Birden Fazla LLC ve S Şirketi: Ayrı Kayıtlar ve Transferler

Her şirket için ayrı kayıt mı gerekir, yoksa hepsini tek bir dosya tutabilir mi?

Her işletme için eksiksiz ve ayrı bir kayıt seti tutun. Publication 583, birden fazla işletmesi olan bir sahibin her biri için eksiksiz ve ayrı defter ve kayıt tutması gerektiğini söyler. Her şirkete kendi banka hesaplarını, bilançosunu ve gelir tablosunu vermek bunu yapmanın olağan yoludur, çünkü her birinin kendi sahipleri, borçları, çalışanları ve beyannamesi olabilir. IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren her kayıt sistemini kabul eder. Bir S şirketi Schedule L'yi doldurduğunda, Form 1120-S talimatları bilançonun defter ve kayıtlarla uyuşması gerektiğini söyler.

Hiçbir vergi kuralı yazılım dosyası veya abonelik sayısı belirlemez. Şöyle sınayın: her şirket diğerlerine ihtiyaç duymadan kendi raporlarını çıkarabiliyor mu? Çıkarabiliyorsa tek bir birleşik dosya işe yarayabilir; çıkaramıyorsa o şirketin kendi dosyası olmalıdır. Yazılım için bkz. muhasebe yazılımı yetmediğinde ve S şirketi için kurulum.

Şu durumlarda tablo basit değildir:

• Bir şirketin dışarıdan bir ortağı vardır; bu yüzden kayıtları o ortağın K-1'ini desteklemelidir.
• Şirketler arasında para hareket eder ve ne olduğunu kimse yazmamıştır.
• Bir şirket, başka bir şirketin personelini çalıştırır veya onlara ödeme yapar.
• Tek bir banka hesabı birden fazla şirkete hizmet eder ya da kişisel para ile şirket parası karışmıştır. Bkz. karışmış paraları düzeltme.

Önce şunları toplayın: bir sahiplik şeması (her şirket, sahipleri ve payları); her şirketin EIN onay yazısı ve kuruluş belgeleri; her banka ve kart hesap özeti; kredi belgeleri ve şirketler arasındaki her sözleşme; her biri için en son beyanname ve K-1'ler.

Yukarıdaki ikinci veya üçüncü durum sizinse, geçmiş kayıtların genellikle beyannameler hazırlanmadan önce ayıklanması gerekir; son bölüm bunu anlatır.

Şirketlerimden hangisi kendi beyannamesini verir?

Her şirket, kaç tane sahip olduğunuza göre değil, nasıl vergilendirildiğine göre beyanname verir.

Seçimler ve üyelik değişiklikleri bir işletmeyi bir satırdan diğerine taşır. Form 2553 (S statüsü) genellikle S yılı başladıktan sonra 2 ay 15 gün içinde verilir. Form 8832, verildiği tarihten 75 gün öncesinden 12 ay sonrasına kadar yürürlüğe girebilir ve LLC'nin varlıklarının farazi devri anlamına gelir (Form 8832). Bir üye eklemek veya kaybetmek de LLC'nin varsayılan satırını değiştirir (IRS).

Eyalet beyannameleri kendi kurallarını izler. Kendi gelir vergisi beyannamesi olmayan tek sahipli bir LLC yine de ayrı bir işverendir; bu bir sonraki bölümde ele alınır. İkinci bir işletmenin doğrudan mı, bir şirket üzerinden mi yoksa yeni bir LLC içinde mi sahiplenileceği ve her seçimin hangi beyannameyi gerektirdiği için bkz. birden fazla işletme yürütmek.

Bordroda hangi şirketin adı ve EIN'i kullanılır?

Çalışanı çalıştıran şirket, kendi EIN'iyle. Publication 15, yapılan işi ve nasıl yapıldığını denetleme hakkınız varsa bir işçinin genellikle sizin çalışanınız olduğunu söyler ve işverenlere IRS'ye ve Sosyal Güvenlik İdaresi'ne gönderdikleri her şeyde kendi EIN'lerini kullanmalarını bildirir.

Gelir vergisi beyannamesi olmayan tek sahipli bir LLC yine de kendi EIN'iyle işverendir. IRS, tek üyeli LLC'yi istihdam vergisi açısından ayrı bir işletme olarak ele alır; ücretler için kendi adı ve EIN'i vardır ve çalışanı varsa EIN'e ihtiyaç duyduğunu söyler. Form W-9'da ise aynı LLC sahibinin adını ve numarasını verir.

Tuzak, bir şirketin bordrosunu sahibin numarası altında ya da başka bir şirketin EIN'iyle yürütmektir. Bu olduysa bkz. bordro hatasını düzeltme. Eyalet bordro hesapları eyalet eyalet kurulur.

Bir şirket tahsilatları alıyor, başka bir şirket bordroyu ödüyor: bu nasıl kaydedilir?

Her şirketin kayıtları kendi gelirini ve ücretler dahil kendi giderlerini gösterir. Banka hesabı diğerinin parasını taşıyan şirket, gelir veya gider değil, ödenecek bir bakiye kaydeder; her taraf diğerini “alacak” (due from, bir alacak) veya “borç” (due to, bir borç) olarak gösterir.

Her ay sonunda A'nın “B'den alacak” kalemi B'nin “A'ya borç” kalemine eşit olmalıdır; değilse bir tarafta kayıt eksiktir. Bakiyeleri bir takvime göre nakitle kapatın ve tarihleri saklayın: ilişkili mükellefler arasında ödenmemiş tutarlar, alıcının muhasebe yöntemine bağlı olarak, alıcı tutarı gelirine dahil edene kadar ödeyenin indirimini geciktirebilir (26 U.S.C. 267). Bordro kaydının kendisi için bkz. bordro yevmiye kayıtları.

Çeki kimin yazdığı tek başına işvereni belirlemez. İşin yapıldığı kişi işverendir; ancak o kişi ücretlerin ödenmesini denetlemiyorsa, denetleyen kişi stopaj açısından işveren sayılır (26 U.S.C. 3401(d)). Aynı bireyi aynı anda çalıştıran ilişkili şirketler ortak bir ödeme yapan (common paymaster) kullanabilir; her biri yalnızca kendi ücret payını, o da ancak ödeme yapana geri ödeme yaparsa indirir (Publication 15-A). Bu kural ortak bir çalışanla ilgilidir; bir şirketin başka bir şirketin personelini finanse etmesiyle değil. Yayın bunun LLC'lere nasıl uygulandığını söylemez.

İşveren olmayan bir şirket yine de işverenin stopaj yükümlülüğünü taşıyabilir. Bir işverenin çalışanlarına doğrudan ödeme yapmak, ödeyeni o ücretlerden kesilmesi gereken vergilerden ve faizden sorumlu kılar (26 U.S.C. 3505(a)). İşverenin kesilen vergileri yatırmayacağını veya yatıramayacağını fiilen bilerek bordro için fon sağlamak, ödeyeni ödenmeyen vergilerden en çok sağlanan fonların %25 kadarıyla sınırlı olmak üzere sorumlu kılar (3505(b) maddesi). İşveren kendi bordro beyannamelerini yine kendisi verir. IRS el kitabı, ödeyene karşı davanın vergi işverene tarh edildikten sonra 10 yıl içinde açıldığını söyler (IRM 5.1.24.4.5.3). Hangi faturaların ödeneceğine karar veren bir sahip veya yönetici de ödenmeyen kesilmiş vergilerden kişisel olarak sorumlu olabilir (emanet vergi tahsil cezası). Bu nedenle başka bir şirketin bordrosunu düzenli olarak finanse etmenin sağlam olup olmadığı olgulara bağlıdır. Bir sonraki bordrodan önce işverenin kim olduğunu ve finansmanın nasıl belgelendiğini bir uzmanla netleştirin.

Şirketlerim arasında hareket eden parayı nasıl kaydederim?

Para hareket ettiğinde ne olduğuna karar verin ve her iki tarafı da aynı şekilde kaydedin. Etiket gerçekte olanla uyuşmalıdır: sonradan yazılan bir not, daha önceki bir transferi tek başına krediye çevirmez.

Başka bir şirketten satın alınan ekipman veya mülk genellikle gider değil, varlıktır (26 CFR 1.263(a)-2). İlişkili taraf satışlarının kendi kuralları vardır: zarar kabul edilmeyebilir (26 U.S.C. 267(a)(1)) ve amortismana tabi mülkten doğan kazanç olağan gelir olabilir (26 U.S.C. 1239). Şirket olmayan başka bir mükellefe yapılan hizmet bedeli, ödemeler bir yılda $2.000 tutara ulaştığında ödeyenin Form 1099-NEC vermesini gerektirebilir; son tarih o yıldan sonra 31 Ocak'dir (IRS). Beyannameler hazırlanmadan önce her birini inceletin.

Önce her şirketin gelir vergisi açısından kime ait olduğunu kontrol edin. Seçimi olmayan tek sahipli bir LLC sahibinin parçasıdır (26 CFR 301.7701-2(a); IRS). Aynı sahibe ait iki böyle LLC arasındaki ya da bir S şirketi ile kendi tek sahipli LLC'si arasındaki para, gelir vergisi açısından iç bir harekettir; ancak kayıtlar yine de şirket bazında bakiye tutabilir. Hem LLC'nin hem S şirketinin sahibiyseniz, aralarındaki para sizinle S şirketi arasındaki paradır: bir hissedar kredisi, bir katkı, bir dağıtım ya da kira, hizmet veya masraf için gerçek bir ödeme; ödeme neyse o kalır (bkz. hissedar kredileri).

Birbirinde sahipliği olmayan iki şirket, örneğin bir S şirketi ile aynı kişinin ortaklarla birlikte sahip olduğu bir LLC, genellikle birbirine katkı yapmaz veya dağıtım yapmaz. Aralarındaki para genellikle bir kredi, mal veya hizmet bedeli, birinin diğeri için ödediği bir maliyetin iadesi ya da sahibe yapılan bir dağıtımı izleyen sahipten gelen bir katkıdır.

Birden fazla hissedar varsa dağıtımlar hisse sahipliğini izlemelidir: bir S şirketinin tek bir hisse sınıfı olabilir, yani dağıtım hakları aynı olmalıdır; zamanlaması veya tutarı farklı olan bir ödemeye uygun vergi etkisi verilir (26 CFR 1.1361-1(l)). Bir hissedarın diğer şirketine, pay oranında paylaştırılmadan gönderilen para, dağıtım olarak kaydedilmeden önce ayıklanmalıdır; bkz. S şirketi muhasebe kayıtları.

Kredi gerçek bir kredi olmalıdır. Şüpheli alacak amaçları bakımından gerçek borç (bona fide debt), belirli veya belirlenebilir bir tutarı ödemek için geçerli ve icra edilebilir bir yükümlülüktür; sermaye katkısı borç değildir (26 CFR 1.166-1(c)). Bir S şirketinin hissedarlardan alınan krediler rakamı, doğrudan bir hissedara olan borcu kapsar, şirketler arası borcu değil (Form 1120-S talimatları).

Bir şirket ile hissedar arasındaki, doğrudan veya dolaylı, faizsiz ya da düşük faizli krediler, istisnaları olan piyasa faizinin altındaki kredi kurallarına girebilir (26 U.S.C. 7872). Hissedarın diğer şirketine verilen bir kredinin bunun kapsamına girip girmediği bir uzmana sorulacak bir sorudur. Sahibin kendi kredisi için bkz. hissedar kredileri ve kendi şirketinizden borç alma.

Kredi anaparasının geri ödenmesi vergiden muaf mıdır?

Gerçek bir kredinin anaparasını geri ödemek, borç verenin kendi parasını geri vermesidir. Açık sorular, kredinin gerçek olup olmadığı ve borç veren sahipse, sahibin ne kadar kredi maliyet esasına (loan basis) sahip olduğudur.

• Hiç kredi olmamış bir transfer yukarıdaki tanıma uymaz. Beyannamede bir katkı, bir dağıtım veya başka bir şey sayılır ve geri ödemesine de buna göre işlem yapılır.
• Sahibin kendi S şirketine verdiği kredi: zararlar sahibin kredi maliyet esasını azalttıysa, geri ödeme, kısmi olsa bile, vergilendirilebilir kazanç doğurabilir ve S şirketinden geri ödeme alan bir sahip Form 7203 verir (talimatlar). Bkz. hissedar kredileri.
• Sahibin diğer şirketinden alınan kredi genellikle sahibin kendi kredisi değildir: Form 7203'ün kredi bölümü hissedarın kişisel olarak verdiği para içindir ve Form 1120-S talimatları şirketler arası borcu hissedar kredisi rakamının dışında bırakır. Kontrol edilecek durum, seçimi olmayan tek sahipli LLC'dir; çünkü gelir vergisi açısından faaliyeti sahibinindir (yukarıya bakın), dolayısıyla ondan alınan kredi sahibin kendi kredisi olabilir. Bir geri ödeme yapılmadan önce geçmiş bir transferin hangisi olduğunu netleştirin.

Kısmen sahip olunan bir LLC, S şirketimin kayıtlarında nasıl görünür?

Kısmen sahip olunan bir LLC, payı yatırım (varlık) olarak elinde tutan şirketin kayıtlarında görünür; LLC'nin nakdi, satışları veya giderleri olarak görünmez. Önce sahiplik şemasına bakın: sahibin kişisel olarak elinde tuttuğu bir pay sahibin beyannamesinde görünür ve S şirketinin hiçbir kaydında yer almaz.

S şirketi, ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC'de (iki veya daha fazla üyeli LLC için varsayılan) pay tutuyorsa dört şeyi izleyin. Şirket olarak vergilendirilmeyi seçmiş bir LLC ortaklık K-1'i göndermez; bu yüzden önce sınıflandırmasını doğrulayın (IRS).

1. Ne girdi. Bir katkı yatırıma eklenir. Bir kredi ayrı bir alacaktır.
2. Yıllık K-1. Ortaklıktan gelen olağan gelir veya zarar, ortaklığın adını ve EIN'ini belirten bir açıklamayla Form 1120-S, 5. satıra yazılır. Kira, portföy ve diğer ayrı bildirilen kalemler Schedule K ve K-1'e veya Form 8825'e gider (Form 1120-S talimatları).
3. Ne çıktı. Dağıtımlar yatırımı azaltır.
4. Maliyet esası. Bir ortağın maliyet esası, ortağın katkılarıyla ve gelir payıyla artar; dağıtımlarla ve zarar payıyla azalır (Publication 541).

K-1, LLC'nin beyannamesinden gelir ve bu beyanname S şirketinin kayıtları kapandıktan sonra tamamlanabilir; bu yüzden bir düzeltme kaydı planlayın. LLC içindeki sermaye hesapları için bkz. ortak sermaye hesapları.

Her şirket için hangi kayıtları ve ne kadar süre saklamalıyım?

Her şirket için ayrı bir klasör tutun. Saklama süresi, bir beyannamenin hâlâ incelenebileceği veya düzeltilebileceği dönemi izler (IRS).

Bir şirket ayrıca yönetim kurulu toplantı tutanaklarını saklamalıdır (Publication 583). Daha uzun süreler işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Üç şirket, üç ayrı kayıt seti

Bir sahibin bir S şirketi, tek başına sahip olduğu bir kiralık mülk LLC'si ve dışarıdan bir ortakla paylaştığı bir LLC'de %50 payı var. %50'lik payı S şirketi elinde tutuyor ve hiçbir LLC şirket statüsünü seçmemiş. Bu üç ayrı kayıt seti demektir. S şirketi Form 1120-S verir ve ortak LLC'den gelen K-1 gelirini bildirir. Kiralık mülk LLC'si onun Schedule E'sinde bildirilir. Ortak LLC Form 1065 verir ve S şirketine ve ortağa birer K-1 gönderir. Çalışanı olan her biri bordroyu kendi EIN'i altında yürütür.

S şirketi bir LLC'nin bordrosunu ödüyor

Tek başına sahibi olduğu S şirketi, yine tek başına sahibi olduğu ve seçimi olmayan bir LLC'nin çalışanlarının ücretlerinin ayda US$30.000'ını karşılıyor. İşveren LLC'dir ve bordro beyannamelerini kendi EIN'i altında verir. S şirketi, geri ödenene kadar ayda US$30.000'ı LLC'den alacak olarak kaydeder. LLC ise ayda US$30.000 ücret gideri ve S şirketine aynı tutarda borç kaydeder. Üç ay sonra iki tarafın kayıtlarında da US$90.000 vardır; biri alacak, diğeri borç olarak. LLC'nin sahibi o olduğundan, IRS bu ödemeleri genellikle onunla S şirketi arasındaki para olarak ele alır; bu yüzden bakiye, gerçek bir şey için yapılmış gerçek bir ödeme olmadıkça, bir hissedar kredisi veya dağıtımdır. Hiç geri ödenmeyen bir bakiye, bunun hiç gerçek bir kredi olup olmadığı sorusunu doğurur. S şirketi çalışanlara doğrudan ödeme yaparsa, ücretlerinden kesilmesi gereken vergilerden de sorumlu olabilir (yukarıya bakın).

S şirketi ortak LLC'ye borç veriyor

S şirketi, ortak LLC'ye imzalı bir senetle US$20.000 borç veriyor. S şirketi US$20.000'lık alacak senedi kaydeder. LLC, bir ortaktan alınan kredi olarak US$20.000'lık borç senedi kaydeder. LLC US$5.000 anapara geri ödediğinde iki taraf da US$15.000'a düşer. Senet faiz içeriyorsa, bu S şirketi için gelir, LLC için gider olur; ancak LLC'nin henüz ödemediği faiz için yapacağı indirim gecikebilir (26 U.S.C. 267).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Şirketleriniz arasında para hareket etti ve kimin kime borçlu olduğunu kimse söyleyemiyor ya da bir şirket diğerinin bordrosunu ödedi; bu, ödeyeni kesilen vergilerden sorumlu bırakabilir: geçmiş transferler gerçekte olanlara (belgeler, geri ödemeler, kimin yararlandığı) göre sınıflandırılmalıdır ve her şirketin beyannamesi sonuca bağlıdır. Kredi belgesi oluşturmayın veya geriye dönük tarihlemeyin; beyannameler hazırlanmadan önce muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir transferi geri ödemeyi planlıyorsunuz veya ödediniz ve bunun kredi olduğunu gösteremiyorsunuz: geri ödemenin vergiden muaf olup olmadığı yukarıdaki olgulara bağlıdır. Önce kayıtları muhasebe kayıtları desteği ile ayıklayın.
• Bordro sahibin numarası veya başka bir şirketin EIN'i altında yürütüldü: beyanların düzeltilmesi gerekebilir ve önce transferlerin ayıklanması gerekir. Bkz. bordro hatasını düzeltme ve muhasebe kayıtları desteği.
• İkinci bir işletmeyi doğrudan, yeni bir LLC içinde veya bir holding şirketi altında yürütmeye karar veriyorsunuz: bkz. birden fazla işletme yürütmek.
• Bir LLC'nin özkaynak hesaplarına ya da S şirketinin kendi hesaplarına, yönetici ücretine ve dağıtımlara ihtiyacınız var: bkz. LLC özkaynak hesapları ve S şirketi muhasebe kayıtları.
• Her kiralık mülk kendi LLC'sinde duruyor: bkz. kiralık mülk başına bir LLC için muhasebe kayıtları.
• Ailenizin on ila otuz işletmesi var: bkz. işletmeler arası aile ofisi muhasebesi.
• Şirketlerden biri Kanada'da: bkz. bir Kanada şirketi ve ABD şirketi için muhasebe kayıtları.