記帳整理與補帳：修舊帳還是重開新帳

記帳整理、補帳和重建有什麼差別？

整理是修正錯誤的分錄，補帳是補上從未登記的月份，重建是重做已經不存在的記錄。這裡引用的 IRS 資料都沒有定義這幾個詞，它們只是用來描述帳目出了什麼問題的工作稱呼，而且大多數帳目不只有一種問題。若舊帳的每個缺口都能說清楚，一般適合修正舊帳；若有缺口無法追查，則可能適合依最近一次已申報的餘額開新帳，無論哪種做法，舊帳都要保留。

三種做法的目標相同：讓帳簿能證明每份稅表上的收入、扣除額和抵免額（26 CFR 1.6001-1）。逾期帳目的逐月做法，請見補做逾期的帳目。交給報稅員之前應先修正的項目，請見記帳整理檢查清單；清理雜項科目，請見報稅前的未分類支出；混入的個人款項，請見處理企業與個人資金混用。

出現下列情況時，個案就不單純：稅表現在就要到期、報稅員拒收了帳目、已經根據有問題的帳目提交過稅表、某一年沒有提交稅表、幾個實體共用帳戶、記錄遺失，或是收到 IRS 通知。這類情況通常需要專業人員先審閱，才能動帳簿，請見記帳協助。請先備齊：每個月的銀行和信用卡對帳單、最近一次已提交的稅表、舊帳的匯出檔，以及工資報告和貸款報告。

帳目很亂：我該選整理、補帳，還是重開新帳？

各個月份與銀行相符、但分類記錯時，適合整理；整個月份漏記時，適合補帳；記錄遺失時，需要重建；帳目無法與銀行或最近一次稅表核對時，則適合重開新帳。大多數帳目不只有一種症狀；因為整理和補帳都需要重建所得的記錄，所以應先重建。

這套分流方式是工作上的做法，不是 IRS 的規定。

不論選哪種做法，帳簿要向 IRS 呈現什麼？

帳簿必須能證明每份稅表上的總收入、扣除額和抵免額，而且只要這些記錄對任何稅法仍可能有用，背後的記錄就必須持續保存（26 CFR 1.6001-1）。IRS 並未要求特定的記帳方法，但所用的方法必須清楚且準確地反映收入和費用（Topic 305）。

Publication 583 介紹了這些做法：保存帳簿背後的憑證（發票、收據、存款單、已兌現的支票和帳戶對帳單），每個月把每個銀行帳戶與對帳單核對，並把企業帳戶和個人帳戶分開。如果帳簿是電腦化的，電腦可讀的記錄必須與帳簿和稅表相符。

會計記錄還包括帳簿與稅表之間任何差異的調節表（26 CFR 1.446-1(a)(4)）。稅表能提供哪些可供核對的資料，要看企業類型。在實體的稅表上，Schedule L 就是資產負債表：

小型實體可能不必填寫 Schedule L；規模標準以表格填表說明為準。稅表沒有資產負債表時，就改為與對帳單和先前的帳簿核對。

如何檢驗舊帳值不值得修？

這是工作上的檢驗，不是 IRS 的規定。請依序做三項檢查。三項都通過，或只在您能指出的地方未通過時，一般適合修正舊帳。

與銀行核對，只能證明帳面餘額與對帳單一致，不能證明每筆分錄都記在正確的科目。第 2 項檢查未通過，只表示帳簿與稅表不一致，並不表示哪一方有錯。如果第 1 項和第 3 項未通過，但記錄都還在，處理方向就是在同一份帳目內整理或補帳。如果年底餘額與最近一次已提交的稅表不符，又沒有人能追查差額，請先閱讀下一節再做決定。

何時適合重開新帳？舊帳還要保留哪些東西？

以下情況可能適合重開新帳：年底餘額與最近一次已提交的稅表不符，又沒有人能追查差額；已結束的年度不斷被更動，這份帳目已無法當作記錄使用；或是舊帳已無法開啟或使用。新帳絕不能取代舊帳：只要帳簿和記錄對任何稅法仍可能有用，就必須保存（26 CFR 1.6001-1）。

一般來說，須保存到每份稅表的追徵時效（IRS 可以追加評定稅款的期間）屆滿為止；對大多數佐證資料而言，這是自提交稅表起（或自到期日起，以較晚者為準）3 年。合夥企業或 S 公司的同一期間，也從每位擁有人的稅表到期日或提交日起算，以較晚者為準（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。某些情況下期限更長，例如漏報的收入超過稅表所列總收入的 25%；沒有提交有效稅表的年度或涉及欺詐的稅表，則沒有期限（Topic 305）。這裡說的是聯邦所得稅稅表的期限；其他稅種，包括州稅，可能不同。完整清單請見企業記錄要保存多久。

新帳不會讓舊問題消失，只是把它們變成一份清單：舊帳與最近一次稅表之間的每一處差異，仍然需要有答案。

如何設定期初餘額，讓新帳與最近一次已提交的稅表相符？

在一個稅務年度的第一天開立新帳，期初餘額採用最近一次已提交年度結束時的餘額，然後依對帳單逐月登記之後的每個月。收入和費用科目在每個稅務年度結束時結清，資產、負債和權益科目則轉入下一年度（Publication 583）。因此，從稅務年度第一天開始的新帳，期初只有資產負債表科目。

一般情況下，舊帳自己的期末資產負債表是資料來源，已提交的稅表只用於核對。但這裡的舊帳不可信，所以已提交 Schedule L 的期末欄，可能就是手上最好的期末資產負債表。請把其中每一行都視為一個總數，有憑證的就用憑證佐證（年底的銀行、信用卡和貸款機構對帳單、折舊明細表）。合夥企業的稅表上，期初資產總額一般必須等於上一年度的期末資產總額，有差異就須附上說明（1065 表填表說明）。

請列出每個缺口及其金額；若憑證與已申報的數字不符，兩者都要註明。不要硬把缺口調成零：已申報的餘額只和它所依據的帳簿一樣可靠。憑證與稅表不符時，要採用哪一個數字作為期初餘額，應與專業人員商量後決定，因為這可能表示稅表本身有誤。

沒有 Schedule L 時（獨資經營者或小型實體），請根據對帳單、貸款和資產記錄建立期初餘額。完整步驟請見更換會計師後的期初餘額。權益對不上時，請見保留盈餘與去年稅表不符。如果企業營運一段時間後才開始有帳，請見帳目起步較晚時的期初餘額。

我已用舊帳提交了稅表：這些稅表一定要更正嗎？

不一定。只有當稅表上申報的某個金額有誤，稅表才可能需要更正，所以請逐年把更正後的帳簿與每份已提交的稅表比較。個人在提交後發現錯誤，可能需要更正稅表。S 公司須提交更正的 1120-S 表，若擁有人的數字有變動，還須附上更正的 Schedule K-1（1120-S 表填表說明）；C 公司須提交 1120-X 表（1120 表填表說明）。合夥企業，包括多成員 LLC，適用集中審查制度，除非已在按時提交的稅表中隨附 Schedule B-2 選擇退出，而只有合資格合夥人不超過 100 人的合夥企業才能這樣做。適用該制度的合夥企業，一般提交的是行政調整申請，而不是更正稅表或更正的 Schedule K-1；已選擇退出的合夥企業，則以更正的 Schedule K-1 更正其 1065 表（1065 表填表說明）。請檢查每份已提交稅表上的 Schedule B-2。

請把更正後的總收入、每項費用和 Schedule L 的餘額，與稅表逐項對照。結果有三種：

退稅申請一般須在 提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準 內提出（IRS）；IRS 追加評定稅款的期間，請見企業記錄要保存多久。步驟、表格以及對擁有人稅表的影響，請見更正已提交的企業稅表。

整理帳目時可以順便變更會計方法嗎？

更正過帳錯誤或計算錯誤，不算變更方法；改用另一種方法，或改變經常性項目的入帳時點，才算變更，須先取得 IRS 同意（Publication 538）。納稅人若改變記帳所用的方法，在按新方法計算收入之前必須先取得同意，即使新方法本身是妥當的也一樣（26 CFR 1.446-1(e)）。申請須使用 3115 表（關於 3115 表），期限依程序而定。事先同意的申請，一般須在變更當年的稅務年度內提出（26 CFR 1.446-1(e)(3)）。自動變更（Publication 538）則是附在該年度按時提交的稅表上（含延期後提交），並將簽署的副本在該年度第一天之後、稅表提交日之前送交 IRS（3115 表填表說明）。在帳簿或稅表變動之前，請先確認適用哪一種程序。

同意適用於從現行方法改為其他方法的情況。納稅人在第一份報告該企業的稅表上，可以採用任何允許的方法，之後須一致沿用該稅表所示最初採用的方法（26 CFR 1.446-1(e)(1) 和 (d)(1)；Publication 538）。之後某一年尚未提交稅表，並不會重啟這項選擇：除非經許可變更，否則一般繼續沿用已確立的方法。某個項目的處理方式是否已確定方法，要看事實，在重做帳目之前應向專業人員確認。

這個陷阱不容易察覺。稅表的方法與帳簿的方法互相連動：獨資經營者須使用相同的方法（Publication 334），S 公司須採用記帳時經常使用的方法（1120-S 表填表說明），合夥企業的方法則須能與帳簿調節一致（1065 表填表說明）。如果更正後的帳簿與已提交的稅表相比，改變了某個項目的入帳時點，就可能構成方法變更。變更也可能需要調整，使收入和費用既不重複也不遺漏（Schedule C 填表說明）。

如果已提交的稅表在不同年度採用了不同的方法，IRS 可以改用它認為能清楚反映收入的方法來計算收入（Publication 538）。在動帳簿之前，這種情況需要專業人員審閱。日後如何選擇方法，請見小企業用現金收付制還是權責發生制；如何轉換，請見從現金收付制改為權責發生制會計。權責發生制帳目搭配現金收付制稅表是另一個問題：請見權責發生制帳目與現金收付制稅表。

我應該換一套會計軟體、重新好好開始嗎？

換軟體並不會改變答案。IRS 規定的是帳簿必須呈現和證明什麼，而不是用哪套軟體來存放（Topic 305；Publication 583）。三項檢查、期初餘額，以及保存舊記錄的義務，都不會改變。

把舊帳的歷史資料匯入新軟體，會連錯誤一併複製過去。若以已申報的餘額開立新軟體的帳目，歷史資料就留在舊帳裡，而舊帳之後必須保持可讀取。換新軟體時該帶入哪些資料，請見年中更換會計軟體。

訂閱到期之前，請先匯出分類帳、報表和科目表。取消會計軟體前要保存的記錄列出了這些項目。

我該先準備什麼？什麼時候該請人來整理帳目？

在任何人報價或動工之前，請先備齊：

• 期間內每個月的所有銀行、信用卡、貸款和支付處理商帳戶的對帳單。
• 每個實體最近一次已提交的稅表，連同所有附表和 Schedule K-1（每位擁有人分得的收入）。
• 舊帳的匯出檔：截至最近一次已提交年度年底的分類帳、科目表和報表。
• 工資報告、貸款對帳單，以及資產和折舊記錄。

出現以下任何一種情況時，就適合請人協助。每一項都在記帳問題之外多了一個稅務問題：

• 稅表即將到期，而帳簿既對不上銀行，也對不上最近一次已提交的稅表。
• 報稅員表示這份帳目無法支持稅表。
• 已經根據現在看來有問題的帳簿提交了稅表。
• 某個年度沒有提交稅表。
• 幾個實體或幾位擁有人共用帳戶。
• 工資稅或銷售稅的餘額與已申報或已繳納的金額對不上。
• 您收到 IRS 關於某份稅表的通知。

這項工作的費用，以及該向服務提供者問哪些問題，請見補帳費用和如何選擇補帳服務。

舉例

以下例子僅供說明，所有金額均為美元。

烘焙坊 LLC：每個月都對得上，但有 US$40,000 放在同一個科目

一間單一成員 LLC（以 Schedule C 申報）有兩年的分錄。一個籠統的雜項科目裡有 US$40,000：第 1 年 US$25,000，第 2 年 US$15,000。每個月的餘額都與銀行對帳單相符，所以帳面餘額與銀行一致，銀行這項檢查通過。假設每一年的 Schedule C 都是依現有帳簿編製的。

這是整理現有帳目，不是重新開始。每筆項目要歸入它該屬的科目，例如耗材、擁有人提款或貸款還款。然後把每一年與它的 Schedule C 比較。如果分類後第 1 年或第 2 年的某一行有變動，就用更正後的數字與該年稅表比較。重新開始會丟掉兩年已對好的歷史記錄，只為了解決分類問題。

雙成員 LLC：14 個月沒有任何分錄

一間按合夥企業課稅的 LLC 有 14 個月沒有登記任何分錄，但保存了每一份銀行對帳單。其中三個月屬於第 1 年，該年的 1065 表已提交。另外十一個月屬於第 2 年，該年的稅表尚未到期。

這是在現有帳目中補帳。先補第 1 年的三個月。第 1 年的期末現金 US$12,000，與已提交 Schedule L 上的現金比較；如果稅表沒有 Schedule L，則與年底對帳單比較。有差異就列入清單，並在認定第 1 年沒問題之前先審閱。然後逐月補上第 2 年的十一個月，每個月都先對帳，再做下一個月。不需要重新開始。

S 公司：帳目與去年的資產負債表對不上

已提交的第 2 年 Schedule L 顯示現金 US$30,000、設備 US$45,000、股東貸款 US$50,000。舊帳顯示現金 US$26,000、設備 US$38,000、股東貸款 US$20,000。已結束的年度在稅表提交後又被修改，前任記帳員已經離開，沒有人能說出哪些分錄被動過。三個科目有差異，歷史也無法追查。

新帳從第 3 年的第一天開立，採用已申報的餘額。舊帳要保留。交給報稅員的清單記下三個缺口：現金 US$4,000、設備 US$7,000、股東貸款 US$30,000。對帳單和貸款記錄會顯示每個缺口中哪一邊與事實相符。如果稅表是對的，缺口就在舊帳裡，期初餘額維持不變。如果稅表有誤，該年度就列入待審閱清單，連同由它產生的任何股東數字，期初餘額也隨之改變。

您的情況不同嗎？

• 稅表即將到期，而帳簿對不上銀行或最近一次已提交的稅表：哪種做法適合，要看現有哪些記錄，以及哪些部分可能需要更正，所以請尋求記帳協助。延期一般須在稅表到期日之前申請，延期的是提交，不是繳稅（Topic 304；7004 表填表說明）。補帳指南介紹了逐月的做法和延期的步驟。
• 已經根據有問題的帳簿提交了稅表：先比較更正後的數字，再參考更正已提交的企業稅表。如果帳簿本身需要重做，請尋求記帳協助。
• 報稅員拒收了帳目：請依照整理檢查清單處理；如果帳目仍然對不上，請尋求記帳協助。
• 記錄遺失：請見用銀行對帳單重建帳目。如果連對帳單本身也遺失了，請尋求記帳協助。
• 某個年度沒有提交稅表：請見補辦未提交的企業稅表。
• 幾個實體或幾位擁有人共用帳戶：請見多家公司的帳目，並尋求記帳協助。
• 工資帳目的餘額無法結清：請見結不掉的工資負債；如果仍與已申報或已繳納的金額對不上，請尋求記帳協助。已預扣但未繳納的工資稅，可以向故意不繳納的責任人追繳，而不只是向企業追繳（IRS）；請見信託基金追回罰款指南。
• 您收到 IRS 關於某份稅表的通知：回覆期限寫在通知上。請見IRS 寄給企業的通知；如果通知背後的帳簿對不上，請尋求記帳協助。
• 公司在加拿大：請見加拿大逾期帳目的補帳。