Square 入帳記帳：銷售額、手續費、小費和銷售稅

扣除手續費、小費和退款後，Square 的入帳金額包含什麼？

Square 的入帳金額（Square 稱為轉帳），是客戶刷卡付款的總額，減去退款、手續費和 Square 扣留的其他任何款項。這些付款本身已包含銷售稅和小費，所以入帳金額可能比銷售額少，也可能多，絕不是銷售額數字。Square 把「淨總額」定義為收款總額減去手續費，再減去其他扣留款項；其對帳報表把已收款項與實際轉出的金額對上（Square）。

每個組成部分各記一行，入帳金額記為轉入銀行的轉帳。IRS 表示，企業帳簿必須顯示總收入，以及扣除額和抵免（IRS）。只記淨入帳金額，會把裡面的手續費、稅款和小費藏起來。

以下五種情況，會使個案不再簡單：

• 連續數月的入帳金額被記為收入，因此銷售額被手續費拉低，又被銷售稅和小費墊高。這在提交稅表或申請貸款之前影響最大。
• 銷售同步（把 Square 銷售額複製到會計軟體的應用程式）和銀行資料流（自動下載銀行交易）都入了帳，於是收入被計算兩次。
• Square 只是客戶付款方式之一，或者您有不止一個營業地點。
• 個人支出與 Square 入帳金額走同一個銀行帳戶。
• 銷售稅申報表或 1099-K 表與帳目對不上，或者稅表已經根據這些帳目提交。

開始前請準備：銷售摘要、匯出為 CSV 的轉帳清單、手續費報表、銀行對帳單，以及最近一期的銷售稅申報表。

如果以上任何一項適用，帳目以及依據帳目提交的任何文件，可能需要重做。更改分錄之前，請先閱讀下面的「您的情況不同嗎？」。

哪些 Square 報表可以把入帳金額與銷售額對起來？

先看轉帳清單，它顯示每筆轉帳裡包含的刷卡付款，再用對帳報表解釋已收款項與實際付到銀行的金額之間的差額。Square 可能更改報表名稱或位置，所以請拿您的 Dashboard 與下列名稱對照。

• Square 的名稱不是會計名稱。它的「毛銷售額」（gross sales）是淨銷售額加稅，「總銷售額」（total sales）則是在淨銷售額上加稅、小費和禮品卡銷售額。帳上的銷售額，請取自商品和服務費各行；抄用 Square 的某項指標之前，先讀它的定義。
• 銷售摘要只計算已完成的訂單。Square 表示，它不包括部分付款和訂金，而且它的數字可能與其他報表不同，因為每份報表的計算方式和時間點各不相同。入帳金額請用轉帳清單和對帳報表來核對；銷售摘要則用來看各個組成部分。

每份報表請保留下載時的原樣。Publication 583 把信用卡簽帳單和銀行存款單列為支持總收入的文件，並要求每月對支票帳戶對帳。

怎樣記錄 Square 的毛銷售額和手續費，而不是淨入帳金額？

把各筆付款透過同一個 Square 過渡帳戶，分別記入各自的帳戶，然後把入帳金額與這個過渡帳戶核對，而不是與銷售額核對。過渡帳戶記錄的是轉帳到帳之前，Square 欠您的款項。這是追蹤用的方法，不是 IRS 規定的分錄：IRS 允許您使用任何制度，只要它能清楚顯示收入和支出。每筆銷售只記一次：如果已經由發票或同步記過，這筆付款就沖銷應收帳款，而不是再產生一筆銷售。

1. 為 Square 設一個過渡帳戶。
2. 每天或每個期間，從銷售摘要取出各個組成部分。借記過渡帳戶，金額是 Square 將要轉出的刷卡付款（已扣除退款）。貸記銷售額（商品和服務費）、應付銷售稅（買方負擔的稅）、應付小費（員工小費；所有者本人的小費是收入），如果您賣禮品卡，還要貸記禮品卡負債。以現金、支票或您發行的禮品卡付款的銷售，不是刷卡付款：改為借記現金或禮品卡負債，而不是過渡帳戶。退款時，借記銷售退回與折讓（一個減少銷售額、但不抹去銷售記錄的科目）；稅款部分借記應付銷售稅；退還小費的部分借記應付小費。
3. 借記手續費，貸記過渡帳戶，金額為手續費，包括 Square 對手續費加收的稅。IRS 把您為服務支付的銷售稅，視為該服務成本的一部分（Publication 334）。Square 扣留的任何其他款項，請記入各自的帳戶，不要記入手續費。
4. 記錄入帳：借記銀行，貸記過渡帳戶，金額為轉帳金額。如果銀行資料流已經建立了這筆存款，就把它與過渡帳戶配對。不要把它歸入銷售額。
5. 檢查過渡帳戶的餘額，是否等於仍在途中的款項：尚未轉出的付款，以及尚未到達銀行的轉帳，減去其中的手續費和退款。只有所有款項都到帳後，它才會是零。

每筆付款按銷售當天記帳，入帳按銀行顯示的日期記帳。每天做一筆彙總分錄就可以；請見記錄每日 POS 銷售額。

刷卡小費在帳上記在哪裡？歸誰所有？

客戶自己選擇用刷卡加的小費，不是企業的收入。IRS 表示，小費不是付給雇主的款項，也不屬於雇主的總收入（IRS），所以企業把它記為負債，通常叫應付小費，直到把它付給賺取小費的員工。自僱人士若小費全歸自己，屬於例外：IRS 表示，這類小費一般屬於 Schedule C 上總收入的一部分。

客戶必須支付的費用，例如大桌客人自動加收的小費，屬於服務費，不是小費。即使用它來支付員工，它仍是企業的收入，所以要單獨設一行銷售額（IRS、Topic 761）。如果結帳畫面只是建議金額，客戶可以輸入任何金額或不輸入，這就屬於小費。一筆付款是不是小費取決於事實，叫它小費並不能決定性質。

小費的發放、預扣和小費分攤池，請見信用卡小費：收入還是負債。

怎樣記錄 Square 在現場銷售中收取的銷售稅？

向買方徵收、再轉交給州政府的銷售稅，不是收入。請貸記應付銷售稅，而不是銷售額（Publication 334）。向州政府繳款，是沖銷這筆應付款，不是費用。

Square 的銷售稅報表和銷售摘要都會顯示已收的稅款。請把應付款與該期間的這個數字核對，申報時再與申報表核對（Square）。有兩個陷阱：

• 稅由誰負擔。如果法律規定稅由您這個賣方負擔，Publication 334 表示，您收取的款項要計入總收入，上面的分錄就要改。屬於哪一種，由州法律決定；請問您的報稅員，您上繳的稅款該怎樣記帳。
• 什麼需要課稅。各州對稅基的規定不同，所以應以您所在州的申報表為準，而不是 Square 的報表。

如何把應付款與銀行提款和申報表核對，請見餐廳銷售稅與 POS 對帳。提交申報表，以及誰可能須對已收未繳的稅款負個人責任（各州不同），請見提交銷售稅申報表。

退款和爭議款項，在以後的入帳中如何顯示？

退款會在退款發生的期間減少轉帳金額，不論原銷售是哪一天，所以轉帳可能比預期少，而沒有新的銷售能解釋這個差額。Square 的報表在退款被記錄的期間，從已收款項中扣減退款，對帳報表則把退款列在已收款項與轉出金額之間的項目中（Square）。

• 兩個退款總額。付款方式報表的退款金額包含稅款和折扣。銷售摘要的退貨一行不含稅款，也不含部分退款或自訂金額的退款，Square 把後者另列為按金額退款。入帳之前，請先把稅款從銷售額中分開。
• 記錄退款。在退款發出當天記帳，記為銷售退回與折讓，並減少應付銷售稅（退還的稅款）和應付小費（退還的小費）；Publication 334 表示，銷售退回與折讓包括向客戶退還的現金或抵免。如果把它與當天的銷售額相抵，您的退款總額就看不到它。請見在帳上記錄退款。
• 爭議款項。Square 關於轉帳和報表的文章，沒有說明有爭議的付款如何反映在轉帳中。如果轉帳的短少金額，無法用對帳報表上的退款、手續費或扣留款項來解釋，請向 Square 取得爭議記錄，並問您的報稅員該怎樣記帳。不要把差額硬塞進銷售額。

銀行資料流和 Square 同步都入帳時，怎樣避免收入被重複計算？

請只選一個銷售額來源，並讓銀行資料流只做一件事：帶入存款，以便與 Square 過渡帳戶配對。如果同步或由銷售摘要做的分錄已經記了銷售額，而銀行資料流帶入的存款又被歸入收入，收入就會翻倍。

現金收付制帳目可用一個粗略的每月測試：記為 Square 的收入，不應超過 Square 同一期間的已收付款總額，因為稅款、小費和禮品卡的錢都包含在這些付款裡。收入接近銷售額與入帳金額之和，或高於已收付款，可能意味著重複計算。權責發生制帳目，應先扣除尚未付款的發票，以及前幾個月預收款項中、已兌換禮品卡或已交付工作的部分。

1. 選定銷售額來源：同步，或根據銷售摘要的分錄。不要兩個都用。
2. 讓銀行資料流指向過渡帳戶。每筆存款都與其轉帳對應的過渡帳戶分錄配對，絕不產生收入行。
3. 手續費和退款也用同樣方式檢查。如果同步已記了這些，而資料流或手動分錄又記一次，費用就會翻倍，利潤隨之縮水。
4. 每月結帳前，把收入與銷售摘要比對。

如果某個月份已經對帳、結帳或已用翻倍的收入提交，請按帳目中的重複收入中的步驟處理。

入帳時間、截止時間和即時轉帳，如何影響我的月底結帳？

一筆入帳很少剛好等於某一天或某個月的銷售額。在 Square 每日轉帳截止時間之後收到的付款，會放進下一次轉帳，所以月底時有一部分錢留在過渡帳戶中，當月的銷售額也就不等於當月的入帳金額（Square）。

• 截止時間。如果一筆轉帳少了您預期的付款，Square 表示，這些付款很可能是在截止時間之後收到的，會出現在下一次轉帳中。付款按銷售日期記帳，入帳按銀行日期記帳。
• 月底餘額。過渡帳戶的餘額，應等於最後一個截止時間之後收到的付款，加上 Square 已發出但銀行尚未顯示的任何轉帳，再減去其中的手續費和退款。請逐項列出，並把每一項與下一次轉帳或銀行存款對上。
• 即時轉帳和當日轉帳。Square 的轉帳標籤（標明轉帳所屬營業地點）不適用於這兩種轉帳，所以請用日期和金額來配對。如果入帳金額少於所列付款減去手續費後的金額，請 Square 說明扣除的是什麼，不要硬塞差額。
• 未結訂單。對仍未結清的訂單所做的部分付款，在訂單結清之前不會出現在銷售摘要中，但對帳報表會把部分付款列在轉出金額的項目裡。帳目通常把這筆錢記為客戶訂金，直到訂單結清；稅務上何時計入，取決於會計方法。

一筆銷售屬於哪個稅務年度，取決於會計方法（Publication 538）。上面提到的禮品卡和預付款負債屬於帳目分錄：稅務上，預收款項一般在收到的年度計入，採用權責發生制的企業可選擇把其中一部分遞延一年，而這屬於會計方法，須用 3115 表變更（同一份出版物）。年底時 Square 仍持有的款項是否算作已收到，取決於事實。請在年底之前問您的報稅員。請見小型企業用現金收付制還是權責發生制。

1099-K 表與我的 Square 銷售額如何比較？

1099-K 表第 1a 欄，是該年度應申報的刷卡付款的總額，不因退款、手續費、折扣或其他任何金額而調整（IRS 填表說明）。請拿它與客戶透過 Square 付的款項（退款之前、含稅和小費）比較，而不是與入帳金額或淨銷售額比較。法規本身的例子是：處理商扣掉手續費後，付出的金額比客戶的扣款少，申報的卻是全額扣款（法規）。無論付款的筆數多少、金額多小，支付卡處理商都會寄出這份表（IRS）。

如果這些項目核對後仍有差額，不要把它硬塞進銷售額或其他收入。差額可能意味著帳目缺了某個月份、某個營業地點或某個帳戶，也可能是您用自己的卡透過讀卡機刷的款項被計入了這份表；請見透過 Square 刷個人卡的款項。IRS 還表示，1099-K 表可能包含不屬於您收入的項目（例如銷售稅），也可能沒有包含您所有的收入（Publication 334）。表格有誤或重複，是另一個問題：請見有誤或更正的平台稅表。適用於所有平台的核對方法，請見核對銷售額、付款和 1099-K 表。

如果 Square 只是我收款的方式之一，情況有什麼不同？

每一種收款方式都需要單獨的過渡帳戶和單獨的報表，因為 Square 的報表只代表 Square。

• 現金和支票永遠不會出現在 Square 的轉帳中。如果您在 Square 中輸入了它們，請先查看銷售摘要是否已包含，再加上收銀機的銷售額，並把它們記入現金，而不是過渡帳戶。否則，請根據收銀機和錢箱的點算來記錄；請見記錄每日 POS 銷售額。
• 銷售管道和營業地點。Square 的銷售摘要可以按營業地點、設備、來源或管道分組，所以現場銷售、線上銷售和發票銷售，可以在入帳之前分開。多個營業地點共用一個銀行帳戶時，Square 的轉帳標籤可以區分各筆轉帳；請為每個營業地點設一個過渡帳戶，或在每一行標明營業地點，讓每筆轉帳都對上自己的銷售額。
• 其他處理商、支付應用程式和交易平台都需要各自的方法，也各自寄出自己的表。IRS 表示，在不同平台收款，可能意味著有不止一份 1099-K 表（IRS）。方法請見：支付處理商的付款、網路商店的付款和透過電子錢包應用程式收取的業務付款。

舉例

以下例子僅供說明；所有金額均以美元計。

咖啡館一天的刷卡銷售

一家咖啡館的銷售額是 $1,000，銷售稅 $80，刷卡小費 $150。假設稅由買方負擔，小費歸員工所有。客戶共付 $1,230。Square 扣 $37 手續費，入帳金額是 $1,193。

收入是 $1,000，過渡帳戶回到零。如果把 $1,193 的入帳金額記為銷售額，收入會多報 $193，還會藏起 $37 的手續費。1099-K 表計算的是全額 $1,230。

一筆退款使入帳金額偏少

一家美容院在星期二退還了一項 $100 的服務，不含稅款和小費。星期四的轉帳列出 $1,500 的付款，但手續費之前只付了 $1,400，沒有新的銷售能解釋這 $100。美容院在星期二記錄這筆退款：借記銷售退回與折讓 $100，貸記 Square 過渡帳戶 $100。記完手續費後，星期四的入帳金額就與過渡帳戶對上了。

一家把收入計算兩次的商店

一家商店透過同步記了 $20,000 的 Square 銷售額。銀行資料流又帶入該月 $19,400 的存款，並被歸入收入。於是收入顯示為 $39,400。如果 $600 的整個差額都是手續費，正確的帳目應顯示 $20,000 的銷售額和 $600 的手續費，存款則與過渡帳戶配對。這個錯誤使收入多報 $19,400，且漏記了 $600 的手續費。

您的情況不同嗎？

• 連續數月的 Square 入帳金額被記為收入，小費和銷售稅被記在銷售額裡，或者個人支出與之走同一個帳戶。根據這些帳目提交的稅表，總收入和手續費可能有誤，依據相同數字編製的銷售稅申報表也可能有誤。要回頭重做多久，已提交的文件是否需要更正，取決於每一年申報了什麼。請把銷售摘要、轉帳清單、手續費報表、銀行對帳單和最近一期的銷售稅申報表帶到記帳服務；如果落後的時間更長，請見補做逾期的帳目。
• 做了上面的檢查之後，您的銷售稅申報表或 1099-K 表仍與帳目對不上。請見應付銷售稅與申報表對不上，然後把報表帶到記帳服務。
• Square 從您的入帳金額中預扣了稅款，或通知您所提供的稅務識別號碼不正確。備用預扣稅不是手續費。它在所得稅稅表上作為已預扣的稅款抵免，合夥企業或 S 公司會把它轉給所有者，向付款方提供正確的姓名和稅務識別號碼，通常就能使預扣停止（Topic 307）。請把通知和 1099-K 表帶到記帳服務，讓它按這個方式入帳。
• 在已提交的月份中，收入被計算了兩次。請見帳目中的重複收入，然後把已提交的那一年帶到記帳服務。
• 1099-K 表有誤、重複，或號碼不對。請見有誤或更正的平台稅表。
• 您有員工收取小費。請見信用卡小費：收入還是負債和工資分錄。
• 您經營不止一家公司。請見多家公司的帳目，然後把每家公司的 Square 報表帶到記帳服務。