CPA 失联或被解雇：拿回记录、重建账簿

会计师不再回复或被我解雇：我应该先做什么？

您交给会计师的记录归您所有，而且 IRS 自己也保存着申报记录，所以不用等前任会计师，您就可以开始处理。请按以下顺序进行：

1. 找出下一个截止日期。 日历年度的 1065 表或 1120-S 表截止日为 3 月 15 日，申请延期后为 9 月 15 日。日历年度的 1120 表截止日为 次年 4 月 15 日，申请延期后为 10 月 15 日。独资经营者的 Schedule C 随 1040 表一起报税，截止日为 4 月 15 日，使用 4868 表延期后为 10 月 15 日。有工资发放的，941 表的截止日为 每季度结束后第一个月的最后一天。
2. 查看 IRS 有哪些记录。 使用企业税务账户，或申请税务记录。邮寄的税务记录只会寄到 IRS 档案中的地址（第 5 步）。
3. 书面向前任会计师索要您的记录，附上清单和交付日期。
4. 授权新事务所：提交 8821 表或 2848 表，并撤销旧事务所的授权。
5. 如果 IRS 的信件仍寄到旧事务所，更正档案中的地址。
6. 从同一个截止点开始重建账簿。

只有第 3 步需要前任会计师回复。

出现以下情况，就不算简单：截止日期临近或已过却没有申报凭证；有一个或多个年度从未申报；IRS 已寄来通知；贷款或出售正在进行；最后申报的税表与账簿对不上。这类情况要先决定申报什么，需要专业人士来判断；请看下文关于未申报税表和通知的部分。

请收集：EIN 通知、S 公司选择或 LLC 选择的批准函、每个未结年度的税务记录、每个账户的银行和信用卡对账单、工资报表，以及最近申报的税表。

哪些记录归我？前任会计师必须交还什么？

根据一项联邦规定，CPA、注册税务代理（EA）或律师在您要求时，必须归还您交给他们的记录，以及他们替您从他人处收集的记录。不为 IRS 编制任何文件的记账员不受这条规定约束，此时适用聘用协议和州法律。

财政部的规定要求，执业人员应客户的要求，及时归还客户的所有记录，只要客户履行联邦税务义务需要这些记录；执业人员可以保留副本。这条规定约束律师、CPA 和注册税务代理。按其条文，它还涵盖任何收费编制全部或大部分税表或其他提交给 IRS 的文件的人。

各州的会计委员会也为其发证的 CPA 制定了规则。得克萨斯州委员会的常见问题只是一个例子，并非全国通行的规定。请查看您所在州的委员会。

联邦规定涵盖的是您为履行联邦税务义务所需的记录。账簿文件或对账报告是否归还，可能取决于聘用协议，所以仍然要索要。

我具体应该要什么？

要求拿回所有能把最后申报的税表衔接到今天的资料，按年度列明，书面提出，写明交付日期和文件格式。

请用能证明送达的方式发出请求，并保留一份副本。如果该会计师是 CPA、注册税务代理（EA）或律师，请引用上述联邦规定。

他们能因为账单没付而扣留我的文件吗？

对 CPA、注册税务代理（EA）或律师而言，费用纠纷一般不能作为扣留联邦规定所涵盖客户记录的理由。财政部的规定称，存在费用争议一般不能免除执业人员归还记录的义务。有两点限制：

• 事务所编制的税表或附表，在您付清该文件的费用之前被扣留，不属于该规定所称的客户记录。
• 如果州法律允许执业人员在费用纠纷期间保留记录，执业人员只需归还必须附在您税表上的记录，并让您合理查阅和复印其余部分。

得克萨斯州的常见问题解答更严格：您提供的原始文件，即使您尚未付费，也必须应要求归还。对不受联邦规定约束的记账员，则由合同和州法律决定。费用纠纷和合同索赔属于法律问题，本文不作解答。

先要回您提供的原件，再把账单作为另一件事来处理。

没有会计师，我怎样查看 IRS 有哪些档案？

如果您的身份符合条件，可以注册企业税务账户；也可以通过邮寄或电话申请税务记录。IRS 列出了三种方式获取企业税务记录：线上账户、邮寄 4506-T 表，或致电企业及专项税务专线。

来源：IRS 企业税务账户。完整权限可查看余额、付款记录、税务记录，以及通知和信函。指定负责人每年都必须续期该角色。有限权限只涵盖 IRS 列为可查的年度，可能不包括最近几年。申报 1120-S 表或 1065 表的单一成员 LLC，只能以持有 K-1 的股东或合伙人身份注册有限权限；IRS 表示，其指定负责人角色即将开放。如果您不符合条件，独资经营者的 Schedule C 在业主的个人税务记录中，可通过个人线上账户或 4506-T 表获取。

税表记录和账户综合记录只能追溯到 当年及前 3 年；大多数税表都能取得账户记录。电子申报后请等 2 至 3 周，邮寄纸质税表后请等 6 至 8 周，再申请税务记录。刚申报的税表如果显示“No record of return filed”（查无申报记录），可能只是尚未处理完。大多数 4506-T 表申请会在 10 个工作日 内处理。IRS 只会把税务记录寄到档案中的地址；如果那还是前任会计师的地址，请使用线上账户，或先更新地址（见下文地址部分）。有权代表公司签署的高级职员，或在该期间内曾做过合伙人的任何人，都可以签署 4506-T 表。

税务记录不等于税表副本。如需带附件的原申报税表，请使用 4506 表：每份税表 $30，最长 75 个日历日。

我怎样确认哪些税表、延期和付款确实办过？

先列出每个年度应该有的资料，再把每一项对应到税务记录中的一行或一份申报回执。两者都没有的项目，就是未经证实的。

7004 表给予自动延期申报（合伙企业为 6 个月），不延期缴税。IRS 不再寄发批准通知，只有在驳回申请时才会来信；姓名和 EIN 必须与 IRS 记录一致，否则延期无效。如果您无法证明已提交延期，而截止日期临近或已过，请看会计师错过了报税截止日。

如果旧事务所代您缴存工资税，请先查这一项。雇主对第三方没有缴存的税款、罚款和利息仍负有责任。故意不上缴已预扣税款的责任人，可能要个人承担这笔税款，称为信托基金追缴罚款，一般自工资年度之后的 4 月 15 日（或更晚的实际申报日）起 3 年 内可以核定。请用您自己的 PIN 注册 EFTPS，查看以您名义缴存的税款。另请看谁来承担罚款。

8821 表还是 2848 表：新事务所需要哪一份，由谁签署？

8821 表让被指定人可以查看并接收您的税务信息。2848 表让符合资格的代表可以代您办事。只需调取税务记录的新事务所，可以使用 8821 表。要与 IRS 沟通、回复通知或申请减免的事务所，需要 2848 表。

不要写“所有年度”。IRS 会退回只做笼统指称的表格。它也不会记录超出 3 年（自收到表格当年 12 月 31 日起算）的未来期间。电子签名须通过 IRS.gov/Submit8821 或 IRS.gov/Submit2848 在线提交；邮寄或传真的表格需要手写签名。

这两种表格只要有一份在档，CPA 或其他执业人员就可以通过 IRS 税务记录传送系统申请您的税务记录。未登记的报税人员只能在很窄的情形下代表您，例如审查由该报税人员编制并签署的税表。没有资格在 IRS 面前执业的人，只能在 8821 表上被指定。

我怎样终止前任会计师对我 IRS 账户的权限？

请书面撤销旧授权，不要以为新表格会自动撤销它。新的 2848 表一般会取代针对相同事项、已记录的早先授权书，但不影响任何 8821 表。新的 8821 表会撤销早先的税务信息授权；但其填报说明没有说它会撤销 2848 表。如果旧事务所两种授权都有，就两种都要撤销。

还有两种授权可能在上述两种表格之外继续有效。如果旧事务所曾是您的工资申报代理，它持有 8655 表：上面两种表格都不能终止它，新申报代理的 8655 表也只是从新的起始期间起才终止它，所以请按下面的步骤撤销。最近一份税表上“付费报税人员”栏勾选“Yes”，会让该报税人员可以致电 IRS 询问该税表的处理情况，这项授权最迟在下一份税表的原始截止日自动终止（1065 表填报说明）。

若要撤销而不指定新的人：

1. 在旧表格副本的顶部写上 REVOKE（撤销）（2848 表则写在第一页）。
2. 签名并注明日期：8821 表或 8655 表签在原签名下方，2848 表签在 REVOKE 的正下方。
3. 邮寄或传真到表格“Where To File”（递交地点）列表中所列的 IRS 办公室。

如果没有副本，请寄出一份签名的声明，说明撤销该授权，写明每位被指定人的姓名和地址，以及所涉事项和年度或期间，或者写“revoke all years/periods”（撤销所有年度/期间）以完全终止。针对特定用途的授权，要寄到处理该事项的 IRS 办公室。

另外，请在您的企业税务账户中查看企业资料，确认有谁被授予了指定用户（Designated User）权限。然后列出前任会计师设立或能够接触的所有账户：会计账套文件、银行和信用卡连接、工资服务商、税款缴纳账户和支付处理商。等您拿到账套文件的备份、并清楚由谁负责缴存工资税之后，就更改密码，把自己设为每个账户的所有人或管理员。如果账套文件在会计师自己的订阅下，而对方不肯转让，请要求提供可还原的备份，或在您的截止点另开一个新账套。

我什么时候该更新地址或负责人？

当前任会计师不应再收取您的邮件时，请更新档案中的地址；如果有新的负责人（即最终拥有或控制该实体的人），须在 60 天 内报告。请使用 8822-B 表，它涵盖企业邮寄地址、营业地点和负责人。

该表的填报说明允许企业通过会计师等第三方转交邮件（“in care of”），但 IRS 强烈建议雇主不要把工资服务商的地址作为自己的登记地址。如果您没有向 IRS 提供最新地址，可能收不到欠税通知（notice of deficiency）或催缴通知（notice of demand），而欠税的罚款和利息仍会不断累积。在 7004 表上填写的地址不会更新您的档案。

由高级职员、所有人、普通合伙人或 LLC 的管理成员签署。新事务所只有在附上授权书副本（例如 2848 表）时，才能代您签署。处理时间一般为 4 至 6 周。IRS 不会应未经授权的第三方的要求办理变更。

重建账簿时，怎样避免任何一笔重复计入？

选定一个截止点，截止点之前保留旧账簿原样，截止点之后的每一行对账单只录入一次。除少数情形外，法律并不要求任何特定类型的记录。您的账簿必须能反映总收入、扣除和抵免，并有证明文件作为支持。

1. 选定截止点。 常见的做法是选最后一个旧账簿与银行记录及最近申报的税表都对得上的月末。该日期之前的内容不要重新录入。
2. 设定期初余额。 在截止点，依据已申报税表的资产负债表（Schedule L，如果有的话）和已核对的银行余额来设定。Schedule C 没有资产负债表，许多小型合伙企业和 S 公司也不必填写 Schedule L。这种情况下该用什么，请看更换会计师后的期初余额。
3. 收集对账单。 收集从截止点到今天每个银行、信用卡和支付账户的对账单。对账单如果显示金额、收款人、过账日期或交易日期（支票还要有支票号码），就可以证明一笔付款。只有付款证明并不能确立扣除，所以发票也要保留。
4. 每一行只录入一次。 常见的重复计算有：

1. 核对每个账户与其对账单，然后把每年的合计与税务记录以及您收到的所有 1099 表对比。对于以您的社会保障号码开具的 1099 表，工资与收入记录会列出 IRS 收到的内容。

如果完全没有可用的账簿，请看根据银行对账单重建账簿。

如果有税表从未申报，或者已经有未结通知，怎么办？

未结通知或未申报的年度通常要排在账簿之前处理，因为回复期限或申报期限有自己的时间表。哪个先办，取决于具体情况。IRS 表示，如果通知要求回复，请在截止日前处理。

合伙企业或 S 公司的逾期申报罚款，按每位所有人、每逾期一个月计算；C 公司的则按未缴税款的一定比例计算。金额取决于税表应申报的年度，也可能适用合理理由或其他减免：请看逾期申报和逾期缴税罚款。

税务记录会显示缺了哪几年。之后按年度重建账簿，从最早的年度开始，以最后申报的税表为起点。申报的先后顺序请看补报逾期的企业税表。如果手上已有通知，请看IRS 寄给企业的通知。

我向哪里投诉？下一位专业人士应该有什么资质？

付费报税人员的不当行为向 IRS 投诉，CPA 的行为则向州委员会投诉。

• IRS。 投诉页面列出的情形包括：不归还客户的原始记录、同意报税却未报税、未经客户同意就报税、卷入费用纠纷或威胁行为，以及未能缴交或编制雇佣税表。另一条 14157-A 表的账户变更途径，仅适用于 1040 表的申报人；企业账户不符合资格。
• 州委员会。 州会计委员会对其发证的 CPA 进行纪律处分。例如，得克萨斯州委员会对未持证的记账员一般没有管辖权，并认为费用纠纷不属于其职权范围。其他州的规定不同。

关于资质，IRS 表示，任何持有 PTIN 的人都可以编制税表，但技能参差不齐。其名录列出了持有 IRS 认可资质，或拥有年度申报季完成记录的报税人员。如果涉及多年的税表、通知，或有多位所有人的实体，请问清楚对方是否为 CPA、注册税务代理（EA）或律师，能否在 2848 表上被指定；并向州委员会核实 CPA 的执照。

示例

以下示例仅作说明。金额以美元计。

按合伙企业纳税的双成员 LLC

一家日历年度的双成员 LLC 营业收入为 US$180,000。其会计师在 2 月后不再回复。一位管理合伙人以指定负责人的身份注册了企业税务账户，税务记录显示还没有 1065 表，也没有延期（代码 460）。旧事务所拿不出 7004 表回执，所以延期没有得到证实。如果时间允许，新事务所会在 3 月 15 日前提交 7004 表，然后将刚结束年度的旧账簿与银行对账单及上一年度已申报的税表核对。如果对得上，12 月 31 日就是截止点；对不上，就把截止点往前挪到最后一个对得上的月末。

三年未申报的 S 公司

一家 S 公司的 S 公司选择已获批准，有三位股东，每年营业收入约 US$450,000，三年没有申报 1120-S 表。税务记录显示第 1 年有税表，第 2 至 4 年没有，并有一份关于第 2 年的未结通知。

• 第一步：核对通知的回复期限，新事务所为这几个 1120-S 年度提交 2848 表。
• 第 2 年：根据银行对账单重建账簿，以第 1 年已申报的资产负债表为起点。
• 第 3 年：以第 2 年的期末余额作为期初。
• 第 4 年：以第 3 年的期末余额作为期初。申报顺序请看补报逾期的企业税表。

只有银行对账单的独资经营者

一位独资经营者解雇了记账员，手里只有银行对账单。旧账簿最后能对上的月份是 6 月，所以截止点是 6 月 30 日。从 7 月 1 日起的每一行对账单都只录入一次。7 月 3 日一笔 US$4,000 的存款，是在支付旧账簿里已有的一张 6 月发票，所以要与那张发票对应，而不是录为新收入。旧账簿里没有对应发票的存款，则是新收入。旧的银行数据连接已断开。

您的情况不同？

• 截止日期临近或已过、有一年从未申报，或您无法确定哪些已申报、IRS 有哪些未结事项：未申报的税表、延期或通知要排在账簿之前。请看会计师错过了报税截止日和补报逾期的企业税表，并寻求记账和补账协助或公司报税协助来补报缺失的年度。
• IRS 已经寄来通知：请看IRS 寄给企业的通知；重建账簿期间，回复期限仍在计算。
• 您的 S 公司账簿把个人开支和分配混在一起：请看S 公司补账，并寻求记账协助。
• 您只有银行对账单，或旧账簿与最近申报的税表对不上：请看根据银行对账单重建账簿，并寻求记账协助。
• 您在年中更换会计师，或涉及工资和州账户：请看更换会计师。
• 您从美国境外拥有这家美国公司，或漏报了 5472 表：请看漏报外国所有人申报及罚款和为漏报的外国所有人申报重建账簿，并寻求记账和补账协助。
• S 公司选择或 LLC 选择没有批准函，或您不确定是否已提交：您要报的税表取决于它。请看S 公司选择逾期补救和LLC 税务选择逾期补救。
• 前任记账员的错误造成了罚款，或工资税缴存可能有缺失：请看谁来承担罚款和工资服务商没有替您缴税，并寻求记账协助来核对缴存记录。
• 报税人员申报了错误或虚假的个人税表：请看报税人员申报了错误的税表。
• 您的企业在加拿大：请看加拿大会计师漏报或不再回复。