LLC 資金混用：理清個人與公司帳目的方法

個人與 LLC 資金混用，會對我的稅表有什麼影響？

混用是指同一個帳戶或信用卡同時用於個人和 LLC 的錢，例如用企業帳戶買日常雜貨，或把客戶付款收進個人帳戶。這不會改變什麼需要課稅，只會讓事實更難證明。客戶付款不論存入哪個帳戶，都是企業收入（26 U.S.C. 61）；個人、生活及家庭開支一般不可扣除（26 U.S.C. 262）；只有一般且必要的業務支出才可以扣除（26 U.S.C. 162）。沒有成立 LLC 的獨資經營者，適用同樣的稅法規則；下文有關 LLC 保護的部分，只適用於 LLC。

資金混用可能在兩方面損害稅表：

• 個人開支可能混進費用。 Schedule C 填表說明要求，不得把個人、生活及家庭開支列入第 V 部分的其他費用，法規也禁止在任何一行扣除這類開支。
• 存入個人帳戶的客戶款項可能漏報收入。 有些付款方會向 IRS 提交 1099 表。如果 1099-NEC 表 1 欄的合計高於所申報的總收入，Schedule C 填表說明要求附上說明差額的聲明。

出現以下任何一種情況，混用的處理就不簡單：

• 報稅員正在等資料或稅表快到期，開支分散在多張信用卡和個人帳戶中，您分不清哪些屬於業務。
• 混用的月份已經包含在已提交的稅表中。
• LLC 有兩名或以上所有者，已選擇按公司課稅，或在混用期間增加或減少了成員。成員人數和所做的選擇，決定 LLC 如何課稅（IRS）。
• 有數百筆交易，分散在多個帳戶、信用卡和支付應用程式中，帳簿與對帳單對不上，或您的 1099 表顯示的收入比存款更多。

如果稅表在整理完成前到期，曆年制的 Schedule C 稅表（1040 表）一般在 4 月 15 日到期，合夥企業稅表（1065 表）則在 3 月 15 日到期（Publication 509）；4868 表或 7004 表用於申請延期提交（1065 表填表說明）。各種稅表的說明，請見您的企業須提交哪些稅表。

需要收集：混用月份的所有對帳單、去年的稅表、所有 1099 表，以及大額項目的收據。

今天如何停止資金混用？

先停止新的混用：把所有客戶款項存入一個企業帳戶，所有業務支出也從該帳戶支付，這樣在您整理期間，問題不會繼續擴大。IRS 表示，企業帳戶應與個人帳戶分開，所有收款都存入企業帳戶，只用於業務，並且只在提取個人用款時才開支票給自己。

1. 沒有企業帳戶的話，先開一個。 SBA 表示，一旦以企業名義收款或支出，就應開立企業帳戶。銀行需要哪些資料，請見 LLC 或獨資經營者的企業銀行帳戶。
2. 更改客戶的付款方式。 更新發票、付款連結和支付應用程式的提現設定，讓款項進入企業帳戶。
3. 只用企業帳戶，或只用於業務的信用卡，支付業務支出。 把定期訂閱也轉到這個帳戶或信用卡上。
4. 固定時間做一次轉帳給自己。 從企業帳戶轉入您的個人帳戶。單一成員 LLC 把它記為所有者提款，多成員 LLC 記為分配；S 公司必須先向工作的所有者支付合理薪金，才能做分配（IRS）。請見下文有關多名所有者的部分。
5. 如實記錄過去。 不要靠來回轉帳來抹掉混用的痕跡；您現在做的轉帳，記在轉帳當天。

支出分散在多張信用卡和個人帳戶時，需要收集哪些資料？

每個動用過企業資金的帳戶、信用卡和支付應用程式，每月收集一份對帳單，因為您要靠對帳單來分類。已關閉的帳戶也要包括在內。

IRS 表示，單有付款證明不足以確立扣除，因此要保留顯示該費用是為業務而發生的發票或收據。如果收據或已兌現的支票遺失，請見遺失的業務支出收據。

怎樣為每筆交易分類？

把企業帳戶的每一行，以及企業使用的任何信用卡或支付應用程式餘額的每一行，分入四類之一：業務收入、業務支出、您提走的款項，或您投入的款項。轉帳、貸款和設備先擱置一旁（見下文）。個人帳戶或個人信用卡，只分類涉及業務的那幾行，其餘不計入帳簿。IRS 表示，記錄應顯示每筆收款的來源，以便區分業務與非業務收款、應稅與免稅收入，並建議註明一筆存款是業務收入、個人資金還是貸款。

這些名稱適用於單一成員 LLC。多成員 LLC 稱為分配和出資，S 公司的處理方式不同；請見下文有關多名所有者的部分。

單一成員 LLC 的所有者不可以扣除個人提款，而且 Schedule C 填表說明禁止在 Schedule C 扣除聯邦所得稅和自僱稅（自僱稅的一半另在 Schedule 1 扣除）。同一份填表說明還把所有者自己的醫療保險和退休計劃供款也導向 Schedule 1，您可能可以在那裡扣除；請把它們留在提款中，並列給報稅員。兩個都存放企業資金的帳戶之間的轉帳，或信用卡還款，既不是收入也不是支出：要分類的是信用卡上的消費，而不是還款（帳簿中的信用卡還款）。通過真正的貸款借入的款項不是收入（Publication 334）：把它和每次本金還款記為貸款，即企業的債務（Publication 583），貸款利息則分類為支出。

設備、家具和永久性改良不是普通費用（Schedule C 填表說明）；請把它們列給報稅員。

遇到有疑問的項目，先問這項支出在您的行業中是否常見且被接受，對企業是否有幫助且合適，這是 IRS 判斷「一般且必要」的標準。如果無法判斷，就先放進待問清單，在收據確認之前不要計入費用。

如果有數百行，就按月份處理，從最早的月份開始，並按收款方排序，這樣重複的扣款只需做一次決定。

有兩類各有專門的指南。部分屬個人性質的支出，例如電話、汽車或網路，請見混合用途支出和業務比例。您投入的款項，請見所有者出資還是貸款給您的 LLC。

從企業帳戶支付的個人開支，以及我自己墊付的業務支出，要怎樣記帳？

從企業帳戶支付的個人開支是所有者提款，不是費用。您以個人名義支付的業務支出是費用，並對應一筆您投入的款項。

對單一成員 LLC 而言，用個人資金支付的業務支出仍然是業務支出：在所得稅上，LLC 與其所有者是同一個納稅人（IRS），法律允許扣除業務中「支付或發生」的費用（26 U.S.C. 162）。

每種情況都有詳細的指南：從企業帳戶支付的一筆個人款項、用個人信用卡支付業務支出並還款給自己，以及記錄所有者提款。

存入我個人帳戶的客戶款項，在帳簿裡怎麼處理？

存入個人帳戶的客戶款項是業務收入，只記一次。款項之後去了哪裡，是另一筆分錄。

1. 收入只記一次，使用與其餘帳簿相同的會計方法。客戶的付款不論存入哪個帳戶，都算收入（26 U.S.C. 61）。
2. 記錄款項在哪裡。 您轉入企業帳戶的錢，抵銷的是企業應收的款項；它不會第二次成為收入，也不是新的出資。您留下並用於個人開支的錢，是所有者提款。
3. 把付款方提交的 1099 表與您記錄的收入核對。申報總收入時，Schedule C 填表說明要求核對 1099 表。

完整的處理方法，請見個人帳戶中的業務收入。

怎樣知道整理已經完成？

當帳簿中的每個企業帳戶、信用卡和支付應用程式餘額，在每個月份都與對帳單核對一致，而且每一行業務交易（包括來自個人帳戶的）都只記錄一次時，整理就完成了：記在一個類別（收入、業務支出、所有者提款或所有者出資），或記為轉帳、貸款或設備。IRS 的支票帳戶對帳步驟同樣適用於每個企業帳戶：

1. 把對帳單上的存款與帳簿中的存款對比，記下每一處差異。
2. 把對帳單上的每筆付款與帳簿對比，標記已兌現的項目。
3. 編製對帳表：從對帳單餘額開始，加上尚未入帳的存款，減去未兌現的支票。
4. 記入您尚未記錄的項目，例如銀行費用，並更正任何錯誤的分錄。調整後的對帳單餘額現在應等於調整後的帳簿餘額。

每個企業帳戶都這樣做，從混用的最早月份開始；個人帳戶只需檢查每一行業務交易是否已記入一次。IRS 表示，支票帳戶應每月對帳，銀行資料同步不能取代對帳（銀行資料同步不是對帳）。

然後檢查三件事：沒有未分類或「待問」的項目；您的銷售記錄能解釋企業存款和 1099 表；您能說明所有者提款的總額和出資的總額。每筆銷售只算一次，沒有 1099 表的銷售也要計入：所有收入都需要申報。1099-K 表顯示的是扣除手續費和退款之前的總付款額，還可能包含禮物或報銷等個人付款，因此不必與淨存款相符（IRS）；請見核對銷售和付款撥款。在報稅員接手之前的完整清單，請見記帳整理檢查清單。

資金混用會危及我的 LLC 保護嗎？

可能會，但這是州法律問題，不是稅務問題，本指南不提供法律意見。LLC 依州法設立，IRS 指出，LLC 成員一般不對其債務承擔個人責任。

SBA 表示，企業銀行帳戶把企業資金與個人資金分開，能提供有限的個人責任保護，而且 LLC 的保護有其限度。混用資金是否影響這種保護，由您所在州的法律決定，本指南不涵蓋。如果涉及訴訟、大額債務或個人擔保，您所在州有執照的律師可以說明這對您有什麼影響。有限責任不會轉移稅款：單一成員 LLC 的所得稅由所有者自己承擔（IRS），有雇員的 LLC 的成員，可能要為雇主相關的罰款承擔責任（IRS Publication 541）。清楚的帳簿能顯示哪些錢屬於 LLC，哪些屬於您。

今後怎樣避免 LLC 資金混用？

上文第 2 至 4 步就是日常做法：每筆客戶付款（包括支付應用程式的提現）都存入企業帳戶；業務支出用企業帳戶或只用於業務的信用卡支付；您按固定轉帳給自己，其他一概不從帳戶提走。再養成三個習慣：

1. 您註明每筆存款的來源：業務收入、個人資金或貸款（IRS）。
2. 如果必須以個人名義支付業務支出，您當天保留收據，並標記為「個人墊付」，這樣就能把它記為費用，並對應一筆出資。
3. 您每月為每個企業帳戶對帳；IRS 表示，支票帳戶應每月對帳。

如果混用的月份已在已提交的稅表中，或 LLC 有多名所有者，怎麼辦？

已提交的稅表、第二名所有者或 S 公司選擇，都會改變整理工作要做什麼，每種情況都需要專業判斷。

已提交的稅表。 如果整理發現個人支出被扣除，或客戶付款被漏報，已提交的稅表可能有誤。IRS 一般有稅表提交後 3 年 的時間（提早提交的稅表視為在到期日提交）來評定更多稅款（26 U.S.C. 6501）。如果稅表漏報的總收入超過其所列總收入的 25%（對企業而言，指扣除銷貨成本之前的總收入），期間為 6 年；如果沒有提交稅表，或稅表涉及欺詐，則沒有期間限制（IRS Publication 583，Table 3）。不應扣除的扣除項，還可能就少繳的稅款引來 20% 的與準確性有關的罰款；在 IRS 首次就審查該稅表與您聯繫之前提交的合資格更正稅表，其所申報的稅款一般不會被罰，除非該立場涉及欺詐（26 CFR 1.6664-2(c)）。如果整理發現稅表漏列了業務支出，這就是退稅申請，一般須在提交後 3 年 內，或繳稅後 2 年 內提出，以較晚者為準（26 U.S.C. 6511）。是否更正以及更正哪幾年，取決於事實。請見因業務支出錯誤而更正稅表和業務記錄要保留多久。

有多名所有者，或有 S 公司選擇。 同樣的一筆錢，依 LLC 的課稅方式不同，記法也不同（IRS）。

合夥人和 S 公司所有者還會遇到資本帳戶、計稅基礎和工資方面的問題，本指南不回答這些問題。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

單一成員 LLC 顧問，一年

一名顧問的單一成員 LLC 預設按 Schedule C 課稅，12 個月內收到 $90,000 的客戶付款，全部存入企業帳戶。對帳單還顯示，企業帳戶支付了 $14,000 的個人開支（日常雜貨和住家租金），另有一筆 $6,000 的軟體訂閱費用是用個人信用卡支付的。原始帳簿把企業帳戶每一筆付出的款項都算作費用，並漏掉了軟體費用。

• 把 $14,000 從費用移到所有者提款。利潤增加 $14,000。
• 把 $6,000 加為費用，並對應一筆 $6,000 的出資。利潤減少 $6,000。
• 淨額而言，利潤比原始帳簿所示高 $8,000，帳簿現在也顯示了所有者提走的款項。

自由工作設計師，客戶付款存入個人帳戶

一名設計師的單一成員 LLC 預設按 Schedule C 課稅，客戶在兩個月內，每月向她的個人帳戶付款 $8,000。全部 $16,000 都是業務收入，只記一次。第二個月月底，她把 $16,000 轉入企業帳戶；這筆轉帳抵銷的是企業應收的款項，不會再算一次收入。如果她把其中 $2,000 花在租金上，只轉入 $14,000，$16,000 仍然全部是收入，而那 $2,000 同時也是一筆所有者提款。

雙成員 LLC 為一名合夥人支付汽車貸款

一間按合夥企業課稅的雙成員 LLC，從企業帳戶為其中一名成員的個人汽車貸款支付了 $3,000。假設這是個人提款，不是服務報酬，也不是償還 LLC 欠該成員的款項。那麼它不是業務支出，而是記為分配給該成員的款項。服務報酬需另行分類：不考慮 LLC 收入而定的金額，可能屬於保證付款，合夥企業一般可以扣除（IRS Publication 541）；請見保證付款與合夥人提款的區別。已選擇按 S 公司課稅的 LLC，則可能是分配、工資或貸款；請見 S 公司指南。

您的情況不同？

• 您有數月混用的對帳單，報稅員在等資料或稅表快到期，而您分不清哪些項目屬於業務；或者帳簿對不上，或您的 1099 表顯示的收入比存款更多： 整理要追溯多久、已提交的稅表是否受影響、由誰重建帳簿，都需要判斷。請先看記帳協助，並參閱補記帳費用。
• 混用的月份已在已提交的稅表中： 請閱讀因業務支出錯誤而更正稅表，並尋求記帳協助來重建受影響的月份。
• LLC 的唯一所有者不是美國公民或居民，或是非美國公司： LLC 在任何一年與其所有者有應申報的交易（例如出資或分配）時，必須提交 5472 表；未提交或未保存記錄，罰款為 $25,000（5472 表填表說明）。資金混用會讓這份記錄很難建立：請見外資 LLC 的 5472 表交易記錄，並尋求記帳協助。
• 您的 LLC 有兩名或以上成員： 請見保證付款與合夥人提款、合夥人資本帳戶和合夥人以個人名義支付的 LLC 費用。
• 您的 LLC 按 S 公司課稅，用 LLC 的錢付了您的個人帳單，或欠您已墊付的費用： 請見 S 公司支付個人開支和 S 公司從未報銷的費用。
• 出租物業的租金與個人資金混在一起： 請見每個出租物業各開一個銀行帳戶。
• 您的帳簿已落後數月或一年： 請見補記逾期帳簿。