商务旅行加上私人日：哪些费用可以扣除

商务旅行加上几天度假，还能扣除吗？

如果行程的主要目的是商务，就可以扣除，而且只有商务的部分可以扣除。判断标准是行程的主要目的。条例把用于私人活动的时间与用于商务的时间相比较，视为一个重要因素，但没有设定固定的界线。条例举的例子：一周商务之后接着五周度假，除非有明确证明，否则主要是私人行程。

上表依据 IRS 第 463 号出版物。不论谁付款，都适用主要目的标准。境外行程的按天拆分，只限制出行者本人的扣除，不限制按报销安排付款的公司或客户（见 26 CFR 1.274-4(a)）。变化的是所有人就这笔付款如何纳税；请见下面关于报销的部分。

出现以下情况，事情就不简单了：行程频繁或花费高，行程去境外超过一周，家人同行，目的地是度假村或邮轮，公司向所有人付款或报销，商务目的可能受到质疑，或者以前的行程在申报时没有日期、目的和收据。

决定之前请先准备：写明日期的行程表，每项商务安排的证明（邀请函、议程、日历记录、电子邮件），机票和酒店记录，以及收据。

出差时，什么算商务时间，什么算私人时间？

第 463 号出版物和 26 CFR 1.274-4 为境外行程规定了这些天数规则。出行日、需要您到场的日子、主要工作活动是商务的日子，以及夹在商务日之间的周末，都算商务日。对于美国境内的行程，第 463 号出版物说明要扣除与商务相关的费用，并没有重复这些天数规则，所以周末的住宿是不是商务费用，要看具体事实。夹在两场必须参加的会议之间的周末最容易证明，请保留能显示这两场会议的日历记录。

在美国境内以商务为主的行程，可以扣除什么？

在美国境内主要是商务的行程，往返目的地的费用和商务日的费用可以扣除；私人日的费用不能扣除。第 463 号出版物说明，如果您为了度假或顺道旅行而延长商务行程，只能扣除与商务相关的差旅费用。它的例子扣除的是没有私人停留时这趟行程本来要花的钱。

行程还必须是离家外出的差旅：您的工作使您离开税务所在地（tax home，即您的常规营业地点，不论您的家人住在哪里）所在的一般区域，时间大大超过一个普通工作日，并且您在外需要睡眠或休息。如果工作停留超过 1 年，或您有现实的预期会超过，即使实际上提前结束，这次工作停留就不是临时的，差旅费用也不能扣除；这个预期一旦产生，费用就不再可扣除（见 IRS 第 511 号专题）。

上表依据第 463 号出版物，表 1-1；娱乐费用被第 274(a) 款排除。酒店账单如果把餐饮或娱乐与房费合在一起，必须按合理的方法拆分（见第 463 号出版物）。行程中的汽车费用，请见标准里程或实际汽车费用。

加了几天度假，机票还能扣除吗？

行程在美国境内、主要是商务时，机票不需要按天拆分：扣除没有私人日时这趟行程本来要花的钱，所以停留更久使票价上涨，也不会增加扣除额。境外行程如果按下面的某一项例外属于全部商务，也不需要拆分。只有主要是商务、又不适用任何例外的境外行程，才按天数拆分：商务日除以总天数，再乘以票价。主要是私人的行程，机票不能扣除；只有在目的地与商务直接相关的费用才可以计入（见第 463 号出版物；26 CFR 1.162-2）。

境外行程什么时候按全部商务处理？

主要为商务的境外行程，如果符合第 463 号出版物中四项测试之一，往返交通费用就按全部商务处理。这里的美国是指 50 个州和哥伦比亚特区，所以去波多黎各算境外行程。

前两项测试见第 274(c) 款；其他两项见 26 CFR 1.274-4。如果雇主是您的配偶、兄弟姐妹、直系尊亲属或直系卑亲属，或者是一家您直接或间接拥有超过 10% 股票价值的公司，您就是雇主的关联人；某些信托关系也算（见第 463 号出版物第 6 章）。您的家人或合伙人持有的股票可以算作您的。

在去程或回程途中在美国境内旅行或停留的日子，不计入一周测试、私人时间测试或机票拆分（见 26 CFR 1.274-4）。

这些测试保护的是往返交通的费用。它们不会使私人日的住宿和餐费变得可以扣除：在 IRS 自己的例子里，两个商务日之后四天观光，往返机票仍可扣除，但酒店住宿不行。

境外行程怎样逐天拆分？

境外行程主要是商务、又不适用任何例外时，把前往商务目的地的往返费用，乘以商务日除以在美国境外的总天数。这里离开美国的那天和回国的那天，都算在美国境外的天数内（见第 463 号出版物）。

1. 按上面的天数规则，把行程中从离开美国那天到回国那天的每一天，标记为商务日或私人日。
2. 用商务日除以总天数。
3. 把这个比例用于从您离开美国的出发点到商务目的地的往返票价及相关费用。
4. 再加上商务日的住宿、餐费（有限额）和其他费用。私人日的费用不能扣除。

私人日出现在什么位置，决定这个比例用于哪段票价。

• 途中的私人停留（先到巴黎出差，再到都柏林待一周，然后飞回家）：取从同一出发点往返都柏林本来要花的钱，乘以都柏林的私人日在境外总天数中所占的比例，再从您付出的全部机票费用中减去这个数额（见第 463 号出版物）。
• 私人日在商务城市、其附近或更远的地方： 这个比例用于飞往商务城市的往返票价。往返度假地点多出来的票价不能扣除。

如果您能证明另一种计算天数的方法更清楚地反映了私人时间，也可以使用（见 26 CFR 1.274-4）。

出差餐费：限额是多少，哪些日子算？

商务日的餐费可以扣除其费用的 50%（见第 274(n) 款）。私人日的餐费不能扣除（见第 463 号出版物）。

• 按实际费用，或按标准餐费补贴。 这个限额对两种方法都适用，不论哪种，您都要保留行程的时间、地点和商务目的。商务餐一文讲解这两种方法、去哪里查补贴标准、奢侈餐、客户餐，以及受美国交通部工时限制的工人适用的 80% 比例。
• 出发日和返回日。 按实际费用不需要按比例计算。自雇人士使用补贴时，这两天各按每日金额的 四分之三 计算。公司发放每日定额补贴（每天固定金额）时，可以采用任何合理的、始终一致的方法（见税务程序 2019-48，第 4.03 节和第 6.04 节）。

配偶或家人的差旅费可以扣除吗？

一般不可以。同行的配偶、受抚养人或其他人，只有在这个人是您的员工、出于真实的商务目的出行，并且本来也可以自己扣除这笔费用时，才可以扣除（见第 274(m)(3) 款）。公司如果在原始税表上把同行者的差旅费作为付给其员工的报酬处理，并按工资办理预扣，仍然可以扣除（见 26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)）；该员工随后要为此纳税。

第 463 号出版物还补充了三点：

• 顺带的帮忙，例如打字记笔记或参加商务晚宴，并不能证明有商务目的。
• 如果双人房的价格更高，只能扣除单人间的价格。您的汽车费用仍可全额扣除；如果你们都乘坐公共交通，只有您自己的票价可以扣除。
• 与您同行的现有或潜在客户、顾客、合作伙伴或其他商业伙伴，符合同样的两项条件时也可以扣除：真实的商务目的，以及本来可以扣除的费用（见 26 CFR 1.274-2(g)）。

用什么证明行程的商务目的？

请保留在行程当时或之后不久做的记录，显示金额、时间、地点和商务目的。法律规定，没有这些证明，就不允许扣除差旅费，证明可以来自完整的记录，也可以来自能佐证您自己陈述的证据；IRS 不接受估算数字或没有依据的说法（见第 274(d) 款；26 CFR 1.274-5T）。

行程商务和私人混合时，订票时就把目的写下来。让私人日的费用在账单上能够识别，或者单独付款。从经营账户支付的私人日费用，不是差旅费用：请见从经营账户支付的个人开销；如果是共同分担的费用，请见混合用途费用。收据必须显示什么，请见 IRS 的收据要求。

因火灾、水灾或其他您无法控制的意外损失而丢失的记录，可以重建（见 26 CFR 1.274-5T）；请见丢失的经营费用收据。

会议、社交行程、度假村或邮轮呢？

住度假村或乘邮轮，即使宣传为商务，仍然可能是度假，安排几场顺带的活动也改变不了这一点（见第 463 号出版物）。

北美地区包括加拿大、墨西哥，以及第 463 号出版物列出的其他地方，例如几个加勒比国家（见第 274(h) 款）。在加拿大、墨西哥或波多黎各开会，仍然是境外行程，所以上面的一周、私人时间和按天拆分测试都适用。境外会议和邮轮的限额，也约束付款的公司，除非这笔付款已计入参会者的收入（见第 274(h)(4) 款）。内容创作者请见内容创作者的可扣除费用。

公司给我报销：怎样才算规范？

报销符合合规报销计划（accountable plan）的规则，才算规范：与业务有关联，在合理期限内向公司作出充分说明，并退还多余的款项（见第 463 号出版物）。条例规定的固定日期安全港是：费用支付或发生后 60 天 提供费用的证明文件，在费用支付或发生后 30 天内 预付款项，以及 费用支付或发生后 120 天 退还多余的款项（见 26 CFR 1.62-2(g)）。

• 私人日不能通过合规报销计划报销。 为不属于可扣除经营费用的成本付款，缺少业务关联，被视为按非合规报销计划支付。对员工来说，这属于工资，要预扣并缴纳工资税（见第 463 号出版物；26 CFR 1.62-2(h)）。公司要为本应预扣的税款负责（见第 3403 条），负有责任的高管如果故意不预扣或不缴纳，可能要个人承担（见第 6672 条）；时效见报销所有人的费用。对所有人来说，IRS 则可能把公司支付的个人费用视为分配，在 C 公司则视为股息：请见 S 公司支付个人开销和 C 公司支付所有人的费用。
• 所有人和亲属仍然要有证明。 与雇主有关联的员工，例如拥有公司超过 10% 股票的员工，即使已向公司作了说明，也必须能向 IRS 证明这些费用（见第 463 号出版物；26 CFR 1.274-5T）。
• 谁适用餐费限额。 按合规报销计划获得报销的员工，这些餐费不适用 50% 的限额；适用的是公司（见第 463 号出版物第 2 章）。
• 客户给您报销。 如果您是自雇人士，并用完整的记录向客户作了说明，适用 50% 餐费限额的是客户，不是您，除非您的书面协议指明由另一方适用（见第 463 号出版物第 2 章；26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)）；请见承包商表格上的报销费用。
• 员工通常不能自己扣除。 大多数员工不能扣除未获报销的差旅费，这条规则现在已是永久性的（见 IRS 第 511 号专题；第 67(h) 款），所以既是所有人又是员工的人，出差通常由公司付款或报销。
• 独资经营者没有雇主可以报销。 这趟行程直接在 Schedule C 上扣除（见第 463 号出版物）。

计划的条款、对工资的影响，以及合伙企业如何偿还合伙人（合伙人不是员工），请见报销所有人的费用。

示例

示例中的金额均为美元。

一位顾问在芝加哥多待了两天

一位自雇顾问周一早上飞到芝加哥，周一至周三开会，然后周四和周五留下来玩，周五飞回家。如果没有多出的几天，这位顾问周三晚上就会飞回家。这趟行程主要是商务，并且在美国境内。假设有没有多出的几天，票价都一样。

• 机票 US$450，可全额扣除。
• 酒店每晚 US$180。周一和周二晚是商务：US$360。周三和周四晚是私人的。
• 三个商务日的餐费合计 US$150。其中一半，US$75，可以扣除。周四和周五的餐费不能扣除。

可扣除的合计是 US$885：机票、两晚住宿和商务日餐费的一半。

一位所有人在里斯本待了九天

一位所有人乘直飞航班往返里斯本，往返机票 US$1,800。两个出行日都算，行程共九天：五个商务日（两个出行日加三个工作日）和四个私人日。去掉出发那天，这位所有人在美国境外 8 天，所以一周测试不通过。九天中有四天（44%）是私人的，不低于 25%。假设这位所有人控制着这项业务，行程主要是商务，并且度假从一开始就在计划之内，所以无法证明度假不是主要考虑。不适用任何例外，所以机票按天数拆分。

• 可扣除的机票是 US$1,800 的 5/9，即 US$1,000。另外的 US$800 是私人的。
• 住宿和餐费只有商务日可以扣除，餐费限额为一半。
• 如果这位所有人的公司付了全部票价，那 US$800 的私人部分就不是合规报销计划的报销：对员工来说是应税报酬，对所有人来说，可能是分配或股息。

一位内容创作者订了一周度假村社交行程

一位内容创作者订了一周的度假村行程用于社交，其中有两小时的会议。机票和度假村住宿花了 US$3,000，一个活动的注册费是 US$150。这样的行程一般属于度假，所以 US$3,000 不能扣除。US$150 的注册费与会议直接相关，并有议程佐证，可能可以扣除。

您的情况不同？

• 行程频繁、花费高、时间长或去境外，或商务日和私人日差不多： 法律没有设定界线，所以每趟行程的目的要根据事实来判断，天数、机票拆分和记录都很重要。请准备每趟行程的行程表、邀请函、日历和收据，然后寻求记账协助，把每趟行程连同证明一起记入账簿。
• 家人与您同行： 配偶或亲属一般只有作为您的员工、有真实的业务角色，才可以扣除；商业伙伴则要符合两项条件（见上文）。请准备行程表和各人做了什么的记录，然后把私人部分正确记入账簿。
• 您的公司向所有人付款或报销，或者为含有私人日的整趟行程付了款： 私人部分不算规范的报销。请按报销所有人的费用设立计划；账簿如何处理，请见 S 公司支付个人开销或 C 公司支付所有人的费用，也可以请我们在账簿中设置所有人的偿还。
• 以前的行程在申报时把私人日算了进去，或没有记录： 请见因经营费用错误而更正税表和补做逾期的账，或请我们复核那几年的账。
• 问题是关于餐费： 请见商务餐。
• 缺少收据： 请见丢失的经营费用收据。
• 您用外币支付了行程费用： 请见用外币支付的费用。
• 行程是为了拍摄内容： 请见内容创作者的可扣除费用。
• 您的企业在加拿大报税： 请见CRA 接受的经营费用。