取消 QuickBooks Online：離開前要匯出的記錄

取消 QuickBooks Online（QBO）之前，我必須保存什麼？

取消之前，請按檔案內的每一年匯出：損益表、資產負債表、總分類帳、試算平衡表、銀行和信用卡對帳報告、附件、工資和 1099 報表，以及固定資產清單。等最後一年的稅表、工資申報和年終調整都已提交並存妥之後再取消，同時也要匯出本年度截至目前的資料：其中的分錄支持下一份稅表。然後測試這些副本在沒有該軟體的情況下能否打開。

您必須保存帳簿和背後的文件，取消訂閱並不會把這項責任轉給任何人。聯邦法規要求能夠證明總收入、扣除額和抵免的永久性帳簿或記錄，並在其內容可能對任何聯邦稅法有意義的期間內保存。IRS 表示，納稅人有責任自行維護帳簿和記錄。

如果您的帳簿保存在軟體中，IRS 把這些資料視為原始帳簿記錄。IRS 表示，納稅人使用會計軟體的大多數情況下，審查人員會索取備份檔案。取消後還能保留哪些資料、保留多久，由 Intuit 現行的條款決定，而不是 IRS。請先閱讀條款，並在取消之前匯出，而不是之後。

取消在以下情況下很簡單：只有一個實體、有幾年資料、每個帳戶都已與對帳單核對，而且沒有工資。出現以下情況，就不再簡單：

• 多年的收據和發票只以附件的形式存在於檔案內。
• 業務資金和個人資金混在一起，或帳戶從未對帳。
• 工資透過該檔案處理。
• 即將出售、結業，或貸款機構提出要求。
• 有通知或審查尚未結案，或有一年從未申報。

開始前請先備齊：

• 檔案內每一年已提交的稅表。
• 該檔案的管理員存取權限，以及您使用的方案和附加功能的記錄。如果是記帳員或會計師設定的，請在取消前請他們確認誰是管理員，或請他們執行匯出。
• 各金融機構的銀行和信用卡對帳單。
• 工資、季度申報表和 1099 表副本。
• 購買設備和財產的發票。

記錄要保存多久：3 年還是更久？

IRS 的預設期間是 3 年，有幾種情況更長。期間從每份稅表提交時起算，在到期日之前提交的稅表視為在到期日提交（IRS）。

對企業而言，這裡的總收入是指扣除銷貨成本之前的收入（26 U.S.C. 6501(e)）。對合夥企業或 S 公司而言，3 年自每位合夥人或股東稅表的到期日或提交日（以較晚者為準）起算，而不只是實體自己的（1065 表填表說明；1120-S 表填表說明）。保險公司或債權人要求保存的時間可能比 IRS 更長，州也可能如此：加州所得稅的期間通常是 4 年（Franchise Tax Board）。由於各類記錄的期間不同，且資產記錄可能比其他記錄保存得更久，請把檔案內的每一年都匯出，而不只是最近三年。所有期間的完整說明，包括退稅申請、壞帳以及出售或結業之後：企業記錄要保存多久。

每一年要匯出哪些報表？

請匯出檔案內每一年的損益表、資產負債表、總分類帳、試算平衡表和對帳報告。IRS 沒有指定報表清單。這份清單根據 Publication 583 對電腦化記錄的要求而定：它們必須與您的帳簿和稅表相符，並有足夠的明細可以識別來源文件。

單獨的損益表只是摘要。IRS 表示，審查人員會從報表向下追查到底層的資料和文件，而列印出來的摘要無法追查。請把總分類帳跨所有日期匯出，而不是一次一年：IRS 可能要求提供受審查年度前一個月和後一個月的資料，以核對收入和支出是否記在正確的年度。報表要按稅表所用的同一種會計方法產生。

哪些收據、發票和對帳單只存在軟體裡？

附在交易上的任何文件，以及上傳或以電子郵件寄入檔案的任何內容，可能沒有其他備份。Publication 583 說明，購買、銷售和工資會產生佐證文件，例如發票、收據、已付帳單和存款單，這些文件支持您帳簿和稅表上的分錄。

• 下載帳單、費用和發票上的附件。不要以為資料匯出檔會帶有附件：請打開匯出檔檢查。
• 以客戶收到的樣子保存發票，以及任何付款收據。
• 銀行和信用卡對帳單要向金融機構取得，不要從軟體取得。Publication 583 說明，沒有已兌現支票時，金融機構編製的對帳單只要顯示金額、收款人以及入帳或扣款的日期（支票另需支票號碼），就可以證明付款。
• 保留您收到的 1099 表。Publication 583 把 1099-MISC 表和 1099-NEC 表列為總收入文件。

單有付款證明不足以支持扣除。Publication 583 說明，要保留顯示您發生了該項成本的發票或銷貨單。照片和掃描：用掃描收據代替紙本。

要保存哪些工資和雇用稅記錄？

所有雇用稅記錄至少要在稅款到期或繳納（以較晚者為準）後保存 四年。IRS 的雇用稅頁面把起算點寫為第四季度申報表提交之後；兩者不同時，以較晚的日期為準，期間較長（Publication 583；IRS 雇用稅記錄保存）。

請匯出檔案內每一年的：按雇員和發薪日列示的工資登記冊、稅款負債和存繳歷史、您提交的雇用稅申報表，以及 W-4 表。如果工資是透過單獨的服務或附加功能處理的，也要從那裡匯出，因為會計檔案可能沒有完整歷史。IRS 列出的內容、抵免工資記錄的較長期間、工時和 I-9 表的期限，以及州的規則：工資記錄的保存期間。

要保存哪些資產記錄？保存到何時？

業務財產的記錄，要保存到您在應稅處置中處置該財產當年的時效結束為止（IRS）。它們可能比訂閱期限長很多年。

Publication 583 說明，記錄應顯示：

• 取得資產的時間和方式，以及購買價格。
• 任何改良的成本。
• 已扣除的 Section 179 扣除和折舊，以及已扣除的任何災害損失。
• 您如何使用該資產。
• 處置的時間和方式、售價以及銷售費用。

請匯出固定資產清單和折舊明細表，並保存支持它們的購買發票、不動產成交結算單和改良發票。如果您在非應稅交換中取得財產，新舊財產的記錄都要保留。

合夥企業和 S 公司：還要匯出資本、出資、分配和所有者貸款帳戶。合夥企業填表說明指出，要保存支持每位合夥人利潤、虧損和資本份額的記錄（1065 表填表說明）。所有者計稅基礎記錄，見企業記錄要保存多久。

銷售稅、1099 和其他已提交表格的記錄呢？

您提交的 1099 表和其他資訊申報表的副本，應自申報表到期日起至少保存 3 年，或者您應當能夠重建資料。若被課徵了備用預扣稅，期間為 4 年，而 1099-C 表有自己的更長期間（IRS）。

銷售稅的記錄規則由各州自訂，所以請查看您登記所在每個州的稅務機關。加州不把 PDF 檔案算作電子記錄，並要求提供可調閱和轉換的交易層級明細，所以當地賣家要保留電子表格匯出檔或完整副本，而不能只有 PDF（Regulation 1698）。請從軟體匯出年終 1099 供應商報告及其交易明細，以及銷售稅負債和付款報告。客戶的轉售證書和免稅證明可能只以附件形式存在：請保留，因為在德州，沒有這些證明的銷售在審計中會被推定為應稅（德州審計長辦公室）。也請保存您向供應商收集的 W-9 表，包括以電子方式收到的：IRS 可能要求提供紙本（W-9 表填表說明）。

匯出檔用什麼格式下載？如何測試？

保存三個層次：報表的 PDF、明細的電子表格匯出檔，以及（如果軟體提供）公司資料的完整副本。

IRS 常見問題指出，備份檔案是原始帳簿記錄的精確副本，審查人員也可能要求提供管理員登入資料。該頁面描述的是備份檔案，並沒有說明來自託管服務的匯出檔是否算作該副本。如果只有 IRS 無法讀取的檔案，由審查人員決定如何處理。所以請把完整副本和 PDF 一起保存，收到審查要求時請諮詢專業人士。

保存之前，不要精簡、清除或重新輸入資料。IRS 表示，透過重新輸入交易建立的新檔案，不是原始帳簿記錄的副本，而且經精簡的資料不被接受用於受審查的年度，而這些年度您事先無法得知。

測試匯出檔：

1. 在另一台裝置上打開每個 PDF 和電子表格，不要登入該軟體。對於完整資料副本，記下讀取它需要什麼。
2. 檢查每一年的報表是否涵蓋完整的日期範圍和所有帳戶。
3. 把每一年的損益表與已提交的稅表比對。差異應該是您能解釋的。
4. 從不同年份挑選十筆交易，打開每一筆附帶的文件。
5. 寫一頁說明，描述這個檔案是如何保管的：軟體和方案、涵蓋的年度、誰有管理員存取權限、銀行串接如何運作，以及附件放在哪裡。Publication 583 要求您保存對系統電腦化部分的說明。
6. 在不同地方存放兩份副本，並記下任何密碼。

如果我要結束或出售企業，有什麼變化？

結業或出售本身不會縮短期間：上述 IRS 期間都從每份稅表起算。正在解散的公司，可以在提交稅表後書面請求 IRS，在請求後 18 個月 內評稅，前提是公司善意地開始解散並完成解散。6 年和無期限的情況仍然適用（26 U.S.C. 6501(d)；4810 表）。結業或出售的雇主，須在最後一份 941 表上附上聲明，說明由誰保管工資記錄、存放在哪裡（941 表填表說明）。收到結業公司財產的人，一般可在該公司自身的期間結束後的 一年 內，被課徵該公司未繳的稅款（26 U.S.C. 6901(c)），所以必須有人保存其帳簿。

出售或結業之前，趁您仍有管理員存取權限，匯出完整的帳簿，並在把任何副本交給買方之前保留您自己的一份。在出售條款中約定之後由誰保管帳簿。公司結業：公司結業。出售後的各項期間：企業記錄要保存多久。

我的會計師或下一個軟體需要匯出檔中的什麼？

會計師需要每年的報表、總分類帳和附件；新軟體需要截至某個切換日期的餘額和清單。

• 您的會計師或報稅員：已提交的稅表、每年的報表和總分類帳、年終調整、折舊明細表、工資和 1099 報表，以及從未對帳的年度清單。
• 下一個軟體：要帶入什麼取決於切換日期：年中換會計軟體。

不要以為會計師已持有副本。請書面詢問他們保存哪些年度和格式，因為責任在您。期初餘額：更換會計師後的期初餘額。

範例

以下範例僅作說明，以美元計，並假設稅表在到期日提交。

使用 6 年後取消的獨資經營者

一位自由接案設計師每年申報約 US$90,000 的總收入，在提交第 6 年的稅表後，於第 7 年 5 月取消。她匯出六個年度和第 7 年截至取消日的總分類帳和損益表，並下載附在費用上的收據。預設的 3 年期間，對第 1 至 3 年已經結束。如果某份稅表漏報超過其總收入的 25%，期間將為 6 年，分別至第 8 年、第 9 年和第 10 年的 4 月，而且資產記錄或州的期間可能使它們保存得更久，所以她匯出全部六年，而不是依賴預設期間。

工資總額 US$300,000 的 S 公司

一家 S 公司在第 1、2、3 年每年支付 US$100,000 的工資，於第 3 年的稅表提交後，在第 4 年 5 月取消。第 1 年支付的工資，由第 2 年初提交的申報表涵蓋，所以這些記錄至少要保存到第 6 年初，也就是訂閱結束後約兩年。第 3 年的記錄保存到第 8 年初，第 4 年的記錄保存到第 9 年初。它匯出第 1 至 3 年和第 4 年截至目前的工資登記冊、存繳確認、W-4 表和已提交的季度申報表。

出售 US$250,000 房產的房東

一位房東在第 1 年購買了一棟 US$250,000 的出租樓房，第 4 年為屋頂支付了 US$20,000，並在第 5 年取消。該樓房於第 9 年出售，該年度稅表在第 10 年 4 月提交，因此記錄至少要保存到第 13 年 4 月，約在取消後八年。如果該稅表將樓房的計稅基礎高估超過總收入的 25%，期間將為 6 年，至第 16 年 4 月。購買發票、成交結算單、屋頂發票和折舊明細表在取消之前就已匯出。

情況不同？

• 多年的附件、工資，或帳戶混合或未對帳，而您不確定保存到什麼程度才算完整：要匯出哪些年度、帳簿在存檔前是否需要修復，以及由誰保管副本，都需要判斷。請在取消之前，透過記帳協助把這些問題處理好。
• 帳簿嚴重落後，或有一年從未申報：先修復再存檔，因為對不上的帳簿存檔後問題依然存在。請見補做逾期的帳簿和補報未提交的企業稅表，或在取消之前請人做補帳。
• 有通知或審查尚未結案：不要精簡、清除或重新輸入檔案，並在任何匯出檔交給 IRS 之前，請專業人士覆核。請見 IRS 對小企業的審查。
• 您要改用新軟體：請見年中換會計軟體和會計師支援的軟體。
• 您使用的是 QuickBooks Self-Employed 或 Desktop：請見 QuickBooks Self-Employed 停止服務和 QuickBooks Desktop 停止服務。
• 從 Desktop 轉到 Online 之後餘額出錯：請見 Desktop 轉 Online 後餘額不符，並尋求記帳協助。
• 記帳員需要存取權限才能完成匯出：請見給記帳員存取權限。
• 您要結束或出售企業，或貸款機構或投資人將審閱帳簿：最後一次匯出、任何儘速評稅請求，以及由誰保管帳簿，值得在最後一份稅表之前與專業人士處理好。請見公司結業和投資人要求的財務記錄。