Contabilidade separada para LLCs e corporação S: transferências

Preciso de contabilidade separada para cada empresa, ou um só arquivo pode reunir todas?

Mantenha um conjunto completo e separado de livros para cada negócio. A Publication 583 diz que o proprietário de mais de um negócio deve manter um conjunto completo e separado de livros e registros para cada um. Dar a cada empresa as próprias contas bancárias, o próprio balanço patrimonial e a própria demonstração do resultado é a forma usual de fazer isso, porque cada uma pode ter seus próprios proprietários, dívidas, empregados e declaração. O IRS aceita qualquer sistema de registros que mostre com clareza a renda e as despesas. Quando uma corporação S preenche o Schedule L, as instruções do Form 1120-S dizem que o balanço patrimonial deve concordar com os livros e registros dela.

Nenhuma regra tributária define um número de arquivos ou de assinaturas de software. Faça este teste: cada empresa consegue gerar os próprios relatórios sem as outras? Se sim, um arquivo combinado pode funcionar; se não, essa empresa precisa do seu. Sobre software, veja quando o software de contabilidade deixa de bastar e configuração para uma corporação S.

O caso deixa de ser simples quando:

• Uma empresa tem um sócio externo, e por isso sua contabilidade precisa sustentar o K-1 desse sócio.
• O dinheiro passa de uma empresa para outra e ninguém anotou o que ele era.
• Uma empresa paga, ou emprega, os funcionários de outra.
• Uma conta bancária atende a mais de uma empresa, ou o dinheiro pessoal e o da empresa estão misturados. Veja como corrigir a mistura de dinheiro.

Reúna primeiro: um organograma de propriedade (cada empresa, seus proprietários e suas participações); a carta do EIN e os documentos de constituição de cada empresa; todos os extratos bancários e de cartão; os documentos de empréstimos e qualquer acordo entre as empresas; e a declaração mais recente e os K-1 de cada uma.

Se o segundo ou o terceiro caso acima é o seu, os lançamentos passados costumam precisar de organização antes de as declarações serem preparadas; a última seção trata disso.

Qual das minhas empresas entrega a própria declaração?

Cada empresa entrega conforme a forma como é tributada, não conforme quantas você tem.

Opções e mudanças de membros movem uma entidade de uma linha para outra. O Form 2553 (regime S) geralmente é entregue em até 2 meses e 15 dias depois do início do ano S. O Form 8832 pode ter efeito de 75 dias antes a 12 meses depois da entrega, e é uma transferência presumida dos ativos da LLC (Form 8832). Incluir ou perder um membro também muda a linha padrão de uma LLC (IRS).

As declarações estaduais seguem regras próprias. Uma LLC de um único proprietário sem declaração própria continua sendo um empregador separado, como se vê a seguir. Para saber se convém ter um segundo negócio diretamente, por meio de uma empresa ou em uma nova LLC, e o que cada escolha exige entregar, veja como administrar mais de um negócio.

O nome e o EIN de qual empresa vão na folha de pagamento?

Os da empresa que emprega o trabalhador, com o próprio EIN. A Publication 15 diz que um trabalhador geralmente é seu empregado se você tem o direito de controlar o que é feito e como, e orienta os empregadores a usar o próprio EIN em tudo o que enviam ao IRS e à Social Security Administration.

Uma LLC de um único proprietário, sem declaração de imposto de renda, continua sendo o empregador, com o próprio EIN. O IRS trata uma LLC de um único membro como uma entidade separada para o imposto sobre a folha, com nome e EIN próprios para os salários, e diz que ela precisa de um EIN se tem empregados. Em um Form W-9, essa mesma LLC informa o nome e o número do proprietário.

A armadilha é executar a folha de uma empresa com o número do proprietário ou com o EIN de outra empresa. Se isso aconteceu, veja como corrigir um erro na folha de pagamento. As contas estaduais de folha de pagamento são abertas estado por estado.

Uma empresa recebe os depósitos e outra paga a folha: como lançar isso?

A contabilidade de cada empresa mostra a sua própria renda e os seus próprios custos, salários inclusive. A empresa cuja conta bancária movimentou o dinheiro da outra lança um saldo devido, não renda nem despesa, e cada lado mostra o outro como “a receber de” (um ativo) ou “a pagar a” (um passivo).

No fim de cada mês, o “a receber da B” de A deve ser igual ao “a pagar à A” de B; se não for, falta um lançamento em um dos lados. Quite os saldos em dinheiro conforme um calendário e guarde as datas: valores devidos e não pagos entre contribuintes relacionados podem adiar a dedução de quem deve até que quem recebe inclua o valor na renda (26 U.S.C. 267), conforme o regime contábil de quem recebe. Para o lançamento da própria folha, veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.

Quem assina o cheque não define, por si só, quem é o empregador. Empregador é a pessoa para quem o trabalho é feito; a exceção é que, quando essa pessoa não controla o pagamento dos salários, quem o controla é tratado como empregador para fins de retenção (26 U.S.C. 3401(d)). Corporações relacionadas que empregam a mesma pessoa ao mesmo tempo podem usar um pagador comum (common paymaster); cada uma deduz apenas a sua parte dos salários, e somente se reembolsar o pagador comum (Publication 15-A). Essa regra trata de um trabalhador compartilhado, não de uma empresa que financia a equipe de outra, e a publicação não diz como ela se aplica a LLCs.

Uma empresa que não é o empregador ainda pode dever a retenção do empregador. Pagar diretamente os trabalhadores de um empregador torna quem paga responsável pelos impostos que deveriam ter sido retidos desses salários, mais juros (26 U.S.C. 3505(a)). Fornecer recursos para a folha de pagamento, sabendo de fato que o empregador não vai ou não pode recolher os impostos retidos, torna quem fornece responsável pelos impostos não pagos, até 25% dos recursos fornecidos (seção 3505(b)). O empregador continua entregando as próprias declarações da folha, e o manual do IRS diz que a ação contra quem pagou deve ocorrer em até 10 anos depois do lançamento do imposto contra o empregador (IRM 5.1.24.4.5.3). O proprietário ou diretor que decide quais contas são pagas também pode responder pessoalmente pelos impostos retidos e não pagos (multa por impostos retidos e não recolhidos). Assim, se o financiamento regular da folha de outra empresa se sustenta depende dos fatos; defina com um profissional quem é o empregador e como o financiamento é documentado antes da próxima folha.

Como lanço o dinheiro que passa entre as minhas empresas?

Decida o que o dinheiro é quando ele se move e lance os dois lados do mesmo modo. O rótulo tem de corresponder ao que de fato aconteceu: uma nota escrita depois não transforma, por si só, uma transferência anterior em empréstimo.

Equipamentos ou imóveis comprados de outra empresa geralmente são ativo, não despesa (26 CFR 1.263(a)-2). As vendas entre partes relacionadas têm regras próprias: uma perda pode ser desconsiderada (26 U.S.C. 267(a)(1)), e o ganho com um bem depreciável pode ser renda ordinária (26 U.S.C. 1239). A cobrança de serviços a outro contribuinte que não seja uma corporação pode obrigar quem paga a entregar o Form 1099-NEC quando os pagamentos chegam a $2.000 em um ano, com vencimento 31 de janeiro depois desse ano (IRS). Peça que cada caso seja revisado antes de as declarações serem preparadas.

Verifique primeiro quem é o proprietário de cada empresa para fins de imposto de renda. Uma LLC de um único proprietário sem opção faz parte do proprietário (26 CFR 301.7701-2(a); IRS). O dinheiro entre duas LLCs desse tipo com o mesmo proprietário, ou entre uma corporação S e a sua própria LLC de um único proprietário, é uma movimentação interna para o imposto de renda, embora a contabilidade ainda possa manter um saldo por empresa. Se você é proprietário da LLC e da corporação S, o dinheiro entre elas é dinheiro entre você e a corporação S: um empréstimo de acionista, um aporte, uma distribuição ou um pagamento genuíno de aluguel, serviços ou custo, que continua sendo o que é (veja empréstimos de acionista).

Duas empresas sem participação uma na outra, como uma corporação S e uma LLC que a mesma pessoa possui com sócios, em geral não fazem aportes nem distribuições uma à outra. O dinheiro entre elas costuma ser um empréstimo, um pagamento por bens ou serviços, o reembolso de um custo que uma pagou pela outra ou uma distribuição ao proprietário seguida de um aporte do proprietário.

Com mais de um acionista, as distribuições devem seguir a participação acionária: uma corporação S pode ter uma única classe de ações, isto é, direitos de distribuição idênticos, e um pagamento que difere no momento ou no valor recebe o efeito tributário adequado (26 CFR 1.1361-1(l)). O dinheiro enviado à outra empresa de um acionista, sem divisão proporcional, precisa ser esclarecido antes de ser lançado como distribuição; veja escrituração contábil de uma corporação S.

Um empréstimo precisa ser real. Para efeito de dívida incobrável, uma dívida legítima é uma obrigação válida e exigível de pagar uma quantia fixa ou determinável, e um aporte de capital não é dívida (26 CFR 1.166-1(c)). O valor de empréstimos de acionistas de uma corporação S abrange a dívida devida diretamente a um acionista, não a dívida entre empresas (instruções do Form 1120-S).

Empréstimos sem juros ou com juros baixos entre uma corporação e um acionista, direta ou indiretamente, podem se enquadrar nas regras de empréstimo abaixo do mercado, que têm exceções (26 U.S.C. 7872). Se um empréstimo à outra empresa do acionista se enquadra é uma pergunta para um profissional. Para o empréstimo do próprio proprietário, veja empréstimos de acionista e como tomar emprestado da sua própria corporação.

A devolução do principal de um empréstimo é isenta de imposto?

Devolver o principal de um empréstimo genuíno devolve ao credor o dinheiro dele. As questões em aberto são se o empréstimo foi genuíno e, quando o credor é o proprietário, quanto de custo-base de empréstimo (loan basis) o proprietário tem.

• Uma transferência que nunca foi empréstimo não atende à definição acima. Na declaração, ela é um aporte, uma distribuição ou outra coisa, e a devolução dela é tratada da mesma forma.
• O empréstimo do próprio proprietário à sua corporação S: quando prejuízos reduziram o custo-base de empréstimo do proprietário, uma devolução, mesmo parcial, pode gerar ganho tributável, e o proprietário que recebe uma devolução de uma corporação S entrega o Form 7203 (instruções). Veja empréstimos de acionista.
• Um empréstimo da outra empresa do proprietário geralmente não é um empréstimo do próprio proprietário: a seção de empréstimos do Form 7203 é para o dinheiro que o acionista emprestou pessoalmente, e as instruções do Form 1120-S deixam a dívida entre empresas fora do valor de empréstimos de acionistas. Uma LLC de um único proprietário sem opção é o caso a verificar, porque, para o imposto de renda, a atividade dela é a do proprietário (veja acima), e por isso um empréstimo dela pode ser do próprio proprietário. Defina qual foi o caso de uma transferência passada antes de uma devolução ser feita.

Como uma LLC com sócios externos aparece na contabilidade da minha corporação S?

Uma LLC com sócios externos aparece na contabilidade da empresa que detém a participação como um investimento (um ativo), não como o caixa, as vendas ou as despesas da LLC. Verifique primeiro o organograma de propriedade: uma participação que o proprietário detém pessoalmente aparece na declaração do proprietário e em nenhum dos livros da corporação S.

Se a corporação S detém uma participação em uma LLC tributada como sociedade (o padrão para dois ou mais membros), acompanhe quatro coisas. Uma LLC que optou pelo tratamento de corporação não envia K-1 de sociedade, então confirme primeiro a classificação dela (IRS).

1. O que entrou. Um aporte aumenta o investimento. Um empréstimo é um ativo a receber à parte.
2. O K-1 do ano. A renda ou o prejuízo ordinário da sociedade vai na linha 5 do Form 1120-S, com uma declaração que indica o nome e o EIN da sociedade. Aluguel, investimentos e outros itens apresentados separadamente vão para os Schedules K e K-1 ou para o Form 8825 (instruções do Form 1120-S).
3. O que saiu. As distribuições reduzem o investimento.
4. O custo-base (basis). O custo-base do sócio sobe com os aportes e a parte da renda do sócio e cai com as distribuições e a parte dos prejuízos (Publication 541).

O K-1 vem da declaração da LLC, que pode ser concluída depois que a contabilidade da corporação S fecha; por isso, planeje um lançamento de ajuste. Para as contas de capital dentro da LLC, veja contas de capital dos sócios.

Que registros guardo de cada empresa, e por quanto tempo?

Mantenha uma pasta separada para cada empresa. O prazo de guarda segue o período em que uma declaração ainda pode ser examinada ou retificada (IRS).

Uma corporação também deve guardar as atas das reuniões de administradores (Publication 583). Os prazos mais longos estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Três empresas, três conjuntos de livros

Uma proprietária tem uma corporação S, uma LLC de aluguel que ela possui sozinha e uma participação de 50% em uma LLC compartilhada com um sócio externo. A corporação S detém a participação de 50%, e nenhuma LLC optou pelo regime de corporação. Isso resulta em três conjuntos de livros. A corporação S entrega o Form 1120-S e informa a renda do K-1 da LLC compartilhada. A LLC de aluguel é informada no Schedule E dela. A LLC compartilhada entrega o Form 1065 e envia um K-1 à corporação S e ao sócio. Qualquer uma das três que tenha empregados executa a folha de pagamento com o próprio EIN.

A corporação S paga a folha de uma LLC

A corporação S dela, da qual ela é a única proprietária, cobre US$30.000 por mês de salários dos empregados de uma LLC que ela possui sozinha, sem opção. A LLC é o empregador e entrega as declarações da folha com o próprio EIN. A corporação S lança US$30.000 por mês como a receber da LLC até a devolução. A LLC lança US$30.000 por mês de despesa com salários e o mesmo valor devido à corporação S. Depois de três meses, os dois conjuntos de livros mostram US$90.000, um como a receber e o outro como a pagar. Como ela é proprietária da LLC, o IRS geralmente trata esses pagamentos como dinheiro entre ela e a corporação S; assim, o saldo é um empréstimo de acionista ou uma distribuição, a menos que seja um pagamento genuíno por algo. Um saldo que nunca é devolvido levanta a questão de se algum dia foi um empréstimo genuíno. Se a corporação S paga os empregados diretamente, ela também pode responder pelos impostos que deviam ser retidos dos salários deles (veja acima).

A corporação S empresta à LLC compartilhada

A corporação S empresta US$20.000 à LLC compartilhada com uma nota assinada. A corporação S lança uma nota a receber de US$20.000. A LLC lança uma nota a pagar de US$20.000, um empréstimo de um sócio. Quando a LLC devolve US$5.000 do principal, os dois lados caem para US$15.000. Se a nota cobra juros, eles são renda da corporação S e despesa da LLC, embora a dedução da LLC para os juros que ela não pagou possa ser adiada (26 U.S.C. 267).

E no seu caso?

• O dinheiro passou entre as suas empresas e ninguém sabe dizer quem deve a quem, ou uma empresa pagou a folha de outra, o que pode deixar quem pagou devendo os impostos retidos: as transferências passadas precisam ser classificadas pelo que de fato aconteceu (documentos, devoluções, quem se beneficiou), e a declaração de cada empresa depende do resultado. Não crie documentos de empréstimo nem os date retroativamente; procure ajuda de escrituração contábil antes de as declarações serem preparadas.
• Você pretende devolver uma transferência, ou já devolveu, e não consegue provar que era um empréstimo: se a devolução é isenta de imposto depende dos fatos acima. Organize antes os registros com ajuda de escrituração contábil.
• A folha de pagamento foi executada com o número do proprietário ou com o EIN de outra empresa: as declarações podem precisar de correção, e antes é preciso organizar as transferências na contabilidade. Veja como corrigir um erro na folha de pagamento e ajuda de escrituração contábil.
• Você está decidindo se vai administrar um segundo negócio diretamente, em uma nova LLC ou sob uma holding: veja como administrar mais de um negócio.
• Você precisa das contas de patrimônio líquido de uma LLC, ou das contas, da remuneração de diretor e das distribuições da própria corporação S: veja contas de patrimônio líquido de uma LLC e escrituração contábil de uma corporação S.
• Cada imóvel de aluguel fica em uma LLC própria: veja contabilidade de uma LLC por imóvel de aluguel.
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