Đổi kế toán giữa năm tại Hoa Kỳ: bàn giao an toàn

Bạn có thể đổi kế toán bất cứ lúc nào, kể cả vài tuần trước hạn nộp đã gia hạn, nhưng không hạn nộp nào của IRS hay tiểu bang thay đổi vì việc đó. Trong tuần đầu, hãy liệt kê mọi hạn nộp trong 90 ngày tới, nhờ một cán bộ điều hành hoặc thành viên hợp danh ký Form 8821 hoặc Form 2848 để kế toán viên mới xem được tài khoản IRS, và gửi yêu cầu bằng văn bản đến kế toán viên cũ để lấy hồ sơ. CPA, enrolled agent hoặc luật sư phải trả lại hồ sơ cho bạn kịp thời theo Circular 230 section 10.28.

Việc bàn giao đơn giản khi công ty cũ hợp tác và không có gì sắp đến hạn. Việc bàn giao cần đánh giá chuyên môn khi có thể đã lỡ một lần gia hạn hoặc một khoản nộp thuế tạm tính, khi bảng lương thay đổi giữa quý, hoặc khi công ty có chủ sở hữu nước ngoài, hoạt động ở nhiều tiểu bang hoặc có dự án tại Canada.

Làm gì trong tuần đầu tiên?

Có thể đổi kế toán giữa năm hoặc ngay trước hạn gia hạn không?

Có. Form 1120 theo năm dương lịch hạn nộp 15 tháng 4 của năm kế tiếp (ngày 15 của tháng thứ 4), hoặc ngày 15 tháng 10 nếu được gia hạn. Form 1065 và Form 1120-S hạn nộp ngày 15 tháng 3, hoặc ngày 15 tháng 9 nếu được gia hạn. Kế toán viên mới làm việc theo các mốc đó.

Form 7004 phải nộp chậm nhất vào hạn nộp gốc của tờ khai. Trên biểu mẫu này, "No signature is required" (không cần chữ ký) (hướng dẫn Form 7004), nên kế toán viên mới có thể nộp nếu kế toán viên cũ chưa nộp. Form 7004 gia hạn thời gian nộp tờ khai, không gia hạn thời gian nộp thuế. Tiền lãi tính từ hạn nộp gốc. Công ty tránh được tiền phạt nộp thuế trễ nếu đã nộp ít nhất 90% số thuế chậm nhất vào hạn gốc và nộp phần còn lại chậm nhất vào hạn đã gia hạn.

Lỡ hạn mà không gia hạn sẽ tốn tiền: C corporation nợ 5% số thuế chưa nộp mỗi tháng, tối đa 25%; hợp danh nợ $260 cho mỗi thành viên hợp danh, và S corporation nợ $260 cho mỗi cổ đông, mỗi tháng trong tối đa 12 tháng, với tờ khai đến hạn năm 2027 (thấp hơn một chút với các tờ khai trước đó). Cách xin miễn giảm có trong Tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp thuế trễ.

Kế toán viên cũ đã nộp đơn gia hạn chưa, và đã nộp bao nhiêu thuế?

Hãy yêu cầu công ty cũ cung cấp xác nhận chấp nhận nộp điện tử (e-file acknowledgment) của IRS cho từng Form 7004 và từng tờ khai. IRS không còn gửi thư chấp thuận gia hạn; IRS chỉ gửi thư khi từ chối. Nếu không có xác nhận và hạn nộp chưa qua, hãy nộp Form 7004 ngay. Nếu hạn nộp đã qua, hãy nộp tờ khai càng sớm càng tốt; tiền phạt và cách xin miễn giảm có trong Tiền phạt nộp trễ tờ khai và nộp thuế trễ.

Sau đó, hãy tự kiểm tra tài khoản:

• Business Tax Account cho thấy số dư, lịch sử nộp thuế, bảng tóm tắt (transcript) và thông báo của IRS (Business Tax Account). Với C corporation hoặc S corporation, Designated Official (người được chỉ định) phải là cán bộ điều hành hoặc thành viên quản lý, là nhân viên hiện tại đã nhận W-2 cho năm khai thuế gần nhất, và có quyền ràng buộc công ty. Nhà sáng lập ở nước ngoài không nhận lương W-2 thì không đăng ký được; cán bộ điều hành ở Hoa Kỳ có trong bảng lương thì đăng ký được. Với hợp danh, thành viên hợp danh chung (general partner) hoặc thành viên quản lý của LLC đăng ký.
• EFTPS, đăng ký bằng mã PIN riêng của công ty, cho thấy lịch sử nộp thuế 15 tháng. Việc đăng ký có thể mất tối đa năm ngày làm việc (EFTPS).
• Bảng tóm tắt (transcript). Khi đã có Form 8821 hoặc Form 2848 trong hồ sơ IRS, CPA, enrolled agent, luật sư hoặc nhà cung cấp nộp điện tử được ủy quyền có thể lấy bảng tóm tắt tài khoản và bản ghi tài khoản qua Transcript Delivery System. Form 4506-T là cách làm bằng giấy.

Form 8821 hay Form 2848: kế toán viên mới cần mẫu nào?

Form 8821 cho phép một người xem thông tin thuế của bạn; Form 2848 cho phép CPA, enrolled agent hoặc luật sư hành động thay bạn. Kế toán viên mới sẽ làm việc với IRS thay bạn thì cần Form 2848.

Nguồn: hướng dẫn Form 8821, hướng dẫn Form 2848.

Cả hai biểu mẫu đều có thể tải lên tại IRS.gov/Submit2848 hoặc Submit8821. Biểu mẫu có chữ ký điện tử chỉ được nộp ở đó; nếu không, hãy gửi thư hoặc fax với chữ ký tay. Tax Pro Account không nhận ủy quyền của doanh nghiệp (Tax Pro Account).

Hai cái bẫy:

• Thêm hành vi ở line 5a, ngoài các hành vi tiêu chuẩn đã liệt kê, hoặc giới hạn hành vi ở line 5b sẽ làm Form 2848 thành "modified" (đã sửa đổi), và người đại diện khi đó không lấy được bảng tóm tắt qua TDS (những điểm cần lưu ý).
• Mỗi pháp nhân ký biểu mẫu riêng: công ty mẹ và công ty con, hoặc doanh nghiệp đám mây GPU và LLC lưu trữ máy chủ của mình. Hãy liệt kê cả Form 941 và Form 940 khi công ty kế toán mới xử lý các vấn đề tiền lương.

Người đại diện hợp danh (partnership representative), người làm việc với IRS khi hợp danh bị kiểm tra thuế, được ghi tên trên Form 1065 của từng năm và không thay đổi khi bạn đổi kế toán. Nếu kế toán viên cũ được ghi tên, hãy chọn lại trên tờ khai kế tiếp (hướng dẫn Form 8979).

Làm sao gỡ quyền truy cập IRS của kế toán viên cũ?

Form 2848 mới thay thế Form 2848 của công ty cũ cho cùng vấn đề, nhưng không hủy Form 8821 nào. Form 8821 mới hủy các Form 8821 trước đó, trừ khi bạn giữ lại chúng. Để hủy mà không ghi tên người mới, hãy viết "REVOKE" ngang đầu một bản sao của biểu mẫu cũ, ký và ghi ngày lại, rồi gửi thư hoặc fax. Nếu không có bản sao, hãy gửi một văn bản có chữ ký liệt kê các vấn đề, các kỳ và tên người, hoặc ghi "revoke all years/periods" (hủy mọi năm/kỳ).

Ô "Yes" trên tờ khai gần nhất cho phép người chuẩn bị thuế đã ký tờ khai đó trao đổi về việc xử lý tờ khai cho đến hạn nộp gốc của năm sau. Hướng dẫn Form 1065 nói ủy quyền này không thể hủy; với Form 1120, xem IRS Publication 947.

Nếu địa chỉ của công ty cũ là địa chỉ đăng ký của bạn với IRS, hãy nộp Form 8822-B. IRS "strongly suggests" (đặc biệt khuyến nghị) không dùng địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ (thuê ngoài công việc tính lương). Cũng hãy xóa người dùng của công ty cũ khỏi phần mềm kế toán, cổng ngân hàng và cổng tính lương của bạn.

Kế toán viên mới phải nhận hồ sơ gì từ kế toán viên cũ?

Kế toán viên mới cần mọi thứ nối tờ khai năm trước với sổ sách năm nay. Hồ sơ thường quan trọng trong 3 năm sau khi nộp, và lâu hơn với tài sản và khoản lỗ (nên lưu hồ sơ bao lâu).

Yêu cầu bằng văn bản (thường gọi là "thư đổi kế toán") liệt kê các hồ sơ đó theo năm, ngày giao và định dạng, và đề nghị công ty cũ xác nhận đã nộp tờ khai gì và đã nộp thuế bao nhiêu.

Kế toán viên cũ có phải trả hồ sơ nếu chúng tôi còn nợ phí không?

Nói chung là có. Section 10.28 yêu cầu người hành nghề, khi được yêu cầu, phải trả lại mọi hồ sơ của khách hàng cần thiết để đáp ứng nghĩa vụ thuế liên bang, và tranh chấp phí thường không thay đổi điều đó. Người hành nghề có thể giữ bản sao.

• Ở nơi luật tiểu bang cho phép người hành nghề giữ hồ sơ vì phí chưa trả, người hành nghề vẫn phải trả lại các hồ sơ bắt buộc phải đính kèm tờ khai, và cho phép tiếp cận hợp lý để xem và sao chép phần còn lại.
• Hồ sơ của bạn bao gồm những gì bạn hoặc bên thứ ba đã cung cấp, và các tờ khai hay schedule mà người hành nghề đã chuẩn bị và giao cho bạn trong một hợp đồng dịch vụ trước, khi cần cho việc khai thuế hiện tại. Bảng khấu hao năm trước bạn đã nhận cũng được tính.
• Không bao gồm: tờ khai hoặc schedule mà người hành nghề đang giữ cho đến khi bạn trả phí cho chính tài liệu đó.
• Quy tắc này ràng buộc luật sư, CPA và enrolled agent. Section 10.8 nói quy tắc cũng áp dụng cho bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị toàn bộ hoặc gần như toàn bộ một tờ khai, nhưng một phán quyết của tòa án năm 2014 (Loving v. IRS) giới hạn quyền của IRS đối với người chuẩn bị thuế không có các chứng chỉ đó, nên với họ, và với nhân viên ghi sổ, hợp đồng và luật tiểu bang là quan trọng nhất.

Nếu công ty cũ không trả lời, kế toán viên mới có thể dựng lại phần lớn phía liên bang từ IRS: bảng tóm tắt tài khoản qua Transcript Delivery System và bản sao tờ khai đã nộp bằng Form 4506. Hành vi sai trái của người chuẩn bị thuế có thu phí có thể được báo cáo bằng Form 14157. Bảng khấu hao, sổ cái và giấy tờ làm việc cho tiểu bang thường chỉ có trong hồ sơ của công ty cũ hoặc trong sổ sách của chính bạn.

Tranh chấp phí và khiếu kiện hợp đồng là vấn đề pháp lý, nằm ngoài phạm vi trang này.

Có thể đổi nhà cung cấp dịch vụ tính lương giữa năm hoặc giữa quý không (Form 8655)?

Có, nhưng nếu được, hãy chuyển vào ngày đầu tiên của một quý. "File Form 941 only once for each quarter" (mỗi quý chỉ nộp một lần) (hướng dẫn Form 941), nên sau khi chuyển giữa quý, một Form 941 phải gồm tiền lương của cả hai nhà cung cấp. Nếu một trong hai nhà cung cấp nộp một Form 941 gộp cho nhiều người sử dụng lao động dưới EIN của chính họ (aggregate filer), hướng dẫn đưa ra quy tắc khác.

Form 8655 cho phép đại lý báo cáo (reporting agent) ký và nộp tờ khai điện tử, nộp thuế qua EFTPS và nhận bản sao thông báo; line 19 có thể thêm tờ khai tiểu bang và địa phương. Form 8655 mới ghi tên đại lý mới chấm dứt thẩm quyền của đại lý trước kể từ kỳ ghi trên biểu mẫu, nhưng đại lý trước vẫn giữ quyền được tiết lộ thông tin cho các kỳ trước, trừ khi quyền đó cũng bị hủy. Form 8655 không hủy Form 2848 hay 8821. Dù thế nào, người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm cho mọi tờ khai và khoản nộp thuế lương. Cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc nhân viên kiểm soát việc thanh toán mà cố ý để thuế đã khấu trừ không được nộp có thể phải tự trả số thuế đó theo section 6672, tức tiền phạt thu hồi thuế ủy thác, thường có thể ấn định trong 3 năm kể từ ngày 15 tháng 4 sau năm của quý đó (section 6501).

Nhà cung cấp mới cần tiền lương và số thuế đã khấu trừ từ đầu năm đến nay của từng nhân viên. Nếu thiếu, họ sẽ tiếp tục khấu trừ thuế An sinh Xã hội vượt quá mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội $184.500. Các khoản nộp thuế lương bị lỡ mà việc bàn giao phát hiện ra có trong Chậm nộp thuế lương.

Điều gì thay đổi với tài khoản thuế thu nhập, thuế lương và thuế bán hàng của tiểu bang?

Mỗi cơ quan tiểu bang có biểu mẫu ủy quyền riêng, và việc biểu mẫu mới có hủy biểu mẫu cũ hay không cũng khác nhau. Ví dụ:

• California Franchise Tax Board, Form 3520-BE: nộp biểu mẫu này "will not revoke" (không hủy) các tuyên bố trùng lặp trước đó, và thẩm quyền thường hết hạn sáu năm sau ngày ký.
• California EDD, Form DE 48 cho tiền lương: có hiệu lực cho đến khi bị hủy hoặc khi nhận được biểu mẫu mới.
• Texas Comptroller, Form 01-137 cho thuế đặc quyền kinh doanh và thuế bán hàng: có hiệu lực đến ngày bạn chọn hoặc đến khi bị hủy bằng văn bản, và chữ ký không được quá 12 tháng tính đến khi nộp.

Hãy kiểm tra từng tiểu bang nơi công ty nộp tờ khai, chẳng hạn Virginia, Ohio hoặc Washington. Tiểu bang mới nào cần tờ khai có trong Thuế thu nhập doanh nghiệp tại các tiểu bang khác, việc đăng ký có trong Đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác, và thuế bán hàng có trong Nộp tờ khai thuế bán hàng.

Ai nộp khoản thuế tạm tính kế tiếp?

Hãy thỏa thuận bằng văn bản ai lên lịch từng khoản nộp qua EFTPS. C corporation nộp thuế tạm tính chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ 4, 6, 9 và 12 khi dự kiến số thuế từ $500 trở lên, bằng chuyển khoản điện tử (hướng dẫn Form 1120).

Nói chung không bị phạt nếu công ty đã nộp đúng hạn ít nhất số nhỏ hơn giữa thuế năm nay và thuế năm trước. Thuế năm trước chỉ được tính nếu tờ khai năm đó đủ 12 tháng và có số thuế. Công ty lớn, có thu nhập chịu thuế từ $1 triệu trở lên trong bất kỳ năm nào của 3 năm trước, chỉ được dựa vào thuế năm trước cho khoản nộp tạm tính đầu tiên (hướng dẫn Form 2220). Tăng trưởng từ các hợp đồng trung tâm dữ liệu có thể vượt ngưỡng đó, và khi đó các khoản nộp sau của năm kế tiếp phải theo thuế của năm hiện hành. Cách đánh thuế công ty có trong C corporation bị đánh thuế thế nào.

Hợp danh và S corporation thường chuyển thu nhập sang chủ sở hữu, nên chủ sở hữu nộp thuế tạm tính trên tờ khai của mình. Nếu công ty đã chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (pass-through entity tax) của tiểu bang, chính công ty nộp thuế đó theo các mốc của tiểu bang; California yêu cầu khoản nộp đầu tiên chậm nhất vào ngày 15 tháng 6 của năm lựa chọn; từ năm 2026 đến 2030, khoản nộp bị lỡ hoặc nộp thiếu làm giảm tín thuế của chủ sở hữu 12,5% số chưa nộp (FTB). Thuế tạm tính tiểu bang của C corporation cũng theo mốc riêng của từng tiểu bang; hãy đưa chúng vào cùng lịch bằng văn bản.

Thông báo nào của IRS và tiểu bang còn đang mở?

Hãy liệt kê từng thông báo còn mở của IRS và tiểu bang, kèm hạn trả lời và người trả lời. Business Tax Account cho thấy thông báo của IRS. Ô nhận bản sao thông báo trên Form 8821 gửi bản sao của IRS cho tối đa hai người được chỉ định cho cùng vấn đề, nên hãy đánh dấu ô này cho công ty mới và xác nhận ô của công ty cũ không còn áp dụng.

Điều gì thay đổi khi có chủ sở hữu nước ngoài hoặc dự án tại Canada?

Các bước vẫn vậy, nhưng danh sách hồ sơ dài hơn. Công ty có chủ sở hữu nước ngoài còn phải bàn giao các Form 5472 và sổ giao dịch với bên liên quan; xem Người chuẩn bị thuế cần gì cho công ty có chủ sở hữu nước ngoài, và Tờ khai bị lỡ của chủ sở hữu nước ngoài nếu công ty cũ chưa từng nộp. Dự án tại Canada nghĩa là có thêm một cơ quan thuế thứ hai:

Việc bàn giao tại Canada có trong Đổi kế toán tại Canada. Nhà thầu, nhà cung cấp và doanh nghiệp đám mây GPU làm dự án trung tâm dữ liệu có thể xem dịch vụ cho trung tâm dữ liệu của chúng tôi.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thầu điện ở Dallas: lỡ khoản nộp tạm tính $42.000 tháng 9

Một C corporation bắt đầu làm công trình trung tâm dữ liệu với các đội thi công ở Virginia và Ohio, và đổi kế toán vào ngày 20 tháng 9 năm 2026. Xác nhận Form 7004 của công ty cũ cho thấy Form 1120 năm 2025 hạn nộp ngày 15 tháng 10 năm 2026.

• Thu nhập chịu thuế năm 2025 là $800.000 và thuế là $168.000, và thu nhập chịu thuế đều dưới $1.000.000 trong mỗi năm 2023, 2024 và 2025. Vì vậy cho năm 2026, công ty có thể dùng thuế năm trước: bốn khoản nộp tạm tính $42.000.
• EFTPS cho thấy khoản tháng 4 và tháng 6 đã nộp, và không ai lên lịch khoản ngày 15 tháng 9. Công ty nộp ngay; tiền phạt tính trên phần thiếu từ ngày 15 tháng 9 (Form 2220). Công ty kế toán mới lên lịch khoản ngày 15 tháng 12.
• Thu nhập chịu thuế năm 2026 hướng tới $3.000.000, nên trong năm 2027 chỉ khoản nộp tạm tính đầu tiên được dựa vào thuế năm 2026.
• Bảng lương chuyển vào ngày 1 tháng 10 theo Form 8655 mới; nhà cung cấp cũ nộp Form 941 quý ba.
• Quyền truy cập thuế đặc quyền kinh doanh và thuế bán hàng Texas đi qua Form 01-137.

Doanh nghiệp đám mây GPU rời nền tảng ghi sổ: $6.000.000 máy chủ cần chuyển sổ

Một C corporation Delaware có vốn đầu tư mạo hiểm rời một nền tảng ghi sổ cho startup vào tháng 5 năm 2026, sau khi nền tảng đã nộp Form 7004. Một nhà sáng lập ở Đài Bắc sở hữu 40% và cho công ty vay $500.000, nên Form 1120 và Form 5472 năm 2025 hạn nộp ngày 15 tháng 10 năm 2026; lỡ Form 5472 bị phạt $25.000.

• $6.000.000 máy chủ GPU bắt đầu chạy trong một trung tâm dữ liệu cho thuê chỗ đặt máy chủ ở Dallas năm 2025, để lại khoản lỗ hoạt động ròng $5.000.000 chuyển sang năm sau.
• Công ty kế toán mới yêu cầu Form 1120 và Form 5472 năm 2024, xác nhận Form 7004, bảng khấu hao theo từng tài sản, bảng theo dõi khoản lỗ và sổ giao dịch với bên liên quan.
• Giám đốc tài chính (CFO) ở Hoa Kỳ, một cán bộ điều hành nhận lương W-2, đăng ký Business Tax Account. Nhà sáng lập, với tư cách CEO, ký Form 2848 bằng chữ ký điện tử và biểu mẫu được tải lên trực tuyến.
• Form 8821 của nền tảng vẫn còn hiệu lực cho đến khi công ty hủy.

Nhà bán lại máy chủ có hai thành viên hợp danh: Form 7004 chậm nhất vào ngày 15 tháng 3

Một LLC chịu thuế như hợp danh bán lại và lắp đặt máy chủ và hệ thống làm mát ở Virginia và North Carolina, cùng một dự án ở Ontario. LLC đổi kế toán vào ngày 20 tháng 2 năm 2027, khi chưa nộp gì cho năm 2026.

• Công ty kế toán mới nộp Form 7004 chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 năm 2027, không cần chữ ký. Form 1065 giờ hạn nộp ngày 15 tháng 9 năm 2027.
• Nếu lỡ ngày 15 tháng 3 mà không gia hạn, LLC sẽ bị phạt $260 × 2 thành viên hợp danh, tức $520, mỗi tháng trong tối đa 12 tháng.
• Thành viên hợp danh nào cũng có thể ký Form 8821. Form 2848 cần cả hai, hoặc một thành viên hợp danh có thẩm quyền ràng buộc hợp danh theo luật tiểu bang (chẳng hạn theo thỏa thuận hoạt động), kèm bản sao văn bản ủy quyền đó.
• Người đại diện hợp danh năm 2026 được ghi tên trên tờ khai năm đó. Cần quyền truy cập thuế bán hàng ở cả hai tiểu bang; dự án ở Ontario theo quy tắc của Canada.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách chậm nhiều tháng: xem Cập nhật sổ sách bị chậm, hoặc Chuyển từ phương pháp kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Có năm chưa từng nộp tờ khai: xem Nộp bù tờ khai doanh nghiệp còn thiếu.
• Kế toán viên mới thấy tờ khai đã nộp bị sai: xem Sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.
• Tờ khai ngày 15 tháng 10 của công ty có chủ sở hữu nước ngoài: xem Tờ khai công ty đến hạn sau khi gia hạn.
• Doanh nghiệp Canada nay cần nộp tờ khai tại Hoa Kỳ: xem Khi nào doanh nghiệp Canada cần kế toán xuyên biên giới.
• Đội thi công hoặc nhân viên ở tiểu bang khác: xem Nhân viên ở tiểu bang khác và Thuế thu nhập thành phố Ohio cho đội thi công lưu động.
• Doanh thu ở Washington, Ohio hoặc Oregon: xem Thuế trên tổng doanh thu tại các tiểu bang khác.
• Máy chủ trong trung tâm dữ liệu cho thuê chỗ đặt máy chủ ở tiểu bang khác: xem Máy chủ ở trung tâm dữ liệu tiểu bang khác.
• Bảng khấu hao máy chủ GPU: xem Khấu trừ chi phí máy chủ GPU.
• Báo cáo hằng năm và thuế đặc quyền kinh doanh Delaware: xem Thuế đặc quyền kinh doanh Delaware.
• Sắp có vòng gọi vốn: xem Chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.
• Lỡ gia hạn, lỡ khoản nộp tạm tính hoặc nhiều tiểu bang cùng lúc: hãy mang danh sách hạn nộp, các xác nhận Form 7004 và lịch sử EFTPS đến các CPA của chúng tôi để được hỗ trợ tờ khai thuế công ty.