交給報稅員前的記帳整理清單

交給報稅員前，我的帳簿應該呈現什麼？

帳簿必須呈現總收入、扣除額和抵免，而且每筆記錄都要能對應到憑證（Publication 583）。任何記帳系統都可以，只要能清楚顯示收入和支出。合夥企業或公司的稅表如須附資產負債表（Schedule L），該表也應與帳簿相符（1065 表、1120-S 表和 1120 表的填表說明）。

請依下面的順序逐項整理，每一步都為下一步打好基礎。

以下情況就不算簡單：

• 已提交年度的帳對不上。 修改任何內容前先找出原因，因為已提交的稅表可能受到影響。
• 合夥企業或 S 公司有無人追蹤的資本帳戶或貸款帳戶。 稅表上的資產負債表應與帳簿相符；合夥企業對任何差異要附上說明，S 公司的股東貸款則應與 K-1 核對一致。
• 業主資金混在多個月的業務交易中。 必須逐筆分類，帳簿才能使用。
• 有的月份完全沒有記帳，或落後多年。 必須先補記缺少的月份，才能使用本清單，請見補記逾期未處理的帳。
• 稅表即將到期。 能用來找出和修正差異的時間不多。
• 業主或母公司在美國境外。 外資持有的美國公司可能須申報與外國業主之間的交易（5472 表），因此業主轉帳清單必須完整。

請先備齊：每個銀行、信用卡和貸款帳戶的對帳單、去年已提交的稅表、收到的所有 1099 表，以及企業與業主之間資金往來的清單。

年底時，每個銀行和信用卡帳戶是否都與對帳單核對一致？

請將每個銀行和信用卡帳戶，與對帳單在期末最後一天的餘額核對。把尚未結清的項目列出後，帳簿和對帳單應當一致。Publication 583 說明，企業帳戶要與個人帳戶分開，並且每月對帳。對帳的做法如下：

1. 把對帳單上的每筆存款和付款與帳簿比對，並記下每一筆差異。
2. 列出帳簿裡有、但對帳單上還沒出現的項目，例如未兌現的支票和在途存款。
3. 補記對帳單上有、但帳簿裡沒有的項目，例如銀行手續費。
4. 確認調整後的對帳單餘額等於調整後的帳簿餘額。若不相等，表示仍有錯誤。

對每個帳戶和每張卡都做同樣的核對，包括很少使用和已關閉的帳戶。信用卡和貸款餘額也要與各自的對帳單核對。銀行連線不等於對帳，請見為什麼銀行連線不等於對帳。

帳戶核對一致，只說明現金餘額正確，不代表分類也正確。

銀行連線記錄：未配對和重複的交易應該排除還是刪除？

對於重複的記錄，或不屬於這套帳簿的項目，請排除，不要刪除。這適用於仍在銀行連線記錄中等待處理的項目；已經記入帳簿的，則在帳簿裡更正。在 QuickBooks Online 中，被排除的連線項目不會再次匯入，被刪除的則會從銀行重新下載（Intuit 文件）。目前沒有官方資料說明各軟體的銀行連線如何運作，其他軟體可能不同，因此請先查看該軟體的說明再做決定。

請把每筆未配對的連線項目歸入下列三類之一：

• 真實發生、但尚未入帳： 記錄下來並選擇分類。
• 已經以手動輸入、發票收款或另一帳戶的轉帳記入帳簿： 與該筆記錄配對。
• 不屬於這套帳簿，或是另一筆項目的副本： 排除。

只排除確實不屬於這套帳簿的項目。如果排除了一筆真實的存款，帳簿的餘額就會比對帳單少，這個差距會在下次對帳時出現。

如何找出並刪除重複的收入和支出？

依金額和日期找出第二筆，然後刪除沒有銀行記錄或文件可對應的那一筆。重複記錄的跡象是：帳簿餘額比對帳單高或低，或收入比存款金額大。

常見的來源：

• 發票已標記為已付款，同一筆存款又被當成收入再記一次。
• 同一份銀行檔案先由銀行連線匯入，之後又上傳了一次。
• 同一張卡連接了兩次。
• 信用卡還款被記為支出，卡上的消費又各自記了一次。
• 自己名下帳戶之間的轉帳，在一個帳戶記為收入，在另一個帳戶記為支出。兩邊都不是收入或支出。

查找時，先把對帳單上的存款加總，再與已入帳的收入加上不屬於收入的存款相比。然後依金額排序，找出日期相近的相同金額。對帳差額可能剛好等於一筆重複記錄。Publication 583 說明，記錄應註明收款來源，這樣才能區分業務與非業務資金，以及應稅與免稅資金。如果重複記錄的日期落在已提交的年度，請在刪除前告知報稅員。

銷售收入重複，請見帳簿中的重複收入。存款與銷售報表對不上，請見銷售款與平台撥款的對帳。信用卡還款重複計算，請見帳簿中的信用卡還款。

我的期初餘額與去年已提交的稅表一致嗎？

應當一致。今年的期初餘額就是去年的期末餘額，合夥企業或公司可以逐行與已提交稅表上的資產負債表核對。

規模較小的實體，如果在稅表上對規模問題回答「是」（1065 表和 1120-S 表在 Schedule B，1120 表在 Schedule K），可以不填 Schedule L；規模較小的合夥企業還可以不填 Schedule M-2 和每份 Schedule K-1 的項目 L（1065 表）。這種情況下，請改為與去年的最終帳簿和年底對帳單比對。帳簿仍須與去年的期末數相符。

比對時，把去年的年底資產負債表和今年的期初資產負債表並排，列出每一行的差異。常見原因是：某筆記錄的日期落在已結帳的年度，在稅表編製完成後又被修改。合夥企業已提交的資產負債表可能採用稅務基礎，而項目 L 申報的是稅務基礎資本，因此認定帳簿有誤之前，請先索取說明該差異的聲明。

在弄清差距的原因之前，不要用今年的一筆記錄把差距補平。請見已結帳期間的期初餘額被更動、保留盈餘與稅表不符，以及鎖定已提交的年度。

企業帳戶裡有個人支出和業主轉帳，該怎麼處理？

提款、出資和業主貸款記在業主帳戶，絕不計入收入或支出。工資和保證付款另當別論，由報稅員分類。Publication 334 將個人、生活和家庭支出列為不能扣除的支出，並說明混合支出中屬於個人的部分要分開。它也說明，從企業收入中提領供個人使用的款項，可以另設提款帳戶。

Publication 583 建議把每筆存款標明為業務收入、個人資金或貸款，並且只在個人提款時才開支票給自己。透過真正的貸款借入的款項不是收入。

請把當年企業與業主之間的每一筆轉帳列成一份清單：日期、金額、帳戶和用途。把個人支出從費用中移出，記入業主帳戶。帳戶名稱不能決定稅務上的屬性，報稅員會綜合全年情況來分類轉帳。

多個月資金混在一起的處理，請見整理業務與個人混用的資金。合夥人報酬，請見保證付款與合夥人提款。S 公司的業主轉帳，請見 S 公司補記帳簿和 S 公司支付個人費用。C 公司，請見 C 公司支付業主費用。

寄出前，如何清掉未分類項目和暫記帳戶？

每筆交易都要歸入能對應到稅表某一行的分類，或附上寫明未知內容的備註。未分類收入、未分類支出或任何統括的暫記帳戶裡，都不要留下任何交易。

1. 列出這些帳戶裡的每筆交易。
2. 逐筆分類：收入、業務費用、業主資金、自己名下帳戶之間的轉帳、貸款或信用卡還款，還是設備購置。
3. 遇到沒有憑證的項目，查看銀行或信用卡對帳單。對帳單可以證明付款，但僅有付款證明並不足以成立扣除，還需保留發票或收據。
4. 遇到無法辨認的項目，把日期、金額和收款方寫成備註給報稅員。不要猜測分類。

完整做法請見報稅前的未分類費用。缺少收據，請見遺失業務費用收據。

我的收入與 1099-K 表和 1099-NEC 表一致嗎？

按付款方或平台把每份表格加總，與該來源已入帳的收入比對，並用備註說明每一筆差異。IRS 說明要將 1099-K 表與其他記錄一併使用，而且無論是否收到表格，都須申報全部收入。帳簿上的收入可以比表格多；帳簿上的收入若比表格少，就需要有可以提出證明的理由。

支付卡處理機構對信用卡收款不論金額多少都會寄出 1099-K 表。支付應用程式或線上交易平台，在商品或服務的付款超過 $20,000 且交易超過 200 筆時，必須寄出該表；金額較低時也可能寄出。家人和朋友的贈與款，或償還個人支出的款項，不應出現在 1099-K 表上（IRS）。Publication 583 把 1099-MISC 表和 1099-NEC 表列為證明總收入的文件。

差異通常來自手續費、退款、代收的銷售稅、時間差、個人款項、重複記錄或表格本身的錯誤。銷售稅如果課徵對象是買方，代州政府收取的部分不是收入；如果課徵對象是身為賣方的您，則屬於總收入（Publication 334）。時間差包括：帳簿採權責發生制、稅表採現金收付制時，年底尚未收款的發票（Publication 583；請見權責發生制帳簿與現金收付制稅表）。如果同一筆付款可能同時出現在 1099-NEC 表和 1099-K 表上，只能計算一次，請見同一筆收入出現在兩份稅務表格上。

收入與銷售報表對不上，請見銷售款與平台撥款的對帳。逾期帳簿如何將收入與表格核對，請見補記逾期未處理的帳。

哪些貸款、信用卡和設備要列入資產負債表？

所欠的款項和企業擁有的東西，屬於資產負債表，不屬於損益表。資產負債表顯示某一日期的資產、負債和業主權益（Publication 583）。

• 貸款： 餘額與貸款機構的年底對帳單相符。借入的款項不是收入，企業債務的利息才是計入費用的成本（Publication 334）。請見記錄企業貸款。
• 信用卡： 餘額與信用卡對帳單相符。還信用卡帳單是把錢從銀行轉到信用卡，不是第二筆支出。請見帳簿中的信用卡還款。
• 設備： 用於企業、預期使用超過一年的財產，一般不能在購買當年全額扣除，成本要以折舊的方式分攤到不止一個稅務年度（Publication 334）。Section 179 扣除（Publication 583）、額外折舊（bonus depreciation）和小額項目的 de minimis 安全港選擇，可能允許第一年扣除更多；安全港只適用於帳簿中已列為費用的金額（Publication 334）。請保留取得日期、價格、改良支出、已申報的 Section 179 扣除和已提列的折舊（Publication 583）。

若有設備被記為維修費或用品費，或有購置項目沒有列入資產清單，請標明並告知報稅員。要把小額購置項目移到資產負債表之前，先確認是否使用了安全港選擇，請見小額購置項目：列為費用還是資本化。缺少資產明細表，請見重建缺失的折舊明細表。

帳簿整理好後，要寄給報稅員什麼？

請寄出整理好的帳簿和支持帳簿的記錄，並附上尚未解決事項的備註。

報稅員會調取哪些報表，請見從帳簿到企業稅表。12 月 31 日之後要結的事項，請見年底結帳清單。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

支票帳戶對不上的自由工作設計師

帳簿顯示支票帳戶有 US$18,400，12 月 31 日的對帳單顯示 US$17,950。沒有未兌現的支票，也沒有在途存款。US$450 的差距，是銀行連線把一筆支付處理機構的存款匯入了兩次。刪除多出的那筆後，只剩一筆存款，帳簿餘額為 US$17,950。仍在連線記錄中等待處理的副本，請予以排除，以免再次出現。

期初現金對不上的雙成員 LLC

一家按合夥企業課稅的雙成員 LLC，年初帳簿上的現金為 US$31,000。去年已提交的 Schedule L 顯示年底現金為 US$26,500。US$4,500 的差額，可能來自某筆日期落在已結帳年度、在稅表編製後又被修改的記錄。處理的起點是找出原因，而不是調整今年的現金。如果原因是報稅員從未看到的更動，已提交的稅表可能需要重新檢視，這由報稅員判斷。

替業主付房租的 S 公司

一家 S 公司用公司信用卡支付了業主個人的房租 US$6,000，並記為租金費用。在報稅員綜合全年情況判定它屬於報酬、分配還是股東貸款之前，這 US$6,000 先記入業主帳戶。如果是分配或貸款，把它從租金費用中移出，費用就減少 US$6,000，帳面利潤增加同樣的金額。如果是為提供服務而付的合理報酬，就仍然作為工資費用，並須做工資申報，利潤不變。

您的情況不同嗎？

• 餘額與已提交的年度對不上，或您不確定該整理、重建還是另建新檔案： 請見已結帳期間的期初餘額被更動、保留盈餘與稅表不符、整理舊帳還是重新開始和補記帳簿的費用，並尋求記帳協助。
• 有的月份完全沒有記帳，或稅表即將到期： 請見補記逾期未處理的帳，並尋求記帳協助。
• 業主資金混在多個月的交易中： 請見整理業務與個人混用的資金，並尋求記帳協助。
• 合夥企業或 S 公司有無人追蹤的資本帳戶或股東貸款帳戶： 請見 S 公司補記帳簿和保證付款與合夥人提款，並尋求記帳協助。
• 業主住在國外、外國公司持有該企業，或帳戶開在境外： 請見外資持有的美國公司記帳、外資持有的 LLC 交易記錄和公司境外帳戶的 FBAR，並尋求跨境稅務協助。
• 存款與銷售報表對不上： 請見銷售款與平台撥款的對帳。