כמה LLC וחברת S: ספרים נפרדים והעברות בין החברות

האם צריך ספרים נפרדים לכל חברה, או שקובץ אחד יכול להכיל את כולן?

נהלו סט ספרים שלם ונפרד לכל עסק. פרסום 583 קובע שבעלים של יותר מעסק אחד חייב לנהל סט שלם ונפרד של ספרים ורישומים לכל אחד מהם. הדרך הרגילה לעשות זאת היא לתת לכל חברה חשבונות בנק, מאזן ודוח רווח והפסד משלה, כי לכל אחת יכולים להיות בעלים, חובות, עובדים ודוח משלה. IRS מקבל כל שיטת רישום שמראה בבירור הכנסות והוצאות. כשחברת S ממלאת Schedule L, הוראות טופס ⁦1120-S⁩ קובעות שהמאזן צריך להתאים לספרים ולרישומים שלה.

אין כלל מס שקובע מספר של קבצי תוכנה או מנויים. בדקו כך: האם כל חברה יכולה להפיק דוחות משלה בלי האחרות? אם כן, קובץ משולב אחד יכול לעבוד; אם לא, החברה הזו צריכה קובץ משלה. לתוכנה, ראו מתי תוכנת הנהלת חשבונות כבר לא מספיקה והגדרה לחברת S.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• לחברה אחת יש שותף מבחוץ, ולכן הספרים שלה צריכים לתמוך ב-⁠⁦K-1⁩ של השותף.
• כסף עובר בין החברות ואיש לא רשם מה הוא היה.
• חברה אחת משלמת לצוות של חברה אחרת, או מעסיקה אותו.
• חשבון בנק אחד משרת יותר מחברה אחת, או שכסף אישי וכסף של חברות מעורבבים. ראו תיקון כספים מעורבבים.

אספו קודם: תרשים בעלות (כל חברה, הבעלים שלה והחלקים שלהם); מכתב ה-⁠EIN ומסמכי ההקמה של כל חברה; כל דפי החשבון של בנקים וכרטיסים; מסמכי הלוואות וכל הסכם בין החברות; והדוח האחרון וטפסי ⁦K-1⁩ של כל אחת.

אם המקרה השני או השלישי שלמעלה הוא שלכם, בדרך כלל צריך למיין את הרישומים מהעבר לפני הכנת הדוחות; הפרק האחרון עוסק בכך.

איזו מהחברות שלי מגישה דוח משלה?

כל חברה מגישה לפי האופן שבו היא ממוסה, לא לפי מספר החברות שבבעלותכם.

בחירות ושינויים בחברים מעבירים ישות בין השורות. טופס 2553 (מעמד S) מוגש בדרך כלל בתוך 2 חודשים ו-⁠15 ימים מתחילת שנת ה-⁠S. טופס 8832 יכול לחול מ-⁠75 ימים לפני ההגשה עד 12 חודשים אחריה, והוא מהווה העברה לכאורה של נכסי ה-⁠LLC (טופס 8832). הוספה או אובדן של חבר משנים גם את שורת ברירת המחדל של LLC (IRS).

דוחות מדינתיים כפופים לכללים משלהם. LLC עם בעלים אחד ובלי דוח משלה היא עדיין מעסיק נפרד, כפי שנדון בהמשך. להחלטה אם להחזיק עסק שני ישירות, דרך חברה או ב-⁠LLC חדשה, ומה כל בחירה מגישה, ראו ניהול יותר מעסק אחד.

השם וה-⁠EIN של איזו חברה מופיעים בשכר?

החברה שמעסיקה את העובד, תחת ה-⁠EIN שלה. פרסום 15 קובע שעובד הוא בדרך כלל עובד שלכם אם יש לכם זכות לשלוט במה שנעשה ובאופן שבו, ומורה למעסיקים להשתמש ב-⁠EIN שלהם בכל מה שנשלח ל-⁠IRS ולמינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA).

LLC עם בעלים אחד ובלי דוח מס הכנסה משלה היא עדיין המעסיק, תחת ה-⁠EIN שלה. IRS רואה בLLC עם חבר יחיד ישות נפרדת לצורכי מס שכר, עם שם ו-⁠EIN משלה לשכר, ואומר שהיא צריכה EIN אם יש לה עובדים. בטופס ⁦W-9⁩, אותה LLC מציינת את שם הבעלים שלה ואת המספר שלו.

המלכודת היא הפעלת השכר של חברה אחת תחת המספר של הבעלים או ה-⁠EIN של חברה אחרת. אם זה קרה, ראו תיקון טעות בשכר. חשבונות שכר מדינתיים נפתחים מדינה אחר מדינה.

חברה אחת מקבלת את התשלומים וחברה אחרת משלמת את השכר: איך רושמים את זה?

הספרים של כל חברה מציגים את ההכנסות שלה ואת העלויות שלה, כולל שכר. החברה שחשבון הבנק שלה נשא את הכסף של האחרת רושמת יתרת חוב, לא הכנסה או הוצאה, וכל צד מציג את האחר כ“סכום לקבל” (due from, חייבים) או כ“סכום לתשלום” (due to, זכאים).

בסוף כל חודש, “סכום לקבל מ-⁠B” אצל A חייב להיות שווה ל“סכום לתשלום ל-⁠A” אצל B; אם לא, חסר רישום בצד אחד. סגרו יתרות במזומן לפי לוח זמנים ושמרו את התאריכים: סכומים שלא שולמו בין נישומים קשורים יכולים לדחות את הניכוי של המשלם עד שהמקבל כולל את הסכום בהכנסתו (⁦26 U.S.C. 267⁩), בהתאם לשיטת החשבונאות של המקבל. לרישום השכר עצמו, ראו פקודות יומן לשכר.

מי כותב את השיק אינו קובע לבדו מי המעסיק. הגורם שהעבודה נעשית עבורו הוא המעסיק, אלא שכשאותו גורם אינו שולט בתשלום השכר, מי ששולט בו נחשב המעסיק לצורכי ניכוי במקור (⁦26 U.S.C. 3401(d)⁩). חברות קשורות שמעסיקות את אותו אדם באותו זמן יכולות להשתמש בסוכן תשלומים משותף (common paymaster); כל אחת מנכה רק את החלק שלה בשכר, ורק אם היא מחזירה את הסכום לסוכן התשלומים (פרסום ⁦15-A⁩). הכלל עוסק בעובד משותף, לא בחברה שמממנת את הצוות של חברה אחרת, והפרסום אינו אומר איך הוא חל על LLC.

חברה שאינה המעסיק יכולה עדיין לחוב בניכוי במקור של המעסיק. תשלום ישיר לעובדים של מעסיק מטיל על המשלם אחריות למסים שהיה צריך לנכות מהשכר הזה, בתוספת ריבית (⁦26 U.S.C. 3505(a)⁩). מימון של שכר, כשהמממן יודע בפועל שהמעסיק לא ישלם או לא יוכל לשלם את המסים שנוכו, מטיל על המשלם אחריות למסים שלא שולמו, עד ⁦25%⁩ מהכספים שסיפק (סעיף ⁦3505(b)⁩). המעסיק עדיין מגיש דוחות שכר משלו, והמדריך הפנימי של IRS קובע שתביעה נגד המשלם מוגשת בתוך 10 שנים אחרי שהמס נקבע כנגד המעסיק (IRM 5.1.24.4.5.3). בעלים או נושא משרה שמחליט אילו חשבונות משולמים יכול גם להיות אחראי באופן אישי למסים שנוכו ולא שולמו (Trust Fund Recovery Penalty). לכן אם מימון קבוע של שכר בחברה אחרת מחזיק מעמד תלוי בעובדות; הסדירו עם איש מקצוע מי המעסיק ואיך המימון מתועד לפני הפעלת השכר הבאה.

איך רושמים כסף שעובר בין החברות שלי?

קבעו מה הכסף בעת שהוא עובר, ורשמו את שני הצדדים באותו אופן. התווית חייבת להתאים למה שקרה בפועל: הערה שנכתבה בדיעבד אינה הופכת בעצמה העברה קודמת להלוואה.

ציוד או נכס שנרכשים מחברה אחרת הם בדרך כלל נכס, לא הוצאה (⁦26 CFR 1.263(a)-2⁩). למכירות בין צדדים קשורים יש כללים משלהן: הפסד יכול להיפסל (⁦26 U.S.C. 267(a)(1)⁩), ורווח על נכס בר פחת יכול להיחשב הכנסה רגילה (⁦26 U.S.C. 1239⁩). חיוב על שירות לנישום אחר שאינו חברה יכול לחייב את המשלם להגיש טופס ⁦1099-NEC⁩ כשהתשלומים מגיעים ל-⁠⁦$2,000⁩ בשנה, עד 31 בינואר אחרי אותה שנה (IRS). בקשו לבדוק כל אחד מאלה לפני הכנת הדוחות.

בדקו קודם מי הבעלים של כל חברה לצורכי מס הכנסה. LLC עם בעלים אחד ובלי בחירה היא חלק מהבעלים שלה (⁦26 CFR 301.7701-2(a)⁩; IRS). כסף בין שתי LLC כאלה עם אותו בעלים, או בין חברת S לבין LLC עם בעלים יחיד שבבעלותה, הוא תנועה פנימית לצורכי מס הכנסה, אף שהספרים עדיין יכולים לנהל יתרה לפי חברה. אם אתם בעלים גם של ה-⁠LLC וגם של חברת S, כסף ביניהן הוא כסף בינכם לבין חברת S: הלוואת בעל מניות, הזרמת הון, חלוקה, או תשלום אמיתי עבור שכירות, שירותים או עלות, שנשאר מה שהוא (ראו הלוואות בעלי מניות).

שתי חברות שאין להן בעלות זו בזו, כמו חברת S ו-⁠LLC שאותו אדם מחזיק עם שותפים, אינן מזרימות הון זו לזו ואינן מחלקות זו לזו, בדרך כלל. כסף ביניהן הוא בדרך כלל הלוואה, תשלום עבור סחורה או שירותים, החזר עלות שאחת שילמה עבור האחרת, או חלוקה לבעלים ואחריה הזרמת הון מהבעלים.

כשיש יותר מבעל מניות אחד, חלוקות צריכות לעקוב אחרי אחזקת המניות: לחברת S יכול להיות סוג מניות אחד, כלומר זכויות חלוקה זהות, ותשלום ששונה במועד או בסכום מקבל השפעה מתאימה לצורכי מס (⁦26 CFR 1.1361-1(l)⁩). כסף שנשלח לחברה האחרת של בעל מניות אחד, ולא מחולק לפי יחס, צריך לברר לפני שרושמים אותו כחלוקה; ראו הנהלת חשבונות לחברת S.

הלוואה חייבת להיות אמיתית. לצורכי חוב אבוד, חוב אמיתי (bona fide debt) הוא התחייבות תקפה וניתנת לאכיפה לשלם סכום קבוע או שניתן לקבוע, והזרמת הון אינה חוב (⁦26 CFR 1.166-1(c)⁩). הסכום של הלוואות מבעלי מניות בחברת S מכסה חוב שחייבים ישירות לבעל מניות, לא חוב בין חברות (הוראות טופס ⁦1120-S⁩).

הלוואות ללא ריבית או בריבית נמוכה בין חברה לבעל מניות, ישירות או בעקיפין, יכולות להיכנס לכללי ההלוואות בריבית הנמוכה משיעור השוק, שיש להם חריגים (⁦26 U.S.C. 7872⁩). אם הלוואה לחברה האחרת של בעל המניות נחשבת, זו שאלה לאיש מקצוע. להלוואה של הבעלים עצמם, ראו הלוואות בעלי מניות והלוואה מהחברה שלכם.

האם החזר קרן של הלוואה פטור ממס?

החזר קרן על הלוואה אמיתית מחזיר למלווה את הכסף שלו עצמו. השאלות הפתוחות הן אם ההלוואה הייתה אמיתית, וכשהמלווה הוא הבעלים, כמה בסיס הלוואה יש לבעלים.

• העברה שמעולם לא הייתה הלוואה אינה עומדת בהגדרה שלמעלה. היא הזרמת הון, חלוקה או משהו אחר בדוח, והחזר שלה מטופל בהתאם.
• הלוואה של הבעלים עצמם לחברת S שלהם: כשהפסדים הקטינו את בסיס ההלוואה של הבעלים, החזר, גם חלקי, יכול ליצור רווח חייב במס, ובעלים שמקבלים החזר מחברת S מגישים טופס 7203 (הוראות). ראו הלוואות בעלי מניות.
• הלוואה מהחברה האחרת של הבעלים אינה בדרך כלל הלוואה של הבעלים עצמם: חלק ההלוואות בטופס 7203 מיועד לכסף שבעל המניות הלווה באופן אישי, והוראות טופס ⁦1120-S⁩ משאירות חוב בין חברות מחוץ לסכום ההלוואות מבעלי מניות. LLC עם בעלים אחד ובלי בחירה היא המקרה שיש לבדוק, כי לצורכי מס הכנסה הפעילות שלה היא של הבעלים (ראו למעלה), ולכן הלוואה ממנה עשויה להיות הלוואה של הבעלים עצמם. הכריעו מה הייתה העברה מהעבר לפני שמבצעים החזר.

איך LLC שבבעלות חלקית מופיעה בספרים של חברת S שלי?

LLC שבבעלות חלקית מופיעה בספרים של החברה שמחזיקה בזכות כהשקעה (נכס), לא כמזומן, מכירות או הוצאות של ה-⁠LLC. בדקו קודם את תרשים הבעלות: זכות שהבעלים מחזיקים באופן אישי מופיעה בדוח של הבעלים ולא בספרים של חברת S.

אם חברת S מחזיקה זכות ב-⁠LLC שממוסה כשותפות (ברירת המחדל לשני חברים או יותר), עקבו אחרי ארבעה דברים. LLC שבחרה במעמד חברה אינה שולחת ⁦K-1⁩ של שותפות, ולכן אשרו קודם את הסיווג שלה (IRS).

1. מה נכנס. הזרמת הון מגדילה את ההשקעה. הלוואה היא סכום לקבל נפרד.
2. ה-⁠⁦K-1⁩ השנתי. הכנסה או הפסד רגילים מהשותפות נרשמים בטופס ⁦1120-S⁩, שורה 5, עם נספח הסבר שמציין את השותפות ואת ה-⁠EIN שלה. פריטי שכירות, תיק השקעות ופריטים נוספים שמפורטים בנפרד עוברים ל-⁠Schedule K ול-⁠Schedule ⁦K-1⁩ או לטופס 8825 (הוראות טופס ⁦1120-S⁩).
3. מה יצא. חלוקות מקטינות את ההשקעה.
4. בסיס. הבסיס של שותף עולה עם ההזרמות שלו ועם חלקו בהכנסה, ויורד עם חלוקות ועם חלקו בהפסדים (פרסום 541).

ה-⁠⁦K-1⁩ מגיע מהדוח של ה-⁠LLC, שיכול להסתיים אחרי שהספרים של חברת S נסגרו, ולכן תכננו רישום תיקון. לחשבונות הון בתוך ה-⁠LLC, ראו חשבונות הון של שותפים.

אילו רישומים שומרים לכל חברה, ולכמה זמן?

שמרו תיקייה נפרדת לכל חברה. משך השמירה נקבע לפי התקופה שבה עדיין אפשר לבדוק את הדוח או לתקן אותו (IRS).

חברה צריכה לשמור גם פרוטוקולים של ישיבות דירקטוריון (פרסום 583). התקופות הארוכות יותר מפורטות בכמה זמן לשמור רישומי עסק.

דוגמה

אלה דוגמאות להמחשה; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שלוש חברות, שלושה סטים של ספרים

לבעלים יש חברת S, LLC להשכרה שבבעלותם המלאה, ו-⁠⁦50%⁩ מ-⁠LLC משותפת עם שותף מבחוץ. חברת S מחזיקה ב-⁠⁦50%⁩ האלה, ואף LLC לא בחרה במעמד חברה. זה יוצר שלושה סטים של ספרים. חברת S מגישה טופס ⁦1120-S⁩ ומדווחת על הכנסת ה-⁠⁦K-1⁩ שלה מה-⁠LLC המשותפת. ה-⁠LLC להשכרה מדווחת ב-⁠Schedule E של הבעלים. ה-⁠LLC המשותפת מגישה טופס 1065 ושולחת ⁦K-1⁩ לחברת S ולשותף. כל אחת משלוש שיש לה עובדים מפעילה שכר תחת ה-⁠EIN שלה.

חברת S משלמת את השכר של LLC

חברת S שבבעלות יחידה של הבעלים מכסה ⁦US$30,000⁩ בחודש של שכר לעובדי LLC שבבעלותם היחידה ובלי בחירה. ה-⁠LLC היא המעסיק ומגישה דוחות שכר תחת ה-⁠EIN שלה. חברת S רושמת ⁦US$30,000⁩ בחודש כסכום לקבל מה-⁠LLC עד להחזר. ה-⁠LLC רושמת ⁦US$30,000⁩ בחודש של הוצאות שכר ואותו סכום כחוב לחברת S. אחרי שלושה חודשים שני סטי הספרים מציגים ⁦US$90,000⁩, אחד כסכום לקבל ואחד כסכום לתשלום. מאחר שהבעלים הם בעלי ה-⁠LLC, IRS רואה בדרך כלל את התשלומים האלה ככסף בין הבעלים לבין חברת S, ולכן היתרה היא הלוואת בעל מניות או חלוקה, אלא אם היא תשלום אמיתי עבור משהו. יתרה שלעולם לא מוחזרת מעלה את השאלה אם הייתה אי פעם הלוואה אמיתית. אם חברת S משלמת לעובדים ישירות, היא עלולה גם לחוב במסים שנדרש לנכות משכרם (ראו למעלה).

חברת S מלווה ל-⁠LLC המשותפת

חברת S מלווה ל-⁠LLC המשותפת ⁦US$20,000⁩ בשטר חתום. חברת S רושמת שטר חוב לקבל של ⁦US$20,000⁩. ה-⁠LLC רושמת שטר חוב לתשלום של ⁦US$20,000⁩, הלוואה משותף. כשה-⁠LLC מחזירה ⁦US$5,000⁩ מהקרן, שני הצדדים יורדים ל-⁠⁦US$15,000⁩. אם השטר נושא ריבית, היא הכנסה לחברת S והוצאה ל-⁠LLC, אך הניכוי של ה-⁠LLC על ריבית שלא שילמה יכול להידחות (⁦26 U.S.C. 267⁩).

המצב שלכם שונה?

• כסף עבר בין החברות שלכם ואיש אינו יכול לומר מי חייב למי, או שחברה אחת שילמה את השכר של אחרת, מה שעלול להשאיר את המשלם חייב במסים שנוכו: צריך לסווג העברות מהעבר לפי מה שקרה בפועל (מסמכים, החזרים, מי נהנה), ודוח של כל חברה תלוי בתוצאה. אל תיצרו מסמכי הלוואה ואל תתארכו אותם אחורה; קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני הכנת הדוחות.
• אתם מתכננים להחזיר העברה, או כבר החזרתם, ואינכם יכולים להראות שהייתה הלוואה: אם ההחזר פטור ממס תלוי בעובדות שלמעלה. מיינו קודם את הרישומים עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• השכר הופעל תחת המספר של הבעלים או ה-⁠EIN של חברה אחרת: ייתכן שצריך לתקן הגשות, והספרים צריכים קודם למיין את ההעברות. ראו תיקון טעות בשכר ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם מחליטים אם להפעיל עסק שני ישירות, ב-⁠LLC חדשה או תחת חברת אחזקות: ראו ניהול יותר מעסק אחד.
• אתם צריכים חשבונות הון של LLC, או את החשבונות של חברת S עצמה, שכר נושאי משרה וחלוקות: ראו חשבונות הון של LLC והנהלת חשבונות לחברת S.
• כל נכס להשכרה נמצא ב-⁠LLC משלו: ראו ספרים ל-⁠LLC לכל נכס להשכרה.
• המשפחה שלכם מחזיקה עשר עד שלושים ישויות: ראו חשבונאות של משרד משפחתי בין ישויות.
• אחת מהחברות קנדית: ראו ספרים לחברה קנדית ולחברה האמריקאית שלה.