Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp đang dùng hoặc sắp thuê nhân viên ghi sổ và muốn biết mình vẫn phải cung cấp gì
- Vợ/chồng hoặc đối tác đang giữ sổ sách cho doanh nghiệp gia đình và muốn bàn giao
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty, có hoặc không có tiền lương nhân viên
Không đề cập ở đây
- Nhân viên ghi sổ giao gì mỗi tháng, và cách kiểm tra
- Lập hệ thống lưu biên lai, biên lai bị mất và thời gian lưu giữ hồ sơ
- Làm bù sổ sách đã chậm nhiều tháng, và hồ sơ thuế tiểu bang
Nhân viên ghi sổ có mong tôi tự phân loại chi phí không, hay đó là việc của họ?
Chủ doanh nghiệp hay nhân viên ghi sổ phân loại chi phí là do phạm vi công việc bằng văn bản quyết định, không phải luật thuế. Luật yêu cầu hồ sơ chứng minh cho tờ khai và, trừ vài trường hợp, không quy định định dạng, nên bạn hoặc nhân viên ghi sổ đều có thể phân loại, miễn là sổ sách cho thấy rõ thu nhập và chi phí (Publication 583; IRS: Lưu giữ hồ sơ). Điều không nhân viên ghi sổ nào cung cấp được là những gì chỉ có ở phía bạn: vì sao bạn trả tiền, bạn đã gặp ai, một khoản tiền gửi vào là gì.
Một cách chia việc khả thi: nhân viên ghi sổ phân loại những gì nguồn ngân hàng và thẻ tự động cho thấy và hỏi về phần còn lại; bạn trả lời, gửi những gì còn thiếu và giữ hồ sơ. Hãy ghi ra văn bản, nếu không công việc sẽ dần quay về phía bạn.
Trường hợp không đơn giản khi câu hỏi cứ dồn lại và bạn vẫn phải phân loại vào cuối tuần, khi sổ sách chậm hơn tờ khai, khi có tiền lương hoặc tiền trả nhà thầu, khi tiền cá nhân và tiền kinh doanh dùng chung một tài khoản, hoặc khi doanh nghiệp nhận tiền mặt. Nếu hai trường hợp đầu giống bạn, hãy ghi việc chia phần bằng văn bản và chuẩn bị rằng những tháng bị chậm cần được làm bù trước. Từng trường hợp được trình bày bên dưới.
Hãy chuẩn bị trước: sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ (trừ khi nhân viên ghi sổ tải được), biên lai và ghi chú cho các khoản chi chưa rõ, hóa đơn khách hàng chưa thanh toán và hóa đơn nhà cung cấp, báo cáo lương, W-9 của nhà thầu tại Hoa Kỳ, sao kê khoản vay và câu trả lời của bạn cho các câu hỏi còn mở.
Mỗi tháng nhân viên ghi sổ cần gì từ tôi?
Nhân viên ghi sổ cần những gì nguồn tự động không cho thấy được. Hãy gửi một lần sau khi sao kê đã chốt, không gửi từng món một.
| Gửi | Vì sao chỉ bạn cung cấp được |
|---|---|
| Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và thẻ, trừ khi nhân viên ghi sổ tải được | Publication 583 nói hãy đối chiếu tài khoản kinh doanh mỗi tháng (khớp sổ sách với sao kê ngân hàng từng dòng). Nguồn tự động chỉ liệt kê giao dịch; sao kê là thứ sổ sách được đối chiếu, và tài khoản chưa kết nối thì không có nguồn tự động. |
| Hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp chưa có trong sổ sách, kể cả khoản chưa thanh toán | Theo phương pháp dồn tích, thu nhập và chi phí được tính khi phát sinh, không phải khi thanh toán (Publication 538), nên hóa đơn chưa thanh toán không để lại dòng nào trong ngân hàng. Xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ. |
| Câu trả lời cho các câu hỏi còn mở | Sao kê cho thấy người nhận, ngày và số tiền, không cho thấy mục đích. Publication 583 nói hãy xác định nguồn của khoản tiền gửi: thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay. |
| Biên lai, và một dòng ghi mục đích cho các khoản chi mà sao kê không giải thích | Sao kê không cho thấy đã mua gì hay vì sao. Xem phần về biên lai bên dưới. |
| Báo cáo lương và xác nhận đã nộp thuế | Người sử dụng lao động phải giữ các hồ sơ này (Publication 15). Xem phần về tiền lương và nhà thầu bên dưới. |
| W-9 của nhà thầu tại Hoa Kỳ, và cách mỗi nhà thầu được trả tiền | Có phải gửi Form 1099 hay không tùy vào số tiền đã trả và cách trả. Xem phần về tiền lương và nhà thầu bên dưới, cũng nói về nhà thầu nước ngoài. |
| Bản tóm tắt doanh thu hằng ngày, với doanh thu tiền mặt hoặc bán tại quầy | IRS: Cần lưu giữ những loại hồ sơ nào liệt kê băng giấy máy tính tiền và thông tin nộp tiền. Một khoản tiền gửi ngân hàng chỉ cho thấy tổng số, không cho thấy các khoản bán đứng sau nó. |
| Hợp đồng vay, hóa đơn thiết bị, bản kê quyết toán giao dịch | Một khoản tiền gửi hoặc thanh toán không cho thấy nó dùng cho việc gì. Publication 583 liệt kê hóa đơn mua và bán, cùng bản kê quyết toán giao dịch bất động sản, là hồ sơ cho tài sản kinh doanh. |
| Một tài khoản, thẻ, ứng dụng thanh toán, khoản vay hoặc nhân viên mới | Tài khoản mà nhân viên ghi sổ không biết là một khoảng trống trong sổ sách. |
Về những gì nhân viên ghi sổ giao lại mỗi tháng, xem dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng gồm những gì.
Có nguồn ngân hàng tự động rồi thì tôi còn cần biên lai không?
Thường là có: nguồn ngân hàng hoặc thẻ tự động không cho thấy tiền đã mua gì, nên cần biên lai hoặc ghi chú ở mọi chỗ sao kê để ngỏ điều đó. Publication 583 nói riêng bằng chứng đã thanh toán không đủ để xác lập một khoản khấu trừ thuế, và yêu cầu bạn giữ các tài liệu như phiếu thanh toán thẻ tín dụng và hóa đơn để chứng minh bạn đã phát sinh chi phí (Publication 583). IRS nói tài liệu chứng minh cần xác định người nhận, số tiền đã trả, bằng chứng thanh toán, ngày, và mô tả mặt hàng hoặc dịch vụ cho thấy đó là chi phí kinh doanh (IRS: Cần lưu giữ những loại hồ sơ nào). Nguồn tự động lo bốn điều đầu, không lo điều cuối.
Chi phí đi lại, quà tặng và xe có thêm quy định riêng. Thường cần biên lai hoặc bằng chứng tương tự cho tiền lưu trú và cho bất kỳ chi phí nào khác từ $75 trở lên (chi phí vận chuyển được miễn khi không dễ có biên lai), cùng với, thường là, một bản ghi bằng văn bản về mục đích kinh doanh được lập vào hoặc gần thời điểm đó. Số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính không được khấu trừ (Publication 463). Các trang của IRS về hồ sơ kinh doanh nói chung không đặt ngưỡng số tiền cho các chi phí khác.
| Khoản chi trong nguồn tự động | Nguồn tự động cho thấy | Bạn vẫn cần cung cấp |
|---|---|---|
| Cửa hàng bán lẻ | Cửa hàng, ngày, số tiền | Biên lai hoặc ghi chú nói đã mua gì và doanh nghiệp dùng thế nào |
| Nhà hàng | Nhà hàng, ngày, số tiền | Biên lai cho thấy số người dùng bữa (Publication 463); bạn đã gặp ai và vì sao |
| Chi phí xe như xăng | Trạm xăng, số tiền | Sổ ghi ngày, điểm đến, mục đích và số dặm của từng chuyến đi kinh doanh, cùng tổng số dặm trong năm (Publication 463, Table 5-1). Dùng mức tính theo dặm thay cho chi phí thực tế vẫn cần sổ ghi đó (26 CFR 1.274-5(j)(2)); chi phí thực tế còn cần biên lai hoặc hồ sơ chi phí. Xem yêu cầu về sổ ghi số dặm. |
Hãy yêu cầu nhân viên ghi sổ nêu trong phạm vi công việc mức tiền mà từ đó họ cần biên lai. Về một hệ thống đơn giản, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh; về những gì một biên lai hợp lệ phải có, xem yêu cầu của IRS về biên lai; về biên lai bị mất, xem biên lai bị mất.
Nhân viên ghi sổ của tôi phải xem những tài khoản, thẻ và ứng dụng thanh toán nào?
Nhân viên ghi sổ cần xem mọi tài khoản nơi tiền kinh doanh đi vào hoặc đi ra, kể cả mọi tài khoản hay thẻ cá nhân từng trả một chi phí kinh doanh. Publication 583 nói hồ sơ nên xác định nguồn của các khoản thu, điều bạn cần để tách tiền kinh doanh khỏi tiền ngoài kinh doanh và thu nhập chịu thuế khỏi không chịu thuế (Publication 583). Một tài khoản nhân viên ghi sổ không bao giờ thấy sẽ trở thành thu nhập hoặc chi phí bị thiếu.
- Tài khoản vãng lai và tiết kiệm kinh doanh, và thẻ tín dụng kinh doanh.
- Mọi tài khoản hay thẻ cá nhân đã nhận thu nhập kinh doanh hoặc đã trả một chi phí kinh doanh.
- Ứng dụng thanh toán, đơn vị xử lý thẻ và sàn thương mại. Một khoản tiền gửi có thể là số tiền ròng, nên nhân viên ghi sổ cần báo cáo chi trả đứng sau nó; xem đối chiếu doanh thu và khoản chi trả.
- Sao kê khoản vay và hạn mức tín dụng, cùng báo cáo của đơn vị xử lý lương.
- Tài khoản ở nước ngoài và ứng dụng thanh toán ở quốc gia khác đã nhận hoặc trả tiền kinh doanh.
Xem một tài khoản không giống việc chuyển tiền từ đó; xem cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ.
Có hai thứ nên giữ trong tay bạn. Thứ nhất, quyền quản trị đối với tệp kế toán: khi bị kiểm tra, IRS nói họ yêu cầu sớm tệp sao lưu phần mềm kế toán cùng tên đăng nhập và mật khẩu của quản trị viên (IRS: hồ sơ từ phần mềm kế toán điện tử). Thứ hai, nếu bạn dùng đơn vị xử lý lương, hãy có tài khoản đăng nhập riêng vào Hệ thống nộp thuế điện tử liên bang (EFTPS) của IRS để kiểm tra các khoản nộp thuế đã được thực hiện, và địa chỉ IRS lưu hồ sơ đứng tên doanh nghiệp, không phải tên đơn vị đó (IRS: Thuê ngoài việc xử lý tiền lương). Một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO) nộp thuế dưới mã số của chính họ, nên khách hàng không thấy các khoản nộp đó trong EFTPS; hãy yêu cầu họ cung cấp bằng chứng đã nộp (IRS: Khách hàng của CPEO).
Tôi nên trả lời câu hỏi của nhân viên ghi sổ nhanh đến mức nào, và điều gì xảy ra nếu tôi không trả lời?
Một thời hạn trả lời cố định, ghi vào phạm vi công việc bằng số ngày làm việc sau khi mỗi sao kê chốt, giúp câu hỏi không dồn lại. Không quy tắc thuế nào đặt thời gian phản hồi, nhưng các hạn thuế không chờ một câu hỏi còn mở. Những hạn này áp dụng cho doanh nghiệp dù phạm vi công việc ghi gì, nên nhân viên ghi sổ cần các mục được liệt kê trước chúng.
| Việc | Thường đến hạn | Cần từ bạn trước |
|---|---|---|
| Nộp thuế lương liên bang, lịch nộp hằng tháng | Chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau | Báo cáo lương của ngày trả lương |
| Form 941 | Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý | Báo cáo lương của quý và xác nhận đã nộp thuế |
| Form W-2 cho tiền lương của năm thuế này | Chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 | Tổng số liệu lương cuối năm |
| Form 1099-NEC cho nhà thầu được trả trong năm thuế này | Chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 | W-9 và tổng số tiền đã trả cho từng nhà thầu |
Hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật sẽ chuyển sang ngày làm việc kế tiếp, và người nộp Form 941 đã nộp thuế đầy đủ đúng hạn có thể nộp tờ khai trước ngày 10 của tháng thứ hai sau khi quý kết thúc (Hướng dẫn Form 941). Bảng lương lớn hơn phải nộp thuế sớm hơn; lịch nộp phụ thuộc vào tổng thuế lương các năm trước (Publication 15). Các hạn về thuế lương và thuế bán hàng của tiểu bang là riêng và không được đề cập ở đây.
Câu hỏi không được trả lời có ba cái giá. Sổ sách vẫn chưa đầy đủ, nên các báo cáo bạn dựa vào bị lệch. Một khoản chi bạn không giải thích được có thể không được chứng minh, vì bạn phải chứng minh được một số yếu tố của khoản chi mới khấu trừ được (IRS: Nghĩa vụ chứng minh). Và trí nhớ phai dần: Publication 463 nói bản ghi lập vào lúc đó có giá trị hơn bản lập sau, khi trí nhớ đã kém.
Trên thực tế, các khoản chi chưa được trả lời thường nằm trong một tài khoản chưa phân loại và tháng đó vẫn còn mở. Hãy thống nhất trong phạm vi công việc nhân viên ghi sổ sẽ làm gì khi hết thời hạn; xem khoản chi chưa phân loại trước mùa thuế.
Tôi nợ nhân viên ghi sổ thông tin gì về tiền lương và nhà thầu?
Nhân viên ghi sổ cần báo cáo lương cho mỗi ngày trả lương, xác nhận đã nộp thuế và bản sao các tờ khai đã nộp. Với mỗi nhà thầu là người Hoa Kỳ (US person), nhân viên ghi sổ cần Form W-9, tốt nhất thu thập trước lần thanh toán đầu tiên, và ghi chú về cách nhà thầu được trả tiền.
Tiền lương. Publication 15 nói hãy giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm; quy định tính thời gian đó từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp thuế và ngày thuế được nộp (26 CFR 31.6001-1(e)(2)). Hồ sơ gồm số tiền và ngày trả lương, tiền tip nhân viên đã báo cho bạn, ngày và số tiền nộp thuế cùng số xác nhận, bản sao các tờ khai đã nộp cùng số xác nhận, và Form W-4 của nhân viên (Publication 15; IRS: Lưu giữ hồ sơ thuế lao động). Về cách nhập một kỳ lương, xem bút toán tiền lương.
Nhà thầu. Form W-9 là cách bên trả tiền lấy tên và mã số định danh người nộp thuế của bên nhận; người nước ngoài có thể không cung cấp mã số, và dùng Form W-8 hoặc Form 8233 thay thế (IRS: hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9). Tốt nhất thu thập W-9 trước lần thanh toán đầu tiên vì bên trả tiền thường phải khấu trừ 24% của một số khoản thanh toán, gồm cả tiền trả cho người không phải nhân viên, nếu bên nhận không cung cấp mã số đúng (Publication 15). Nhân viên ghi sổ cũng cần tổng số tiền đã trả cho từng nhà thầu trong năm và cách mỗi người được trả. Các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc qua mạng lưới thanh toán bên thứ ba do công ty thanh toán báo cáo trên Form 1099-K, không phải Form 1099-NEC (IRS: hướng dẫn Form 1099-MISC và 1099-NEC).
Về việc ai nhận biểu mẫu, gồm cả khoản trả cho công ty, xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế; với nhà thầu không chịu cung cấp mã số, xem thu thập mã số thuế từ nhà thầu; với nhà thầu nước ngoài, xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
Những gì vẫn là trách nhiệm của tôi dù người khác giữ sổ sách?
Hồ sơ, tờ khai và thuế lương vẫn thuộc về doanh nghiệp, không thuộc về nhân viên ghi sổ. Nhân viên ghi sổ làm công việc; nghĩa vụ không chuyển đi.
- Hồ sơ. IRS nói người nộp thuế tự điền tờ khai của mình và chịu trách nhiệm duy trì sổ sách và hồ sơ của mình (IRS: hồ sơ từ phần mềm kế toán điện tử). Dùng bên thứ ba để lưu giữ hoặc quản lý hồ sơ máy tính không miễn cho người nộp thuế nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ (Revenue Procedure 98-25).
- Tờ khai. Người chuẩn bị thuế ký tờ khai, nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của mọi mục trên đó (IRS Tax Topic 254).
- Thuế lương. Người sử dụng lao động thường chịu trách nhiệm về tờ khai và các khoản nộp thuế ngay cả khi bên thứ ba thực hiện, và vẫn chịu trách nhiệm nếu bên thứ ba không làm. Với tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận, tổ chức đó thường được coi là người sử dụng lao động đối với tiền lương nó trả, nhưng doanh nghiệp cũng có thể chịu trách nhiệm về thuế lao động của một số nhân viên đó (Publication 15; IRS: Thuê ngoài việc xử lý tiền lương).
Sai sót của nhân viên ghi sổ có chuyển chi phí cho ai hay không là câu hỏi riêng; xem sai sót của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt. Để kiểm tra công việc, xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.
Làm sao để ngừng trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh?
Ngừng trộn lẫn bắt đầu bằng một tài khoản vãng lai kinh doanh riêng. Publication 583 nói hãy mở một tài khoản tách biệt với tài khoản cá nhân, chỉ dùng cho mục đích kinh doanh, và gửi mọi khoản thu hằng ngày vào đó (Publication 583).
- Nhiều chủ doanh nghiệp dùng một thẻ kinh doanh và không cho khoản chi cá nhân vào thẻ đó.
- Khi bạn trả một chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân, hãy gửi biên lai và nói rõ, để doanh nghiệp có thể hoàn lại bạn. Xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.
- Hãy cho nhân viên ghi sổ biết mỗi khoản chuyển tiền là khoản vay, tiền bạn góp vào hay tiền bạn rút ra. Publication 583 nói hãy ghi nguồn của khoản tiền gửi và chỉ viết séc trả cho chính mình khi rút tiền cá nhân.
- Tránh séc trả cho tiền mặt (checks payable to cash). Nếu bạn trả bằng tiền mặt và không lấy được biên lai, Publication 583 nói hãy giải thích khoản thanh toán trong hồ sơ ngay lúc đó.
Tiền đã bị trộn lẫn là việc cần dọn dẹp: xem sửa tình trạng trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân.
Làm sao để có lại những buổi tối của tôi: giao việc gì và ghi gì vào phạm vi công việc?
Chủ doanh nghiệp có thể giao phần ghi sổ lặp lại và giữ các quyết định: trả lời câu hỏi, cung cấp tài liệu và duyệt các khoản thanh toán. Sau đó hãy thống nhất các điều khoản bằng văn bản, cùng với dòng về biên lai ở trên:
| Thống nhất trong phạm vi công việc | Vì sao |
|---|---|
| Ai phân loại, và ai đòi nhà cung cấp hóa đơn còn thiếu | Nếu không, mỗi bên cho rằng bên kia làm. |
| Một ngày chốt hằng tháng cho sao kê và tài liệu | Hồ sơ đến đầy đủ, không đến từng phần. |
| Số ngày làm việc bạn có để trả lời, và nhân viên ghi sổ làm gì với các mục còn mở sau đó | Các mục còn mở khi đó theo một quy tắc thay vì dồn lại. |
| Mức quyền truy cập cho từng tài khoản | Nhân viên ghi sổ có thể xem mà không thể chuyển tiền. |
| Ai lo báo cáo lương, W-9 của nhà thầu và tổng số Form 1099 | Những việc này gắn với các hạn thuế. |
| Ai gửi hồ sơ cuối năm cho người chuẩn bị thuế | Tờ khai bắt đầu từ sổ sách. |
Về cách diễn đạt, xem thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ nên ghi gì và câu hỏi cần hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ. Nhà hàng hoặc doanh nghiệp thu tiền mặt cũng nên hỏi cách ghi doanh thu hằng ngày; xem ghi sổ doanh thu hằng ngày.
Nếu tôi là vợ/chồng hoặc đối tác đang làm sổ sách cho doanh nghiệp gia đình và muốn thôi thì sao?
Vợ/chồng hoặc đối tác giữ sổ sách cho doanh nghiệp gia đình có thể bàn giao, nhưng các chủ sở hữu vẫn giữ trách nhiệm.
- Hãy liệt kê những gì bạn làm mỗi tháng, kể cả những việc không ai giao, chẳng hạn đi đòi biên lai và thanh toán hóa đơn. Danh sách đó sẽ thành phạm vi công việc.
- Chuyển phần việc lặp lại cho nhân viên ghi sổ. Để lại cho các chủ sở hữu những quyết định chỉ chủ sở hữu mới đưa ra được.
- Hãy cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ, đưa tờ khai đã nộp gần nhất và tháng gần nhất bạn chắc chắn là đúng. Xem số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán.
- Một số người vợ/chồng giữ quyền truy cập của mình cho đến khi nhân viên ghi sổ mới đối chiếu xong tháng đầu tiên.
Nếu doanh nghiệp có nhân viên, hãy kiểm tra tiền lương trước khi bạn rút lui. Theo section 6672, tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) là 100% số thuế đã khấu trừ nhưng chưa nộp, và có thể áp dụng cho người có trách nhiệm đã hành động cố ý. Publication 15 nói điều đó có thể gồm người ký séc hoặc có thẩm quyền khiến tiền của doanh nghiệp được chi (Publication 15). IRS thường có 3 năm để ấn định khoản phạt này, tính từ 15 tháng 4 sau năm trả lương hoặc từ ngày nộp tờ khai muộn hơn, và không có giới hạn khi tờ khai lương chưa được nộp (IRM 5.7.3). Ai được tính là người có trách nhiệm nằm trong tiền phạt thu hồi thuế ủy thác; nếu các khoản nộp thuế bị chậm, xem chậm nộp thuế lương.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.
Một nhà hàng trả lời mỗi tháng một lần
Sao kê thẻ của một nhà hàng có 60 khoản chi mà nhân viên ghi sổ không xác định được. Phạm vi công việc cho chủ nhà hàng ba ngày làm việc sau khi mỗi sao kê chốt để trả lời. Chủ nhà hàng dành một buổi 30 phút trong khoảng đó, trả lời cả 60 khoản một lần và gửi bản tóm tắt doanh thu hằng ngày cùng các khoản tiền gửi ngân hàng. Trong phạm vi công việc này, nhân viên ghi sổ phân loại và chủ doanh nghiệp trả lời. Nhân viên ghi sổ gom câu hỏi cho buổi đó thay vì nhắn tin giữa giờ phục vụ bữa tối.
Một khoản chi thẻ US$280
Nguồn tự động của chủ một cửa hàng trực tuyến cho thấy một khoản chi thẻ US$280 tại khách sạn trong chuyến đi dự hội nghị. Nhân viên ghi sổ có thể gắn nhãn đi lại nhưng vẫn cần bằng chứng cho khoản đó. Tiền lưu trú thường cần biên lai ở mọi mức tiền, nên chủ cửa hàng gửi biên lai khách sạn, các ngày, điểm đến và mục đích kinh doanh.
Hai chủ sở hữu và việc bàn giao trước ngày 10
Một LLC cảnh quan có hai chủ sở hữu, và một người giữ sổ sách vào thời gian rảnh. Họ thuê nhân viên ghi sổ và bàn giao trước ngày 10 mỗi tháng: sao kê của từng tài khoản, báo cáo lương, W-9 của nhà thầu phụ mới và câu trả lời cho các câu hỏi còn mở. Người trước đây giữ sổ xem lại công việc mỗi tháng trong một buổi ngắn, và các chủ sở hữu giữ tài khoản đăng nhập EFTPS của doanh nghiệp để xác nhận các khoản nộp thuế lương.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Câu hỏi cứ dồn lại, bạn vẫn phân loại vào cuối tuần, hoặc sổ sách chậm hơn tờ khai: việc bàn giao hằng tháng bắt đầu từ sổ sách đã đóng, nên những tháng bị chậm thường cần được làm bù trước. Xem làm bù sổ sách quá hạn; về việc ai làm gì mỗi tháng, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn làm sổ sách cho doanh nghiệp gia đình và muốn thôi: xem dịch vụ ghi sổ kế toán và số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán.
- Bạn muốn đổi nhân viên ghi sổ: xem thay nhân viên ghi sổ và tiếp nhận sổ sách từ kế toán cũ.
- Bạn đã bỏ lỡ các khoản nộp thuế lương hoặc IRS đã gửi thông báo về thuế lương: xem chậm nộp thuế lương và thông báo của IRS gửi đến doanh nghiệp của bạn.
- Bạn trả tiền cho người làm việc như nhân viên nhưng gọi là nhà thầu: xem nhà thầu có thể là nhân viên.
- Tiền cá nhân và tiền kinh doanh đã bị trộn lẫn: xem sửa tình trạng trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân.
- Bạn điều hành nhà hàng hoặc doanh nghiệp thu tiền mặt: xem hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp thu tiền mặt.
- Bạn điều hành S corporation hoặc nhiều công ty: xem ghi sổ kế toán cho S corporation và sổ sách cho nhiều công ty.
- Bạn có tài khoản bằng ngoại tệ: xem tài khoản ngoại tệ trong sổ sách Hoa Kỳ.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Ngưỡng cần biên lai, chi phí đi lại, quà tặng và xe (lưu trú luôn cần) Phải có chứng từ bằng tài liệu cho mọi khoản lưu trú khi đi công tác xa nơi cư trú và cho mọi khoản chi khác từ số tiền này trở lên; với chi phí vận chuyển thì được miễn khi không có sẵn. Mức này nằm trong các quy tắc section 274(d) (đi lại, quà tặng, tài sản được liệt kê), không nằm trong quy tắc chung về chi phí thông thường | $75 | IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe Đã kiểm tra |
| Hạn nộp thuế lương hằng tháng tại Hoa Kỳ Người sử dụng lao động mới nộp Form 941 thông thường bắt đầu với lịch nộp hằng tháng; áp dụng quy tắc nộp vào ngày làm việc kế tiếp | Ngày 15 của tháng sau | IRS: Publication 15 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 941 hằng quý Thông thường là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1; có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý | IRS: Hướng dẫn Form 941 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp và hạn gửi Form W-2 và Form W-3 cho năm 2026 Nộp Form W-2 và W-3 năm 2026 cho SSA và cung cấp W-2 cho nhân viên chậm nhất vào ngày này | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3 (2026) Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1099-NEC và hạn gửi người nhận cho các khoản thanh toán trong năm 2026 Ngày 31 tháng 1 thông thường rơi vào Chủ Nhật năm 2027, nên hạn chuyển sang ngày làm việc kế tiếp | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Mức khấu trừ dự phòng trên các khoản thanh toán phải khai báo Mức khấu trừ dự phòng liên bang hiện hành đối với các khoản thanh toán thuộc diện áp dụng quy định này | 24% | IRS: Khấu trừ dự phòng Đã kiểm tra |
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, Hướng dẫn về thuế cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngày được coi là ngày nộp tờ khai thuế lao động hằng năm để tính thời hạn ấn định thuế Trong năm dương lịch tiếp theo; nếu thực tế nộp tờ khai sau đó thì thời hạn ấn định thuế cũng bắt đầu muộn hơn; các ngoại lệ có thể tạm dừng hoặc loại bỏ giới hạn thời gian | 15 tháng 4 | IRS: Quy định về ấn định tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Cần lưu giữ những loại hồ sơ nào
- IRS: Nghĩa vụ chứng minh
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Hồ sơ từ phần mềm kế toán điện tử, các câu hỏi thường gặp
- IRS: Revenue Procedure 98-25
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn về thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 941
- IRS: Thuê ngoài việc xử lý tiền lương
- IRS: Lưu giữ hồ sơ thuế lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và Form 1099-NEC
- IRS: Hướng dẫn dành cho bên yêu cầu Form W-9
- IRS: Tax Topic 254, Cách chọn người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- 26 CFR 1.274-5, Yêu cầu chứng minh chi phí
- 26 CFR 31.6001-1, Hồ sơ về thuế lao động
- 26 U.S.C. 6672, Không thu và không nộp thuế
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, Trách nhiệm và sự cố ý trong tiền phạt thu hồi thuế ủy thác
- IRS: Khách hàng của CPEO cần biết gì
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.