一人 S 公司自己发薪：941 表、940 表、W-2 表

只有一名所有人的 S 公司，能不用服务商自己发薪吗？

可以。雇主可以把发薪工作的一部分或全部外包，而外包之后，雇主仍要对预扣、缴存和税表负责（IRS：第 15 号出版物）。自己做的话，下面这套时间表就由所有人自己来执行。

所有人在公司里工作，就必须发工资。公司高管如果为公司提供的服务不止是少量的，并且已获得或有权获得报酬，这些报酬就是工资，持有股份并不改变这一点（IRS：S 公司高管）。S 公司在向股东员工支付非工资性分配之前，必须先支付合理的薪酬，IRS 可以把分配重新认定为工资（IRS：薪酬问题）。工资定在多少，见 S 公司所有人的工资。

下面这套流程适合第一次发薪日、缴存和税表都能按时完成的公司。出现下列情况，就需要更多处理：

• 发薪是年中才开始的，或今年还没有发过薪。 见 S 公司从未发薪。
• 有缴存或税表已经逾期，或者收到了 IRS 的通知。 见拖欠工资税。
• 941 表和账簿对不上。 第 12 行应当与账簿中该季度应缴的联邦工资税相符（预扣的所得税，加上社会保障税和 Medicare 医疗保险税的两部分，在任何调整或抵免之前），而不是与工资费用相符。如果差额一直存在，就需要把税表、缴存确认单和分类账放在一起逐项核对；见记账服务。
• 工资是在不止一个州赚取的，或有其他员工加入。 见其他州的员工和设立发薪。

先备齐这些资料： 公司的 EIN、所有人的 W-4 表、州要求时的州雇主账号、电子缴存的账户权限、以往季度已提交的 941 表（它们决定缴存的时间表），以及一份发薪日志，记录每个发薪日的工资总额、各项预扣、实发工资和每笔缴存的确认号码。

每个月、每个季度和每年，要缴存和提交什么？

只有一名所有人的 S 公司只有一个循环：每个发薪日产生一笔缴存，每个季度以一份 941 表结束，每年以 W-2 表、W-3 表和 940 表收尾。缴存的到期日早于税表，通常早几周。

日期落在星期六、星期日或法定假日的，顺延到下一个工作日（IRS：第 15 号出版物）。本纳税年度的 1 月 31 日是星期日，所以第四季度的 941 表和 940 表最迟在 2027 年 2 月 1 日 提交。州账户按各州自己的日历运作。

我自己的工资，预扣额怎么算？

公司从所有人的工资中预扣，与对其他员工的做法相同：所得税按 W-4 表和 IRS 的税表确定，社会保障税和 Medicare 医疗保险税按固定税率确定。把钱寄给 IRS 的是公司，不是所有人个人。

1. 取得 W-4 表。 所有人填写第 1 步（姓名、地址、社会保障号码、报税身份）并在第 5 步签名；第 2、3、4 步只在相关时才需要填写（IRS：第 15-T 号出版物）。如果没有填好的表，就按单身或已婚单独报税的身份预扣，第 2 至 4 步都不填（IRS：第 15 号出版物）。
2. 计算所得税，依据是发薪周期、工资总额和 W-4 表。自动化发薪系统使用百分比法税表和工作表 1A；手工系统使用工资档位法或手工百分比法税表（IRS：第 15-T 号出版物）。
3. 预扣社会保障税和 Medicare 医疗保险税： 工资不超过 $184,500 的部分，预扣 6.2% 的社会保障税；全部工资预扣 1.45% 的 Medicare 医疗保险税（IRS：第 15 号出版物）。另外，只对公司在该日历年内支付的、超过 $200,000 的工资，预扣 0.9% 的附加 Medicare 税，从超过该额度的那一期工资开始预扣；这部分只由所有人承担，公司没有对应的配套部分（IRS：第 15 号出版物）。

实发工资等于工资总额减去这些金额以及任何州预扣税。预扣的所得税，以及员工那一部分社会保障税和 Medicare 医疗保险税，都是信托基金税款：属于所有人工资的一部分，公司欠财政部的钱，不是公司的钱（IRS：第 15 号出版物）。

除了我的工资，S 公司还要付哪些税？

只有一名所有人的 S 公司，除了所有人的工资之外，还要承担雇主那一半的社会保障税和 Medicare 医疗保险税、联邦失业税，通常还有州失业保险税。

如果公司在本年度或上一年度的任何一个季度支付了 $1,500 或以上的工资，或在这两年中任何一年里有至少 20 个不同的星期有员工，就要缴 FUTA 税（IRS：第 15 号出版物）。

有三种情况会使 FUTA 税高于 0.6%（IRS：940 表填报说明）：

• 所在州不对公司高管的工资征收州失业保险税。 这类工资的 FUTA 税就是 6.0%，因为没有州税可抵免。州分配的税率为零则是另一回事，仍可获得全额抵免。
• 州税是在 940 表截止日期之后才缴的。 逾期缴纳只能获得 90% 的抵免。
• 工资发生在信贷减免州， 即尚未偿还为发放失业救济金而向联邦政府借款的州。哪些州属于此类，由劳工部决定。

先查清所有人所在的州，再决定能不能按较低的税率计算；美国劳工部列出了各州的主管机构。

工资税怎么缴存、什么时候缴：按月还是每半周？

只有一名所有人的 S 公司，每次发薪日之后都要缴存，按月或每半周的时间表缴存，由回溯期决定；新企业在第一个日历年度按月缴存。缴存的内容包括预扣的所得税，以及社会保障税和 Medicare 医疗保险税的两个部分；FUTA 另有规则，见下文（IRS：第 15 号出版物）。

回溯期是指，把截至上一年 6 月 30 日的四个季度的四份 941 表的第 12 行合计相加。从未提交过 941 表的公司，在那里什么都没有申报（IRS：第 15 号出版物）。

这些名称并不表示工资多久发一次，每个到期日都从发薪日起算（IRS：第 15 号出版物）。

什么情况下可以随税表一起付款？ 当前季度或上一季度的第 12 行低于 $2,500，且当前季度没有出现 $100,000 的次日缴存义务时，公司可以不缴存，在按时提交 941 表时一并付款（IRS：第 15 号出版物；IRS：941 表填报说明）。如果该季度的总额可能更高，就按时间表缴存。应当缴存的款项随税表一起支付，要罚 10%。

怎么付款。 联邦缴存必须以电子方式进行：通过 EFTPS、IRS Direct Pay 或 IRS 企业税务账户，或者通过代表公司的税务专业人士、银行或发薪服务商。每笔付款都有一个 EFT 追踪号，要留作收据（IRS：第 15 号出版物）。EFTPS 免费，注册最多可能需要五个工作日（IRS：EFTPS），所以要在第一个发薪日之前注册。EFTPS 接受当天付款，金额为 $100 万 或以下，须在工作日美国东部时间下午 3:00 前提交；金额更大的，须在前一天美国东部时间晚上 8:00 前提交。第三方服务商可能设有更早的截止时间（IRS：第 15 号出版物）。

采用收付实现制的账簿，会改变工资税的到期日吗？

不会。联邦缴存的截止日期从支付工资的日期起算，而不是从账簿中计提成本的时间起算（IRS：第 15 号出版物）。采用收付实现制和采用权责发生制的公司，在同一天欠同样的缴存款；区别只在于费用何时入账。分录怎么做，见工资的会计分录。

每个季度要提交什么？941 表什么时候到期？

除非 IRS 指定使用 944 表，只有一名所有人的 S 公司每个季度都提交 941 表，到期日是季度结束后次月的最后一天；如果该季度每笔缴存都按时足额完成，则可再延 10 天（IRS：941 表填报说明）。该表申报该季度的工资、预扣的所得税，以及社会保障税和 Medicare 医疗保险税。

多出的 10 天，适用于按时缴存并足额缴清该季度税款的情况。随税表一起付款的季度没有缴存记录，填报说明也没有说它符合条件，所以请按较早的日期办理。

• 每个季度都要提交。 第一份 941 表涵盖首次发放工资的那个季度。此后每个季度都要提交一份税表，即使没有可申报的内容，除非雇主属于季节性经营，或已提交最终税表（IRS：941 表填报说明）。如果工资永久停发，就在第 17 行勾选最终税表。
• 要紧的几行。 第 12 行是该季度的税款总额，第 13 行是缴存总额，第 14 行是应补余额。按月缴存的公司，在第 16 行按发薪日列出每个月的税款负债，合计必须等于第 12 行；每半周缴存的公司则改附 Schedule B。符合上面 $2,500 规则的季度，在第 16 行勾选第一个框，不必列出明细。否则，如果月度金额缺失或有误，IRS 可以核定“平均法”未缴存罚款，即按该季度的税款在整个季度内均匀累积来计算，而不是按实际的发薪日（IRS：941 表填报说明；IRS：第 15 号出版物）。
• 怎么提交。 可以用纸质方式或 IRS 电子申报；电子申报可能收取费用（IRS：雇佣税截止日期）。报税软件或税务专业人士可以电子提交税表，并在同一步骤用电子转账扣款的方式支付应补余额，但这种方式不能用于联邦税款缴存。公司当初必须缴存的，应补余额通过 EFT 支付；不必缴存的情况（例如上面 $2,500 的规则），也可以用信用卡、支票或汇票，不过填报说明要求电子支付（IRS：941 表填报说明，第 14 行）。

我能每年用 944 表提交一次，代替 941 表吗？

所有人的发薪很少能这样做。944 表适用于全年的社会保障税、Medicare 医疗保险税和预扣所得税合计为 $1,000 或以下的雇主，而且雇主只有在 IRS 书面通知后才能使用（IRS：关于 944 表）。雇主要通过电话或信函提出申请，申请时间是 941 表填报说明规定的年初的一段期限，在收到书面通知之前，继续提交 941 表（IRS：941 表填报说明）。反过来也成立：IRS 书面通知要求提交 944 表的公司，即使全年税额超过 $1,000，也提交该表，而不是按季度提交 941 表，直到 IRS 书面确认变更为止（IRS：944 表填报说明）。

IRS 表示，全年工资为 $5,000 或以下，一般可使税额保持在该限额或以下（IRS：944 表填报说明）。

年末要提交什么：W-2 表、W-3 表和 940 表？

年末，只有一名所有人的 S 公司要给所有人一份 W-2 表，把 A 联连同 W-3 表提交给社会保障局，并提交 940 表申报联邦失业税。

• 只要预扣过任何所得税、社会保障税或 Medicare 医疗保险税，就必须提交 W-2 表，无论工资多少；即使没有预扣，工资达到 $2,000 时也必须提交（IRS：W-2 表和 W-3 表填报说明）。
• 电子申报是强制的，仅当全年信息申报表达到 10 份或以上时，W-2 表与 1099 表等类似申报表合并计算。社会保障局的 Business Services Online 提供可填写的表格，并自动生成 W-3 表（IRS：W-2 表和 W-3 表填报说明）。
• 公司为所有人支付的医疗保险，对持股超过 2% 的股东，有专门的工资申报规则（IRS：薪酬问题）；见所有人的医疗保险。
• 即使税额很小，也要提交 940 表。 符合 FUTA 条件的公司都要提交（IRS：940 表填报说明）。只有当季度税额（含任何结转）超过 $500 时才需要缴存 FUTA，最迟在该季度后次月的最后一天（IRS：第 15 号出版物）。一名员工在 $7,000 的工资基数上，即使按全额 6.0% 计算，FUTA 税也低于这个数，所以可以随 940 表一起支付，不必缴存。10 天的延期适用于按时缴存的 FUTA 税；填报说明没有说随税表付款的税款也适用（IRS：940 表填报说明）。

州一级和账簿还要多做哪些事？

州账户、记录和年终核对，是自己发薪时联邦表格不会提醒的部分。

• 州账户。 大多数雇主除了联邦失业税，还要缴州失业保险税（IRS：第 15 号出版物）。州是否还要求预扣所得税、提交工资报告，取决于所有人工作的地点；IRS 链接了各州的雇主网页（IRS：各州政府网站）。加州的情况见加州工资税和 EDD 设立。全部 50 个州都有新员工登记系统，所有人的第一次发薪就可能触发报告（IRS：第 15 号出版物）；见设立发薪。
• 记录。 雇佣税记录至少保存 四年：按日期记录的工资、W-4 表，以及每笔缴存的日期、金额和 EFTPS 确认号码（IRS：第 15 号出版物）。其他内容见工资记录的保存期限。
• 从 941 表到 W-3 表。 W-3 表上的预扣所得税、社会保障工资和 Medicare 工资，应当与当年四份 941 表一致。四份税表上的社会保障税和 Medicare 医疗保险税（包括雇主那一部分），应大约是 W-3 表上税额的两倍。如果对不上，IRS 和社会保障局可能会联系雇主（IRS：W-2 表和 W-3 表填报说明）。在账簿里，第 12 行应与该季度产生的联邦工资税负债一致，工资应与税表上的工资一致；缴存是减少未付余额，不是费用。见工资的会计分录。

漏缴存款或漏交税表会怎样？谁来承担责任？

公司欠缴税款、罚款和利息，所有人对信托基金部分可能要承担个人责任：预扣的所得税，以及员工那一部分社会保障税和 Medicare 医疗保险税。发薪服务商不会转移这份责任：服务商漏缴存款，雇主仍然要负责（IRS：第 15 号出版物）。

941 表逾期、税款逾期缴纳，以及收到 IRS 通知后仍未缴清税款，还要承担其他罚款和利息；税率以及如何申请减免，见拖欠工资税。

如果违规是出于合理理由而非故意疏忽，缴存罚款不适用；逾期申报和逾期缴纳的罚款，有合理理由时同样不收取（IRS：第 15 号出版物）。

信托基金追缴罚款是另一项罚款，由个人承担（《国内税收法典》第 6672 条）。应当预扣的所得税或员工的社会保障税和 Medicare 医疗保险税没有预扣，或者已预扣但没有上缴财政部，罚款相当于未缴金额的 100%。IRS 可以对它认定负有责任且有故意行为的每个人核定这项罚款，签发支票或可以动用企业资金的人都可能符合条件；企业不必已经关闭（IRS：第 15 号出版物；IRS：雇佣税与信托基金追缴罚款）。核定这项罚款的一般时效是从工资年度之后的 4 月 15 日起 3 年，如果实际提交日期更晚，则从提交日起算；没有提交税表的期间，则没有时效（IRS：国内税收手册 5.7.3）。个人责任方面，见信托基金追缴罚款。

什么时候值得把发薪交给别人？

出问题的是时间表，而不是计算的时候。一名所有人的发薪每个发薪日只是几个数字，但每个发薪日都确定一个缴存日期，每个季度都有一份税表，而所有人是唯一可能漏掉这些的人。

如果已经漏过缴存或税表、发薪是年中才开始的、941 表和账簿对不上、工资是在不止一个州赚取的，或者即将有其他员工加入，就值得考虑把发薪交出去。

即使这样，公司仍然要负责，所以 IRS 建议注册 EFTPS 来核实每笔付款，并把服务商第一次漏缴或迟缴当作警示信号（IRS：外包发薪工作）。

发薪服务商会从公司的银行账户扣取税款吗？

联邦规定要求以电子方式缴存，并允许发薪服务商或其他受托的第三方代公司缴存（IRS：第 15 号出版物）。IRS 介绍了由雇主先提供资金、再由服务商代为发薪的服务（IRS：外包发薪工作）。服务商何时、如何从公司的银行账户收取这些资金，属于与该服务商的约定内容，所以签约前要读清楚。年中更换服务商的情况，见更换发薪服务商。

示例

这些示例仅为说明；所有金额均为美元。

$60,000 工资的第一年发薪

得克萨斯州一位顾问的 S 公司，在发薪的第一年，给所有人发 $60,000 的年工资，每月 $5,000。公司承担的社会保障税和 Medicare 医疗保险税合计 7.65%，在工资之外每年是 $4,590，所有人对应的 $4,590 从工资中扣除。假设每月预扣所得税 $400。

回溯期内没有任何 941 表，所以公司按月缴存。每月的缴存额是 $400 + $382.50 + $382.50 = $1,165，最迟在次月 15 日缴存。假设该州把所有人的工资计入失业保险税，且公司按时缴纳了该税；那么全年的 FUTA 税是 $7,000 的 0.6%，即 $42，随 940 表支付。州失业保险税是另一笔。

低于小额负债线的季度

某所有人的 1 月至 3 月 941 表，第 12 行显示税款总额 $1,800。这低于 $2,500，且没有出现次日缴存义务，所以公司可以随税表支付这 $1,800，不必缴存。税表的到期日仍是 4 月 30 日。如果该季度有可能超过 $2,500，而上一季度并没有低于这个数，公司就应按时间表缴存。

在每月 15 日给自己发工资

一位所有人在每月 15 日给自己发 $5,000 的工资总额。预扣额是 $400 的所得税、$310 的社会保障税和 $72.50 的 Medicare 医疗保险税，所以转给她的银行转账是 $4,217.50。其余的 $782.50 留在公司，连同公司自己承担的 $382.50，一起交给 IRS。做这笔 $1,165 缴存、并提交该季度 941 表的，是公司，不是所有人。

您的情况不同？

• 您拥有的单一成员 LLC 没有选择 S 公司身份： 工资规则不同；见从自己的单一成员 LLC 领取工资。
• 今年还没有发过薪： 使用这套流程之前，先看 S 公司从未发薪。
• 有缴存或税表已经漏掉、发薪是年中才开始的，或 941 表和账簿对不上： 每一种都需要把已提交的税表、缴存记录和账簿放在一起核对。通知和罚款见拖欠工资税，账簿和记录方面见记账服务。
• 发薪服务商漏缴了存款，或某次发薪有误： 见发薪服务商没有缴您的税款和更正发薪错误。
• 您想确定工资数额，或还要缴自己的预估税： 见 S 公司所有人的工资和 S 公司的预估税缴纳。
• 所有人在加州或其他州工作： 见加州工资税和 EDD 设立或其他州的员工。
• 您要雇第一名员工，或把发薪转到新的服务商： 见设立发薪或更换发薪服务商。