更换会计师或记账软件后，如何设置期初余额

更换会计师后，设置期初余额需要哪些报表？

期初余额来自上一个已结账纳税年度的期末资产负债表，不是来自损益表，也不是来自已提交的税表。请向旧会计师索取，或从旧软件导出下列截至该年度最后一天的报表。保存足以确立收入、扣除和抵免的永久账簿或记录的责任由纳税人承担。

如果旧账户已与对账单核对一致，并且期末资产负债表与最近一次提交的税表相符，更换就很简单。以下情况则不简单：两者不一致；去年的税表还没提交；旧会计师尚未交出记录，或账套文件已经找不到；或者期初资产负债表要靠期初余额权益（Opening Balance Equity）里的一大笔金额才能平衡——许多软件都用这个兜底账户。

能只根据已提交的税表设置期初余额吗？

只能作为最后的办法。已提交的税表最多只能提供资产负债表的合计数，有些税表甚至没有资产负债表。税表是根据账簿编制的：1120-S 表填报说明指出，Schedule L “应与公司的账簿和记录一致”。

小型实体可能被允许不填 Schedule L，这时税表上就没有可对上的资产负债表。谁符合条件及其限制，见公司税表上的 Schedule L。

如果旧账簿已经没有了，最近一次提交的 Schedule L 的年末一栏，可能就是您手上唯一的期末资产负债表。请把每一行都当作合计数，再根据对账单去佐证。

换用新软件时，新账簿应选哪一天开账？

请选一个纳税年度的第一天。IRS 没有规定开账日；这样做最干净，因为期初余额就是一个已结束年度的期末余额。期初余额的日期定为结账日，也就是上一个纳税年度的最后一天（日历年度是 12 月 31 日），本文称之为开账日。新账簿里的第一笔交易，日期是新年度的第一天。

• 日期与税表一致。结账日就是税表上年末资产负债表的日期。
• 年度从零开始。第 583 号出版物指出，在复式记账系统中，收入和费用科目在每个纳税年度末结清，而资产、负债和净资产科目保持开立。这样，新账套的损益表正好涵盖税表所涵盖的年度。
• 权益不需要拆分。年中开账必须包含今年迄今已赚取的利润，而已提交的税表中没有这个数字。

如果去年的税表还没有提交，期末余额就还不是最终数：折旧等年末分录仍可能改变它们。请在这些分录之后取得试算表，等税表提交后，再与 Schedule L 对比。

从电子表格迁移，做法相同：它在结账日的合计数起试算表的作用。对于按财政年度报税的纳税人，第一天是财政年度的第一天，不是 1 月 1 日。如果在年中换软件，仍然要用去年年末的余额开账，再按下文的方法录入此后的各月。

我的期初余额怎样与合伙企业或 S 公司税表上的 Schedule L 对上？

期初资产负债表应当与最近一次提交的 Schedule L 的年末一栏相等，按各组项目逐组对应。Schedule L 把科目归并为固定的行，所以一行里可能有好几个科目：请按行比较合计数，不要逐个科目比较。

1120-S 表填报说明指出，来自股东的贷款一行通常应与各份 Schedule K-1 上的金额核对一致。1065 表填报说明指出，期初总资产通常必须等于上一年度的期末总资产，如果不等，须附上说明。

旧账簿与 Schedule L 不一致时，通常的原因有：税表提交后才记入的分录；整数美元取整（填报说明允许税表舍去美分）；按税务计税基础编制的 Schedule L（1065 表填报说明提到过这种情况，并对只反映税务计税基础金额的 Schedule M-3 申报人允许采用）；以及旧账簿里的错误。

如果您在开立新账簿时更正了旧余额，下一份税表的期初一栏可能与已提交的期末一栏不符；合伙企业的税表对总资产的任何差异，都需要附上前面所说的说明。更正是否影响已提交税表上的收入，由报税人员判断，并且应在新账簿用于编制税表之前作出。

怎样设置所有人权益：股本和留存收益、合伙人资本，还是独资经营者的权益？

权益等于开账日的资产减去负债。第 583 号出版物称之为净资产，即“资产超过负债的部分”。对于公司或合伙企业，请从旧的期末试算表中取得每个权益科目，并核对合计是否等于资产减去负债。如果不等，开账前先找出差额；不要把它当作平衡金额录入。

三个常见陷阱：

• 留存收益只包含以往年度。本年度的利润由您录入的各月累积而成；以前的分配和提款已经包含在期末权益中。
• S 公司的累计调整账户不是留存收益。Schedule M-2 填报说明把它描述为一个账户，通常反映 1982 年以后各年度累积的未分配净收入，用来计算分配的税务影响；有累积盈余和利润的 S 公司必须保有该账户。
• 合伙人 K-1 上的资本是税务计税基础（按税法规则计算），不是账面数字。1065 表填报说明指出，Schedule M-2 的期初余额应等于各份 Schedule K-1 上合伙人期初的税务计税基础资本，如果不等，须附上解释。请按每位合伙人的账面数字开账，并另行追踪税务计税基础资本：LLC 账簿中的合伙人资本账户。

设备和累计折旧怎样转过来？

设备按成本、累计折旧作为两个独立的余额录入，数据取自固定资产清单，不是取自税表。税表并不带有这份清单：根据 4562 表填报说明，当年的资产按财产类别和投入使用的月份申报，而较早的资产通常只作为一项合计扣除出现。

• 来源：旧期末试算表背后的固定资产清单，与最近一次提交的税表背后的折旧明细表对比。如果账面折旧和税务折旧不同，请按账面数字开账，并把税务折旧明细表另行交给报税人员。第 583 号出版物指出，资产记录应显示购买价格、改良支出、已作的 Section 179 扣除和折旧扣除，以及处置情况。
• 核对：如果账簿遵循税表的折旧方法，成本减去累计折旧，就等于 Schedule L 中可折旧资产那一行。
• 合理性检查：4562 表填报说明指出，以往年度的折旧加上当年折旧，绝不能超过该财产的可折旧计税基础，所以累计折旧超过资产成本，说明清单有错误。
• 不要重复录入：旧的购置只存在于期初余额中，绝不能再作为新的费用或资产录入。

未结发票和账单转过来时，怎样避免重复计算收入？

未结发票和账单是否进入期初余额，取决于账簿采用的会计方法。在权责发生制下，每一笔只转入一次，保留原日期，这样之后的付款就是对它的结清，不会产生新的收入或费用。请把它们作为单据录入，不要放在期初试算表分录里面，并且每一笔都对应该分录的抵销科目，而不是销售或费用科目；这样该科目合计为零。在收付实现制下，只保留一份清单：付款时才计入。税务上，以已提交税表采用的方法为准：收付实现制下，收入通常在收到时计入；权责发生制下，通常在赚取时计入。

账单则相反：收付实现制下，未付账单通常在付款时作为费用；权责发生制下，它通常已经是已结账年度的费用，并计入应付账款。

更换软件不会改变会计方法，所以请保持旧账簿和已提交税表采用的方法。如果两者不同，开账前请先看权责发生制账簿与收付实现制税表。更改方法本身通常需要 IRS 批准：小企业用收付实现制还是权责发生制。权责发生制账簿还要核对，应收账款和应付账款的合计应等于旧的期末试算表，并且以前期间的损益表中不应出现由它们产生的销售或费用。

今年更换之前的几个月怎么办？

在开账日设置期初余额，然后录入此后的每个月，并在开始下一个月之前先对账。

1. 录入上述余额，日期为开账日，也就是去年的最后一天。
2. 对已经过去的每个月，根据银行和信用卡对账单录入交易。权责发生制账簿还要根据您自己的记录，录入当月的发票、账单和折旧等非现金分录，把付款对应到未结发票和账单上，不要再把它们当作销售或费用重复录入。旧账套文件的月度报表是用来交叉核对的；导入其中的交易是可选的。
3. 每个月都要对账。第 583 号出版物指出，支票账户要按月对账，使对账单、支票簿和账簿三者一致。
4. 如果有旧会计师在同一日期的最后一份报告，把本年累计利润与它对比。

开立账簿不需要导入更早年度的交易。下一份税表需要新账套提供什么（工资、用于 1099 表的供应商付款、销售税、存货），取决于该税表：请向负责报税的报税人员确认。旧报表和旧文件的保留期限见经营记录要保存多久。

对账单上的一行能证明有一笔付款及其日期，但证明不了它是做什么用的。第 583 号出版物指出，仅有付款证明并不能确立扣除，所以也要保留发票或销售单据：收据丢失。

怎样避免新账套里的交易重复？

每个期间只用一个开账日、一种数据来源。重复来自同一笔交易经由两条途径入账两次。

• 期初余额是余额，不是交易。只录入一次，日期为开账日，并且不要再录入日期在开账日当天或之前的其他交易，下文的未结发票和账单除外，它们保留原日期。当时仍未兑现的支票或存款，已经包含在账簿的现金余额中，所以等到它的银行记录清算时，不要再把它当作新的付款或存款录入。
• 每个期间只用一个来源。每个月的银行活动，要么取自银行数据自动导入，要么取自对账单，要么取自旧账套文件，不要取自两个相互重叠的来源。任何自动导入或导入，都从开账日的次日开始。
• 未结发票和账单只录入一次，并且不要再导入它们所来自的销售或采购。
• 让对账找出剩下的问题。第一个月的对账从开账日的对账单余额开始，并列出未兑现的项目。之后如果还有差额，就是漏记或重复的分录；期初余额有误另有专门的处理办法。

怎样检查期初余额是否正确？

当新账簿与旧的期末试算表、对账单、资产清单和已提交的税表一致时，期初余额就通过了检查。这只说明期初余额有依据，并不说明旧账簿本身正确：有无法解释的差额时，就该请报税人员介入了。请在录入第一个月之前做完这些检查。

检查全部通过后，请在开账日锁定账簿，使更早的期间无法被改动。

如果旧会计师或旧软件不肯交出记录怎么办？

CPA、注册税务代理或律师在客户提出要求时，必须及时归还客户的记录，这些记录是联邦税务合规所需要的，而费用纠纷通常不会改变这一点。不为 IRS 编制任何文件的记账员，则只受聘用条款和州法律约束。旧总账和试算表是否属于客户记录，可能取决于聘用协议，所以请以书面方式提出：更换会计师。

如果记录始终没有拿到，请从旧账簿以外的来源重建，再请人核查期初权益。

• 已提交税表的摘要。对于 1065 表、1120 表和 1120-S 表，IRS 通过企业税务账户、4506-T 表或电话提供免费的企业税表摘要。它显示大多数申报项目，但不含税表所附的文件或对账单。税表摘要可获取 当前年度，以及前 3 个处理年度内处理的税表 的数据，大多数 4506-T 表申请会在 10 个工作日 内处理。Schedule C 是 1040 表的一部分，所以独资经营者应改用 4506-T 表申请税表摘要。
• 税表副本。4506 表用于申请包含原始所附文件的副本，每份税表收费 $30；IRS 表示最长需等待 75 个日历日。
• 对账单：向银行、信用卡发卡机构和贷款机构索取，一直追溯到结账日。
• 您自己的副本。IRS 建议您保留已提交税表的副本。请查看您的邮箱，以及会计师使用过的客户门户。

根据对账单重建的账簿：根据银行对账单重建账簿。

示例

这些示例仅作说明。所有金额均为美元。

S 公司在 7 月 1 日更换记账员

假设账簿采用收付实现制，所以没有应收账款和应付账款，并且总收入超过 Schedule L 的小型申报人上限，因此公司要填 Schedule L。旧账簿的 12 月 31 日期末资产负债表如下：银行存款 US$25,000；设备成本 US$40,000，减去累计折旧 US$15,000，因此总资产为 US$50,000；贷款 US$20,000；股本 US$10,000，留存收益 US$20,000，因此权益为 US$30,000。负债加权益为 US$50,000。

新账簿在 12 月 31 日（即开账日）带入这些余额，合计数与 Schedule L 的年末一栏相符。1 月 1 日至 6 月的交易根据对账单录入，并逐月对账；7 月 1 日更换记账员不需要任何特殊分录。

独资经营者从电子表格迁移到新软件

Schedule C 没有资产负债表，所以期初余额根据截至 12 月 31 日的对账单设置：银行存款 US$8,000，信用卡余额 US$5,000。所有人权益为 US$3,000。不导入旧交易；收入和费用从 1 月开始录入。

按合伙企业征税的两位成员 LLC

假设该合伙企业不符合小型申报人的条件，所以要填 Schedule L 和 M-2，以及每份 Schedule K-1 上的 L 项。账簿显示合伙人资本合计 US$60,000，而 Schedule K-1 显示税务计税基础资本为 US$45,000。根据账簿编制的 Schedule L 显示 US$60,000。新账簿以 US$60,000 开账，按旧账簿显示的数字分给各位合伙人。US$15,000 的差额保留在单独的税务计税基础明细表中，以便报税人员把 Schedule M-2 与 K-1 对上。

您的情况不同？

• 旧账簿与已提交的税表不一致，去年的税表还没有提交，旧会计师不肯交出记录，或者期初权益需要一大笔兜底分录：这些情况决定哪些余额可以信任，而这个判断应当在新账簿用于编制税表之前作出。这时就该请记账员或报税人员介入：记账协助。
• 在今年之前从未有过账簿：见账簿开始较晚时的期初余额。
• 期初余额权益里有一大笔余额：见期初余额权益。
• 权益与已提交的税表不同：见留存收益与去年的税表对不上。
• 您在考虑年中切换，或要迁移多少历史数据：见年中更换记账软件。
• 您需要了解什么是 Schedule L：见公司税表上的 Schedule L。
• 您需要向旧会计师索取记录或 IRS 访问权限：见更换会计师。
• 您要在年中更换记账员：见更换记账员。
• 固定资产清单丢失：见重建丢失的折旧明细表。
• 缺少数月的账务录入：见补齐积压的账务。
• 外国人持有美国公司，而该公司漏报了相关申报：见为漏报的外国所有人申报重建账簿。
• 企业在加拿大：见加拿大更换会计师。