多家公司的帳怎麼分：S 公司與 LLC 的獨立帳簿和資金往來

每家公司都需要獨立的帳簿，還是一個檔案可以記完所有公司？

每個企業都要保存一套完整且獨立的帳簿。Publication 583 指出，擁有多個企業的所有者，必須為每個企業各自保存一套完整且獨立的帳簿和記錄。讓每家公司各有自己的銀行帳戶、資產負債表和損益表，通常就是這樣做的方法，因為每家公司可能有各自的所有者、債務、雇員和稅表。IRS 接受任何能清楚顯示收入和支出的記錄保存系統。S 公司填寫 Schedule L 時，1120-S 表填表說明指出，資產負債表應與其帳簿和記錄相符。

沒有任何稅務規定限制會計軟體的檔案數量或訂閱數量。可以這樣檢驗：每家公司能否在不涉及其他公司的情況下，自行產生報表？如果可以，合併成一個檔案也行得通；如果不行，該公司就需要自己的檔案。軟體方面，請見會計軟體不夠用時和 S 公司的設定。

符合下列情況時，就不簡單：

• 有一家公司有外部合夥人，所以它的帳簿必須能支持該合夥人的 K-1。
• 公司之間有資金往來，卻沒有人記下那是什麼款項。
• 一家公司支付另一家公司員工的工資，或雇用另一家公司的員工。
• 一個銀行帳戶供多家公司使用，或個人資金與公司資金混在一起。請見處理混用的資金。

請先備齊：所有權結構圖（每家公司、其所有者和持股比例）；每家公司的 EIN 確認函和設立文件；所有銀行和信用卡對帳單；貸款文件和公司之間的任何協議；以及每家公司最近一期的稅表和 K-1。

如果上面第二或第三種情況符合您，過去的分錄通常需要在編製稅表之前先整理；最後一節有相關說明。

我的哪些公司需要自己提交稅表？

每家公司按其課稅方式申報，而不是按您擁有的公司數量。

選擇和成員變動會使實體移到另一列。2553 表（S 公司身份）一般在 S 年度開始後 2 個月又 15 天 內提交。8832 表的生效日期可以在提交日之前 75 天 至提交日之後 12 個月 之間，並視同轉讓 LLC 的資產（8832 表）。增加或失去成員，也會改變 LLC 的預設所屬列（IRS）。

州稅表遵循各自的規則。只有一位所有者、本身無須提交稅表的 LLC，仍然是一個獨立的雇主，下一節會說明。第二個企業該直接持有、透過公司持有還是放在新的 LLC，以及各種選擇需要申報什麼，請見經營多個企業。

工資要用哪家公司的名稱和 EIN？

用雇用該工作人員的公司，並使用它自己的 EIN。Publication 15 指出，如果您有權控制工作內容和工作方式，該工作人員一般就是您的雇員；並告知雇主，在寄給 IRS 和社會安全局的所有文件上都要使用自己的 EIN。

只有一位所有者、無須提交所得稅稅表的 LLC，仍然是雇主，須使用自己的 EIN。IRS 就雇傭稅而言，將單一成員 LLC 視為獨立實體，工資使用它自己的名稱和 EIN，並表示如果它有雇員，就需要 EIN。在 W-9 表上，同一個 LLC 則填寫其所有者的姓名和號碼。

陷阱在於：用所有者的號碼或另一家公司的 EIN 來運作某家公司的工資。如果已經發生這種情況，請見更正工資錯誤。州工資帳戶需逐州設立。

一家公司收款，另一家公司發工資：怎麼記錄？

每家公司的帳簿顯示自己的收入和自己的成本，包括工資。銀行帳戶經手對方資金的那家公司，記錄的是一筆欠款，而不是收入或支出，雙方各把對方列為「應收」（應收款項）或「應付」（應付款項）。

每個月底，A 的「應收 B」必須等於 B 的「應付 A」；如果不相等，就表示有一方漏了分錄。請定期以現金結清餘額，並保留日期：關聯納稅人之間未付的欠款，可能會使付款方的扣除延後，直到收款方把該金額列入收入為止（26 U.S.C. 267），這要看收款方的會計方法。至於工資分錄本身，請見工資日記帳分錄。

誰開支票，本身並不決定誰是雇主。工作是為誰做的，誰就是雇主；但如果這個人並不控制工資的支付，則就預扣而言，控制支付的人被視為雇主（26 U.S.C. 3401(d)）。同時雇用同一人的關聯公司，可以使用共同付款代理人（common paymaster）；各公司只能扣除自己負擔的那部分工資，而且須以其向付款代理人償還為前提（Publication 15-A）。這項規定針對的是共用的工作人員，而不是一家公司為另一家公司的員工提供資金，而且該出版物沒有說明它如何適用於 LLC。

不是雇主的公司，仍可能須負雇主的預扣責任。直接支付雇主的工作人員，會使付款方對這些工資本應預扣的稅款負責，另加利息（26 U.S.C. 3505(a)）。如果為工資提供資金，並且實際知道雇主不會或無法繳納預扣的稅款，付款方就須對未繳的稅款負責，上限為所提供資金的 25%（第 3505(b) 條）。雇主仍須自行提交工資稅表；IRS 手冊指出，對付款方的訴訟應在對雇主評定稅款後的 10 年 內提起（IRM 5.1.24.4.5.3）。決定先付哪些帳單的所有者或高級職員，也可能就未繳的預扣稅款承擔個人責任（信託基金追繳罰款）。因此，經常為另一家公司的工資提供資金是否站得住腳，取決於具體事實；下一次發薪之前，請與專業人員確定誰是雇主，以及這筆資金如何以文件記錄。

公司之間的資金往來，我該怎麼記錄？

資金轉出時，就要決定這筆錢是什麼，並讓雙方以同樣的方式入帳。標籤必須符合實際發生的事情：事後補寫的字據，本身並不能把先前的轉帳變成借款。

向另一家公司購買的設備或財產，一般是資產，不是支出（26 CFR 1.263(a)-2）。關聯方之間的買賣另有規則：損失可能不被允許（26 U.S.C. 267(a)(1)），可折舊財產的收益可能是普通收入（26 U.S.C. 1239）。向非公司的另一納稅人支付服務費，如果一年內付款達到 $2,000，付款方可能須提交 1099-NEC 表，到期日為該年度結束後的 1 月 31 日（IRS）。編製稅表之前，請逐項審核。

先確認每家公司在所得稅上歸誰所有。只有一位所有者、未作任何選擇的 LLC，是其所有者的一部分（26 CFR 301.7701-2(a)；IRS）。同一位所有者的兩家這類 LLC 之間，或 S 公司與其自己的單一所有者 LLC 之間的資金往來，就所得稅而言是內部的資金移動，不過帳簿上仍可按公司保留餘額。如果您同時擁有該 LLC 和 S 公司，它們之間的資金就是您與 S 公司之間的資金：股東貸款、出資、分配，或者是確實為租金、服務或成本而付的款項，仍保持其原本的性質（請見股東貸款）。

兩家彼此沒有持股的公司，例如 S 公司，和同一個人與合夥人共同持有的 LLC，彼此之間一般不是出資或分配的關係。它們之間的資金，通常是借款、貨物或服務的付款、一方為另一方墊付成本的報銷，或者是先向所有者分配、再由所有者出資。

有多位股東時，分配應按持股比例進行：S 公司只能有一類股票，即分配權利相同，付款時間或金額不同的，會被賦予適當的稅務效果（26 CFR 1.1361-1(l)）。匯給某位股東另一家公司的款項，若沒有按比例分享，則在記為分配之前需要先釐清；請見 S 公司記帳。

借款必須是真實的借款。就壞帳而言，真實債務是指一項有效且可強制執行的、支付固定或可確定金額的義務，而出資不是債務（26 CFR 1.166-1(c)）。S 公司的「股東貸款」數字，涵蓋的是直接欠股東的債務，不包括關聯公司之間的債務（1120-S 表填表說明）。

公司與股東之間，直接或間接地提供無息或低息貸款，可能適用低於市場利率貸款的規則，該規則有例外情況（26 U.S.C. 7872）。借給股東另一家公司的貸款是否適用，是需要請教專業人員的問題。關於所有者自己的貸款，請見股東貸款和向自己的公司借款。

償還貸款本金可以免稅嗎？

償還真實貸款的本金，是把貸款人自己的錢還給貸款人。有待釐清的問題是：這筆貸款是否真實，以及當貸款人是所有者時，所有者有多少貸款計稅基礎。

• 從未是借款的轉帳 不符合上述定義。它在稅表上是出資、分配或其他性質，對它的償還也相應處理。
• 所有者自己借給其 S 公司的貸款： 如果虧損已經減少了所有者的貸款計稅基礎，償還（即使只是部分償還）可能產生應稅收益，而從 S 公司收到還款的所有者須提交 7203 表（填表說明）。請見股東貸款。
• 來自所有者另一家公司的貸款 一般不是所有者自己的貸款：7203 表的貸款部分針對的是股東個人借出的款項，而 1120-S 表填表說明把關聯公司之間的債務排除在股東貸款數字之外。只有一位所有者、未作任何選擇的 LLC 是需要核查的情況，因為就所得稅而言，它的業務活動屬於所有者本人（見上文），所以來自它的貸款可能就是所有者自己的貸款。償還之前，請先確定過去的轉帳屬於哪一種。

部分持股的 LLC 在我的 S 公司帳簿中怎麼呈現？

部分持股的 LLC，在持有該權益的那家公司的帳簿中，記為一項投資（資產），而不是 LLC 的現金、銷售額或費用。請先查看所有權結構圖：所有者個人持有的權益，出現在所有者的稅表上，不會出現在 S 公司的任何帳簿中。

如果 S 公司持有按合夥企業課稅的 LLC（兩位或以上成員時的預設做法）的權益，請追蹤四件事。已選擇公司身份的 LLC 不會發出合夥企業的 K-1，所以請先確認它的分類（IRS）。

1. 投入了什麼。 出資增加投資。貸款則是另外一筆應收款項。
2. 每年的 K-1。 來自合夥企業的普通收入或損失，記在 1120-S 表第 5 行，並附說明列出該合夥企業及其 EIN。租金、投資組合及其他單獨列示的項目，則記入 Schedule K 和 K-1，或 8825 表（1120-S 表填表說明）。
3. 取出了什麼。 分配會減少投資。
4. 計稅基礎。 合夥人的計稅基礎隨著合夥人的出資和收入份額增加，隨著分配和虧損份額減少（Publication 541）。

K-1 來自 LLC 的稅表，而該稅表可能在 S 公司帳簿結帳之後才完成，所以要預先規劃調整分錄。LLC 內部的資本帳戶，請見合夥人資本帳戶。

每家公司要保存哪些記錄？要保存多久？

每家公司各用一個獨立的資料夾。保存期間取決於稅表仍可被審查或更正的期間（IRS）。

公司還應保存董事會會議記錄（Publication 583）。較長的保存期間，請見企業記錄要保存多久。

範例

以下範例僅供說明，金額均以美元計。

三家公司，三套帳簿

某位所有者有一家 S 公司、一家她獨資持有的出租物業 LLC，以及一家與外部合夥人共同持有的 LLC 的 50% 股權。這 50% 的股權由 S 公司持有，所有 LLC 都沒有選擇公司身份。這樣就有三套帳簿。S 公司提交 1120-S 表，並申報來自共同持有 LLC 的 K-1 收入。出租物業 LLC 申報在她的 Schedule E 上。共同持有的 LLC 提交 1065 表，並向 S 公司和合夥人各發一份 K-1。三家公司中，凡有雇員的，都以自己的 EIN 運作工資。

S 公司支付 LLC 的工資

她獨資持有的 S 公司，每月墊付她獨資持有、未作任何選擇的 LLC 的雇員工資 US$30,000。該 LLC 是雇主，以自己的 EIN 提交工資稅表。S 公司每月記錄 US$30,000 為應收該 LLC 的款項，直到還清。LLC 每月記錄 US$30,000 的工資費用，以及同樣金額的欠 S 公司款項。三個月後，雙方帳簿都顯示 US$90,000，一方為應收，一方為應付。因為她擁有該 LLC，IRS 一般把這些付款視為她與 S 公司之間的資金，所以這筆餘額是股東貸款或分配，除非確實是為某項事物所付的款項。從未償還的餘額，會引出一個問題：它是否曾經是真實的借款。如果 S 公司直接向雇員付款，它還可能須對這些工資本應預扣的稅款負責（見上文）。

S 公司借錢給共同持有的 LLC

S 公司憑一張已簽署的借據，借給共同持有的 LLC US$20,000。S 公司記錄一筆 US$20,000 的應收票據。LLC 記錄一筆 US$20,000 的應付票據，即來自合夥人的貸款。LLC 償還 US$5,000 本金後，雙方都降到 US$15,000。如果借據計收利息，對 S 公司是收入，對 LLC 是費用，不過 LLC 尚未支付的利息，其扣除可能會被延後（26 U.S.C. 267）。

您的情況不同嗎？

• 公司之間有資金往來，卻沒有人說得清誰欠誰，或一家公司代付了另一家公司的工資，這可能使付款方須負擔預扣稅款： 過去的轉帳必須根據實際發生的事情（文件、還款、誰受益）來歸類，每家公司的稅表都取決於結果。不要補做或倒填借據；編製稅表之前，請先取得記帳協助。
• 您打算償還一筆轉帳，或已經償還，卻無法證明它是借款： 這筆還款是否免稅，取決於上述事實。請先透過記帳協助整理記錄。
• 工資用的是所有者的號碼或另一家公司的 EIN： 申報可能需要更正，而帳簿須先整理轉帳。請見更正工資錯誤和記帳協助。
• 您正在決定第二個企業要直接經營、放在新的 LLC，還是放在控股公司之下： 請見經營多個企業。
• 您需要了解 LLC 的權益帳戶，或 S 公司自己的帳戶、高級職員薪酬和分配： 請見 LLC 權益帳戶和 S 公司記帳。
• 每一處出租物業都各有一個 LLC： 請見每處出租物業一個 LLC 的帳簿。
• 您的家族持有十至三十個實體： 請見跨實體的家族辦公室會計。
• 其中一家公司在加拿大： 請見加拿大公司及其美國公司的帳簿。