工资记录保存多久：IRS、劳动法和各州规则

工资记录我需要保存多久？

IRS 要求雇佣税记录至少保存 四年，其他规则对同样的记录另有各自的期限。每份记录要保存到适用于它的最长期限届满为止（IRS）。

对工资明细表来说，IRS 的期限通常是联邦各项期限中最长的：它从次年年初报送的第四季度税表算起，所以比 三年的工资工时期限、三年的年龄歧视期限和 三年的家庭假期限都长。抵免记录、长期员工的 I-9 表、州规定的期限，以及未结的审计或索赔，都可能把保存期延长。

出现以下任何一种情况，就不是简单的案例：

• 有工资税税表从未报送。对从未报送的税表，IRS 核定税款没有时间限制（26 U.S.C. 6501(c)(3)），所以这些期间的记录要一直有用，直到税表补报并且核定期限届满。见拖欠工资税。
• 您所在的州要求保存记录的时间比 IRS 更长，比如纽约州，以及加州对某些付给服务提供方的款项。
• 部分工人是用现金或 1099 表支付的，没有工资记录。没有什么可以从服务商那里导出或重建，首先要问的是本应报送哪些税表；见可能其实是员工的承包商和拖欠工资税。
• 记录的唯一副本在可能关闭的发薪服务商账户里。
• IRS 或州的审计、工资索赔，或 EEOC 或州机构受理的歧视指控正在进行或即将到来，而档案有缺口。
• 加州的现任或前任员工要求调取工资记录。需要在提出要求后的 21 个日历日内答复；见下文加州部分。

丢弃或取消任何东西之前，请先备齐：工资明细表、W-4 表、I-9 表、缴存确认、带确认号码的已报送税表、W-2 表和 W-3 表的副本，以及工时和福利记录。

IRS 要求保存哪些工资记录？哪些要保存得更久？

IRS 说，所有雇佣税记录至少要在报送该年第四季度税表（941 表）之后保存 四年（IRS）。条例从该申报期间税款的到期日和缴税日中较晚的一个算起，期限相同（26 CFR 31.6001-1(e)）。实际操作中，从第四季度税表的到期日、报送日和该年最后一笔税款缴纳日中最晚的一个算起。报送 944 表的雇主，同样从年度税表算起。如果您提交了雇佣税的退税或抵免申请，其支持记录至少要在申请提交后保存 四年（26 CFR 31.6001-1(e)(2)）。

IRS 列出的记录包括：

• 您的雇主识别号码（EIN）。
• 所有工资付款的金额和日期，以及实物工资的公平市价。
• 员工向您报告的小费金额，以及分配小费的记录。
• 每位员工的姓名、地址、社会保障号码和职业，以及雇佣日期。
• W-4 表的副本，以及因无法投递而退回的员工 W-2 表副本。
• 员工因病或受伤缺勤期间仍领取工资的期间和金额。
• 税款缴存的日期和金额，以及电子缴存的确认号码。
• 已报送税表的副本，以及确认号码。
• 附加福利和费用报销，以及佐证材料。
• 证明您申请过的任何抵免的文件。

抵免记录要保存得更久。对 2021 年 3 月 31 日之后、2021 年 10 月 1 日之前休假的符合条件的病假和家庭假工资，记录至少保存 六年。对 2021 年 6 月 30 日之后发放工资的员工留用抵免，记录至少保存 七年（第 15 号出版物；941-X 表填报说明）。IRS 的雇佣税记录保存页面对两者仍写六年，所以请按较长的期限办。依据法律，IRS 可以对不当申请的留用抵免进行核定，直到税表报送日、视为报送日和抵免或退税申请提出日中最晚的一个之后六年（26 U.S.C. 3134(l)）。因此，之后提出的申请会延长这个期限；请保存记录到该日期，以及任何未结的审查。如果您从未申请过这些抵免，则不适用。

联邦工资工时法要求工资记录和考勤卡保存多久？

联邦工资工时法（《公平劳动标准法》）要求其适用的雇主，工资记录自最后一笔记录日期起至少保存 三年，考勤卡、工资率表和类似的工资计算记录至少保存 两年（29 CFR 516.5；29 CFR 516.6；劳工部第 21 号情况说明）。

对适用最低工资或加班规定的员工，工资记录要显示身份、每天和每周的工作小时数、工资率、正常工时和加班工资、工资的增加和扣除、工资总额，以及发薪日期。

完整清单见 29 CFR 516.2。记录可以保存在工作场所或中央记录办公室；放在中央办公室的，收到通知后 72 小时内必须能提供（29 CFR 516.7）。

考勤卡 两年的期限是最低要求，不是可以放心丢弃的日期。依据本法提出的拖欠最低工资或加班费的索赔，可以在事由发生后 两年内提出，故意违法的为 三年（29 U.S.C. 255(a)）。考勤卡在满两年时丢弃，等索赔追溯得更远时就会留下缺口。

联邦还有哪些期限：I-9 表、年龄歧视、招聘记录和家庭假？

I-9 表、《就业年龄歧视法》（ADEA）、联邦人事记录规则和《家庭与医疗休假法》（FMLA），各有自己的起算点和适用范围。各项期限见第一个表格。

规模较小的私营雇主可能不在年龄歧视和家庭假规则之内，但其所在的州可能有自己的规定。联邦承包商和分包商有单独的人事记录规则，保存期可能更长（41 CFR 60-300.80）。I-9 表和人事记录按每位员工、从该员工自己的日期算起，而不是从年末算起。如果您经营退休计划或健康计划，计划的记录按自己的期限保存（29 U.S.C. 1027）；请向计划管理人询问。六年的期限只涵盖计划报告的支持材料。雇主还必须保存足以确定员工应得或可能应得福利的记录（29 U.S.C. 1059(a)(1)），所以不要仅按报告期限，就丢弃计划参与者以前的工资和服务记录。

同一份记录适用几个期限：我应该按哪个？

按适用于该记录的最长期限。联邦工资工时规则说，它们不免除遵守任何其他联邦、州或地方记录保存规则的义务（29 CFR 516.1(c)）。

每个期限从各自的触发点起算。IRS 的期限从第四季度到期日、报送日和最后一笔税款缴纳日中最晚的一个起算，工资工时的期限从最后一笔记录起算，I-9 表的期限从雇用之日或雇佣结束时起算。按年份归档记录，有助于理清 IRS 和工资工时的期限。I-9 表和人事记录按员工计算，所以请放在每位员工自己的档案里，直到其期限届满。

这里引用的 IRS 和工资工时规则，没有为与未结审计或工资索赔相关的记录另设丢弃日期，但招聘和人事规则要求保存这些记录，直到指控或诉讼结束。事项未了结时，把记录保存到超出正常日期，可以避免出现缺口。审计会要求提供什么，见IRS 对小企业的审计。

工资记录可以用什么形式保存：纸质、电子，还是放在服务商的账户里？

这里引用的联邦规则没有规定特定的形式；电子记录只要准确，并且可以按要求阅读和提供，就可以使用。州规定或 I-9 表的规则可能附加条件，例如记录的存放地点。IRS 对雇佣税记录不要求特定形式，只要记录能让它判断是否欠税以及欠多少（26 CFR 31.6001-1(a)）。工资工时规则没有规定形式，允许使用缩微胶片或数据处理记录，只要清晰、可按日期或发薪期间识别，并能按要求转录（29 CFR 516.1(a)）。家庭假记录采用同样的做法（29 CFR 825.500(b)），但医疗证明、重新认证和病史要作为保密的医疗记录，与通常的人事档案分开存放（29 CFR 825.500(g)）。I-9 表可以是纸质、电子或缩微胶片，并且必须在至少三个工作日的通知后提供检查（USCIS；8 CFR 274a.2(b)(2)(ii)）。电子 I-9 表要求更多：系统必须按要求提供这些表格、证明文件及其相关的审计痕迹，并且在表格必须保存的期间内，使用过的每个系统都必须保持可访问（8 CFR 274a.2(e)）。

电子系统必须能以清晰可读的形式，对记录建立索引、存储、保存、检索和复制。如果您用它取代纸质记录，则只要它对税法的执行仍然重要，就必须一直保留这个系统，并且只有在系统经过测试之后，才可以销毁纸质记录（第 583 号出版物）。

服务商的账户只是存放记录的地方，不是保证。IRS 说，第三方服务商代办发薪时，雇主仍是责任方，对服务商没有缴纳的税款、罚款和利息，雇主可能要负责（IRS）。负有责任的人如果故意不代收或不缴纳预扣的税款，还可能要个人承担与税款相等的罚款（26 U.S.C. 6672(a)；见信托基金追缴罚款）。经认证的专业雇主组织在雇佣税方面的待遇不同（26 U.S.C. 3511），所以要核实您用的是哪一类服务商。雇佣税记录必须随时可供 IRS 人员查阅和检查（26 CFR 31.6001-1(e)(1)）。如果账户是唯一的副本，一旦关闭，就没有任何东西可以提供了。

各州在联邦工资记录规则之外还有哪些规定？

各州可以规定更长的期限和额外的记录，各州的期限与联邦期限分别计算。三个例子说明差别有多大：

这些只是示例，不是完整清单。对其他州，请阅读州失业保险机构、劳工部门和税务部门的记录保存页面。住在或工作在另一个州的员工，可能适用该州的规则；见在其他州的员工。

加州的雇主要把工资记录保存多久？

加州雇主为加州就业发展局（EDD）至少保存工资记录 四年，若干工资法记录至少保存 三年。

EDD 说，记录必须反映所有在职、已离职、休假的工人，以及独立承包商。对每位工人，记录要显示全名、社会保障号码、雇用日期和返岗日期、最后服务日期、工作地点、付款日期和金额及对应的发薪期间、实物报酬的价值、预扣金额和支付记录（EDD 指南）。

两行人事记录规则同时适用时，要按较晚的日期保存：四年的规则可能比雇佣结束后的 三年更长。还有三点需要注意。八年的期限适用于您认为自己不是应纳税雇主或工人属于豁免对象的情形，EDD 称其涵盖付给服务提供方的款项。如果您把工人当作承包商支付，请向 EDD 或专业人士咨询它是否涵盖他们；见可能其实是员工的承包商。每个行业有各自的工资命令，第 4-2001 号命令涵盖它点名的行业，其他行业另有自己的工资命令，所以请确认适用于您企业的是哪一个。另外，转载工资单规则的 DIR 小册子是较旧的版本，所以依赖细节之前，请先核对现行《劳动法》的文本。向 EDD 登记的方法，见加州工资税与 EDD 设置。

前员工要求调取工资记录：在加州我必须多快答复？

在加州，雇主收到现任或前任员工查阅或复印工资记录的书面或口头要求后，必须尽快办理，最迟在提出要求之日起 21 个日历日内办理。逾期的，员工可以通过民事诉讼获得罚款赔偿（DIR）。雇主可以采取合理措施核实身份，并可以收取实际的复制费用（《劳动法》第 226 条，DIR 汇编）。

调取人事档案的要求是另一个期限：雇主自收到书面要求起有 30 个日历日，前员工每年可以提出一次这样的要求（DIR）。

期限从提出要求之日起算，而不是从您找到档案之日起算。请记录收到要求的日期，并立即从服务商那里调出记录。

这里引用的联邦记录保存规则，没有规定答复员工要求的期限。其他州可能有自己的规定，请向您所在州的劳工机构查询。

我的发薪服务商或订阅快到期了：先导出什么？

先导出别处没有的记录，再导出仍在任何期限之内的各年度的其他所有资料。顺序如下：

1. 先问服务商。书面询问它可以导出哪些年度和报告，以及取消后账户保留多久。要在最后一次发薪之前问。
2. 缴存记录。每笔税款缴存的日期、金额和确认号码。雇主自己在联邦缴存系统的在线付款记录，只能追溯 16 个月（IRS）。服务商可能漏缴的缴存，见发薪服务商没有替您缴税。
3. 其他所有资料。带确认号码的已报送税表、按期间和按员工的工资明细表、员工档案（W-4 表、雇佣日期、I-9 表）和工资条。如果 I-9 表是以电子方式填写的，只有每份表格的 PDF 还不够：还要索取证明文件、审计痕迹和签名记录，并确认账户关闭后它们存放在哪里。更换服务商时要收集什么，见更换发薪服务商。
4. 检查一遍。逐个打开文件。把每年的工资和预扣税款加起来，与已报送的税表核对。对不上，说明导出不完整，或者某份税表或账目需要进一步检查。

把每年的资料放在各自的文件夹里，并在服务商系统之外另存一份。每年 1 月，第四季度税表和 W-2 表报送之后，把当年的整套资料（明细表、税表、W-2 表和 W-3 表副本、缴存确认）保存到服务商之外。以后有要求时，下载即可，不用重建。会计软件的情况，见取消会计软件前要保存的记录。

如果工资记录已经丢失或不完整，怎么办？

用别人持有的资料重建，标明哪些是重建的，并先查清是否每份税表都已报送。

1. 向 IRS 查询。企业税务账户可以显示税务摘要。IRS 提供自 2023税务年度起的雇佣税税表摘要，以及显示联邦税款缴存、付款、罚款和税表报送日期的税务账户摘要。申请已报送税表的副本要用 4506 表，需要付费（IRS）。
2. 利用银行记录。对账单和已兑现的支票显示净工资、缴存和付款日期。
3. 向持有者查询。原来的服务商、州机构账户和员工（工资条、W-2 表副本）都可能各自握有一部分信息。
4. 核实每个季度是否都已报送。从未报送的税表，会使 IRS 的时限一直不结束；见拖欠工资税。
5. 标明重建的记录。记下重建日期和使用的资料来源。不要让重建的记录看起来像原件。

出现缺口会有什么后果，取决于机构和索赔，没有统一的后果。在已经收到通知或索赔，缺少整个季度或更长时间的工资，工人是用现金或不走发薪流程支付的，或者银行、服务商和 IRS 的税务摘要对不上时，值得请专业人士参与。

示例

以下示例仅作说明。

得克萨斯州的一家餐厅和一位离职的厨师

得克萨斯州一家有 12 名员工的餐厅，2021 年 3 月雇用了一位厨师，他在 2026 年 6 月离职。他的 I-9 表保存到 2024 年 3 月（雇用后三年）和 2027 年 6 月（离职后一年）中较晚的一个，即 2027 年 6 月。他 2026 年工资的工资明细表，由 2027 年 1 月报送的 2026 年第四季度税表涵盖，所以 IRS 的期限最早到 2031 年 1 月结束。工资工时法要求他的考勤卡至少保存两年，得克萨斯州劳动力机构的规则规定工资记录保存四年。考勤卡可能是明细表对应工作时间的唯一证明，所以与明细表一起保存。

加州的一家商店和一位前员工

加州一家商店在 3 月 3 日收到一位前员工的电子邮件，要求调取她的工资记录。商店必须尽快答复，最迟在 3 月 24 日，也就是 21 个日历日内。她还书面要求调取她的人事档案；这项要求有自己的 30 个日历日。这家商店已经把工资单至少保存三年，为 EDD 保存的工资记录至少保存四年。

一位老板取消发薪软件

一位老板在 2026 年 7 月 1 日更换了发薪服务商，打算在当年年底取消旧软件。旧账户里存有 2022 年至 2026 年 6 月的工资数据。

仅按 IRS 的期限算，只有 2022 年接近届满，在 2027 年 1 月。州规定、I-9 表和上面的其他期限可能更长，所以她在丢弃任何东西之前，要逐一核对。之后每一年的记录还要再保存很多年，所以账户关闭之前，她要把账户里所有年度的明细表、季度和年度税表、W-2 表副本和缴存记录都导出来。

您的情况不同？

• 工资税税表从未报送，或者收到了 IRS 的工资税通知：这些期间结束之前，记录一直有用。见拖欠工资税。如果那些税表所依据的账目也落后了，记账服务可以帮您补齐。
• 记录缺失，或存放在已关闭或已更换的服务商那里，并且收到了审计、工资索赔或机构来信：工资常常可以根据银行记录、IRS 税务摘要和已报送的税表重建，这属于在账目上做的记账工作。见记账服务和 IRS 对小企业的审计。
• 您是发薪名单上唯一的人（S 公司所有人给自己发工资）：IRS 雇佣税的期限同样适用于您自己的工资。要保存同样的明细表、缴存记录、税表和 W-2 表副本。见自己运行发薪。
• 您把可能其实是员工的工人当作承包商支付：见可能其实是员工的承包商和向承包商收集税号。
• 您在加州雇用员工：见加州工资税与 EDD 设置。
• 您要关闭或出售企业，或者需要的是收据和税表，而不是工资记录：见经营记录要保存多久。
• 您还没有设置发薪：见设置发薪。
• 您是加拿大雇主：适用不同的法律；见加拿大经营记录要保存多久。