混合用途支出：手機與汽車的業務使用比例怎麼記

手機、網路或汽車的業務使用比例該怎麼算？

只能扣除部分屬於私人用途的支出中的業務部分。Publication 334 說明，須把私人部分與業務部分分開，私人部分一般不可扣除。比例就是每項支出的業務使用占比。算出比例後，帳簿只把這一部分記為費用，私人部分轉入所有者提款，或根本不進入帳簿（見第三節）。

本頁引用的 IRS 公告和填表說明，沒有規定手機或網路比例的算法。這個比例要靠您自己判斷，而且必須是您能解釋、並有使用記錄支持的比例。IRS 對手機或網路也沒有規定「抽樣月份」的做法，所以記錄要能代表全年，不能只拿某個特殊的月份。選定一種依據，寫下來，每個月都用同樣的方法，日後才說得清楚。

以下情況就不算簡單：

• 汽車全年沒有里程記錄。汽車的業務比例不能靠估算（Publication 463）。
• 汽車的業務比例接近 50% 這條界線，而這條線決定汽車的折舊方式。
• 同一個方案涵蓋多人，例如員工或家人的線路。
• 混合帳單透過業務信用卡或業務帳戶支付，而帳簿把私人部分也記成了費用。
• 以前的年度完全沒有分攤就記帳。

請準備好每張帳單、年初和年末的里程表讀數及行程記錄、貸款對帳單、保險帳單，以及每筆款項是由哪個帳戶支付的。

知道比例之後，帳簿裡還要做什麼嗎？

要。比例本身不會改變任何東西，必須在帳簿裡套用才算數。如果整張帳單仍留在費用裡，帳簿就把私人支出顯示為業務費用，依據帳簿編製的稅表也可能因此多扣除。如果什麼都沒記，業務部分就沒有申報扣除。Publication 583 說明，帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免。

1. 在該項支出旁記下比例、依據和起用日期。
2. 每張帳單入帳時就按比例分開記錄（見下一節）。現金收付制的稅表一般在付款當年扣除業務部分，所以如果您的帳簿按權責發生制記帳，編製稅表之前要把時間對齊（Schedule C 填表說明）。
3. 年底時，把估計數換成全年的實際數。汽車的實際數就是全年總里程。用一筆調整分錄就能修正差額。

我應該先記整張帳單再轉出私人部分，還是只記業務部分？

兩種做法得出的扣除額相同。依帳單由哪個帳戶支付來選擇，而且每張帳單全年用同一種做法；中途改變會讓帳簿更難看懂。所有者提款是您為自己從公司取出的錢，不是費用。所有者出資是您投入公司的錢，不是收入。

Publication 583 說明，業務帳戶只能用於業務，開支票給自己時只能用於私人提款。從該帳戶支付的混合帳單，有一部分實際上是私人提款，所以要在當月就做提款分錄。提款在帳簿裡的位置，請見記錄所有者提款。

在按合夥企業課稅的多成員 LLC 中，私人部分通常記為分配給受益成員的分配款。真正的成員貸款則另當別論。一筆付款要成為保證付款，必須是為服務或資本使用而付，並且金額的確定不考慮合夥企業的收入，而且合夥人要把它申報為收入（26 U.S.C. 707(c)）；協議裡的名稱不能改變付款的實質。如果同一個方案涵蓋多名成員，先把業務使用與每位成員的私人使用分開。1065 表的第 9 行至第 21 行只申報營業扣除（填表說明）。請見從業務帳戶支付的個人支出。

業務比例是大還是小，會有影響嗎？

不論比例多少，只有業務部分可以扣除，其餘都是私人支出。有兩點會因比例而不同。

• 汽車折舊。 業務使用超過 50% 時，可以用較快的折舊方式。業務使用在該比例或以下時，汽車採用直線折舊，之後比例下降，可能要把先前多扣的折舊追回計入收入（Publication 946）。投入使用當年業務使用在該比例或以下的汽車，即使以後使用比例上升，仍然採用直線折舊。第一年用標準里程費率、之後改為實際費用的汽車，同樣只能採用直線折舊（Publication 463；請見標準里程費率或實際汽車費用）。相關規則見透過公司購買車輛。標準里程費率沒有門檻：它只乘以業務里程。
• 怎麼記帳比較省事。 主要是私人用途的帳單，用私人帳戶支付；主要是業務用途的帳單，用業務帳戶支付。這樣需要轉出的就是較小的那部分。

在這些公告中，手機或網路方案沒有門檻。

汽車按里程費率和按實際費用，帳簿各要記什麼？

按標準里程費率時，帳簿只記一項汽車費用：業務里程乘以費率，加上業務停車費、過路費，以及車輛個人財產稅的業務部分。按實際費用時，帳簿記錄每項營運成本的業務部分，再加上折舊。

資料來源：Publication 463、Publication 334 和 Topic 510。

對於您個人名下的汽車，里程費用沒有對應的銀行交易，所以要用一筆日記帳分錄，另一方記所有者出資。如果汽車屬於公司，或由公司支付汽車費用，就記公司實際支付的金額，報稅時再與里程扣除額核對；里程金額不是所有者出資。費率已經涵蓋的帳單，不應再留在費用裡，否則同一輛車就被扣除了兩次。如何選擇方法、能否改換，請見標準里程費率或實際汽車費用。里程記錄必須包含什麼，請見里程記錄要求。

我個人汽車貸款的本金，從業務帳戶支付，算費用嗎？

不算。如果汽車和貸款都是您個人的，記為所有者提款；如果貸款在公司帳簿上，就沖減貸款餘額。本金是償還借款，不是使用汽車的成本。Publication 463 把借款金額算作汽車計稅基礎的一部分，標準里程費率也已經包含折舊。汽車的成本會透過折舊或費率收回，如果在還本金時就扣除，同一輛車就被扣除了兩次。

利息則不同。自僱人士可以在 Schedule C 扣除汽車貸款利息中的業務使用部分，即使使用標準里程費率也一樣（Publication 463）。私人部分不是業務成本，不進入業務帳簿。它可能符合 Schedule 1-A（1040 表）上的合格乘用車貸款利息；同一筆利息不能重複扣除（Publication 463）。

開辦業務之前就擁有的汽車，請見把個人資產投入您的 LLC。

家裡的第一條電話線或家用網路算嗎？家庭辦公室呢？

行動方案或家用網路屬於混合用途支出：可以扣除您能提出依據的業務部分。本頁引用的 IRS 公告和填表說明對這兩項都沒有提及，因為其中的電話規則是針對固定電話線路寫的。

您家裡第一條固定電話線路的基本費用屬於私人支出。這條線路上的業務長途電話費，以及只用於業務的第二條線路的費用，可以扣除（Publication 587）。如果第二條線路也有私人用途，則按Schedule C 填表說明所述，扣除其業務比例，填在第 25 行「公用事業費」。

家庭辦公室扣除是另一回事。它按住宅面積的占比計算，某些電話費用則在家庭辦公室限額之外，另列在各自的行裡扣除（Publication 587）。每項費用只能算一次，要麼計入家庭辦公室扣除，要麼單獨列行，不能兩處都算。是否符合資格以及比例怎麼算，請見家庭辦公室扣除。

年度中途比例變了怎麼辦？

手機或網路方案，從使用情況改變的日期起採用新比例，之前的月份維持原來的記帳。在該項支出旁記下日期和原因，例如方案何時改為只供業務使用，或何時不再用於工作。

汽車則不同。它的比例是全年的業務里程除以總里程（Publication 946），所以月度數字只是估計。入帳時用註明的估計數，例如上一年的比例，等到年底知道真實里程時，再用一筆分錄調整。

如果汽車在年中從私人用途改為業務用途，而且您沒有之前月份的里程記錄，Publication 463 有專門的算法：改用之後期間的業務里程占比，乘以業務使用月數除以 12。請保留改用的日期。請見把個人資產投入您的 LLC。

這些費用要填在 Schedule C 的哪一行？

Schedule C 填表說明把汽車費用放在第 9 行，折舊放在第 13 行。行動方案或網路沒有指定行。

每年填同一行，各年度才容易比較。合夥企業的 1065 表沒有汽車或電話專用行：汽車貸款利息填第 15 行，折舊填第 16a 行，其他營業費用填第 21 行「其他扣除」，並附報表按類型和金額逐項列出（填表說明）。

哪些記錄可以支持這個比例？

使用當時做的記錄，比事後補寫的說明更有分量（Publication 463）。只有銀行對帳單是不夠的：Publication 583 說明，付款證明本身不能確立扣除。

對於汽車，Publication 463 說明，估計或大約的金額不能扣除。折舊期間的每一年，都要保存業務使用的記錄。

支持扣除的記錄，至少要在報稅後或報稅到期日（以較晚者為準）之後保存 3 年。有些情況要保存更久，而汽車本身的記錄，要保存到處置該車當年的時效期滿為止（Publication 583）。如果缺少里程記錄，請見重建里程記錄。

舉例

以下範例僅作說明，所有金額均以美元計。

自由工作者的手機

一位自由工作者每月從業務帳戶支付 $120 的手機帳單。她的工作使用比例是 60%。她把整筆 $120 記入手機費用，再把 $48 轉入所有者提款。每月費用是 $72，全年 $864。如果她用私人信用卡支付，則記 $72 到手機費用，同時貸記 $72 到所有者出資。扣除額相同。

外送司機的汽車和貸款

一位司機全年開了 15,000 英里，其中 9,000 英里用於送貨，所以業務比例是 60%。他使用實際費用。他的保險帳單 $1,800，業務部分是 $1,080。他個人汽車貸款有一筆 $500 的付款從業務帳戶轉出：$380 是本金，$120 是利息。本金轉入所有者提款，不記為費用。利息中，$72 記為利息費用，$48 轉入提款。汽車的成本以業務比例透過折舊收回，在 4562 表上申報，這裡未列出。如果使用標準里程費率，保險完全不能扣除，因為費率已經涵蓋。

設計師的家用網路

一位設計師每年支付 $900 的家用網路費。幾個有代表性的月份的使用記錄，支持 25% 的工作使用比例。業務部分是 $225，其餘 $675 仍屬私人。她用私人帳戶付款，所以只把 $225 記入費用，同時記一筆相同金額的所有者出資。這筆扣除額取決於那份使用記錄。

您的情況不一樣嗎？

• 您的業務比例很大，卻沒有記錄或依據，或同一個方案由多人使用： 找出您能支持的比例並逐月入帳，屬於記帳工作。先看重建里程記錄，再看記帳協助。
• 前幾年整張帳單都扣除，沒有分攤： 帳簿和已提交的稅表，可能都多扣除了。是否要更正那些稅表，要看年度、金額和您的申報歷史。釐清哪些年度、哪些帳單受影響，屬於記帳協助的工作範圍。
• 汽車的業務比例接近 50%： 汽車的折舊方式可能在這條線上改變，所以入帳前要先確認該年的里程。請見透過公司購買車輛，再看記帳協助。
• 混合帳單透過業務信用卡或業務帳戶支付，而帳簿把私人支出記成了費用： 數月累積的混亂，可參閱修正業務與個人資金混用；對不上帳的帳簿重建，屬於記帳協助的範圍。
• S 公司向您補償手機、家庭辦公室或汽車費用： 補償規則請見補償所有者的支出。
• 汽車或設備在開辦業務之前就屬於您： 請見把個人資產投入您的 LLC。
• 合夥人個人先墊付了共同費用： 請見合夥人個人墊付的 LLC 費用。
• 您在考慮手機機身該當費用還是資產： 請見小額採購該費用化還是資本化。