外幣支出入帳：該用哪個匯率和金額

外幣支出的帳上該記哪個金額？

請把每筆支出換算成申報貨幣後入帳（美國稅表用美元，加拿大稅表用加元）。換算按付款當天的匯率（若先入帳後付款，則按費用發生當天的匯率），並且每次都使用同一個有記錄的匯率來源。IRS 要求按您收到、支付或應計外幣費用時的現行匯率換算。《所得稅法》則使用該金額產生當天的匯率。

一筆採購會產生三個金額：

請記入換算後的金額。如果信用卡實際多扣或少扣，請把差額記入「信用卡及匯兌費用」科目，讓帳戶與帳單相符，並保留兩份文件。IRS 和 CRA 都沒有說這兩個金額哪個優先；它們規定的是按當天有記錄的匯率換算，所以這是一種記帳方法，不是法定規則。

如果外幣支出分散在多張信用卡或多個帳戶、收據與帳單對不上、員工帶回大量收據，或者業務同時在兩個國家申報，情況就不簡單。請準備好收據、信用卡和銀行對帳單、行程日期和目的、所用匯率來源的名稱，以及每張外文收據內容的簡短說明（商家、品項、金額）。

該用哪一天的匯率：購買日、信用卡入帳日，還是報銷日？

請用購買日，也就是收據上的日期。兩國的規則都把匯率與費用支付或發生的當天掛鉤，都沒有提到信用卡入帳日，所以每張卡都請用購買日。

之後才付款的供應商發票情況不同。IRS 規定，按您「收到、支付或應計」該項目時的匯率換算。美國企業若先入帳後付款，法規以費用「發生應計或以其他方式計入」的日期定匯率，這不一定是發票日。到付款日之間的匯率變動，另算為匯兌損益（見美國帳目中的外幣帳戶和美元帳戶的匯兌損益）。以付款時才扣除費用的美國企業，則按付款日換算。在加拿大，《所得稅法》使用該金額產生當天的匯率；對於尚未付款的發票，CRA 的 folio 沒有說明是發票日還是付款日，請選定一種有記錄的方法，並每年沿用。

報銷是指事後以申報貨幣償還已發生的支出。規則把匯率與費用支付或發生的當天掛鉤，而不是與之後的報銷日掛鉤。

如果加拿大銀行當天沒有報價（週末或假日），《所得稅法》規定使用最接近的前一個有報價的日子。IRS 沒有對應的書面規定；美國帳目請採用同樣的慣例並保持一致。

IRS 和 CRA 接受哪些匯率來源？

美國接受任何公開掛牌、且前後一致使用的匯率。加拿大預設使用加拿大銀行的匯率，只有符合特定條件時才接受其他來源。

加拿大銀行的匯率僅供參考，每個營業日發佈一次。請把匯率、來源和日期與每筆分錄一起保存。

我可以用月平均或年平均匯率，代替每天的匯率嗎？

對於支出，請按每筆費用當天的匯率換算。平均匯率只適用於少數例外情況。

• 美國：一般規則是按付款當天的匯率。IRS 公佈了年度平均匯率表，並接受「任何公開掛牌且前後一致使用的匯率」，但其頁面沒有說明每筆支出是否可以使用年度平均匯率。按每天的匯率換算，就不會有這個疑問。一項法規允許對某些應付款和應收款的匯兌損益採用一個季度或更短期間的匯率慣例，但不適用於以即期匯率支付的支出換算；見美國帳目中的外幣帳戶。
• 加拿大：CRA folio 表示，對某些收入項目可能接受平均匯率，但在匯率大幅波動時一般不接受。
• GST/HST：對於以外幣列示的 GST/HST 金額，Memorandum 3-6 有自己的規則，其中包括月平均匯率。

外國收據上沒有稅額明細，需要什麼證明？

為了支持所得稅扣除，收據不必顯示稅額一行。相關資料要求載明買了什麼、何時、在哪裡買以及花了多少錢。

• 美國：Publication 463 規定，收據載明金額、日期、地點和費用的基本性質，通常就足夠。差旅記錄還需要行程日期和業務目的，估計的金額不可扣除。Publication 583 把帳戶對帳單、信用卡簽單和發票列為支持文件。
• 加拿大：CRA 表示，收據應載明日期、賣方和買方的名稱與地址，以及完整的說明。只有賣方是 GST/HST 登記人時才需要賣方的企業號碼（另有金額門檻）；未登記的賣方（許多加拿大境外賣方就是如此）沒有號碼可寫。沒有收據時，請把詳情寫在費用日記帳裡。

請在每筆分錄中加入外幣金額、幣種、匯率和匯率來源。收據、帳單和匯率記錄要放在一起保存：在加拿大一般為 六年，在美國一般為 3 年，有些情況需要更久。收據的完整規定，請見 IRS 收據指南和 CRA 收據指南。

外國採購可以申請 GST/HST 或銷售稅抵免嗎？

只有已支付或已到期應付的 GST/HST 才可以。加拿大境外的賣方通常不收 GST/HST，但請檢查進口時支付的稅款，或向境外購買服務或軟體時自行評定的稅款。外國的增值稅（VAT）或銷售稅不是 GST/HST。如果外國賣方依簡化登記制度收取了 GST/HST，登記人不能把它作為抵免申請。

• 加拿大：進項稅抵免來自已到期應付或已支付的 GST/HST，並且在提交申報表前必須有支持文件。CRA 表示，無須支付 GST/HST 時不得申請抵免。非居民供應商依簡化制度向登記人收取的稅款，不得申請抵免和退稅（第 211.17 條）；CRA 表示，應向該供應商出示您的登記證明，已被收取的稅款則應向供應商申請退款或抵免。
• 美國：Publication 334 把您為業務採購支付的銷售稅視為所購物品成本的一部分，而不是單獨的抵免。它只涉及美國銷售稅，沒有談外國 VAT。如果外國政府會向外國企業退還該國 VAT，這可能改變行程的實際成本；請在關帳前提出。

企業是否必須就從加拿大境外購買的服務或軟體自行評定 GST/HST（CRA），以及能否就此申請抵免，取決於登記情況和該採購的用途；見外國供應商的發票。

員工出差的外幣收據，我該如何報銷？

請把每張收據按其當天的匯率換算，以申報貨幣支付總額，並保存員工的記錄。IRS 和 CRA 都沒有為報銷申請規定匯率；上述換算規則適用於企業本身的支出。

1. 員工逐張列出收據：日期、地點、業務目的、外幣金額和幣種，並附上收據。
2. 雇主按所選匯率來源，把每一行按該收據日期的匯率換算，並把匯率和來源寫在報告上。
3. 雇主支付總額，員工退還沒有花掉的預支款。
4. 雇主保存報告、收據和匯率記錄。

請以書面決定，員工是按有記錄的匯率報銷，還是按其信用卡實際扣款金額報銷，並對所有人適用同一規則。下面的測試取決於員工的實際支出，所以請把信用卡帳單與報告一起保存。如果現金是在外幣兌換處換的，請保留兌換單據。

我自己或所有者出差的外幣費用，如何報銷？

換算方法相同；款項如何回到所有者手中，則取決於實體類型。

如果行程同時包含業務日和私人日，要先拆分；見含私人日的商務差旅。

境外出差的每日津貼（per diem）有什麼不同嗎？

方法相同；不同的是費率表。

• 美國：Publication 463 規定，境外地區的每日津貼費率由國務院（Department of State）制定。對於您自己的扣除，標準餐費津貼只涵蓋餐費和雜費；沒有標準住宿金額，所以境外住宿按實際費用以當天的匯率換算。標準餐費津貼適用一般的 50% 餐費限額。
• 美國，雇主的每日津貼：只有在符合若干條件時，才算充分報帳，其中包括：形式與聯邦費率相近且不超過聯邦費率，並且員工證明了日期、地點和目的。持有公司股票超過 10% 的所有者，與雇主屬於關聯方，必須能夠向 IRS 證明這些費用。
• 加拿大：CRA 要求判斷津貼是否涵蓋您合理預計員工會支付的費用，以及您能否說明理由。其差旅費用頁面沒有提供境外每日津貼費率，所以請按實際收據報銷，或準備好說明津貼的理由。餐費一般可按 50% 扣除（《所得稅法》）。

如果費用是從外幣餘額或錯誤幣種的帳戶中支出的，怎麼辦？

請按付款當天（若先入帳後付款，則按應計當天）換算後的金額記錄費用，再把差額與實際付款的帳戶對平。

• 用同幣種餘額付款（用歐元餘額支付歐元帳單）：費用就是帳單金額按當天匯率換算的結果。該餘額本身的匯兌損益另做一筆分錄，IRS 指出美國關於匯兌損益的規則（第 988 條）可能要求確認這筆損益。見美國帳目中的外幣帳戶和美元帳戶的匯兌損益。
• 用另一種幣種的帳戶付款（用美元帳戶支付歐元帳單）：銀行按它自己的匯率換算。從帳戶扣掉的金額就是實際付出的金額。請按您有記錄的匯率，把費用記為帳單金額；差額記入「銀行及匯兌費用」科目，讓帳戶與帳單相符。
• 用個人帳戶付款：見自己墊付的業務費用。

客戶把款項付到錯誤幣種的帳戶，屬於收入，不是支出；見帳目中的多幣種餘額。

舉例

以下匯率為取整後的示意數字，不是真實報價。

芝加哥的 LLC 支付柏林的酒店費用

這家 LLC 在 5 月 12 日用公司信用卡支付了 €300 的酒店發票。當天匯率來源顯示每歐元兌 1.10 美元。信用卡帳單入帳 US$335。

一種可行的入帳方式：US$330 記入差旅費，US$5 的差額記入信用卡及匯兌費用科目，讓信用卡帳戶與帳單相符。帳單沒有說明這個差額是發卡機構的匯率造成的還是手續費，IRS 和 CRA 也沒有規定帳單與匯率孰先孰後。檔案中要保存發票、帳單和匯率記錄。

多倫多一家公司的員工從倫敦出差回來

這名員工帶回 £1,200 的收據。每張收據都按其當天的加拿大銀行匯率換算，員工把收據副本和費用報告交給公司。

公司報銷 C$2,210，並保存報告、收據和匯率記錄。

安大略省一名獨資經營者向美國供應商購買軟體

發票金額為 US$800，在入帳當天付款，供應商沒有收取 GST/HST，所以沒有供應商收取的稅款可以申請抵免。按 1.40 計算，費用為 C$1,120，尚未計入任何自行評定的稅款。這名經營者是否必須自行評定 GST/HST、能否申請相關的抵免，取決於登記情況和用途；見外國供應商的發票。

您的情況不同嗎？

• 外幣支出分散在多張信用卡或多個帳戶，或以前的分錄金額不一致（有的按信用卡扣款金額，有的按換算金額）：在準備稅表或報銷之前，帳目需要先統一匯率方法；見記帳協助。
• 報銷或年底申請涉及幾十張外幣收據，而且與對帳單對不上：請在付款前先完成換算和核對，可借助記帳協助。
• 您在兩個國家都有業務，帳目和稅表不一致：見加拿大公司及其美國公司的帳目、加拿大人持有的美國 LLC 的帳目和記帳協助。
• 您的帳目已落後數個月：見加拿大逾期帳目補記或美國逾期帳目補記，並可借助記帳協助。
• 企業的帳目主要以另一個國家的貨幣記錄（境外分支機構或辦事處，或選擇以功能貨幣申報的加拿大公司）：IRS 允許部分這類單位以該貨幣進行計算；見境外業務的資產負債表。加拿大公司可以選擇以美元、歐元、英鎊、日圓或澳元申報，須在開始適用的年度第一天起 60 天內提交選擇（《所得稅法》第 261(3) 款）；選擇後，本頁的加元換算就不再適用。見公司稅表上的匯兌收益。
• 收據遺失或從未開具：見遺失的業務費用收據或加拿大沒有收據的業務費用。