沒有帳簿怎麼補報稅表？用銀行對帳單重建記錄

我的小企業沒有任何記錄，怎麼補報欠繳年度的稅表？

IRS 要求您提交所有已到期的稅表，無論能否全額繳稅，所以要用別人手上的記錄把數字重建出來。聯邦規定要求保存的記錄須足以確定總收入、扣除額和抵免。沒有帳簿時，銀行對帳單就是帳簿：IRS 指出，對大多數小企業來說，企業支票帳戶是記帳的主要依據。

重建記錄很重要，因為 IRS 代編的替代稅表可能不給您扣除額的抵減。有憑證的費用，才能讓稅表從利潤算起，而不是從總收入（扣除任何成本前的銷售總額）算起。

出現以下情況，就不單純：

• 有兩個或更多年度沒申報，或已經收到 IRS 通知或替代稅表；
• 客戶的錢經過個人帳戶、支付 App 或現金；
• 企業收取過銷售稅、有發放工資，或有一位以上的所有者；
• 存款、1099 表和您自己記得的收入互相對不上。

只要符合其中一項，建議先請報稅員看過計劃，再建立分類帳，因為年度的先後順序和每筆存款的處理方式，會影響每一年的稅表。要補報哪些年度、按什麼順序，見補報未提交的稅表；LLC、合夥企業或公司請從未提交的企業稅表開始。

先備齊：每個帳戶每個月的對帳單、支付處理商報告、所有 1099 表、IRS 稅務記錄、過往稅表，以及貸款和實體文件。

我要先收集什麼？去哪裡取得副本？

先收集所有經手過企業資金的帳戶的每一份對帳單，再補上第三方記錄，驗證對帳單無法證明的部分。

IRS 稅務記錄頁面列明了可查範圍。稅表記錄涵蓋當年及前三個稅務年度。帳戶記錄和工資及收入記錄，可在 IRS 線上帳戶查到前九個稅務年度。稅務記錄不是影印本：舊稅表的副本須用 4506 表申請。未申報證明函表示 IRS 沒有已處理的 1040 系列稅表記錄，並不表示您當年必須申報。這份函件可查前三個稅務年度，更早的年度須使用 4506-T 表。

怎樣取得開給我或我的 EIN 的 1099 表清單？

先申請以您的社會安全號碼（SSN）或個人納稅人識別號碼（ITIN）為準的工資和收入記錄，再向付款方和平台索取以雇主識別號碼（EIN）申報的表格。工資和收入記錄會列出 IRS 收到的 W-2、1098、1099 和 5498 表，涵蓋當年及前九個稅務年度。您可以在 IRS 線上帳戶申請，也可以用4506-T 表第 8 行申請；文件超過約 85 份時，線上申請會失敗，這時要改用 4506-T 表。已向 IRS 備案 2848 表的代表人，可以接收並查看您的帳戶資訊。

以企業 EIN 申報的表格是缺口所在。4506-T 表要求提交 1040 表並附 Schedule C 的獨資經營者填寫 SSN，EIN 則留給企業稅表使用。上述 IRS 頁面沒有說明如何取得以企業 EIN 申報的表格記錄，所以這類表格要向付款方索取。1099-K 表上的號碼可能是 EIN，而 4506-T 表也提醒：1099 表的副本要先聯繫付款方索取。

這份清單有多可靠：

• 可能不完整。清單只列出已向 IRS 申報的表格，這些表格不一定涵蓋開給您的全部表格。許多付款方只在達到門檻後才申報：支付 App 或交易平台要超過 $20,000 且交易超過 200 筆（不過 IRS 表示，低於這個門檻您仍可能收到表格）；信用卡處理商不論金額都會申報（IRS）；1099-NEC 表在 2025 年之前的門檻是 $600（IRS，2025 年填表說明），之後是 $2,000（IRS）。
• 沒有表格，不代表沒有收入。您必須申報所有企業收入，包括沒有列在 1099 表上的收入。
• 也可能有錯。表格上可能含有個人款項、重複的金額或別人的錢。見下文的核對部分。

怎樣用銀行對帳單重建收入和費用？

一次處理一個帳戶、一個月、一個年度，給每一行標記類別，並證明每個月都對得上。IRS 審查人員查看銀行記錄時，做法也相似。Internal Revenue Manual 是 IRS 給審查人員的內部指引，其中說明的銀行帳戶分析，是先加總存款，剔除轉帳和非應稅資金，剩下的就視為應稅存款。

1. 確認資料齊全。把每個帳戶的對帳單按日期排好。每個期初餘額都應等於上一期的期末餘額；對不上，通常是缺了某一份對帳單。若有轉入或轉出您沒列出的帳戶，說明還有別的帳戶需要申請對帳單。
2. 從最早的未報稅年度開始，並把每年的期末餘額結轉到下一年。
3. 給每一行標記類別。收入是客戶款項，或是其他款項（見下一節）。支出是企業成本，或不是。該手冊列出的非業務付款包括個人生活費用、資本性購置、帳戶之間的轉帳，以及償還負債。資產購置要單獨追蹤，因為它們適用折舊規則；有些仍可一次全額扣除，但小額安全港（de minimis safe harbor）須在按期提交的原始稅表上選擇，所以晚了好幾年才提交的稅表可能不符合資格，而 Section 179 選擇可以做在逾期提交的原始稅表上。請為報稅員列出每項資產、成本和投入使用的時間；見未報稅年度的 Schedule C 費用。企業貸款的還款要拆開：利息可以作為企業費用，用來減少本金的部分則不行。
4. 按稅表自己的類別加總。獨資經營者的 Schedule C 有固定的收入和費用行；合夥企業和公司的稅表各有各的行。信用卡付款只算一次：信用卡對帳單列的是購買的項目，銀行帳戶裡支付信用卡帳單的那一行是轉帳。
5. 逐月證明數字。對帳的算法是：期初餘額加上收入、減去支出，應等於期末餘額。
6. 在年底截止。許多小企業採用現金收付制：收入在收到或可無限制動用時計入，費用在支付時計入。12 月最後一週收到、但 1 月才存入的支票，一般屬於前一年。銷售商品的企業可能要適用存貨和權責發生制規則；見沒有記錄時的存貨與銷貨成本。

合夥企業或公司的稅表還可能要求提供與帳簿相符的年底資產負債表（1065 表填表說明、1120 表填表說明），所以實體的分類帳也要記錄所有者帳戶和餘額。這些如何與上一年的稅表銜接，見補做逾期帳簿。

每個補報年度都要使用該年度自己的表格和門檻。在第一個年度結帳前，請先與報稅員確認會計方法。

哪些存款不算收入？怎麼證明？

客戶付款是收入。轉帳、貸款所得和部分代收款項則不是。手冊指出，扣除非應稅收款後的存款證明，可作為應稅收入的證據。因此每筆非收入的存款都需要有書面憑證。

如果銷售稅是向您這位賣家徵收的，代收的金額屬於總收入的一部分；適用哪一種由州法律決定，應收未收的稅款見補收未收的銷售稅。所有者資金的投入和提取，見記錄所有者提款。

每筆存款都要標明用途。手冊指出，來歷不明的存款，可能因金額、整數、來源和日期而看起來像收入，所以「雜項」類別是最薄弱的環節。

怎樣把重建的收入與 1099-K 和 1099-NEC 表核對？

重建出的總收入應該能解釋每一張表格，但不必等於表格金額之和。表格反映的是付款方申報的金額，對帳單反映的是實際到帳的款項。

• 1099-NEC 表。非雇員報酬欄（第 1 欄，現行表格為第 1a 欄）中正確列示的金額，應計入總收入。Schedule C 填表說明指出，如果第 1 欄的合計超過您申報的總收入，要附上說明差額的聲明。
• 不要重複計算。用信用卡或支付網路付的款項，應列在 1099-K 表，而不是 1099-NEC 或 1099-MISC 表。請確認同一筆銷售沒有兩張表都出現。同一筆付款出現在兩張表時如何申報，見同一筆收入出現在兩張稅表。
• 1099-K 表。第 1a 欄是總額：它沒有扣除手續費、抵免、退款、運費或折扣，所以銀行的存款金額會比它低。表上申報的付款不一定都要課稅。平台的年度報告可以說明從總額到實際撥款之間的差額。
• 錯誤或重複的表格。如果表上是個人付款、別人的錢或重複申報，請發出表格的機構開立更正表；IRS 不能更正，您也不必等更正表就可以申報。請確認表上的收款人姓名和號碼，與申報這筆收入的稅表一致：如果收入在 1065、1120 或 1120-S 表上申報，表格卻開在所有者個人的姓名和號碼下，就需要更正。

如果撥款金額的差異始終說不清楚，見核對銷售額與撥款。如果 IRS 之後來函，通知稅表與某張表格不符，見 CP2000 通知。

沒有存進銀行的現金銷售怎麼辦？

不論有沒有存進銀行、有沒有開立表格，現金都是收入。IRS 指出，即使沒有 1099-K 表，收到的現金付款也必須申報。

現金收入要根據當時留下的記錄來重建：收據簿、發票、收銀機或銷售點系統報告、預約行事曆和銷售稅申報表。IRS 有一份為災後復原撰寫的企業記錄重建指引，其中指出存款應與銷售額大致吻合，以前的聯邦、州和地方稅表（包括銷售稅報告）會顯示某一期間的總銷售額。

然後把這些合計與存款比較。有差額，就是已花掉或自己留著的現金；請寫下這筆錢的去向。手冊中的存款法假設用於支出的現金來自應稅來源，除非另有說明，並由納稅人負舉證責任。手冊也指出，如果企業有大量現金未存入銀行，存款法並不適用，審查人員可能改用根據企業經營活動推算的其他方法。

估算能否成立，取決於書面依據：用了哪些記錄、哪一段期間、怎麼計算。報稅員如果看到數字看似不正確、前後不一致或不完整，必須就這些數字進行合理查詢。今後的每日記錄，見現金生意的銷售記錄。

沒有收據的費用，以及同一帳戶裡的個人開支怎麼處理？

銀行或信用卡的一行記錄，只顯示付給誰、多少錢、什麼時候；業務原因要由其他記錄來證明。IRS 指出，證明文件應載明收款人、金額、付款證明、日期，以及能說明這是業務費用的描述，有時需要多份文件配合使用。說明原因時，可以附上供應商發票或帳戶歷史、訂單電郵、合約，或您現在寫下、並註明是現在才寫的註記。

Publication 583 指出，無法取得現金付款的收據時，應在付款當時於記錄中作出充分說明，而重建記錄往往無法為過去的年度補上這一點。差旅、禮品和車輛費用的要求更嚴格：Publication 463 指出，您不能扣除以大約或估計方式得出的金額，只有在記錄因您無法控制的原因而損毀時，才允許重建。見丟失收據的業務費用。

個人開支要標為個人，不計入費用。Publication 334 說明了提款帳戶（drawing account），即把企業收入提出來支付個人和家庭開支。同時用於個人和業務的項目（例如車輛），只能扣除其業務使用的部分。如果個人和企業資金全面混在一起，見整理混在一起的企業與個人資金。

CPA 能根據銀行對帳單替我補報稅表嗎？

能，只要重建出的記錄能支持每一個數字，未解決的問題也都有答案。財政部對執業人員的規定指出，報稅員一般可以善意地依賴客戶提供的資料而不必核實。報稅員不得忽略資料所暗示的問題；如果資料看似不正確、與重要事實不一致或不完整，必須進行合理查詢。預期會被問到：標為「雜項」的存款、缺少的月份，或 1099 表合計超過申報收入的情況。

只有銀行對帳單不算分類帳。請向報稅員提供：

• 每個帳戶每個月的對帳單，並列出缺少的部分；
• 已標記類別的分類帳，以及每項判斷的說明；
• 所有 1099 表、支付處理商報告和 IRS 稅務記錄；
• 過往稅表、資產清單、貸款文件和實體文件。

稅表以分類帳為基礎，對帳單作為後盾。每種實體要提交哪些稅表、按什麼順序，見未提交的企業稅表；各年度的 Schedule C 費用，見未報稅年度的 Schedule C 費用。

我不報稅，IRS 替我報稅會怎樣？

IRS 可能依 第 6020(b) 條 編製替代稅表，而該稅表可能不給予您應得的扣除額和免稅額。該條文適用於任何須提交的稅表，不限於個人稅表。對個人稅表（包括附有 Schedule C 的稅表），IRS 隨後會寄出欠稅通知書（Notice of Deficiency，即 CP3219N，又稱 90 天通知函），提出擬評定的稅額。如果您不同意通知上的數字，請在通知所列日期前提交您自己的稅表；IRS 表示不能為此申請延期。向稅務法院提出訴狀有自己的期限：通知寄出後 90 天（若通知寄給美國境外的人，則為 150 天），或通知所載的最後日期。提交稅表不會延長這個期限。如果既不提交稅表也不提出訴狀，IRS 就會繼續評稅。如果已經收到通知，請現在就請報稅員看一下上面的日期；見補報未提交的稅表。

逾期提交的合夥企業或 S 公司稅表，還要按月罰款，依合夥人或股東人數計算，並向實體收取（第 6698 條、第 6699 條）；逾期提交的 C 公司稅表，則適用 第 6651 條 的附加稅款。罰款和合理原因抗辯，見逾期申報與逾期繳稅罰款。

IRS 代編的稅表不會啟動時效，因此其稅款的評定期限不會開始計算；沒有提交稅表的年度，稅款可以隨時評定。IRS 表示，即使它已經代編了稅表，您仍應提交自己的稅表，這樣才能取得應得的扣除額和抵免；IRS 一般會調整您的帳戶，使之與您的稅表相符。要為某一年度申請退還預扣稅或預估稅，須在該年度稅表到期日後 三年 內提交該年度的稅表。法規還會加上獲准的延期時間，各種例外也可能改變截止日，所以請報稅員逐年核對退稅期限。稅表逾期未報期間，IRS 也會扣住退稅。

重建的記錄要保存多久？

至少要保存到每份稅表的時效屆滿為止。IRS 的保存規則從稅表提交之日起算，所以逾期稅表是從您實際提交的那天開始計時。

其他期限，例如漏報收入、退稅申請和僱傭稅，見企業記錄要保存多久。

請把分類帳、附註、對帳單和已提交稅表的副本放在一起保存。法規要求記錄在其內容可能對任何聯邦稅法有重要性期間一直保存。

例子

以下例子僅作說明，以美元計。

三個年度都沒報稅的自由工作設計師

這位設計師有 1099-NEC 表，合計 $80,000，但只有銀行對帳單。每年的存款先分成客戶付款和其他款項，再從信用卡和銀行記錄中找出費用。

第二年有 $2,500 來自一位沒有開立表格的小客戶。這仍然是收入，所以總收入比表格高。三年下來，表格合計 $80,000，重建後的總收入是 $82,500，淨利潤是 $66,500。替代稅表可能只以表格為起點，且不給企業費用任何抵減。

單一成員 LLC 零售商

這家 LLC 一年的存款共 $150,000。對帳單顯示，其中 $12,000 是所有者從儲蓄轉入，另有 $8,000 是銀行貸款，兩項合計 $20,000，都不是銷售收入。假設其餘存款全是銷售收入、沒有代收銷售稅，營收為 $130,000。重建時必須說明理由：轉帳要與所有者的儲蓄帳戶對帳單相符，貸款要與簽署的協議相符。兩者都缺的話，這 $20,000 看起來就像銷售收入。銷貨成本要另行重建。

網路賣家

1099-K 表顯示 $45,000，但存款合計 $38,000。平台扣留了 $7,000：$4,500 手續費和 $2,500 退款。平台的年度報告可以把兩者對上。總收入以 $45,000 為起點；退款減少銷售額，手續費是一項費用。如果只記錄 $38,000 的存款，就會少報銷售額，也看不到手續費。

您的情況不同？

• 您落後兩年或更多、沒有分類帳，已經收到 IRS 通知或替代稅表，或者企業還涉及銷售稅、工資或合夥人：先重建哪些年度、怎樣把對帳單變成稅表可以依據的帳簿、報稅員需要什麼資料，都取決於一篇文章無法判定的事實。要補報哪些年度，見補報未提交的稅表；整理費用見補做帳務整理要花多少錢；重建本身見補做年度的記帳服務。
• 企業是有多位所有者的 LLC、合夥企業或 S 公司：見未提交的企業稅表和 S 公司補做帳簿。
• 企業銷售商品：銷貨成本需要另行重建；見沒有記錄時的存貨與銷貨成本。
• 漏繳工資稅存款或漏報工資稅申報表：見拖欠工資稅。
• 對帳單上出現境外帳戶：見補報漏報的境外申報。
• IRS 已經來函給企業：見收到 IRS 寄給企業的通知。
• 帳簿已有，只是落後幾個月：見補做逾期帳簿。