عدة شركات LLC وشركة S: دفاتر منفصلة والتحويلات بينها

هل أحتاج إلى دفاتر منفصلة لكل شركة، أم يكفي ملف واحد يضمها كلها؟

أمسك مجموعة دفاتر كاملة ومنفصلة لكل نشاط تجاري. يقول المنشور 583 إن من يملك أكثر من نشاط عليه أن يحتفظ بدفاتر وسجلات كاملة ومنفصلة لكل نشاط. والمعتاد أن تكون لكل شركة حساباتها المصرفية وميزانيتها العمومية وقائمة الأرباح والخسائر الخاصة بها، لأن لكل شركة ملاكها وديونها وموظفيها وإقرارها. وتقبل IRS أي نظام لحفظ السجلات يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح. وعندما تُعدّ شركة S الجدول Schedule L، تقول تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ إن الميزانية العمومية ينبغي أن تتفق مع دفاترها وسجلاتها.

لا توجد قاعدة ضريبية تحدد عدد ملفات البرنامج أو الاشتراكات. اختبر الأمر هكذا: هل تستطيع كل شركة أن تُخرج تقاريرها بمعزل عن الباقي؟ إن كان الجواب نعم فقد ينفع ملف واحد مشترك؛ وإن كان لا فتحتاج تلك الشركة إلى ملفها الخاص. وبخصوص البرامج، راجع متى لا يعود برنامج المحاسبة كافيًا وإعداد البرنامج لشركة S.

تصبح الحالة غير بسيطة عندما:

• يكون لإحدى الشركات شريك من خارجها، فيجب أن تدعم دفاترها نموذج ⁦K-1⁩ الخاص بهذا الشريك.
• تنتقل أموال بين الشركات دون أن يدوّن أحد ماهيتها.
• تدفع إحدى الشركات رواتب موظفي شركة أخرى، أو توظّفهم.
• يخدم حساب مصرفي واحد أكثر من شركة، أو تختلط أموال الشركة بالأموال الشخصية. راجع إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية.

اجمع أولًا: مخططًا للملكية (كل شركة وملاكها وحصصهم)؛ وخطاب EIN ومستندات التأسيس لكل شركة؛ وكل كشوف الحسابات المصرفية وكشوف البطاقات؛ وأوراق القروض وأي اتفاق بين الشركات؛ وآخر إقرار ونماذج ⁦K-1⁩ لكل شركة.

إذا كانت حالتك هي الثانية أو الثالثة أعلاه، فعادةً تحتاج القيود السابقة إلى فرز قبل إعداد الإقرارات؛ ويتناول القسم الأخير ذلك.

أي شركات من شركاتي تقدّم إقرارها الخاص؟

تقدّم كل شركة إقرارها وفق طريقة تصنيفها ضريبيًا، لا وفق عدد الشركات التي تملكها.

تنقل الاختيارات وتغيّرات الأعضاء الكيان من صف إلى آخر. ويُقدَّم النموذج 2553 (وضع شركة S) عمومًا خلال مدة أقصاها شهران ⁦(2)⁩ و15 يومًا بعد بداية سنة شركة S. ويمكن أن يسري النموذج 8832 قبل تقديمه بمدة تصل إلى 75 يومًا أو بعده بمدة تصل إلى 12 شهرًا، ويُعد نقلًا افتراضيًا لأصول LLC (النموذج 8832). وإضافة عضو أو فقدانه يغيّر أيضًا الصف الافتراضي لـ LLC (IRS).

تتبع إقرارات الولايات قواعدها الخاصة. وLLC بمالك واحد وبلا إقرار خاص بها تظل صاحبة عمل مستقلة، وهو ما يتناوله القسم التالي. وللاطلاع على قرار امتلاك نشاط ثانٍ مباشرةً أو عبر شركة أو في LLC جديدة، وما يقدّمه كل خيار من إقرارات، راجع إدارة أكثر من نشاط تجاري.

اسم أي شركة ورقم EIN لأي شركة يوضعان في الرواتب؟

الشركة التي توظّف العامل، وبرقم EIN الخاص بها. يقول المنشور 15 إن العامل يكون عمومًا موظفًا لديك إذا كان لك حق التحكم فيما يُنجز وكيف يُنجز، ويطلب من أصحاب العمل استخدام رقم EIN الخاص بهم في كل ما يُرسل إلى IRS وإلى إدارة الضمان الاجتماعي الأمريكية (SSA).

LLC بمالك واحد وبلا إقرار ضريبة دخل تظل صاحبة العمل، برقم EIN الخاص بها. تعامل IRS LLC بعضو واحد ككيان مستقل في ضريبة التوظيف، باسمها ورقم EIN الخاص بها للأجور، وتقول إنها تحتاج إلى EIN إذا كان لديها موظفون. أما في النموذج ⁦W-9⁩ فتذكر LLC نفسها اسم مالكها ورقمه.

الفخ هو تشغيل رواتب إحدى الشركات برقم المالك أو برقم EIN لشركة أخرى. وإذا حدث ذلك فراجع إصلاح خطأ في الرواتب. وتُنشأ حسابات رواتب الولاية ولاية بولاية.

تستلم إحدى الشركات الإيداعات وتدفع شركة أخرى الرواتب: كيف يُسجَّل ذلك؟

تُظهر دفاتر كل شركة دخلها وتكاليفها هي، ومنها الأجور. أما الشركة التي حمل حسابها المصرفي أموال الأخرى فتسجّل رصيدًا مستحقًا، لا دخلًا ولا مصروفًا، وتُظهر كل شركة الأخرى بوصفها «مستحق من» (ذمة مدينة) أو «مستحق إلى» (ذمة دائنة).

في نهاية كل شهر، يجب أن يساوي «مستحق من B» في دفاتر A رصيد «مستحق إلى A» في دفاتر B؛ وإن لم يتساويا فهناك قيد ناقص في أحد الجانبين. سدّد الأرصدة نقدًا وفق جدول زمني واحتفظ بالتواريخ: فالمبالغ غير المدفوعة بين دافعي ضرائب مرتبطين قد تؤخر خصم الدافع إلى أن يُدرج المستلم المبلغ في دخله (⁦26 U.S.C. 267⁩)، بحسب طريقة المحاسبة لدى المستلم. وللاطلاع على قيد الرواتب نفسه، راجع قيود اليومية للرواتب.

كتابة الشيك لا تحدد وحدها من هو صاحب العمل. فصاحب العمل هو من يُنجَز العمل لأجله، إلا أنه حين لا يتحكم هذا الشخص في دفع الأجور، يُعامل من يتحكم فيه كصاحب عمل لأغراض الاستقطاع (⁦26 U.S.C. 3401(d)⁩). ويستطيع شركات مرتبطة توظّف الفرد نفسه في الوقت نفسه استخدام جهة دفع مشتركة (common paymaster)؛ وتخصم كل شركة حصتها من الأجور فقط، وبشرط أن تسدّد للجهة الدافعة ما تحمّلته عنها (المنشور ⁦15-A⁩). وتتعلق هذه القاعدة بعامل مشترك، لا بشركة تموّل موظفي شركة أخرى، ولا يوضح المنشور كيف تنطبق على LLC.

قد تظل شركة ليست صاحبة العمل مدينة باستقطاعات صاحب العمل. فدفع أجور عمال صاحب عمل مباشرةً يجعل الدافع مسؤولًا عن الضرائب التي كان ينبغي استقطاعها من تلك الأجور، مع الفوائد (⁦26 U.S.C. 3505(a)⁩). وتوفير أموال للرواتب مع العلم الفعلي بأن صاحب العمل لن يسدد الضرائب المستقطعة أو لا يستطيع، يجعل الدافع مسؤولًا عن الضرائب غير المسددة، بحد أقصى ⁦25%⁩ من الأموال المقدَّمة (المادة ⁦3505(b)⁩). ويظل صاحب العمل يقدّم إقرارات رواتبه بنفسه، ويقول دليل IRS إن الدعوى ضد الدافع تُرفع خلال 10 سنوات بعد تقدير الضريبة على صاحب العمل (IRM 5.1.24.4.5.3). وقد يكون المالك أو المسؤول الذي يقرر أي الفواتير تُدفع مسؤولًا شخصيًا أيضًا عن الضرائب المستقطعة غير المسددة (غرامة استرداد ضريبة الأمانة). لذلك فإن صمود التمويل المنتظم لرواتب شركة أخرى يعتمد على الوقائع؛ فحدّد مع مختص من هو صاحب العمل وكيف يُوثَّق التمويل قبل دورة الرواتب التالية.

كيف أسجّل الأموال المنقولة بين شركاتي؟

حدّد ماهية المال عند نقله، وسجّل الطرفين بالطريقة نفسها. ويجب أن يطابق الوصف ما حدث فعلًا: فمذكرة تُكتب لاحقًا لا تحوّل وحدها تحويلًا سابقًا إلى قرض.

المعدات أو العقارات المشتراة من شركة أخرى تُعد عمومًا أصلًا لا مصروفًا (⁦26 CFR 1.263(a)-2⁩). وللبيع بين الأطراف المرتبطة قواعده الخاصة: فقد لا يُسمح بخصم الخسارة (⁦26 U.S.C. 267(a)(1)⁩)، وقد يُعد الربح على ممتلكات قابلة للإهلاك دخلًا عاديًا (⁦26 U.S.C. 1239⁩). وقد يوجب رسم الخدمة المقدَّم إلى دافع ضرائب آخر ليس شركة أن يقدّم الدافع النموذج ⁦1099-NEC⁩ متى بلغت الدفعات 2,000 دولار في السنة، ويستحق خلال 31 يناير بعد تلك السنة (IRS). اطلب مراجعة كل واحد منها قبل إعداد الإقرارات.

تحقق أولًا من يملك كل شركة لأغراض ضريبة الدخل. فـ LLC بمالك واحد وبلا اختيار تُعد جزءًا من مالكها (⁦26 CFR 301.7701-2(a)⁩؛ IRS). والمال المنتقل بين LLC من هذا النوع لهما المالك نفسه، أو بين شركة S وLLC بمالك واحد تخصها، حركة داخلية في ضريبة الدخل، وإن كان بوسع الدفاتر أن تحتفظ برصيد لكل شركة. وإذا كنت تملك LLC وشركة S معًا، فالمال بينهما هو مال بينك وبين شركة S: قرض مساهم، أو مساهمة، أو توزيع، أو دفعة حقيقية مقابل إيجار أو خدمات أو تكلفة، وتبقى على حقيقتها (راجع قروض المساهمين إلى شركة S).

الشركتان اللتان لا تملك إحداهما شيئًا في الأخرى، مثل شركة S وLLC يملكها الشخص نفسه مع شركاء، لا تساهم إحداهما في الأخرى ولا توزّع عليها عمومًا. والمال بينهما عادةً قرض، أو دفعة مقابل سلع أو خدمات، أو رد مصروف دفعته إحداهما عن الأخرى، أو توزيع على المالك يتبعه مساهمة من المالك.

عند وجود أكثر من مساهم، ينبغي أن تتبع التوزيعات نسب ملكية الأسهم: فشركة S قد تكون لها فئة واحدة من الأسهم، أي حقوق توزيع متطابقة، والدفعة التي تختلف في توقيتها أو مبلغها تُعطى الأثر الضريبي المناسب (⁦26 CFR 1.1361-1(l)⁩). أما المال المرسَل إلى شركة أخرى يملكها أحد المساهمين، دون توزيع بالتناسب، فيحتاج إلى فرز قبل تسجيله توزيعًا؛ راجع مسك دفاتر شركة S.

يجب أن يكون القرض حقيقيًا. ففي أغراض الدين المعدوم، الدين الحقيقي هو التزام صحيح وواجب النفاذ بدفع مبلغ محدد أو قابل للتحديد، والمساهمة في رأس المال ليست دينًا (⁦26 CFR 1.166-1(c)⁩). ورقم القروض من المساهمين في شركة S يشمل الدين المستحق مباشرةً لمساهم، لا الدين بين الشركات (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩).

القروض بلا فائدة أو بفائدة منخفضة بين شركة ومساهم، بشكل مباشر أو غير مباشر، قد تقع تحت قواعد القروض بفائدة أقل من السوق، ولها استثناءات (⁦26 U.S.C. 7872⁩). وهل يدخل في ذلك قرض إلى شركة أخرى يملكها المساهم، سؤال لمختص. وللاطلاع على قرض المالك الشخصي، راجع قروض المساهمين إلى شركة S والاقتراض من شركتك.

هل سداد أصل القرض معفى من الضريبة؟

سداد أصل قرض حقيقي يعيد إلى المُقرض ماله هو. والأسئلة المفتوحة هي: هل كان القرض حقيقيًا، وإذا كان المقرض هو المالك فكم يبلغ أساس قرضه؟

• التحويل الذي لم يكن قرضًا قط لا يستوفي التعريف الوارد أعلاه. فهو مساهمة أو توزيع أو شيء آخر في الإقرار، ويُعامل سداده وفق ذلك.
• قرض المالك نفسه إلى شركة S الخاصة به: عندما خفّضت الخسائر أساس قرض المالك، فقد يُنشئ السداد، ولو كان جزئيًا، ربحًا خاضعًا للضريبة، ويقدّم المالك الذي يستلم سدادًا من شركة S النموذج 7203 (التعليمات). راجع قروض المساهمين إلى شركة S.
• القرض من شركة أخرى يملكها المالك ليس عمومًا قرض المالك نفسه: فقسم القروض في النموذج 7203 مخصص للمال الذي أقرضه المساهم شخصيًا، وتستثني تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ الدين بين الشركات من رقم قروض المساهمين. وLLC بمالك واحد وبلا اختيار هي الحالة التي ينبغي فحصها، لأن نشاطها في ضريبة الدخل هو نشاط المالك (انظر أعلاه)، فقد يكون القرض منها قرض المالك نفسه. حدّد أي النوعين كان التحويل السابق قبل إجراء أي سداد.

كيف تظهر LLC مملوكة جزئيًا في دفاتر شركة S الخاصة بي؟

تظهر LLC المملوكة جزئيًا في دفاتر الشركة التي تحمل الحصة كاستثمار (أصل)، لا كنقد LLC ولا مبيعاتها ولا مصروفاتها. افحص مخطط الملكية أولًا: فالحصة التي يملكها المالك شخصيًا تظهر في إقرار المالك ولا تظهر في أي من دفاتر شركة S.

إذا كانت شركة S تملك حصة في LLC تُعامل كشراكة (وهو الوضع الافتراضي لعضوين أو أكثر)، فتتبّع أربعة أمور. وLLC التي اختارت معاملة الشركات لا ترسل نموذج ⁦K-1⁩ للشراكة، فتأكد من تصنيفها أولًا (IRS).

1. ما دخل. المساهمة تزيد الاستثمار. والقرض ذمة مدينة مستقلة.
2. نموذج ⁦K-1⁩ السنوي. يُدرج الدخل العادي أو الخسارة العادية من الشراكة في النموذج ⁦1120-S⁩، السطر 5، مع بيان يذكر الشراكة ورقم EIN الخاص بها. أما بنود الإيجار والمحفظة وغيرها من البنود المنفصلة فتذهب إلى Schedule K وSchedule ⁦K-1⁩ أو النموذج 8825 (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩).
3. ما خرج. التوزيعات تنقص الاستثمار.
4. الأساس. يرتفع أساس الشريك بمساهماته وحصته من الدخل، وينخفض بالتوزيعات وحصته من الخسائر (المنشور 541).

يأتي نموذج ⁦K-1⁩ من إقرار LLC، الذي قد ينتهي إعداده بعد إغلاق دفاتر شركة S، فخطّط لقيد تسوية. وللاطلاع على حسابات رأس المال داخل LLC، راجع حسابات رأس مال الشركاء.

ما السجلات التي أحتفظ بها لكل شركة، ولكم من الوقت؟

احتفظ بمجلد منفصل لكل شركة. وتتبع مدة الاحتفاظ الفترة التي لا يزال بالإمكان فيها فحص الإقرار أو تعديله (IRS).

ينبغي للشركة أيضًا أن تحتفظ بمحاضر اجتماعات المديرين (المنشور 583). والمدد الأطول مذكورة في مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

ثلاث شركات وثلاث مجموعات دفاتر

تملك مالكة شركة S، وLLC للإيجار تملكها وحدها، وحصة ⁦50%⁩ في LLC مشتركة مع شريك خارجي. وشركة S هي التي تملك حصة الـ ⁦50%⁩، ولم تختر أي LLC معاملة الشركات. وبذلك تكون هناك ثلاث مجموعات دفاتر. تقدّم شركة S النموذج ⁦1120-S⁩ وتُبلّغ عن دخل ⁦K-1⁩ القادم من LLC المشتركة. وتُدرج LLC الإيجار في Schedule E الخاص بالمالكة. وتقدّم LLC المشتركة النموذج 1065 وترسل نموذج ⁦K-1⁩ إلى شركة S وإلى الشريك. وأي شركة من الثلاث لها موظفون تشغّل الرواتب برقم EIN الخاص بها.

شركة S تدفع رواتب LLC

تغطي شركة S، التي تملكها المالكة وحدها، 30,000 دولار أمريكي شهريًا من أجور موظفي LLC تملكها وحدها ودون اختيار. LLC هي صاحبة العمل وتقدّم إقرارات الرواتب برقم EIN الخاص بها. وتسجّل شركة S مبلغ 30,000 دولار أمريكي شهريًا «مستحق من» LLC إلى أن يُسدد. وتسجّل LLC مصروف أجور قدره 30,000 دولار أمريكي شهريًا والمبلغ نفسه «مستحق إلى» شركة S. وبعد ثلاثة أشهر تُظهر مجموعتا الدفاتر 90,000 دولار أمريكي، إحداهما «مستحق من» والأخرى «مستحق إلى». ولأن المالكة تملك LLC، فإن IRS تعامل هذه الدفعات عمومًا على أنها مال بينها وبين شركة S، فيكون الرصيد قرض مساهم أو توزيعًا، ما لم يكن دفعة حقيقية مقابل شيء. والرصيد الذي لا يُسدد أبدًا يثير سؤالًا: هل كان قرضًا حقيقيًا أصلًا؟ وإذا دفعت شركة S للموظفين مباشرةً، فقد تكون مسؤولة أيضًا عن الضرائب الواجب استقطاعها من أجورهم (انظر أعلاه).

شركة S تقرض LLC المشتركة

تقرض شركة S الـ LLC المشتركة 20,000 دولار أمريكي بسند موقّع. تسجّل شركة S سند دين مستحق القبض بمبلغ 20,000 دولار أمريكي. وتسجّل LLC سند دين مستحق الدفع بمبلغ 20,000 دولار أمريكي، وهو قرض من شريك. وعندما تسدد LLC 5,000 دولار أمريكي من الأصل، ينخفض الرصيد في الطرفين إلى 15,000 دولار أمريكي. وإذا كان السند يحمل فائدة، فهي دخل لشركة S ومصروف لـ LLC، وإن كان خصم LLC للفوائد التي لم تدفعها قد يتأخر (⁦26 U.S.C. 267⁩).

هل وضعك مختلف؟

• انتقلت أموال بين شركاتك ولا أحد يعرف من يدين لمن، أو دفعت إحدى الشركات رواتب أخرى، وقد يترك ذلك الدافع مدينًا بالضرائب المستقطعة: يجب تصنيف التحويلات السابقة بحسب ما حدث فعلًا (الأوراق، والسداد، ومن استفاد)، ويتوقف إقرار كل شركة على النتيجة. لا تنشئ أوراق قروض ولا تؤرخها بتاريخ سابق؛ واطلب مساعدة في مسك الدفاتر قبل إعداد الإقرارات.
• تنوي سداد تحويل، أو سدّدته فعلًا، ولا تستطيع إثبات أنه كان قرضًا: يتوقف كون السداد معفى من الضريبة على الوقائع المذكورة أعلاه. افرز السجلات أولًا مع مساعدة في مسك الدفاتر.
• شُغّلت الرواتب برقم المالك أو برقم EIN لشركة أخرى: قد تحتاج الإقرارات المقدَّمة إلى تصحيح، وتحتاج الدفاتر إلى فرز التحويلات أولًا. راجع إصلاح خطأ في الرواتب ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تقرر هل تدير نشاطًا ثانيًا مباشرةً، أو في LLC جديدة، أو تحت شركة قابضة: راجع إدارة أكثر من نشاط تجاري.
• تحتاج إلى حسابات حقوق الملكية في LLC، أو حسابات شركة S نفسها وأجر المسؤولين والتوزيعات: راجع حسابات حقوق الملكية في LLC ومسك دفاتر شركة S.
• كل عقار مؤجَّر في LLC خاصة به: راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر.
• تملك عائلتك من عشر إلى ثلاثين كيانًا: راجع محاسبة المكتب العائلي عبر الكيانات.
• إحدى الشركات كندية: راجع دفاتر شركة كندية وشركتها الأمريكية.