會計師不回覆或被解僱：取回記錄與帳簿

我的會計師不回覆，或我解僱了他們：第一步該做什麼？

您交給會計師的記錄屬於您，而且 IRS 自己也保存了已提交內容的記錄，所以不靠舊會計師也能先動手。請依下列順序處理：

1. 找出下一個到期日。 曆年制的 1065 表或 1120-S 表，到期日是 3 月 15 日，辦理延期後是 9 月 15 日。曆年制的 1120 表，到期日是 次年 4 月 15 日，辦理延期後是 10 月 15 日。獨資經營者的 Schedule C 隨 1040 表一併提交，到期日是 4 月 15 日，以 4868 表延期後是 10 月 15 日。有工資發放的，941 表的到期日是 每個季度後第一個月的最後一天。
2. 查看 IRS 掌握的資料。 使用企業稅務帳戶，或申請記錄摘要（transcript）。郵寄的記錄摘要只會寄到 IRS 檔案中的地址（第 5 步）。
3. 以書面向舊會計師索取您的記錄，附上清單和交付日期。
4. 以 8821 表或 2848 表授權新事務所，並撤銷舊事務所的授權。
5. 如果 IRS 郵件仍寄到舊事務所，就更正檔案中的地址。
6. 從同一個切換日起重建帳簿。

只有第 3 步需要舊會計師回覆。

遇到下列情況，就不是簡單個案：到期日將近，或已過期但沒有提交證明；有一年或多年從未提交；IRS 已寄來通知；有貸款或出售交易待辦；或最後一份已提交的稅表與帳簿不一致。這些個案要先提交什麼，需要專業人員判斷；請見下文有關未提交稅表和通知的部分。

請備齊：EIN 確認函、S 公司選擇或 LLC 稅務選擇的接受函、每個未結年度的記錄摘要、每個帳戶的銀行和信用卡對帳單、工資報表，以及最後提交的各份稅表。

哪些記錄屬於我？前任會計師必須交還什麼？

依美國聯邦規定，CPA、註冊代理人或律師須在您要求時，歸還您交給他們的記錄，以及他們替您向他人收集的記錄。不為 IRS 編製任何文件的記帳員不適用該規定，此時以委託書和州法律為準。

財政部規定，執業人員須在客戶要求時，儘快歸還客戶的所有記錄，只要這些記錄是客戶履行聯邦稅務義務所需，執業人員並可保留副本。該規定約束律師、CPA 和註冊代理人。依其條文，它也涵蓋任何受酬編製全部或大部分稅表或其他文件的人，只要這些文件要提交給 IRS。

各州的會計委員會也為所發牌的 CPA 另訂規則。德州委員會的常見問題只是一例，不是全國通用的規定。請查看您所在州的委員會。

聯邦規定涵蓋您為聯邦稅務合規所需的記錄。總帳檔案或對帳報告能否取得，可能取決於您的委託書，所以仍應索取。

我究竟該索取什麼？

索取所有能把最後一份已提交稅表與今天連起來的資料，按年度分列，用書面提出，並註明交付日期和檔案格式。

用可證明送達的方式發出要求，並保留副本。如果對方是 CPA、註冊代理人或律師，請引用上文的聯邦規定。

對方可以因我欠費而扣著我的檔案嗎？

對 CPA、註冊代理人或律師而言，費用爭議一般不能作為扣留聯邦規定所涵蓋客戶記錄的理由。財政部規定指出，存在費用爭議一般不能免除執業人員歸還記錄的義務。有 2 項限制：

• 事務所已編製、但因您未付該份文件的費用而扣留的稅表或附表，依該規定不屬於客戶記錄。
• 在州法律允許執業人員於費用爭議期間保留記錄的地方，執業人員只需歸還必須附在您稅表上的記錄，並須讓您合理地查閱和複製其餘記錄。

德州的常見問題規定更嚴：即使您尚未付款，您提供的原始文件也須在您要求時歸還。對不適用聯邦規定的記帳員，以合約和州法律為準。費用爭議和合約索賠屬於法律問題，本頁不作解答。

先索取您提供的原始文件，再把帳單當作另一件事處理。

沒有會計師，我怎麼知道 IRS 檔案裡有什麼？

如果您的角色符合資格，可登記企業稅務帳戶，或以郵寄或電話申請記錄摘要。IRS 列出 3 種方式取得企業記錄摘要：線上帳戶、郵寄 4506-T 表，或撥打企業及專業稅務專線。

來源：IRS 企業稅務帳戶。完整權限可查看餘額、付款記錄、記錄摘要，以及通知和函件。指定負責人必須每年更新該角色。有限權限只涵蓋 IRS 列為可用的年度，可能不包括最新年度。提交 1120-S 表或 1065 表的單一成員 LLC，只能以持有 K-1 的股東或合夥人身份登記有限權限；IRS 表示其指定負責人角色「即將推出」。如果您不符合資格，獨資經營者的 Schedule C 會出現在所有者的個人記錄摘要中，可透過個人線上帳戶或 4506-T 表取得。

稅表記錄摘要和帳戶完整記錄只能回溯 當年及前 3 年；大部分稅表都可取得帳戶記錄摘要。電子報稅後請等待 2 至 3 週，郵寄紙本稅表後請等待 6 至 8 週，再申請記錄摘要。近期稅表若出現「No record of return filed」（查無提交記錄）的訊息，可能只是尚未處理完成。大部分 4506-T 表申請在 10 個工作日 內處理完畢。IRS 只會把記錄摘要寄到檔案中的地址；如果那仍是舊會計師的地址，請改用線上帳戶，或先更新地址（見下文地址一節）。有權使公司受約束的高級職員，或在該期間內曾是合夥人的任何人，都可以簽署 4506-T 表。

記錄摘要不是稅表的影本。要取得含附件的已提交稅表，請使用 4506 表：每份稅表 $30，最長 75 個日曆日。

我怎麼知道哪些稅表、延期申請和付款確實提交了？

先列出每個年度應該有的項目，再把每一項對上記錄摘要上的一行或一份提交確認回執。兩者都對不上的項目，就視為未經證實。

7004 表給予自動延長提交期限（合夥企業為 6 個月），但不延長繳稅期限。IRS 已不再寄出核准通知，只在駁回申請時才來函，而且名稱和 EIN 必須與 IRS 記錄相符，否則延期無效。如果您無法證明已提交延期申請，而到期日將近或已過，請見會計師錯過稅務期限。

如果舊事務所替您存入工資稅款，請先查這部分。雇主對第三方未存入的稅款、罰款和利息仍負有責任。故意不繳納所扣稅款的責任人，可能須個人承擔，即信託基金追繳罰金，一般可自工資年度後的 4 月 15 日 起，在 3 年 內評定；若實際提交日較晚，則自該日起算。請以您自己的 PIN 登記 EFTPS，查看以您名義存入的款項。見誰來承擔罰款。

8821 表還是 2848 表：新事務所需要哪一份，由誰簽署？

8821 表讓被指定人查看並接收您的稅務資料。2848 表讓符合資格的代表人代您行事。只調取記錄摘要的新事務所，用 8821 表就可以。要與 IRS 交涉、回覆通知或申請減免的事務所，則需要 2848 表。

不要寫「All years」。IRS 會退回含籠統描述的表格。IRS 也不會記錄超過收到表格當年 12 月 31 日之後 3 年 的未來期間。電子簽名須在 IRS.gov/Submit8821 或 IRS.gov/Submit2848 線上提交；郵寄或傳真的表格須手寫簽名。

兩種表格任一份在案後，CPA 或其他執業人員即可透過 IRS 記錄摘要傳送系統申請您的記錄摘要。未登記的稅表編製人員只能在狹窄的情況下代表您，例如審查由該編製人員編製並簽署的稅表。無資格在 IRS 執業的人，只能在 8821 表上被指定。

我怎樣才能終止舊會計師對我 IRS 帳戶的權限？

以書面撤銷舊授權，不要以為新表格會自動撤銷。新的 2848 表一般會取代針對同一事項已記錄的舊授權書，但不影響任何 8821 表。新的 8821 表會撤銷舊的稅務資料授權；其填表說明沒有說它會取消 2848 表。如果舊事務所兩種授權都有，兩者都要撤銷。

另有 2 種授權可能比這兩份表格存續得更久。如果舊事務所曾是您的工資申報代理人（reporting agent），它持有 8655 表：上述兩份表格都不能終止它，新申報代理人的 8655 表也只從新的起始期間起才會終止它，所以請按下列步驟撤銷。上一份稅表的收費編製人員方框如果勾了「Yes」，該編製人員可以致電 IRS 查詢該稅表的處理情況，這項授權最遲在下一份稅表的原定到期日自動結束（1065 表填表說明）。

在不指定新人選的情況下撤銷：

1. 在舊表格副本的最上方（2848 表為第一頁）寫上 REVOKE。
2. 簽名並註明日期：8821 表或 8655 表簽在原簽名下方，2848 表則簽在 REVOKE 的正下方。
3. 郵寄或傳真到該表格「Where To File」對照表所列的 IRS 辦公室。

如果手上沒有副本，請寄出一份簽名聲明，說明授權已撤銷，並寫明每位被指定人的姓名和地址，以及事項和年度或期間；要完全終止，可寫「revoke all years/periods」（撤銷所有年度或期間）。針對特定用途的授權，要寄到處理該事項的 IRS 辦公室。

還要查看企業稅務帳戶中的企業資料，檢視誰已被授予「指定用戶」（Designated User）權限。然後列出舊會計師開設或能進入的所有帳戶：會計軟體公司檔案、銀行和信用卡連線、工資服務商、稅款繳納帳戶和支付處理商。拿到公司檔案備份、也清楚由誰負責工資稅存款之後，更改各帳戶的密碼，並讓自己成為每個帳戶的所有者或管理員。如果公司檔案掛在會計師自己的訂閱帳號下，而對方不肯轉移，請要求一份可還原的備份，或從切換日起建立新檔案。

我什麼時候要更新地址或負責人？

舊會計師不再是該收您郵件的人時，就要更新檔案中的地址；有新的負責人（即最終擁有或控制該實體的人）時，須在 60 天 內報告。使用 8822-B 表，它涵蓋企業郵寄地址、營業地點和負責人。

該表填表說明允許企業把郵件寄給第三方（例如會計師）「轉交」，但 IRS 強烈建議雇主不要把工資服務商的地址用作登記地址。如果您沒有向 IRS 提供最新地址，可能收不到欠稅通知書（notice of deficiency）或催繳通知書（notice of demand），而任何欠稅的罰款和利息會繼續累計。在 7004 表上填寫的地址不會更新您的記錄。

須由高級職員、所有者、普通合夥人或 LLC 的成員經理簽署。新事務所只有在附上授權書副本（例如 2848 表）時，才能代您簽署。處理時間一般為 4 至 6 週。未經授權的第三方提出要求，IRS 不會辦理變更。

怎樣重建帳簿才不會重複計算？

選定一個切換日，切換日之前保留舊帳不動，切換日之後每一行對帳單只記一次。除少數情況外，法律並未規定特定的記錄形式。您的帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免，並有佐證文件支持。

1. 選定切換日。 常見的做法是選舊帳簿與銀行、與最後提交的稅表相符的最近一個月底。在此之前的資料不要重新輸入。
2. 在切換日設定期初餘額，依據已提交稅表的資產負債表（Schedule L，如果有的話）和已對帳的銀行餘額。Schedule C 沒有資產負債表，許多小型合夥企業和 S 公司也不必填寫 Schedule L。那種情況下可用什麼，請見換會計師後的期初餘額。
3. 收集對帳單，涵蓋從切換日到今天每個銀行、信用卡和支付帳戶。對帳單如果顯示金額、收款人、入帳或交易日期，支票還要有支票號碼，就可以證明付款。僅有付款證明不足以確立扣除額，所以發票也要留著。
4. 每一行只記一次。 常見的重複計算：

1. 將每個帳戶與對帳單對帳，再把各年度合計與記錄摘要、與您收到的 1099 表比對。對以您的社會安全號碼開出的 1099 表，工資與收入記錄摘要（wage and income transcript）會列出 IRS 收到的內容。

如果完全沒有可用的帳簿，請見依銀行對帳單重建帳簿。

如果稅表從未提交，或已有未結案的通知怎麼辦？

未結案的通知或未提交的年度，通常要排在帳簿之前，因為回覆期限或提交期限有自己的時鐘。哪一個優先，取決於具體情況。IRS 表示，如果通知要求回覆，請在到期日前處理。

合夥企業或 S 公司的逾期提交罰款，按每位所有者、每遲一個月計算；C 公司的則按未繳稅款的一定比例計算。金額取決於稅表到期的年度，也可能適用合理原因或其他減免：見逾期提交與逾期繳款罰款。

記錄摘要會顯示缺了哪些年度。然後帳簿從最後一份已提交的稅表開始，由最早的年度起逐年重建。提交順序請見補報逾期未提交的企業稅表。手上已有通知的，請見寄給您企業的 IRS 通知。

我該向哪裡投訴？下一位專業人員應具備什麼資格？

收費編製人員的不當行為向 IRS 投訴，CPA 的行為則向州委員會投訴。

• IRS。 投訴頁面列出的情形包括：不歸還客戶的原始記錄、同意提交卻沒有提交、未經客戶同意就提交、捲入費用爭議或有威脅行為，以及未繳納或未編製雇傭稅稅表。另有一條 14157-A 表的帳戶變更途徑，僅供 1040 表申報人使用；企業帳戶不符合資格。
• 州委員會。 州會計委員會懲處它所發牌的 CPA。例如德州委員會，一般對沒有執照的記帳員沒有管轄權，並把費用爭議視為其權限之外。其他州各不相同。

關於資格，IRS 表示任何持有 PTIN 的人都可以編製稅表，但能力各有不同。IRS 的名錄列出具備 IRS 認可資格，或持有年度申報季完成記錄（annual filing season record of completion）的編製人員。涉及多年稅表、通知或有多位所有者的實體時，請問清楚對方是否為可以在 2848 表上被指定的 CPA、註冊代理人或律師，並向州委員會查證 CPA 的執照。

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

2 位成員的 LLC，按合夥企業課稅

一個曆年制、有兩位成員的 LLC，收入為 US$180,000。會計師在 2 月就不再回覆。一位管理合夥人以指定負責人的身份登記了企業稅務帳戶，記錄摘要顯示還沒有 1065 表，也沒有延期（代碼 460）。舊事務所拿不出 7004 表的確認回執，所以延期沒有得到證明。如果時間允許，新事務所會在 3 月 15 日前提交 7004 表，然後把剛結束年度的舊帳與銀行對帳單和上一年已提交的稅表核對。如果相符，12 月 31 日就是切換日；如果不符，切換日就往前推到最近一個相符的月底。

有 3 個年度未提交的 S 公司

一家 S 選擇已獲接受、有 3 位股東、年收入約 US$450,000 的 S 公司，有 3 年沒有提交 1120-S 表。記錄摘要顯示第 1 年有稅表，第 2 至 4 年沒有，且第 2 年有一份未結案的通知。

• 首先：查核通知的回覆期限，新事務所為 1120-S 表的各年度提交 2848 表。
• 第 2 年：依銀行對帳單重建帳簿，從第 1 年已提交的資產負債表起算。
• 第 3 年：以第 2 年的期末餘額作為期初餘額。
• 第 4 年：以第 3 年的期末餘額作為期初餘額。提交順序見補報逾期未提交的企業稅表。

只有銀行對帳單的獨資經營者

一位獨資經營者解僱了記帳員，手上只有銀行對帳單。舊帳最後一個能對上的月份是 6 月，所以切換日是 6 月 30 日。從 7 月 1 日起，每一行對帳單只記一次。7 月 3 日一筆 US$4,000 的存款，是支付一張 6 月發票，舊帳已列有這張發票，所以與該發票配對，不記為新收入。舊帳沒有對應發票的存款，才是新收入。舊的銀行資料連線已中斷。

您的情況不同嗎？

• 到期日將近或已過、有一年從未提交，或您無法確定提交了什麼、IRS 有什麼未結案的事項：未提交的稅表、延期申請或通知，要排在帳簿之前。請見會計師錯過稅務期限和補報逾期未提交的企業稅表，並尋求記帳與補帳協助或公司報稅協助，提交缺少的年度。
• IRS 已經寄來通知：請見寄給您企業的 IRS 通知；重建帳簿期間，回覆期限仍在計算。
• 您的 S 公司帳簿混有個人支出和分配：請見S 公司補帳，並尋求記帳協助。
• 您只有銀行對帳單，或舊帳與最後提交的稅表對不上：請見依銀行對帳單重建帳簿，並尋求記帳協助。
• 您在年中換會計師，或涉及工資和州帳戶：請見更換會計師。
• 您從美國境外持有美國公司，或漏報了 5472 表：請見漏報外國所有者申報和罰款和為漏報的外國所有者申報重建帳簿，並尋求記帳與補帳協助。
• S 公司或 LLC 的稅務選擇沒有接受函，或您不確定是否已提交：您要提交的稅表取決於它。請見逾期 S 公司選擇的減免和逾期 LLC 稅務選擇的減免。
• 舊記帳員的錯誤造成罰款，或工資稅存款可能缺漏：請見誰來承擔罰款和工資服務商未繳納您的稅款時，並尋求記帳協助核對存款。
• 報稅員提交了錯誤或偽造的個人稅表：請見報稅員提交了錯誤的稅表。
• 企業在加拿大：請見加拿大會計師遺漏申報或不再回覆。