S 公司与多家 LLC 的账簿：分开记账与公司间转账

每家公司都要单独记账，还是一个账套就能全包？

每个企业都要保存一套完整、独立的账簿。第 583 号出版物指出，拥有多个企业的业主，必须为每个企业分别保存一套完整、独立的账簿和记录。让每家公司有自己的银行账户、资产负债表和损益表，是通常的做法，因为每家公司都可能有自己的所有人、债务、员工和税表。IRS 接受任何能清楚显示收入和支出的记录保存体系。S 公司填写 Schedule L 时，1120-S 表填报说明要求资产负债表与其账簿和记录相符。

没有税法规定软件账套或订阅的数量。可以这样检验：每家公司能不能不依赖其他公司，自己生成报表？如果能，一个合并账套也行；如果不能，这家公司就需要自己的账套。软件方面，见会计软件不够用时和S 公司的软件设置。

出现下列情况，就不简单了：

• 某家公司有外部合伙人，所以它的账簿必须支持该合伙人的 K-1。
• 公司之间有资金往来，却没有人记下这笔钱是什么性质。
• 一家公司给另一家公司的员工发工资，或雇用了对方的员工。
• 一个银行账户同时服务多家公司，或个人资金与公司资金混在一起。见整理混用的资金。

先准备好：股权结构图（每家公司、其所有人及持股比例）；每家公司的 EIN 通知和设立文件；所有银行和信用卡对账单；借款文件和公司之间的任何协议；以及每家公司最新的税表和 K-1。

如果上述第二种或第三种情况符合您，过去的分录通常要先梳理，才能编制税表；最后一节会说明。

我名下哪家公司要自己报税？

每家公司按其征税方式报税，而不是看您拥有几家。

作出选择和成员变动，会使一个实体在各行之间转换。2553 表（S 身份）一般在 S 年度开始后 2 个月零 15 天 内报送。8832 表可以在报送之前 75 天 至报送之后 12 个月 内生效，并视同转让该 LLC 的资产（8832 表）。增加或失去成员，也会改变 LLC 默认所属的那一行（IRS）。

州税表适用各州自己的规则。只有一位所有人、没有自己税表的 LLC，仍然是独立的雇主，下文会讲。关于应该直接持有第二家企业、通过公司持有还是另设一家 LLC，以及每种选择要报送什么，见经营多家企业。

工资表上写哪家公司的名称和 EIN？

写雇用该员工的那家公司，使用它自己的 EIN。第 15 号出版物指出，如果您有权控制做什么和怎么做，该工作人员一般就是您的员工，并要求雇主在寄给 IRS 和社会保障局的所有文件上使用自己的 EIN。

只有一位所有人、没有所得税表的 LLC，仍然是雇主，使用自己的 EIN。IRS 在雇佣税方面把单一成员 LLC 视为独立实体，发放工资时使用它自己的名称和 EIN，并指出有员工就需要 EIN。在 W-9 表上，同一家 LLC 填写的是其所有人的姓名和号码。

陷阱在于：用所有人的号码或另一家公司的 EIN，为这家公司发放工资。如果已经这样做了，见更正工资发放错误。州工资税账户要逐个州设立。

一家公司收款、另一家公司发工资：怎么记录？

每家公司的账簿显示自己的收入和自己的成本，包括工资。账户里进出了对方的钱的那家公司，记录的是一笔往来余额，而不是收入或费用，双方都把对方记为“应收”（应收款）或“应付”（应付款）。

每个月末，A 的“应收 B”必须等于 B 的“应付 A”；如果不等，说明某一方漏了一笔分录。请按计划用现金结清余额并保留日期：关联纳税人之间未支付的应付款，可能使付款方的扣除推迟，直到收款方把该金额计入收入（26 U.S.C. 267），具体取决于收款方的会计方法。工资分录本身，见工资分录。

谁开支票，本身并不决定谁是雇主。工作是为谁做的，谁就是雇主；但如果这个人并不控制工资的支付，那么在预扣方面，控制支付的人被视为雇主（26 U.S.C. 3401(d)）。同时雇用同一名个人的关联公司，可以使用共同付薪方；每家公司只扣除自己负担的那部分工资，且只有在向付薪方补偿后才能扣除（第 15-A 号出版物）。这条规则针对的是共用员工，而不是一家公司替另一家公司的员工出钱，而且该出版物没有说明它如何适用于 LLC。

不是雇主的公司，仍可能要承担雇主的预扣责任。直接向雇主的员工付款，会使付款方对本应从这些工资中预扣的税款及利息负责（26 U.S.C. 3505(a)）。为工资提供资金，并且实际知道雇主不会或无法缴纳预扣税款，会使付款方对未缴的税款负责，上限为所提供资金的 25%（第 3505(b) 条）。雇主仍须自己报送工资税表，而 IRS 手册指出，对付款方的诉讼应在税款向雇主核定后的 10 年 内提起（IRM 5.1.24.4.5.3）。决定先付哪些账单的业主或高管，也可能要为未缴的预扣税承担个人责任（信托基金追缴罚款）。所以，经常替另一家公司出工资是否站得住脚，取决于具体事实；在下一次发工资之前，请与专业人士确定谁是雇主，以及这笔资金如何形成文件。

公司之间转钱，怎么记？

钱转出去的时候，就要定下它是什么性质，并把双方按同样的方式入账。标签必须与实际发生的事相符：事后补写一张便条，本身不会把先前的转账变成借款。

向另一家公司购入的设备或财产，一般属于资产，而不是费用（26 CFR 1.263(a)-2）。关联方之间的销售有各自的规则：亏损可能不予扣除（26 U.S.C. 267(a)(1)），可折旧财产的收益可能属于普通收入（26 U.S.C. 1239）。向非公司的其他纳税人支付的服务费，一年内付款达到 $2,000 后，付款方可能需要报送 1099-NEC 表，截止日期为该年度之后的 1 月 31 日（IRS）。编制税表之前，请对每一项都进行复核。

先查清每家公司在所得税上归谁所有。只有一位所有人、未作选择的 LLC 是其所有人的一部分（26 CFR 301.7701-2(a)；IRS）。同一位所有人名下两家这样的 LLC 之间的资金，或 S 公司与它自己的单一所有人 LLC 之间的资金，在所得税上属于内部转移，不过账簿仍可以按公司保留余额。如果 LLC 和 S 公司都由您拥有，它们之间的资金就是您与 S 公司之间的资金：股东贷款、出资、分配，或者为租金、服务或成本支付的真实款项，性质不变（见股东贷款）。

两家互不持股的公司，例如一家 S 公司，和同一个人与合伙人共同拥有的 LLC，一般不会互相出资或互相分配。它们之间的资金通常是借款、货物或服务的付款、一方替另一方垫付成本的报销，或者先向所有人分配、再由所有人出资。

有不止一位股东时，分配应当按持股比例：S 公司只能有一类股份，即分配权利相同，时间或金额不同的付款会被给予相应的税务效果（26 CFR 1.1361-1(l)）。转给某位股东另一家公司、不按比例分享的资金，在记为分配之前需要先理清；见 S 公司记账。

借款必须是真实的借款。就坏账而言，真实有效的债务是支付固定或可确定金额的有效且可强制执行的义务，而资本出资不是债务（26 CFR 1.166-1(c)）。S 公司的“来自股东的贷款”数字，指直接欠股东的债务，不含公司间债务（1120-S 表填报说明）。

公司与股东之间直接或间接的无息或低息贷款，可能适用低于市场利率贷款的规则，该规则有例外（26 U.S.C. 7872）。借给股东另一家公司的贷款是否算在内，需要请专业人士判断。关于业主自己的借款，见股东贷款和向自己的公司借款。

偿还贷款本金免税吗？

偿还真实贷款的本金，是把出借方自己的钱还回去。要弄清的是：这笔贷款是否真实，以及出借方是业主时，业主有多少贷款计税基础。

• 从来不是借款的转账，不符合上述定义。它在税表上属于出资、分配或其他性质，对它的还款也按相应方式处理。
• 业主自己借给 S 公司的款项：如果亏损已经减少了业主的贷款计税基础，则还款，哪怕只是部分还款，也可能产生应税收益，而收到 S 公司还款的业主要报送 7203 表（填报说明）。见股东贷款。
• 业主另一家公司的借款，一般不是业主自己的借款：7203 表的贷款部分针对的是股东个人借出的钱，而 1120-S 表填报说明把公司间债务排除在股东贷款数字之外。需要检查的是只有一位所有人、未作选择的 LLC，因为在所得税上，它的经营活动属于业主（见上文），所以来自它的借款可能就是业主自己的借款。还款之前，先弄清过去的每笔转账属于哪一种。

部分持股的 LLC 在我的 S 公司账簿里怎么体现？

部分持股的 LLC，在持有该权益的那家公司的账簿里记为一项投资（资产），而不是 LLC 的现金、销售或费用。请先看股权结构图：业主个人持有的权益，出现在业主的税表上，不出现在 S 公司的任何账簿里。

如果 S 公司持有一家按合伙企业征税（两位或更多成员时的默认方式）的 LLC 的权益，要跟踪四项内容。选择按公司身份征税的 LLC 不会寄出合伙企业 K-1，所以请先确认它的分类（IRS）。

1. 投入了什么。出资增加投资。借款则是单独的应收款。
2. 每年的 K-1。来自合伙企业的普通收入或亏损，填在 1120-S 表第 5 行，并附说明注明该合伙企业及其 EIN。租金、证券投资和其他单独列示的项目，填入 Schedule K 和 K-1 或 8825 表（1120-S 表填报说明）。
3. 取出了什么。分配减少投资。
4. 计税基础。合伙人的计税基础随合伙人的出资和应占收入增加，随分配和应占亏损减少（第 541 号出版物）。

K-1 来自该 LLC 的税表，而它可能在 S 公司账簿结账之后才完成，所以要计划一笔调整分录。关于 LLC 内部的资本账户，见合伙人资本账户。

每家公司要保存哪些记录，保存多久？

每家公司各设一个文件夹。保存期限取决于税表还能被审查或更正的期间（IRS）。

公司还应保存董事会会议纪要（第 583 号出版物）。更长的期限见企业记录保存多久。

示例

以下示例仅作说明；金额均为美元。

三家公司，三套账簿

一位业主有一家 S 公司、一家她独自拥有的出租房 LLC，以及与一位外部合伙人共有的一家共享 LLC 中 50% 的权益。这 50% 的权益由 S 公司持有，没有任何一家 LLC 选择按公司身份征税。这样就有三套账簿。S 公司报送 1120-S 表，并申报来自该共享 LLC 的 K-1 收入。出租房 LLC 申报在她的 Schedule E 上。共享 LLC 报送 1065 表，并向 S 公司和合伙人各寄出一份 K-1。三家中只要有员工，就用自己的 EIN 发放工资。

S 公司替一家 LLC 发工资

她独自拥有的 S 公司，每月替她独自拥有、未作选择的一家 LLC 的员工承担 US$30,000 的工资。这家 LLC 是雇主，用它自己的 EIN 报送工资税表。S 公司每月把 US$30,000 记为应收该 LLC 的款项，直到还清。LLC 每月记 US$30,000 的工资费用，以及同等金额欠 S 公司的款项。三个月后，两边账簿都显示 US$90,000，一边是应收，一边是应付。因为她拥有这家 LLC，IRS 一般把这些付款视为她与 S 公司之间的资金，所以这笔余额是股东贷款或分配，除非它是为某项事物支付的真实款项。一笔从未偿还的余额，会引出它是否曾是真实借款的问题。如果 S 公司直接向员工付款，还可能要对应从其工资中预扣的税款负责（见上文）。

S 公司借钱给共享 LLC

S 公司凭一张已签署的借据，借给共享 LLC US$20,000。S 公司记录一笔 US$20,000 的应收票据。LLC 记录一笔 US$20,000 的应付票据，是来自合伙人的贷款。LLC 偿还 US$5,000 本金后，双方都降到 US$15,000。如果借据约定了利息，对 S 公司是收入，对 LLC 是费用，不过 LLC 对尚未支付的利息的扣除可能会推迟（26 U.S.C. 267）。

您的情况不同？

• 公司之间转过钱，却没人说得清谁欠谁，或者一家公司替另一家公司发过工资，这可能使付款方要承担预扣税款：过去的转账必须根据实际发生的情况（文件、还款、谁受益）来分类，而每家公司的税表取决于结果。不要新做或补做倒签日期的借款文件；编制税表之前，请先找记账协助。
• 您打算偿还一笔转账，或已经还过，却无法证明它是借款：还款是否免税，取决于上文所说的事实。请先借助记账协助梳理记录。
• 工资曾用所有人的号码或另一家公司的 EIN 发放：可能需要更正申报，而账簿需要先把转账理清。见更正工资发放错误和记账协助。
• 您正在考虑直接经营第二家企业、另设一家 LLC，还是放在控股公司之下：见经营多家企业。
• 您需要 LLC 的权益账户，或 S 公司自己的账户、高管取酬和分配：见 LLC 权益账户和 S 公司记账。
• 每处出租房各放在一家自己的 LLC 里：见每处出租房一家 LLC 的账簿。
• 您的家族持有十到三十个实体：见跨实体的家族办公室会计。
• 其中一家公司在加拿大：见加拿大公司及其美国公司的账簿。