Khi nào nên thay nhân viên ghi sổ: rà soát và chuyển giao

Khi nào tôi nên chấm dứt hợp tác với nhân viên ghi sổ?

Có thể cần thay nhân viên ghi sổ khi sổ sách không còn đủ để làm cơ sở cho tờ khai, hoặc khi đã bỏ lỡ một hạn nộp. Nghĩa vụ giữ sổ sách đầy đủ thuộc về người nộp thuế, không phải nhân viên ghi sổ: sổ sách phải đủ để xác định tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (26 CFR 1.6001-1). Publication 583 nói hãy đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng để sao kê, sổ séc và sổ sách khớp nhau.

Một lần chốt sổ trễ là lý do để ghi rõ phạm vi công việc và các mốc thời gian (thư thỏa thuận dịch vụ), không phải lúc nào cũng là lý do để chấm dứt hợp tác. Một chuỗi sự việc lặp lại có thể là lý do để đổi người; bất kỳ dấu hiệu nào sau ba dòng đầu cũng vậy.

Trường hợp không đơn giản là khi một tờ khai lương, thuế bán hàng hoặc tờ khai doanh nghiệp đã được nộp từ những sổ sách này, khi nhân viên ghi sổ giữ bản duy nhất của tệp hoặc là admin duy nhất, khi hơn vài tháng chưa được đối chiếu, hoặc khi một hạn nộp, khoản vay hoặc tờ khai đã gần. Hãy tập hợp sao kê ngân hàng và thẻ của cả năm, tờ khai doanh nghiệp đã nộp gần nhất cùng mọi schedule, và các báo cáo cùng thông báo mới nhất về lương và thuế bán hàng.

Đổi nhân viên ghi sổ không đổi người chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế lương. IRS nói người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về các khoản nộp thuế kể cả khi bên thứ ba nộp thay, và cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân với một số khoản thuế liên bang chưa nộp (IRS). Trong công ty, hợp danh hoặc LLC, cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc người khác kiểm soát việc thanh toán có thể bị ấn định cá nhân khoản phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty), bằng số thuế đã khấu trừ chưa nộp, nếu cố ý không nộp (section 6672; IRS). Thời hạn thông thường là 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm tính lương, hoặc kể từ ngày nộp tờ khai nếu muộn hơn: khoản phạt thu hồi thuế ủy thác. Các khoản phạt đã phát sinh do sai sót: ai trả tiền phạt.

Có ai cho tôi ý kiến thứ hai về QuickBooks của tôi trước khi tôi chấm dứt hợp tác với ai không?

Có. Ý kiến thứ hai là một đợt rà soát kiểm tra tệp mà không thay đổi nó. Nếu bạn giữ vai trò admin, bạn có thể mời người rà soát trước khi thông báo việc đổi người, khi các điều khoản hợp tác của bạn cho phép: trong QuickBooks Online, admin chính hoặc admin công ty mời một người dùng là kế toán viên (trợ giúp của QuickBooks Online). Người dùng đó thường có thể sửa dữ liệu, nên hãy thống nhất rằng người rà soát chỉ làm việc từ các báo cáo và không thay đổi gì. Nếu nhân viên ghi sổ là admin duy nhất, thì nhân viên ghi sổ phải thêm người rà soát: hãy lấy quyền admin trước (phần tiếp theo), hoặc xin các báo cáo và một bản sao lưu.

Bất kỳ nhân viên ghi sổ hay kế toán viên độc lập nào cũng làm được việc này. Hãy đưa cho người rà soát sao kê của cả năm và tờ khai đã nộp gần nhất. Người rà soát kiểm tra sáu điều:

1. Từng tài khoản ngân hàng và thẻ có đối chiếu khớp với sao kê, từng tháng một không, và tháng nào việc đối chiếu dừng lại.
2. Số dư ban đầu có khớp với bảng cân đối kế toán của tờ khai đã nộp gần nhất (Schedule L) không, hoặc với sao kê cuối năm nếu tờ khai không có bảng này.
3. Các khoản nợ lương và thuế bán hàng trong sổ sách có khớp với những gì IRS và tiểu bang ghi nhận là đã nộp và đã thanh toán không.
4. Các số dư tài khoản tạm, tài khoản bù trừ và chưa phân loại (các tài khoản giữ khoản chưa xếp được vào đâu) nhỏ và mới, hay lớn và cũ.
5. Các tháng đã đóng có bị sửa sau khi tờ khai được nộp không.
6. Các khoản trả cho nhà thầu có được đánh dấu và có Form W-9 làm chứng từ không.

Kết quả thường là một trong ba: tệp tốt và chỉ cần sửa thói quen làm việc, tệp có thể được sửa từ một tháng còn khớp, hoặc tệp nên được làm lại từ cuối năm đã nộp tờ khai gần nhất. Kết quả đó quyết định ngày chuyển giao. Những gì bạn có thể tự kiểm tra mỗi tháng: kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.

Ai sở hữu sổ sách, và tôi cần quyền truy cập nào trước khi nói với ai?

Nghĩa vụ giữ sổ sách là của bạn, còn quyền kiểm soát tệp thuộc về người giữ vai trò admin. Trong QuickBooks Online, chỉ admin chính hoặc admin công ty mới mời được hoặc xóa được người dùng là kế toán viên (mời; xóa). Nếu nhân viên ghi sổ là admin duy nhất, chỉ nhân viên ghi sổ mới thêm bạn được, nên hãy lấy quyền admin trước.

Trước khi nêu việc đổi người, hãy đọc thư thỏa thuận dịch vụ hoặc hợp đồng để biết thời gian báo trước, những gì nhân viên ghi sổ phải bàn giao và hóa đơn cuối cùng (không có thư: thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ). Sau đó xác nhận rằng bạn giữ đăng nhập cấp chủ sở hữu của chính mình, không phải của nhân viên ghi sổ, cho:

• tệp kế toán và gói đăng ký của nó: nếu email và thẻ của nhân viên ghi sổ đang gắn vào đó, hãy yêu cầu chuyển vai trò admin sang bạn trước;
• ngân hàng trực tuyến và mọi tài khoản thẻ;
• nhà cung cấp dịch vụ tiền lương;
• tài khoản IRS trực tuyến của bạn và đăng ký EFTPS của chính bạn, hệ thống nộp thuế điện tử liên bang;
• từng tài khoản thuế bán hàng và thuế lương của tiểu bang.

Nếu nhân viên ghi sổ là người hành nghề (practitioner; trong đó có CPA, enrolled agent hoặc luật sư), một quy định liên bang buộc họ phải trả lại khi được yêu cầu các hồ sơ của khách hàng mà bạn cần cho nghĩa vụ thuế liên bang, và tranh chấp về phí nói chung không được dùng làm lý do từ chối, tuy nhiên một tờ khai, schedule hoặc tài liệu khác do họ lập không phải là hồ sơ của khách hàng khi đang bị giữ vì phí của chính tài liệu đó chưa trả (31 CFR 10.28; ai là người hành nghề). Các nghĩa vụ tương tự áp dụng cho bất kỳ ai được trả tiền để lập toàn bộ hoặc phần lớn một tài liệu nộp cho IRS (31 CFR 10.8). Nhân viên ghi sổ không lập gì cho IRS chỉ bị ràng buộc bởi các điều khoản hợp tác và luật tiểu bang, vì vậy quyền truy cập phải đến trước. Nếu nhân viên ghi sổ đã ngừng trả lời: tiếp nhận sổ sách từ kế toán viên cũ.

Ngày chuyển giao nào phù hợp cho việc đổi người giữa năm?

Hãy dùng ngày đầu tiên của một tháng đi sau một tháng đã đối chiếu đầy đủ. Đó là ngày chuyển giao (cutover date): ngày đầu tiên thuộc về nhân viên ghi sổ mới, với các báo cáo được chạy tại thời điểm cuối tháng liền trước. Đây là cách làm thực tế, không phải quy định pháp luật. Số dư cuối tháng đã đối chiếu có thể được đối chiếu với sao kê ngân hàng, nên nhân viên ghi sổ mới bắt đầu từ một con số đã được chứng minh. Chuyển giao giữa tháng chia một sao kê cho hai người, và không ai chịu trách nhiệm đối chiếu.

Nếu bảng lương cũng đổi người, cuối quý sẽ gọn hơn: IRS nói chỉ nộp Form 941 một lần cho mỗi quý (IRS). Xem đổi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương.

Làm lại từ đầu, dòng cuối cùng ở trên, nghĩa là dựng lại từ cuối năm đã nộp tờ khai gần nhất: dọn sổ hay bắt đầu lại.

Tôi cần thu thập gì từ nhân viên ghi sổ cũ trước khi họ rời đi?

Hãy thu thập mọi thứ giúp người khác chứng minh được sổ sách tại ngày chuyển giao, và lấy trước khi quyền truy cập bị gỡ.

Hãy giữ các hồ sơ cũ sau khi bàn giao. Hồ sơ chứng minh một tờ khai phải được giữ cho đến khi thời hiệu kết thúc, nói chung là 3 năm sau khi nộp tờ khai hoặc sau hạn nộp, tùy mốc nào muộn hơn; hồ sơ thuế lao động, ít nhất bốn năm sau khi thuế đến hạn hoặc đã nộp, tùy mốc nào muộn hơn. Thời hiệu không có giới hạn khi không nộp tờ khai hoặc tờ khai gian lận, và là 6 năm khi thu nhập bị bỏ sót trên tờ khai vượt quá 25% tổng thu nhập ghi trên đó. Hồ sơ về tài sản, như bảng tài sản cố định và khấu hao, được giữ cho đến khi thời hiệu của năm tài sản được thanh lý kết thúc (IRS; Publication 583). Xem thêm: giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Làm sao khóa các tháng đã đóng để công việc cũ không còn bị thay đổi?

Hãy đặt ngày khóa sổ vào ngày chuyển giao, sau khi tháng liền trước đã được đối chiếu và bạn đã giữ các bản sao. Trong QuickBooks Online, admin chính hoặc admin công ty đặt ngày này, hãng phần mềm nói hãy đối chiếu các tài khoản đến ngày khóa trước, và hãng mô tả tùy chọn mật khẩu là cách an toàn hơn (trợ giúp của QuickBooks Online). Hãy tự giữ mật khẩu.

Khóa sổ đặt các chỉnh sửa sau này sau một cảnh báo hoặc mật khẩu. Nó không hoàn tác các chỉnh sửa đã thực hiện, nên hãy so báo cáo cuối năm với tờ khai đã nộp trước khi đặt khóa. Các bước và giới hạn: ngày khóa sổ sau khi nộp thuế.

Làm sao gỡ quyền của nhân viên ghi sổ cũ mà không bỏ lỡ khoản thanh toán nào?

Gỡ quyền truy cập sau cùng, từng tài khoản một, sau khi nhân viên ghi sổ mới đã xác nhận tài khoản đó hoạt động với đăng nhập mới. Ngoại lệ là khi nghi mất tiền: nếu các khoản thanh toán đi đến những người nhận mà bạn không truy ra được hóa đơn, hoặc nhân viên ghi sổ có thể chuyển tiền, hãy cắt quyền truy cập ngân hàng, thẻ và nguồn tiền lương của nhân viên ghi sổ trước, và nếu bạn giữ quyền admin thì sao chép các báo cáo và bản sao lưu ngay trong ngày. Đừng chờ đến ngày chuyển giao.

1. Sao chép các báo cáo và bản sao lưu.
2. Thêm nhân viên ghi sổ mới vào từng tài khoản: phần mềm, ngân hàng nếu có người dùng giới hạn, nhà cung cấp dịch vụ tiền lương.
3. Liệt kê mọi khoản thanh toán tự động và bút toán định kỳ gắn với đăng nhập cũ: thanh toán hóa đơn, nguồn tiền lương, thanh toán thẻ, các khoản nộp thuế đã lên lịch. Xác nhận từng khoản vẫn sẽ chạy.
4. Kiểm tra các hạn nộp trong bảng hồ sơ nộp bên dưới trước khi gỡ quyền của ai.
5. Xóa người dùng cũ. Trong QuickBooks Online, admin chính hoặc admin công ty xóa người dùng là kế toán viên, và hãng phần mềm nói quyền truy cập chấm dứt ngay (trợ giúp của QuickBooks Online).
6. Đổi mọi mật khẩu mà nhân viên ghi sổ cũ biết.

Một số quyền truy cập nằm ở IRS. Nếu nhân viên ghi sổ hoặc công ty tiền lương nộp tờ khai và nộp thuế thay bạn với tư cách đại lý báo cáo (reporting agent, Form 8655), ủy quyền với IRS cũng phải đổi, và IRS khuyên người sử dụng lao động không đổi địa chỉ đã đăng ký sang địa chỉ của nhà cung cấp (IRS). Chi tiết: đổi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương; quyền truy cập của người chuẩn bị thuế: đổi kế toán viên. Gỡ mọi đăng nhập: cấp cho nhân viên ghi sổ quyền truy cập vào tài khoản của bạn.

Những hồ sơ nộp nào giữ nguyên hạn khi tôi đổi nhân viên ghi sổ?

Đổi nhân viên ghi sổ không đổi hạn nộp nào. IRS nói một ủy quyền Form 8655 không miễn trách nhiệm của người nộp thuế phải nộp tờ khai và nộp thuế đúng hạn (Form 8655).

Nếu quá trình bàn giao cho thấy một khoản nộp thuế hoặc tờ khai bị bỏ lỡ, xem chậm nộp thuế lương. Chi tiết về nộp tờ khai thuế bán hàng: nộp tờ khai thuế bán hàng.

Nhân viên ghi sổ mới thiết lập số dư ban đầu và đối chiếu lại thế nào?

Nhân viên ghi sổ mới bắt đầu từ các số dư đã được chứng minh, rồi đối chiếu từng tháng kể từ ngày chuyển giao. Số dư nào thì tùy kết quả rà soát.

• Giữ nguyên tệp. Nhân viên ghi sổ mới tiếp tục trong cùng tệp. Số dư đầu kỳ của tháng đầu tiên phải bằng số dư cuối kỳ của tháng đã đối chiếu gần nhất. Nếu có chênh lệch thì có một chỉnh sửa hoặc một khoản bị thiếu: số dư đầu kỳ đối chiếu bị sai.
• Làm lại tệp. Mở tệp mới tại cuối năm đã nộp tờ khai gần nhất, từ trial balance cuối kỳ và các báo cáo của tệp cũ, sau khi chúng khớp với sao kê, và giữ tệp cũ. Tờ khai đã nộp là công cụ kiểm tra tổng số, không phải nguồn: bảng cân đối kế toán của nó phải khớp với sổ sách (Form 1120-S). Số dư nào không khớp thì chứng minh bằng sao kê. Mỗi tháng từ đó đến nay được nhập từ sao kê và đối chiếu trước khi sang tháng sau (số dư ban đầu sau khi đổi kế toán viên). Schedule C khai báo thu nhập hoặc lỗ (IRS), nên không có bảng cân đối kế toán để đối chiếu, và một số tờ khai của hợp danh, S corporation và C corporation bỏ qua Schedule L (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); khi đó sao kê cuối năm là công cụ kiểm tra.

Trong cả hai trường hợp, hãy so lợi nhuận từ đầu năm đến nay với báo cáo cuối cùng của nhân viên ghi sổ cũ cho cùng ngày. Mỗi chênh lệch là một câu hỏi dành cho người rà soát. Từ đó hãy đối chiếu hằng tháng, như Publication 583 khuyên.

Nếu các tờ khai đã được nộp từ sổ sách cũ thì sao?

Tờ khai đã nộp giữ nguyên như đã nộp cho đến khi có bản điều chỉnh thay thế, và việc đổi nhân viên ghi sổ không làm thay đổi nó. Việc điều chỉnh là bằng tờ khai điều chỉnh hoặc, với hợp danh chưa chọn không áp dụng chế độ kiểm tra tập trung, bằng yêu cầu điều chỉnh hành chính (administrative adjustment request) (IRS). Hãy so sổ sách của từng kỳ đã nộp với tờ khai của kỳ đó, và ghi lại mọi khác biệt. Tránh sửa các tháng đã khóa để cho chúng khớp.

Tờ khai lương và thuế bán hàng đi trước: chúng có tiền phạt nộp thuế và, với lương, trách nhiệm của người sử dụng lao động. Có cần điều chỉnh tờ khai nào không, và theo thủ tục nào, tùy vào các số liệu thay đổi và loại pháp nhân: điều chỉnh tờ khai doanh nghiệp đã nộp. Thông báo đã nhận có hạn riêng: thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn.

Khi nào việc này quá lớn để chỉ đổi người đơn giản?

Đổi người đơn giản hiệu quả khi người rà soát có thể đối chiếu tệp với sao kê và tờ khai đã nộp gần nhất, và không có gì đã nộp bị sai. Nếu không, kết quả tìm thấy quyết định hướng xử lý.

Ba quyết định định ra kế hoạch: sửa hay làm lại, ngày chuyển giao, và những hồ sơ nộp nào có thể cần điều chỉnh. Mỗi quyết định tùy vào những gì việc rà soát tìm thấy trong tệp.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

S corporation làm cảnh quan ngừng đối chiếu từ tháng 3

Một S corporation có doanh thu US$600.000 phát hiện các tài khoản của mình chưa được đối chiếu từ tháng 3. Chủ sở hữu đặt ngày 1 tháng 7 làm ngày chuyển giao, ngày sau cuối quý, và một người rà soát đối chiếu từ tháng 3 đến tháng 6 với sao kê trước khi chuyển bất cứ thứ gì. Nếu mọi tháng đều khớp, nhân viên ghi sổ mới bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 và đối chiếu tháng 7 trước. Nếu tháng 3 không khớp, ngày chuyển giao dời đến ngày đầu tiên sau tháng cuối cùng còn khớp, và các tháng sau được bắt kịp. Công ty có chạy bảng lương, nên Form 941 cho tháng 4 đến tháng 6 và các khoản nộp thuế cuối tháng 6 vẫn đến hạn sau ngày 1 tháng 7: chủ sở hữu chỉ định ai nộp tờ khai và nộp thuế.

LLC của một chuyên gia tư vấn, nơi nhân viên ghi sổ là admin duy nhất

Một LLC một thành viên có doanh thu US$180.000 có nhân viên ghi sổ là quản trị viên duy nhất của tệp. Chủ sở hữu trước tiên lấy quyền admin, rồi lưu bản sao lưu và các báo cáo, thêm nhân viên ghi sổ mới, sau đó xóa người dùng cũ. Chủ sở hữu đặt ngày khóa sổ vào ngày chuyển giao và giữ mật khẩu.

Nhà hàng hợp danh hai người cho nhân viên ghi sổ nghỉ việc

Một hợp danh nhà hàng trả lương US$25.000 mỗi tháng kiểm tra tài khoản EFTPS của chính doanh nghiệp trước khi đổi người. Lịch sử thanh toán khớp với bảng lương. Nhân viên ghi sổ lập danh sách mọi khoản phải nộp trong quý tới, và các thành viên hợp danh giữ các ngày đó với nhân viên ghi sổ mới.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn muốn nhờ người xem lại tệp trước khi nói với ai: kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ nêu những gì bạn có thể tự kiểm tra. Chạy cả sáu bước kiểm tra trên toàn bộ tệp là phần cần người khác, vì vậy hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách chậm nhiều tháng và một hạn nộp, khoản vay hoặc tờ khai đã gần: bắt kịp sổ sách quá hạn cho biết cần dựng lại gì. Tháng nào cần chứng minh trước tùy vào hạn đó, vì vậy hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Nhân viên ghi sổ cũ giữ bản duy nhất của tệp, hoặc đã ngừng trả lời: tiếp nhận sổ sách nêu cách lấy lại hồ sơ. Sửa hay làm lại tùy vào những gì lấy lại được, vì vậy hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tiền có vẻ bị mất, hoặc nhân viên ghi sổ có thể chuyển tiền: hãy cắt quyền thanh toán trước, như ở trên. Những gì cần truy và sửa tùy vào hồ sơ, vì vậy hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Việc xem xét lại phát hiện hồ sơ lương hoặc thuế bán hàng được nộp từ số liệu sai, hoặc thuế lương đã khấu trừ chưa nộp: xem chậm nộp thuế lương và điều chỉnh tờ khai doanh nghiệp đã nộp. Hồ sơ nào cần sửa tùy vào các số liệu, vì vậy hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Nhà cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc người lập tờ khai cũng đang đổi: xem đổi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương và đổi kế toán viên.
• Bạn đang chọn nhân viên ghi sổ tiếp theo: xem những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ.