加拿大公司與美國公司記帳：公司間往來、代收款與匯率

加拿大公司和它的美國子公司或姊妹公司，需要分開記帳、分開開銀行帳戶、分開報稅嗎？

需要分開記帳；公司還須分開報稅：即使兩家公司都由您持有，每家公司也都是獨立的納稅人。加拿大要求保存足以確定稅款的記錄，IRS 要求每家企業各有一套完整且獨立的帳簿，所以每家公司的銷售、費用、資產和負債，都要記在各自的帳簿裡。每家公司單獨開一個銀行帳戶，屬於記帳上的內部控制，上述引用的資料並未把它列為規定，但這是證明哪筆錢屬於哪家公司的最簡單辦法。《所得稅法》（Income Tax Act）第 230 條；IRS Publication 583。

加拿大居民的商業公司須提交自己的 T2 稅表，即使公司沒有經營活動也要提交；如果在魁北克或艾伯塔省設有營業機構，還須提交魁北克的 CO-17 或艾伯塔省的 AT1。美國國內公司一般提交 1120 表。公司在哪裡註冊成立，並不一定能決定它是哪國的居民：由加拿大管理的美國公司，可能同時是兩國的居民；這時加拿大與美國稅收協定規定，僅依美國法律成立的公司只算美國居民，加拿大則透過視同非居民的方式承認這一點。CRA：誰須提交；魁北克稅務局（Revenu Québec）：CO-17；艾伯塔省：公司所得稅；1120 表填表說明；稅收協定第 IV(3) 條；《所得稅法》第 250(5) 款。

擁有該美國公司的加拿大公司，還可能須提交境外關聯企業申報表（T1134 表，須在其年末後 10 個月內提交）。如果這家美國公司不是它的境外關聯企業，那麼美國公司欠它的款項，在它的境外財產總成本超過 C$100,000 之後，可能屬於須填報 T1135 表的境外財產，除非這筆款項只為它自己的主動經營業務而持有：請參閱境外財產與境外關聯企業申報。《所得稅法》第 233.4 條；《所得稅法》第 233.3 條。

美國 LLC 要自己記帳，即使美國在所得稅上忽略它也一樣（單一成員 LLC 一般被忽略，除非它透過 8832 表選擇按公司課稅）。無論美國如何處理，CRA 都把美國 LLC 視為加拿大稅法下的應稅公司，所以兩國可能對同一個 LLC 作出不同的分類：請參閱加拿大居民持有美國 LLC。IRS：LLC 分類；CRA：IC71-17R6，第 88 段。

我該怎樣設置互相對應的應收、應付公司間帳戶？

在每家公司的帳簿裡，分別為對方公司設立專用的應收帳戶和應付帳戶。核對時，按所欠貨幣匹配原始交易、日期和金額；加元帳簿和美元帳簿的合計數不一定相等。

每一張發票、收款、付款和結算，都使用同一個參考編號，並保留一張核對明細表（「舉例」一節有一份）：列明原貨幣和金額、事項日期、匯率，以及各自帳簿中入帳的金額。貸款和所有權投資不要記入一般的代收款帳戶；兩家公司按淨額結算時，也要保留收款和付款的總額。這些帳戶名稱只是實用的做法，並非 CRA 或 IRS 的要求。IRS Publication 583：記錄保存。

客戶把錢付給了另一家公司，或只有一家公司有商戶帳戶：這筆銷售該記在哪家公司的帳上？

按客戶合約和發票，作為賣方的公司一般負責記錄這筆銷售，不論現金進入了哪個帳戶。誰是賣方，取決於誰同意向客戶供貨、誰開具發票、誰承擔客戶不付款和退款的風險，以及兩家公司的書面協議怎麼約定。

如果另一家公司只是以賣方代理的身份收款，它記錄的是現金和一筆應付賣方的款項，而不是收入。如果收款的公司自己向客戶開了發票（例如因為另一家公司沒有商戶帳戶，也就是沒有接收客戶付款的帳戶），它一般就是賣方，它之後的轉帳也不是代收款的結算：請按下一節的做法標示清楚，並參閱加拿大公司與美國公司之間的定價。

以採用權責發生制的帳簿為例，假設美國公司是賣方，加拿大公司作為其代理代收款項：

如果賣方是加拿大公司，把兩家公司的名稱對調即可。如果美國賣方採用現金制，其授權代理收到款項，一般視同賣方收到款項，所以它在收款當日記錄這筆銷售和應收加拿大公司的款項。IRS Publication 538：推定收款。如果美國公司是單一成員 LLC，兩國對由哪份稅表申報這筆銷售，看法可能不同：請參閱加拿大居民持有美國 LLC。

手續費、退款和客戶稅款要分開列明；只有一筆淨額撥款，不足以證明銷售額。關於撥款記錄，請參閱美元銷售與交易平台撥款；關於 1099-K 表，請參閱銷售與收款對帳。

如果一家公司替另一家公司付帳單或工資，怎麼處理？

一家公司支付了屬於另一家公司的義務時，付款方記錄一筆對該公司的應收款，負有該義務的公司則記錄自己的成本和一筆應付付款方的款項。費用只記一次：付款記錄顯示現金的流動，供應商單據顯示買了什麼。IRS Publication 583。例如，加拿大公司支付了美國公司已有的一張供應商帳單：

工資的處理不同，因為雇主還有工資扣款要匯繳。如果加拿大公司是雇主，它的員工為美國公司工作，工資仍留在加拿大公司的帳簿裡，由加拿大公司再向美國公司收取這筆費用：

如果美國公司是雇主，加拿大公司只是墊付了現金，就按上面代付帳單的方式處理；請參閱跨境雇用雇員。關於這筆費用及其單據，請參閱加拿大公司與美國公司之間的定價；關於發票上的 GST/HST，請參閱向美國客戶收取 GST/HST。

每個帳簿應使用哪種貨幣和匯率？

每個帳簿都用所在國家的貨幣記帳（加拿大公司用加元，美國公司用美元），這也是計算各國稅務結果時的預設貨幣。每筆公司間分錄，按當天的匯率（即期匯率）折算，並在旁邊保留原貨幣金額。

加拿大稅務採用加拿大銀行公布的、金額發生當天的匯率，除非 CRA 接受其他匯率。加拿大居民公司只有在 稅務年度首日後 60 天內，透過 T1296 表選擇以功能貨幣申報，才能用外幣申報，而且該貨幣須是合資格貨幣（例如美元），也是公司主要用來記帳的貨幣；僅僅用美元記帳或有美元銀行帳戶，不會改變稅務貨幣。《所得稅法》第 261 條；CRA：功能貨幣。美元銷售與交易平台撥款說明了這項選擇。美國公司的稅務功能貨幣一般是美元，美國稅務在收到、支付或應計某個項目時使用即期匯率；只要前後一致，IRS 接受任何已公布的匯率。26 CFR 1.985-1；IRS：匯率。

帳面上的匯兌調整，不會自動產生應稅收入或扣除。CRA Income Tax Folio S5-F4-C1，第 1.4–1.6.1 段。

這筆餘額是貿易往來款、貸款、出資還是股息？

要根據交易內容和條款來判斷餘額的性質，而不是看帳戶名稱。把一筆舊的應付款轉入權益，並不能證明它是出資。

誰持有誰，會改變這筆款項的性質。姊妹公司之間的餘額一般是貿易往來款或貸款；沒有發票或還款條款的轉款，需要會計師審查。以低於價值的對價轉讓財產，可能令接收財產的公司在差額範圍內，就轉讓方未繳的稅款承擔連帶責任（《所得稅法》第 160 條）。母公司與子公司之間，向下撥付的款項可能是貸款或投資，向上轉回的款項可能是還款、股息或資本返還。經由股東個人帳戶過手的款項，則屬於股東貸款的問題。

兩個方向帳齡較長的餘額都要標示出來，即使帳戶標注為貿易往來款：

• 加拿大公司的應收款項。如果非居民欠加拿大公司一筆款項，且這筆款項已 超過一年未償還，也沒有按合理利率計息，加拿大公司可能須把視同利息計入收入。一般貿易例外要求（除其他條件外）兩家公司互不關聯，所以對由同一所有者控制的公司，應當假定這項例外不適用；受控境外關聯企業因其主動經營業務而欠的款項，另有例外（第 17(8) 款）。《所得稅法》第 17 條。
• 加拿大公司的應付款項。加拿大公司欠關聯公司，或欠其他與其沒有獨立交易關係的人的可扣除費用，如果到費用發生年度之後的第 2 個稅務年度末仍未支付，就要加進它下一個稅務年度的收入。兩家公司也可以改為最遲在該下一年度的申報截止日之前，提交一份規定格式的協議；協議會把這筆款項視為已支付並已借回。《所得稅法》第 78 條。
• 美國公司的應付款項。美國公司欠關聯外國人士的應計利息（即使稅收協定免除了美國稅），或某些美國來源租金和特許權使用費，一般要等到實際支付後才能扣除。26 CFR 1.267(a)-3。

定價指南說明這些規則及其例外情況。

每月月末應核對哪些項目？

先核對每個銀行帳戶，再按原貨幣核對公司間的往來和期末餘額。每個差異都要有佐證說明；不要把差異記入說不清原因的費用帳戶。

1. 把兩家公司的公司間帳簿，匯出到同一個截止日期。
2. 期初餘額要與上期已簽字確認的明細表一致。
3. 每一張發票、收款、付款和結算，都要按參考編號、日期和原貨幣金額逐筆核對。
4. 查找缺失的分錄、重複的分錄、貸項通知單、手續費和在途轉帳；保留每家銀行的實際交易日期。
5. 按每種貨幣和每類餘額，列出期初餘額、增加總額、減少總額和期末餘額。
6. 已批准的匯兌調整，要與已核對的金額分開記錄。
7. 檢查逾期項目，並與負責另一家公司帳簿的人確認期末明細表。

把已簽字確認的明細表，與各期報表和佐證文件放在一起，讓別人能夠追溯。IRS Publication 583。如果貸款方要合併（合計）數字，就從每家公司自己的報表和這份明細表入手；合併屬於會計師的專項委託工作，不在本頁涵蓋範圍內。

這些餘額在稅表和財務報表裡出現在哪裡？

應收款屬於債權人的資產，對應的應付款屬於債務人的負債；所有權出資則按投資和權益的分類處理。

如果美國公司是 LLC，不要想當然地認為 1120 表的這一行適用於它：請參閱加拿大居民持有美國 LLC。CRA：GIFI；1120 表填表說明：Schedule L。關於報告一年內關聯方往來的表格（T106 表和 5472 表），請參閱加拿大公司與美國公司之間的定價。

每家公司須在哪裡、把哪些記錄保存多久？

兩套帳簿交給同一位記帳員保管，並不能取代任何一家公司各自的記錄保存義務。

存放在境外、從加拿大以電子方式存取的記錄，不算存放在加拿大，所以倚賴境外託管服務之前，要先確認存放地點和任何書面許可。加拿大的電子記錄須保持可讀；逾期報稅、異議、申訴或 CRA 的保存要求，都可能延長保存期。CRA：記錄的存放地點和保存期限；《所得稅法》第 230 條；《所得稅條例》（Income Tax Regulations）第 5800 條；IRS Publication 583。

第 6038A 條規定的記錄一般須保存在美國。公司只要能做到以下任何一項，就可以把記錄保存在境外，例如由加拿大記帳員保管：自收到 IRS 要求之日起 60 天內，把所需記錄交給 IRS，並在收到翻譯要求後 30 天內提供譯文；或在同樣期限內把記錄轉回美國，備有索引和美國境內的保管人，並一直保存在美國。26 CFR 1.6038A-3(f)–(g)；26 CFR 1.6038A-1。小型公司的例外，見加拿大公司與美國公司之間的定價；外資單一成員 LLC 的記錄要求，見其申報指南。州和省的公司要求須另行核查。

保留客戶和供應商發票、收款指示、工資記錄、銀行對帳單、公司間協議、匯率來源、兩份核對明細表，以及貸款和資本變動的批准文件。

什麼時候該請記帳員或跨境會計師？

當賣方、付款安排和入帳政策都明確之後，記帳員就可以負責每月的核對。如果這些事項不確定、餘額變成了融資，或者帳簿貨幣與稅務貨幣不一致，就應由會計師先理清結構。

請帶上上面列出的記錄，以及年末餘額、匯率來源和未核對項目，並說明兩家公司分別由誰持有、哪一家與客戶簽約並雇用員工。帳簿核對無誤，只證明算術正確；它不能解決稅務分類，也不能解決帳齡較長的跨境債務會帶來的影響。加拿大企業何時需要跨境會計師介紹了這類會計師負責的工作，以及與記帳員如何分工。

舉例

美國公司銷售服務，收入為 US$10,000。加拿大公司僅以代理身份代收這張發票。假設採用權責發生制，沒有客戶稅款或手續費，銀行當即把收款換成加元，且兩個日期之間沒有重估。所有數字和匯率僅作說明。

每一步的原貨幣餘額都能對上，雙方的餘額也都結清。加拿大公司的匯兌損失，說明了多花出去的加元現金；它不是客戶銷售，其稅務處理由會計師確定。這裡的協議約定，無論匯率如何，代收方都欠 US$10,000；由誰承擔匯率風險是協議的一項條款，如果代收方承擔匯率風險，這會成為不宜把它只視為代理的一項理由。

您的情況不同嗎？

• 重複出現交叉代收，或涉及兩種貨幣的差異：每月核對可使用記帳服務；請帶上兩家公司的帳簿、銀行對帳單和未核對項目清單。
• 不確定誰是賣方、雇主、LLC 的分類，或有帳齡較長的跨境資金往來：在調整分錄之前，請使用跨境稅務服務，審查結構和稅務後果。
• 正在考慮是否自己記帳：請參閱加拿大記帳方式的選擇或美國記帳方式的選擇。
• 餘額是與您個人之間的往來：請參閱股東貸款。
• 加拿大帳簿已落後好幾個月：請參閱補做逾期帳目。
• 您只需要為加拿大公司開一個美國銀行帳戶：請參閱加拿大公司的美國銀行帳戶。