì danh sách đó cho thấy.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều tháng chưa bao giờ được đối chiếu: hãy xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và dọn dẹp hay làm lại từ đầu để chọn giữa sửa từng tháng và dựng lại. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán khi việc hoàn thiện vượt quá khả năng tự làm của bạn.
• Số dư ngân hàng và sổ sách của bạn không khớp, hoặc các báo cáo cho thấy khoản tiền mặt bạn không có, và bạn không phân biệt được khoảng chênh do thời điểm với lỗi: một chuyên gia so sánh sao kê với sổ sách sẽ cho bạn biết sổ sách có thể sửa từng tháng hay phải dựng lại, và liệu có gì đã nộp bị ảnh hưởng hay không. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán.
• IRS hoặc tiểu bang cho thấy thuế lương hoặc thuế bán hàng chưa nộp, hoặc bạn có một thông báo: hãy xem ai trả tiền phạt sau lỗi của nhân viên ghi sổ. Thông báo ấn định một ngày phải phản hồi, nên hãy nhận dịch vụ ghi sổ kế toán sớm.
• Số dư đầu kỳ hoặc vốn chủ sở hữu khác với sổ sách cuối kỳ năm ngoái hoặc Schedule L đã nộp: hãy xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm trước và dịch vụ ghi sổ kế toán để kiểm tra tờ khai có bị ảnh hưởng không.
• Bạn không chắc việc nào là của nhân viên ghi sổ và việc nào là của bạn: hãy xem nhân viên ghi sổ cần gì từ bạn.
• Nhân viên ghi sổ đã biến mất hoặc bạn sẵn sàng đổi người: hãy xem thay nhân viên ghi sổ.