應付銷售稅或負債報表與申報表對不上

為什麼我的應付銷售稅餘額與提交的申報表對不上？

應付銷售稅餘額（記錄欠州政府稅款的負債帳戶）、銷售稅負債報表和已提交的申報表，用三種方式衡量同一筆稅款，所以在把每項已知差異加回之前，三者都不會一致。應付餘額是已徵收或已收取的銷售稅，加上已計提的使用稅，再減去已繳稅款。負債報表是把本期客戶發票上的稅款加總。申報表則填報總銷售額、應稅銷售額和應稅採購額，算出稅款，再減去折扣或抵免（德州填表說明；紐約州公告）。本頁以德州、紐約州和加州的申報表為例；您所在州的表格，決定各行內容、折扣和更正途徑。

情況不單純，往往需要專業人士覆核的情形包括：涉及多個州或稅率，餘額差異已超過一個季度，應付餘額高於已付給該州的款項，申報表已更正過一次，或已收到州稅務機關的通知。請備齊每份已提交的申報表及其付款確認和銀行對帳單、按轄區列出的銷售稅報表、應付帳戶的總帳明細、免稅證明，以及任何更正申報表或通知。

先從一個州、一個期間開始：拿已提交的申報表，不要用軟體裡的草稿，把繳納的金額與銀行扣款核對，然後逐一說明表中的每項差異。

州銷售稅申報表要求填什麼？每個數字在我的帳簿裡從哪裡來？

許多州的申報表，例如德州、紐約州和加州，是從銷售額開始填，而不是從您代收的稅款開始，再根據應稅銷售額和採購額算出稅款。德州要求填總銷售額、應稅銷售額和應稅採購額；紐約州和加州要求填總銷售額、免稅部分和須繳使用稅的採購額。

根據應稅銷售額算出稅款的申報表，可能與記錄發票實際代收稅款的應付餘額不同。兩者只有在多項條件都成立時才會一致，其中包括每張發票都按正確稅率、對正確的項目課稅。

申報表要求的「總銷售額」，我要怎樣找出來？

總銷售額是該州該期間的每一筆銷售，不論是否應稅，但不含銷售稅本身。各州對包括哪些項目有自己的規定。德州把從德州營業地點或向德州境內進行的所有銷售、服務、租賃和出租，連同相關費用，都算在內（填表說明）。加州把與其加州業務相關的所有銷售都算在內，包括人工、服務、運送和手續費，以及租賃和出租收入（CDTFA）。

根據帳簿算出這個數字：

1. 提取一個州的銷售額，使用申報表的確切首日和末日。
2. 扣除銷售稅。德州的總銷售額一行不含銷售稅，加州的申報表也有一行總銷售額中含稅的部分。已代收的稅款是否同時也是收入，取決於州法律規定由誰負責納稅（IRS Publication 334）；例如加州就規定由賣方負責繳納。請參閱已收取和已繳納的銷售稅。
3. 加上屬於銷售額的相關費用，例如運費、手續費和各種費用。檢查本期出售的設備和其他營業資產：加州要求列為固定設備銷售，而售價可能與帳簿上的損益不同。
4. 免稅、轉售和交易平台銷售要保留在內。它們之後才作為非應稅銷售扣出。
5. 把總額與申報表比較。剩下的差異，通常是日期恰好在期間之前或之後的銷售、帳簿中遺漏的銷售來源，或銷售額裡仍然包含稅款。

時間點也可能不同。紐約州和加州都要求，銷售要在發生的期間申報，不論客戶是否已付款（紐約州 Publication 750；加州 Publication 73）。採用現金收付制的帳簿，會落後期末尚未付款的發票；請參閱小型企業用現金制還是權責制。存款和 1099-K 表的合計數，請參閱核對銷售額與付款。

哪些銷售包含在總銷售額中，卻不帶稅款？

向轉售商和免稅買家的銷售、交易平台已代收稅款的銷售、運往外州的銷售，以及非應稅項目，都留在總銷售額中，再從應稅銷售額中扣除。加州表示，賣方的記錄必須顯示所有銷售的總收入，即使賣方認為這些銷售免稅。

在許多會計軟體中，除非客戶或項目被標記為免稅，否則負債報表會把銷售視為應稅；請確認您的軟體怎麼處理。在標記與證明書一致之前，應稅銷售額不會與申報表相符。交易平台銷售如何填入申報表，請參閱客戶的免稅證明書和提交銷售稅申報表。

按時提交折扣和賣方抵免，記在哪裡？

在申報表上，折扣或抵免降低的是您實際繳納的金額，不是稅額。賣方繳的比代收的少時，差額會留在應付餘額中，直到轉入單獨的帳戶；分錄請參閱已收取和已繳納的銷售稅。

德州允許持有許可證的賣方，對按時申報並繳納的稅款扣減 0.5%；按月或按季申報的賣方，如果預付對該期間稅款的合理估計，並符合預付的其他規則，還可再多扣減 1.25%（Texas Comptroller；預付常見問題）。預付者在申報表上的抵免，大於實際預付的現金，因為這項抵免包含折扣（填表說明）。紐約州的賣方代收抵免，是所申報稅款和費用的 5%，每個季度或年度期間最高 $200；按月申報者不能享有（TB-ST-925）。

德州的折扣和紐約州的抵免，都取決於按時申報並繳款。德州告知申報者，如果申報表或付款逾期，就不要扣減折扣。紐約州對逾期或更正的申報表，或未按時全額繳款的情況，不給予抵免，而且抵免不能結轉。並非每個州都有此類優惠；加州的賣方許可證指南就沒有提到任何此類優惠。

四捨五入、含稅價格和運費的稅款，怎樣造成小額差異？

四捨五入、含稅價格和運費的稅款，每張發票各自會使稅款相差幾分錢，或相差發票的某個比例，所以它們是找小額差異時最先要檢查的地方。

• 四捨五入。德州要求賣方把一筆銷售的稅款算到小數點後第三位，第三位數字為 5 或以上時，進位到下一分錢（德州常見問題），然後銷售各行用整數美元申報（填表說明）。加州允許賣方把申報表四捨五入到最接近的整數美元。紐約州要求賣方在各項目適用同一稅率時，按整筆交易的總額計算稅款，而不是逐項計算（Publication 750）。逐張發票加總的稅款，與按期間總額算出的稅款，可能相差幾分錢。
• 含稅價格。價格含稅時，銷售價格是價格除以 1 加稅率，其餘部分是稅款（德州常見問題）。如果把全額價格記為銷售額，銷售額就被高估，而稅款留在收入裡，而不是應付餘額中。
• 運費和送貨。德州對與應稅項目相關的送貨和運費課稅。紐約州在計算應稅財產的稅款時，把運費、手續費和送貨費也計算在內。在這些州，如果發票對商品課了稅但沒有對運費課稅，或者相反，代收的金額就與申報表算出的金額不同。加州在發票上單獨列明時，扣除支付給獨立承運人的送貨費；超出實際成本的部分仍須課稅。在把運費差額當作錯誤之前，請先查看您所在州的規定。

每張發票相差幾分錢的差額，可能是四捨五入，但在這樣認定之前，請先按州的規定重新計算發票和申報表。稅率或應稅性上的小錯誤，看起來可能一樣，而未入帳的四捨五入差額，經過多個期間也會累積起來。只清除計算能夠解釋的金額。

使用稅為什麼出現在申報表上，卻沒有出現在負債報表中？

申報表會加上企業自己應稅採購的稅款，而根據客戶發票建立的負債報表看不到這些採購。持有許可證的德州賣方，在第 3 項 Taxable Purchases（應稅採購額）申報使用稅。已登記的紐約州企業在銷售稅申報表上申報，例如向未收取紐約州稅款的外州賣方購買的應稅財產（TB-ST-910）。加州的申報表有一行是須繳使用稅的採購。

使用稅還包括只付了部分稅款的採購，以及從轉售存貨中取出供企業自用的物品。德州的第 3 項和使用稅頁面兩者都有說明；紐約州的申報表涵蓋在一個轄區購買、在稅率較高的另一個轄區使用的採購。

因此，申報表上的應繳稅款，是銷售稅加上使用稅。如果使用稅從未在帳簿中計提，付款金額就會比應付餘額多出這個數額。哪些項目要課稅以及如何記帳，請參閱企業採購的使用稅和已收取和已繳納的銷售稅。

貸項通知單、退款和壞帳，對餘額有什麼影響？

貸項通知單或退款，只有在州允許您扣除時，才會減少您欠的稅款，而且申報表扣除它的期間，可能與帳簿不同。各州的條件不同。

• 加州只有在包括稅款在內的全額價格已退還或已貸記時，才扣除退回的應稅商品；應稅銷售的壞帳，只有在已註銷時才可扣除；條件見 CDTFA 的說明。在較早申報表上已申報並繳納的稅款，要在單獨的明細表中，按貸記發生的期間申請。屬於較早、已提交申報表的貸記，需要提交更正申報表或退款申請。
• 德州要求賣方在第 2 項中申請抵免，方法是減去錯繳稅款或已退款的銷售額，並附上 01-148 表。壞帳抵免必須以電子方式提交（填表說明）。

在帳簿中，貸項通知單在其自身日期減少應付餘額。如果申報表在另一個期間扣除該抵免，兩個餘額在那之前會不一致。分錄請參閱記錄退款和註銷未付的客戶發票。

為什麼銷售稅餘額一直無法清零？

一直無法清零的餘額，通常是付款記入了錯誤的期間、州或帳戶，或是有一項差異從未入帳。每種情況在總帳中留下的形態不同。

由折扣、使用稅或預付款留下的餘額，已在上面各節說明。

稅率錯誤不會使差異消失。德州要求賣方繳納正確的金額（常見問題）。在加州，代收超過應繳的稅款，必須退還給客戶，或繳給州政府並申報；申報表上有一行代收超額稅款。紐約州告知申報者，要匯繳所有代收的稅款，即使超過應繳稅額。先修正發票和設定，再決定該期間如何更正。

申報當天，用哪些步驟把申報表、付款和總帳核對一致？

一次核對一個州、一個期間，從已提交的申報表開始，往回對到帳簿。

1. 拿已提交的申報表和付款確認，不要用草稿。
2. 把申報表上的總銷售額與帳簿上不含稅的銷售額比較。任何差異，用上面的截止日期、銷售管道和銷售額含稅檢查來說明。
3. 把申報表上的應稅銷售額與負債報表比較。任何差異，用免稅、轉售和交易平台銷售來說明。
4. 把銷售稅額與帳簿中代收的稅款比較。列出稅率錯誤或項目課稅錯誤的發票。
5. 加上使用稅，然後按申報表的順序處理抵免、折扣和付款。德州的預付抵免已經包含其折扣，按時申報折扣只適用於扣除預付抵免後剩下的餘額。德州把退款和錯誤抵免記在應稅銷售額之內，所以稅額已經反映了它們；加州對較早期間的抵免，則從稅款中扣除。減去已付款項，或已用於該期間的多繳款項，再加上任何罰款和利息。如果每項差異都已說明，結果就會與申報表上的應繳金額一致，而付款應等於這個金額。
6. 把每筆付款（包括任何預付款），與銀行扣款、與其入帳記錄、與州對該期間的帳戶記錄逐一核對。
7. 滾動計算應付餘額：期初餘額，加上已徵收或已收取的銷售稅（包括未付款發票上的稅款，如果該州按銷售發生的期間申報），加上已計提的使用稅，減去貸項通知單和退款中的稅款，減去付款，減去已入帳的折扣，等於期末餘額。如果滾動計算成立，期末餘額就與尚未繳納的期間所計提的稅款和使用稅一致。按州和期間提供支持資料。
8. 按發票或付款，列出剩下的任何項目。

對於無法解釋的差異，我該怎麼辦？什麼時候需要更正申報表？

先縮小範圍，再調整。把無法解釋的差異記入收入或費用，雖然能讓帳戶歸零，卻掩蓋了原因。

在找出原因之前，保留這筆金額的一種辦法，是把它留在應付餘額中，並附上註明日期的說明；一旦規律顯示它只是四捨五入，就可以把它轉入四捨五入帳戶。用滾動計算找出餘額開始對不上的第一個期間，然後列出該期間的發票、付款和貸項。

應付餘額高於已付給州政府的款項，可能是已代收卻從未上繳的稅款。紐約州可以要求所有者、高級職員、董事、雇員、合夥人或成員承擔個人責任，加州也可以對控制企業的人這樣做，只要該企業最終欠有其故意不繳的代收稅款。各州由誰負責納稅，以及州可以向前追溯評稅多久，請參閱提交銷售稅申報表。

要不要更正申報表，取決於已提交的申報表是否填報了該期間正確的銷售額、應稅銷售額和稅額，以及州的更正規定。如果申報表有誤，該期間可能需要更正。如果申報表符合法律要求，只是帳簿有誤，就修正帳簿。如果發票用了錯誤的稅率，或對錯誤的項目課稅，申報表可能與發票一致，但仍然是錯的。

• 加州表示，不要因為早期的錯誤去調整當期的總銷售額：應為發生錯誤的期間提交更正申報表。結果為抵免的更正申報表，視為退款申請（CDTFA）。
• 德州允許以紙本或線上方式提交更正申報表。如果顯示少繳稅款，就要連同任何罰款和利息補繳稅款；如果顯示多繳，而您想要退款，則必須符合退款申請的要求。錯繳的稅款、退回的商品和記帳錯誤，是用 01-148 表在當期申報表上申請的抵免（填表說明）。

把舊期間擱置之前，請先查看退款期限。德州一般允許 稅款到期應繳之日起四年（Comptroller）。加州的期限是 稅表截止日起三年、多繳款項後六個月，或帳單成為最終決定後六個月，三者中最晚者（Publication 117；第 6902 條）。紐約州允許 稅款到期日起三年，或稅款繳付日起兩年，以較晚者為準（TB-ST-350）。總帳上註明日期的說明，並不能保住申請權利。

哪條途徑適合，要逐州判斷。如果差異涉及多個期間或多個州，或已無法解釋多年，就適合由專業人士覆核。

舉例

以下範例僅作說明；金額以美元計。

德州零售商：折扣留在應付餘額中

一家按時申報並繳款、沒有預付的德州零售商，某月應稅銷售額為 $48,000，綜合稅率 8.25%，所以稅款是 $3,960。按時申報折扣 0.5% 為 $19.80，所以它實際繳納 $3,940.20。應付餘額中記有代收的 $3,960，付款之後還剩下 $19.80。這筆餘額就是折扣，不是錯誤，因為每張發票都按 8.25% 課稅。把它記入單獨的帳戶，就能清掉應付餘額。

線上賣家：免稅和轉售銷售

一位線上賣家在一個季度記錄了 $120,000 的銷售額，稅率以 8% 為例，沒有使用稅、折扣或抵免。負債報表在應稅銷售額下顯示 $120,000，但稅款欄顯示 $7,200，因為向轉售商和免稅買家出售的 $30,000，沒有收稅。申報表填報總銷售額 $120,000，應稅 $90,000，所以稅款是 $7,200，與應付餘額一致。差異只在應稅銷售額這一欄。在本例中，把 $30,000 標記為非應稅，並保留證明書，報表就會對得上。如果應付餘額顯示的是 $9,600，就是對免稅銷售也收了稅，這筆超額款項需要另行處理。

紐約州企業：使用稅和賣方抵免

一家紐約州企業按季申報，按時全額繳款。它向客戶按正確稅率代收了 $3,000 的稅款，並向一位沒有收紐約州稅款的外州賣方買了 $5,000 的用品。稅率以 8% 為例，使用稅是 $400。申報表顯示稅款 $3,400。賣方抵免是 $3,400 的 5%，即 $170，低於 $200 的上限，所以付款是 $3,230。應付餘額只有代收的 $3,000，所以比付款少 $230。在本例中，差額是未計提的 $400 使用稅，減去未入帳的 $170 抵免。按月申報者沒有抵免，所以它的付款是 $3,400，差額是 $400。

您的情況不同嗎？

• 餘額無法解釋已超過一個季度、涉及多個州或稅率、應付餘額高於已付給該州的款項、申報表已更正過一次，或已收到通知：到底是帳簿有誤還是申報表有誤、哪些期間需要提交更正申報表，以及應付餘額該如何重建，這些都是專業人士才能判斷的問題。請把已提交的申報表、付款確認、按轄區列出的銷售稅報表和應付款總帳，帶到記帳協助。
• 州稅務機關寄來審查函或資料要求：請參閱銷售稅審查指南。
• 您漏報了申報表，或州稅務機關寄來估算的帳單：請參閱提交銷售稅申報表。
• 您每個期間都要這樣核對，或在多個州申報：請參閱外包銷售稅申報，了解即使有軟體，還有哪些事情仍需要人來做。
• 差異來自按錯誤的地方稅率收稅：請參閱按收貨地址確定銷售稅來源。
• 您本來應該收稅卻沒有收：請參閱補收未收的銷售稅；如果發票已經付款，請參閱未含銷售稅就開出的發票。
• 您的銷售經過交易平台、支付處理商或餐廳 POS：請參閱核對銷售額與付款或餐廳銷售稅與 POS 對帳。
• 您需要已收稅款、已付稅款和使用稅的日記帳分錄：請參閱已收取和已繳納的銷售稅和企業採購的使用稅。