業務出差夾帶私人日子：哪些費用可以扣除

我在出差行程裡加了度假日，還能把這趟出差列為費用扣除嗎？

行程包含度假日時，只要主要目的是業務，就可以扣除，但只有業務的部分才能計入。判斷標準是行程的主要目的。法規把用於私人活動的時間與用於業務的時間相比，視為重要因素，沒有設定固定的界線。法規中的例子：一週業務加上五週度假，除非有明確證據顯示不是，否則主要屬於私人行程。

上表依據 IRS Publication 463。主要目的測試適用於任何付款人。境外行程的天數分攤，只限制出差者本人的扣除額，不限制依報銷安排付款的公司或客戶（26 CFR 1.274-4(a)）。變化的是所有者就這筆付款如何被課稅；請見下文報銷一節。

出現以下情況就不單純了：行程頻繁或費用高、到境外超過一週、家人隨行、目的地是度假村或遊輪、公司為所有者付款或報銷、業務目的可能受到質疑，或以前的行程在沒有日期、目的和收據的情況下被列為扣除。

決定之前請備齊：標有日期的行程表、每項業務安排的證明（邀請函、議程、日曆記錄、電子郵件）、機票和酒店記錄，以及收據。

出差時，怎樣算業務時間，怎樣算私人時間？

Publication 463 和 26 CFR 1.274-4 規定了境外行程的這些天數規則。符合下列情況之一，就算業務日：往返日、必須到場的日子、主要工作活動為業務的日子，或夾在業務日之間的週末。對於美國境內的行程，Publication 463 說要扣除與業務相關的費用，並沒有重複這些天數規則，所以週末的住宿是否屬於業務費用，要依事實判斷。夾在兩場必須出席的會議之間的週末最容易舉證，所以請保存顯示兩場會議的日曆記錄。

在美國境內，以業務為主的出差可以扣除什麼？

在美國境內主要為業務的行程中，前往和返回目的地的費用以及業務日的費用可以扣除；私人日子的費用不能扣除。Publication 463 說，如果您為了度假或順道旅遊而延長出差，只能扣除與業務相關的差旅費用。它的例子是扣除沒有那段私人停留時行程原本需要的費用。

行程還必須是離家出差：您的職責使您離開稅務所在地（tax home，即您的固定營業地點，不論家人住在哪裡）所在的一般區域的時間，大大超過一個普通工作日，而且您在外面需要睡覺或休息。如果工作停留超過 1 年，或您合理預期會超過，就不屬於臨時，其差旅費用不能扣除，即使實際提前結束也一樣；自預期形成時起，這些費用就不再可以扣除（IRS Tax Topic 511）。

上表依據 Publication 463，表 1-1；娛樂費用依第 274(a) 條不得扣除。酒店帳單把餐飲或娛樂與房費捆在一起時，必須按合理的基準拆分（Publication 463）。行程中的汽車費用，請見標準里程或實際汽車費用。

如果我加了度假日，機票可以扣除嗎？

在美國境內主要為業務的行程，機票不需要按天數分攤：扣除沒有私人日子時行程原本需要的費用，所以因停留更久而上漲的票價，不會增加扣除額。符合下列某項例外的境外業務行程，如果完全屬於業務，也不需要分攤。只有主要為業務、又不符合任何例外的境外行程，才按天數分攤：業務日數除以總日數，再乘以票價。主要為私人的行程，機票不可扣除；只有與目的地業務直接相關的費用才可以計入（Publication 463；26 CFR 1.162-2）。

境外行程什麼時候被視為全部屬於業務？

主要為業務的境外行程，如果符合 Publication 463 中四項測試之一，其往返費用就視為完全屬於業務。這裡的美國指 50 個州和哥倫比亞特區，所以前往波多黎各的行程屬於境外行程。

前兩項測試見第 274(c) 條；其餘見 26 CFR 1.274-4。如果雇主是您的配偶、兄弟姐妹、直系血親，或是您直接或間接擁有按價值計超過 10% 股票的公司，您就是雇主的關係人；某些信託關係也算（Publication 463，第 6 章）。您的家人或合夥人持有的股票，可能算作您持有。

往返途中在美國境內的行程或停留的天數，不計入一週測試、私人時間測試或機票分攤（26 CFR 1.274-4）。

這些測試保護的是往返費用。它們不會讓私人日子的住宿和餐飲可以扣除：在 IRS 自己的例子中，兩個業務日之後安排四天觀光，往返機票仍可扣除，但酒店夜數不可以。

境外行程怎麼逐日分攤？

境外行程主要為業務、又不適用任何例外時，用到業務目的地的往返費用乘以業務日數除以在美國境外的總日數。離開美國的那天和返回的那天，在這裡都算作在美國境外的日子（Publication 463）。

1. 按上文的天數規則，把行程中的每一天，從離開美國那天到返回那天，標記為業務日或私人日。
2. 用業務日數除以總日數。
3. 把這個分數套用到從您離開美國起算的地點到業務目的地之間的往返票價及相關交通費用。
4. 加上業務日的住宿、餐飲（有限額）和其他費用。私人日子的費用不可扣除。

私人日子在哪個位置，決定分數套用到哪段票價。

• 途中的私人停留（先到巴黎辦公事，再到都柏林待一週，然後飛回家）：取從同一出發地往返都柏林所需的費用，乘以都柏林的私人日數除以在境外的總日數，再從您所付的全部票價中減去（Publication 463）。
• 私人日子在業務城市、附近或更遠的地方：分數套用到往返業務城市的票價。往返度假地點的額外票價不可扣除。

如果您能證明另一種計算天數的方法更清楚地反映私人時間，您可以採用（26 CFR 1.274-4）。

出差餐飲：限額是多少，哪些日子可以計入？

業務日的餐飲可以扣除費用的 50%（第 274(n) 條）。私人日子的餐飲不可扣除（Publication 463）。

• 實際費用或標準餐飲津貼。兩種方法都適用限額，而且無論哪種，您都要保存行程的時間、地點和業務目的。業務餐飲說明了這兩種方法、在哪裡查詢費率、奢華餐飲、客戶餐飲，以及受交通部工作時數限制的工作者適用的 80% 比例。
• 出發日和返回日。實際費用不需要按比例分攤。自僱人士使用津貼時，這兩天各取每日金額的 四分之三。公司支付每日津貼（per diem，固定的每日金額）時，可以採用任何合理且一貫適用的方法（Revenue Procedure 2019-48，第 4.03 節和第 6.04 節）。

我可以扣除配偶或家人的差旅費用嗎？

一般不可以。隨行的配偶、受撫養人或其他人，只有在其是您的雇員、因真正的業務目的出行，而且本來可以自己扣除該費用時，才可以扣除（第 274(m)(3) 條）。公司如果在原始稅表上把同行者的差旅作為給其雇員的報酬處理，並按工資進行預扣，仍然可以扣除（26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)）；該雇員則要為此納稅。

Publication 463 另外補充三點：

• 附帶性的協助，例如打字做筆記或參加商務晚宴，不能構成業務目的。
• 如果兩人的房費更高，只能扣除單人房的費率。您自己的全部汽車費用仍然可以扣除；如果兩人都搭乘公共交通工具，只有您自己的票價可以扣除。
• 現有或潛在的客戶、委託人、合夥人或其他業務夥伴與您同行，可以符合同樣的兩個條件：真正的業務目的，以及這筆費用本來可以扣除（26 CFR 1.274-2(g)）。

什麼能證明行程的業務目的？

請保存在行程當時或接近當時製作的記錄，顯示金額、時間、地點和業務目的。法律規定，沒有這些證明就不得扣除差旅費用，證明可以是充分的記錄，或印證您自己陳述的證據，而 IRS 不接受估算或沒有佐證的陳述（第 274(d) 條；26 CFR 1.274-5T）。

混合行程要在訂票時寫下目的。讓私人日子的費用在帳單上能夠辨認，或另外付款。從業務帳戶支付的私人日子費用不是差旅費用：請見從業務帳戶支付的個人開支，費用由業務和個人共同使用時，請見混合用途的費用。收據上必須有什麼，請見IRS 的收據要求。

因火災、洪水或其他無法控制的災難而遺失的記錄，可以重建（26 CFR 1.274-5T）；請見遺失的業務費用收據。

會議、社交行程、度假村或遊輪呢？

即使宣傳為業務，度假村停留或遊輪也可能是度假，安排幾場附帶的會議並不能改變這一點（Publication 463）。

北美地區包括加拿大、墨西哥，以及 Publication 463 列出的其他地方，例如幾個加勒比海國家（第 274(h) 條）。在加拿大、墨西哥或波多黎各舉行的會議仍屬於境外行程，所以上文的一週、私人時間和天數分攤測試都適用。除非付款已計入參加者的收入，境外會議和遊輪的限額也約束付款的公司（第 274(h)(4) 條）。內容創作者請見內容創作者的費用扣除。

我的公司報銷我的費用：怎樣才算合規？

報銷如果符合報銷計劃（accountable plan）的規則，就是合規的：與業務有關、在合理期限內向公司充分報帳，並退還任何多餘的款項（Publication 463）。法規中固定日期的安全港是：費用支付或發生後 60 天 內證明費用、預付款在 在費用支付或發生後的 30 天內 發放，以及 費用支付或發生後 120 天 內退還多餘款項（26 CFR 1.62-2(g)）。

• 私人日子不能依報銷計劃報銷。為不可扣除的業務費用支付的款項，缺乏業務關聯，視為依非報銷計劃（nonaccountable plan）支付。對雇員來說，這是工資，要預扣並繳納工資稅（Publication 463；26 CFR 1.62-2(h)）。公司要為應預扣的稅款負責（第 3403 條），故意不預扣或不繳納的負責高級職員，可能要親自承擔（第 6672 條）；時效請見報銷所有者的費用。對所有者來說，IRS 則可能把公司支付個人費用視為分配，在 C 公司則視為股息：請見S 公司支付個人開支和C 公司支付所有者開支。
• 所有者和親屬仍須提供證明。與雇主有關聯的雇員，例如擁有公司超過 10% 股票的人，即使已向公司報帳，也必須能向 IRS 證明費用（Publication 463；26 CFR 1.274-5T）。
• 誰適用餐飲限額。依報銷計劃獲得報銷的雇員，不適用這些餐飲的 50% 限額；適用限額的是公司（Publication 463，第 2 章）。
• 客戶報銷您。如果您是自僱人士，並用充分的記錄向客戶報帳，適用 50% 餐飲限額的是客戶而不是您，除非您的書面協議指明由另一方適用（Publication 463，第 2 章；26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)）；請見承包人表格上的已報銷費用。
• 雇員通常不能自行扣除。多數雇員不能扣除未獲報銷的差旅費用，這項規則現在已是永久性的（IRS Tax Topic 511；第 67(h) 條），所以所有者兼雇員的行程通常由公司支付或報銷。
• 獨資經營者沒有雇主可以報銷他們。行程直接在 Schedule C 上扣除（Publication 463）。

計劃條款、對工資的影響，以及合夥企業如何向合夥人（合夥人不是雇員）償還，請見報銷所有者的費用。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

顧問在芝加哥多待兩天

一位自僱顧問週一早上飛往芝加哥，週一至週三開會，然後週四和週五留下來玩，並在週五飛回家。如果沒有多出來的日子，這位顧問會在週三晚上飛回家。這趟行程主要為業務，且在美國境內。假設有沒有多出來的日子，票價都一樣。

• 機票 US$450，全額可扣除。
• 酒店每晚 US$180。週一和週二晚上屬於業務：US$360。週三和週四晚上屬於私人。
• 三個業務日的餐飲合計 US$150。其中一半 US$75 可扣除。週四和週五的餐飲不可扣除。

可扣除總額為 US$885：機票、兩晚住宿，以及一半的業務日餐飲。

所有者在里斯本待九天

一位所有者搭乘直飛航班往返里斯本，往返機票 US$1,800。連同兩個行程日，這趟行程共九天：五個業務日（兩個行程日和三個工作日）和四個私人日。扣除出發日，所有者在美國境外 8 天，所以一週測試不通過。九天中有四天（44%）是私人日，不低於 25%。假設所有者控制這項業務，行程主要為業務，而度假從一開始就是計劃的一部分，所以所有者無法證明度假不是主要考慮。沒有適用的例外，所以機票按天數分攤。

• 可扣除的機票是 US$1,800 的 5/9，即 US$1,000。其餘的 US$800 屬於私人。
• 住宿和餐飲只有業務日的部分可以扣除，餐飲以一半為限。
• 如果所有者的公司付了全部票價，私人部分的 US$800 就不是依報銷計劃的報銷：對雇員來說是應稅報酬，對所有者來說則可能是分配或股息。

創作者訂了一週度假村社交行程

一位創作者訂了一週的度假村行程用於社交，只有兩小時的會議。機票和度假村住宿花了 US$3,000，會議註冊費 US$150。這類行程一般視為度假，所以 US$3,000 不可扣除。US$150 的註冊費與會議直接相關，並有議程支持，可能可以扣除。

您的情況不同？

• 行程頻繁、費用高、時間長或在境外，或業務日與私人日差不多：法律沒有設定界線，所以每趟行程的目的要依事實判斷，天數、機票分攤和記錄都很重要。請備齊每趟行程的行程表、邀請函、日曆和收據，再請記帳協助連同證明記錄每趟行程。
• 家人同行：配偶或親屬一般只有作為您的雇員且擔任真正的業務角色時才符合資格，而業務夥伴要符合兩項條件（見上文）。請備齊行程表以及誰做了什麼，再請人正確記錄私人部分。
• 您的公司為所有者付款或報銷，或為包含私人日子的整趟行程付款：私人部分不是合規的報銷。請按報銷所有者的費用設立計劃；帳簿如何處理，請見S 公司支付個人開支或C 公司支付所有者開支，或請人在帳簿中設定所有者的償還。
• 以前的行程把私人日子一併列為扣除，或沒有記錄：請見因業務費用錯誤而更正稅表和補做逾期帳目，或請人審查那幾年的帳簿。
• 問題與餐飲有關：請見業務餐飲。
• 缺少收據：請見遺失的業務費用收據。
• 您用外幣支付了行程費用：請見以外幣支付的費用。
• 行程是為了拍攝內容：請見內容創作者的費用扣除。
• 您的業務在加拿大提交：請見CRA 接受的業務費用。