銷售稅分錄：算收入、費用還是應付款？

代收的銷售稅算收入嗎？

如果州或地方政府對買方徵收銷售稅，而您必須代收並上繳，那麼您收到的銷售稅就不是收入。IRS Publication 334 指出，這種稅款不是收入，不計入總收入和銷售收入，也不能扣除。它只是流經您的帳目：入帳銷售時，把它記為負債，也就是欠州的錢；繳款時再沖銷這筆負債。

依賴這條規則之前，請先確認三件事：

• 稅是對誰徵收的。Publication 334 對向您這個賣方徵收的稅處理方式不同，有些州，例如新墨西哥州和加州，對稅的措辭可能使它落在賣方一側。請見下文的賣方負稅一節。
• 過去的分錄是怎麼入的。如果繳給州的款項被記成費用，或代收的稅款被記成銷售收入，此後每一年的損益表都可能不準，據此提交的所得稅稅表也可能不準。如果這種情況已經持續一年或更久，請見更正一節和下面的「您的情況不一樣？」。
• 稅款由什麼來入帳。銷售稅功能可能自動把稅款記入應付科目，而銀行串接的一筆記錄或手動分錄可能不會。打開損益表看一下：它不應該有向客戶代收稅款的科目。資產負債表則應在應付銷售稅科目中，列出已收取而尚未繳納的稅款。

這條規則涵蓋的是您必須代收的稅款。錯誤收取的稅款，或您並無代收義務的稅款，不屬於 Publication 334 中那句話的涵蓋範圍；如何入帳和申報，應由專業人士決定。

請準備好已提交的銷售稅稅表、付款確認、各期間的應付銷售稅明細，以及相關每一年的損益表。

1099-K 表上的金額可能包含銷售稅，所以不一定等於您的收入（Publication 334）。請參閱銷售收入與平台付款的對帳。

銷售稅的銷售分錄怎麼記？

價格記為銷售收入，稅款記為負債。按客戶應付的全額借記現金或應收帳款，按價格貸記銷售收入，按稅款貸記應付銷售稅。

在發票上把稅款單獨列為一行。紐約州要求給客戶的任何收據或發票都要單獨寫明稅額。德州也有同樣要求，除非您提供書面聲明，說明價格已含稅，並張貼告示。如果價格已含稅，德州的拆分方法是：銷售價格等於總額除以 1 加稅率，其餘部分就是稅款。

以紐約州為例，賣方必須報告銷售發生期間的稅款，無論客戶是否已付款，即使帳目採現金制也一樣，只有另一份公告規定的建材供應商可選擇收款後再報（Publication 750，11/15 版）。在這種情況下，現金制帳目顯示的應付餘額會與稅表不同。請參閱應付餘額與稅表不符。

每次繳給州時，都該把銷售稅記為費用嗎？

不該，向客戶代收的稅款不能記為費用。繳給州時沖銷的是負債：借記應付銷售稅，貸記現金。損益表不受影響，因為這筆稅從來沒有進過損益表。

留意銀行串接：州政府的扣款會以一筆記錄出現，可能被歸類為「稅款」或「銷售稅費用」。應該把它與應付科目配對。如果您的會計軟體有銷售稅功能，它可能已自動把稅款記入應付科目：請在那裡記錄付款，或把銀行記錄與它建立的應付款配對。

一筆付款可能包含其他項目：使用稅、罰款或利息。每一項記入各自的科目，應付科目只保留銷售稅。稅表和付款多久到期，請參閱提交銷售稅稅表。

為什麼把銷售稅記成費用會高估我的成本？

因為您轉交出去的稅款從來不是您的成本。Publication 334 說明，對買方徵收、須由您代收並上繳的銷售稅，不能扣除。費用分錄加進了一筆並不存在的成本，而您代收時建立的任何應付款也永遠不會被沖銷。

如果所得稅稅表是依據這些帳目編製的，可能帶有同樣的錯誤：扣除了 Publication 334 說不能扣除的項目、總收入包含了稅款，或兩者兼有。哪一種，要看每一年稅款是怎麼入帳的。

採購時付的銷售稅怎麼記？

採購時付的銷售稅，是所購物品價款的一部分，不是單獨的銷售稅費用。Publication 334 說明，服務或財產的購買或使用所涉及的銷售稅，應視為其成本的一部分。

存貨上付的稅款，請參閱銷貨成本中的到岸成本。設備該列為費用還是折舊，請參閱設備購入第一年的沖銷。如果供應商對您買來轉售的存貨收了稅，請參閱轉售證書和銷售稅退稅。

如果稅是對我這個賣方徵收的，例如總收入稅，怎麼辦？

對您而不是對您的客戶徵收的稅，向買方收取時要計入總收入。Publication 334 說明，如果您代收的州和地方銷售稅是對您這個賣方徵收的，您必須把所收金額計入總收入。對於填 Schedule C 的獨資經營者，同一份出版物允許扣除與業務直接相關的、針對總收入（而非淨收入）徵收的州稅。它只針對填 Schedule C 的納稅人；合夥企業或公司如何申報這種稅，由其報稅員決定。

新墨西哥州是一個例子。它的總收入稅是對企業徵收的，企業可以轉嫁給買方；如果轉嫁，金額必須在發票上單獨列明（新墨西哥州稅務與收入廳）。在帳目中，代收的金額一般記入銷售收入，而這筆稅是應計時記錄的企業成本，通過應付款科目入帳，直到繳納為止。把代收的金額排除在銷售收入之外，不符合 Publication 334。

各州的措辭不同。加州的賣方許可證指南指出，賣方負責繳稅，並可以向客戶收回（CDTFA Publication 73）。Publication 334 沒有列出各州，所以沒有說明某個州的稅落在它那條界線的哪一側。這取決於該州的法律和您的具體情況。如果您在措辭為賣方稅的州代收，請先與報稅員確定處理方式，再入帳。

賣方沒有收稅時，使用稅怎麼記？

當買方在某州使用應稅商品或服務，賣方沒有在該州收稅，也不適用豁免時，買方就欠使用稅。把它加入採購成本和應付使用稅，直到申報為止。

德州規定，買方對在德州儲存、使用或消費、而賣方未收德州稅的應稅物品，須繳使用稅，除非適用豁免，其稅表填表說明則排除專供轉售的存貨。紐約州要求已登記或應登記銷售稅的企業，在銷售稅和使用稅稅表上申報使用稅。其他州各不相同。

隨稅表付款時，借記應付使用稅，貸記現金。Publication 334 把財產「購買或使用」所涉及的銷售稅視為其成本的一部分。它沒有提到使用稅，所以請與報稅員確認，使用稅是否適用同樣的成本處理，上面的分錄就是這樣假設的。哪些採購要繳使用稅以及如何申報，請參閱企業採購的使用稅。

按時申報折扣或賣方抵免記在哪裡？

記入它自己的科目，與銷售收入和應付款分開。有些州允許賣方因按時申報和繳款，保留一小部分代收的稅款。它減少了您實際匯出的現金，所以除非您把差額記入單獨的科目，否則應付款會留下一筆永遠沖不掉的貸方餘額。

規則因州而異；請查看所在州的稅表填表說明，確認有沒有這項優惠。德州還給預付稅款的納稅人更大的折扣，應付餘額與稅表不符一文有說明。應付款要按應繳的全額沖銷，保留的金額記入單獨的科目，不要記入銷售收入。對於填 Schedule C 的納稅人，IRS 填表說明指出，如果州允許您保留代收銷售稅的任何一部分，您必須把這筆金額作為收入填在第 6 行（Schedule C 填表說明）。合夥企業或公司，或者與自己採購的使用稅掛鉤的折扣，請詢問報稅員如何申報。

應付銷售稅餘額是什麼？是誰的錢？

這個餘額是已記錄為應繳、但尚未繳給州的銷售稅。在稅對買方徵收的情況下，您持有的是州的錢，不是您自己的錢。紐約州指出，註冊賣方是州的受託人，必須匯繳應繳的稅款，包括本期銷售中尚未收取的稅款。對於公司或合夥企業，還補充說某些所有者、高級職員、董事、雇員、合夥人和成員（稱為責任人），可能要為企業所欠的稅款承擔個人責任（Publication 750）。德州指出，賣方負責代收並繳納正確的金額（德州審計長辦公室）。

在資產負債表上，這個餘額是流動負債，不是可以用於發放工資或給所有者的閒置現金。每期稅款繳清後，餘額應只包含該期間之後的銷售稅款，包括州規定銷售發生期間即須申報的未付發票上的稅款。如果餘額偏多或偏少，或者您收過稅的某張發票客戶始終沒有付款，請參閱應付餘額與稅表不符。各州誰要為未繳的稅款負責，以及州可以追溯評稅多久，請參閱提交銷售稅稅表。

過去幾年把銷售稅記成費用或收入，該怎麼更正？

逐期重新分類，讓稅款從應付科目經過，然後把應付餘額與您已提交的稅表比較。這些步驟適用於對買方徵收的稅；對您這個賣方徵收的稅，則繼續記在銷售收入中，也繼續記為費用。

1. 列出每個期間。對每個期間，收集已提交的銷售稅稅表、稅表上的應繳稅款，以及付款確認。
2. 調出應付科目明細，以及任何記入了銷售稅的收入或費用科目。
3. 對每一筆被記為費用的付款，先拆分。只有向客戶代收的銷售稅需要轉移：借記應付銷售稅，貸記該費用科目。使用稅、罰款和利息各自記入自己的科目；罰款或利息如何申報，由報稅員決定。
4. 對每個把代收稅款記入銷售收入的期間，借記銷售收入，貸記應付銷售稅。
5. 把應付款與稅表比較。它應等於尚未繳納的銷售稅款，包括州規定銷售發生時即須申報的未付發票上的稅款。差異請見不符問題指南。
6. 如上所述，使用稅以及任何折扣或抵免要分別檢查。

這些步驟改變的是您的帳目，不是您向州提交的內容。更正如果涉及已用於所得稅稅表的年度，會引出兩個問題：是重編那一年還是調整當期，以及已提交的稅表是否需要更正。答案取決於稅表申報了什麼，兩者都不是記帳能決定的。

舉例

所有金額均以美元計，僅供說明。

一筆銷售及其付款

一家企業以 $1,000 出售商品，加收 8% 的銷售稅，所以客戶付款 $1,080。分錄借記現金 $1,080，貸記銷售收入 $1,000，貸記應付銷售稅 $80。向州繳納 $80 時，借記應付銷售稅，貸記現金。銷售收入為 $1,000，損益表上沒有稅款，應付款回到零。

設備和未付稅的用品

一台機器的價格是 $5,000，另加 $400 銷售稅。它按 $5,400 入帳，作為折舊的基礎。同一家企業在網上購買了 $2,000 的用品，沒有被收稅。假設使用稅率為 6%（僅供說明），它欠 $120。它借記用品 $2,120，貸記現金 $2,000，貸記應付使用稅 $120，然後在銷售稅稅表上申報使用稅。

兩年的付款被記成費用

一家企業每年對 $100,000 的應稅銷售額代收 8%，所以每年代收 $8,000，並在這幾年中每年向州繳納 $8,000。它把稅款記入應付款，但把每一筆繳給州的付款記成了費用。

• 第 1 年：費用多了 $8,000，利潤少了 $8,000，應付款顯示 $8,000，儘管已經繳給州了。
• 第 2 年：同樣的情況再來一次。費用多了 $8,000，應付款顯示 $16,000。

更正辦法是每年借記應付銷售稅，貸記費用科目 $8,000，使應付款歸零。如果已提交的稅表扣除了這筆費用，接下來就要考慮是否更正這些稅表。

您的情況不一樣？

• 付款被記為費用，或代收的稅款被記為銷售收入，已持續一年或更久，而且所得稅稅表是依據這些帳目提交的：損益表和稅表可能都不準。專業人士可以確定哪些年度需要更正，以及稅表是否會改變。請參閱記帳協助，清理工作如何界定範圍，請見清理帳目還是重新開始。
• 您在措辭為賣方稅的州代收，例如新墨西哥州或加州：上面的分錄可能不適用；代收的金額和稅款如何入帳，取決於該州的法律和您的具體情況。請參閱記帳協助。
• 應付餘額與稅表不符：請參閱應付餘額與稅表不符。
• 交易平台代收了稅款，或您要對平台付款對帳：請參閱銷售收入與平台付款的對帳。
• 刷卡入帳的款項已扣除手續費和小費：請參閱帳目中的刷卡入帳款項。
• 您經營餐廳或使用 POS 系統：請參閱餐廳銷售稅與 POS 對帳。
• 您本應代收稅款卻沒有收、代收的稅款從未上繳，或收了您無須代收的稅款：欠州的稅款可能比帳目顯示的更多。請參閱補繳未代收的銷售稅和記帳協助。
• 您不確定是否要自己記帳：請參閱自己記帳還是請記帳員。