LLC 여러 개와 S corporation 장부 분리

회사마다 장부를 따로 둬야 하나요? 파일 하나에 모두 넣어도 되나요?

사업체마다 완전하고 별도의 장부를 보관하세요. Publication 583은 사업체를 둘 이상 소유한 사람은 각 사업체마다 완전하고 별도의 장부와 기록을 보관해야 한다고 설명합니다. 회사마다 은행 계좌, 재무상태표, 손익계산서를 따로 두는 것이 일반적인 방법입니다. 회사마다 소유주, 채무, 직원, 신고서가 다를 수 있기 때문입니다. IRS는 소득과 비용을 명확하게 보여 주는 기록 시스템이면 어떤 방식이든 인정합니다. S corporation이 Schedule L을 작성할 때 재무상태표는 장부 및 기록과 일치해야 한다고 Form 1120-S 작성 안내에 나와 있습니다.

소프트웨어 파일이나 구독 개수를 정하는 세금 규정은 없습니다. 이렇게 확인해 보세요. 회사마다 다른 회사 없이도 자기 보고서를 뽑을 수 있나요? 가능하면 합쳐진 파일 하나로도 됩니다. 불가능하면 그 회사는 파일이 따로 필요합니다. 소프트웨어는 회계 소프트웨어로 부족해지는 때와 S corporation 설정을 참고하세요.

다음에 해당하면 단순한 사례가 아닙니다.

• 한 회사에 외부 파트너가 있어서, 그 회사의 장부가 파트너의 K-1을 뒷받침해야 합니다.
• 회사 사이에 돈이 오갔는데 그 돈이 무엇인지 아무도 적어 두지 않았습니다.
• 한 회사가 다른 회사의 직원에게 급여를 지급하거나 그 직원을 고용하고 있습니다.
• 은행 계좌 하나를 여러 회사가 쓰거나, 개인 자금과 회사 자금이 섞여 있습니다. 섞인 자금 바로잡기를 참고하세요.

먼저 준비할 자료: 소유 구조도(회사별 소유주와 지분), 회사별 EIN 통지서와 설립 서류, 모든 은행과 카드 명세서, 대출 서류와 회사 사이의 모든 계약서, 회사별 최신 신고서와 K-1입니다.

위의 두 번째나 세 번째 경우에 해당한다면, 신고서를 작성하기 전에 과거 기록부터 정리해야 하는 경우가 많습니다. 마지막 항목에서 다룹니다.

제 회사 중 어느 회사가 직접 신고서를 제출하나요?

회사는 몇 개를 소유했는지가 아니라 어떻게 과세되는지에 따라 신고서를 제출합니다.

선택과 구성원 변경으로 사업체가 다른 행으로 옮겨갈 수 있습니다. Form 2553(S 지위)은 일반적으로 S 과세연도가 시작된 날부터 2개월 15일 이내에 제출합니다. Form 8832의 효력 발생일은 제출일 기준으로 75일 전부터 12개월 후까지 정할 수 있으며, LLC 자산의 간주 이전에 해당합니다(Form 8832). 구성원이 늘거나 줄어도 LLC의 기본 분류가 바뀝니다(IRS).

주 신고서는 주마다 규정이 다릅니다. 자체 신고서가 없는 소유주 한 명의 LLC도 별도의 고용주이며, 이 내용은 다음 항목에서 다룹니다. 두 번째 사업을 직접, 회사를 통해, 또는 새 LLC로 소유할지와 각 방식이 제출하는 서류는 여러 사업 운영하기를 참고하세요.

급여에는 어느 회사의 이름과 EIN을 써야 하나요?

근로자를 고용한 회사의 이름과 그 회사 자신의 EIN을 씁니다. Publication 15는 무슨 일을 어떻게 할지 통제할 권한이 있으면 그 근로자는 일반적으로 본인의 직원이라고 설명하며, IRS와 SSA(미국 사회보장국)에 보내는 모든 서류에 고용주 자신의 EIN을 쓰라고 안내합니다.

소득세 신고서가 없는 소유주 한 명의 LLC도 자기 EIN으로 고용주가 됩니다. IRS는 단일 구성원 LLC를 고용세에서는 별도의 사업체로 보고, 급여에는 그 LLC 자신의 이름과 EIN을 쓰게 하며, 직원이 있으면 EIN이 필요하다고 설명합니다. Form W-9에는 같은 LLC가 소유주의 이름과 번호를 적습니다.

함정은 한 회사의 급여를 소유주의 번호나 다른 회사의 EIN으로 처리하는 것입니다. 그렇게 했다면 급여 오류 바로잡기를 참고하세요. 주 급여 계정은 주마다 따로 개설합니다.

한 회사가 입금을 받고 다른 회사가 급여를 지급하면 어떻게 기록하나요?

각 회사의 장부에는 그 회사 자신의 소득과 비용(급여 포함)이 나타납니다. 다른 회사의 돈이 오간 은행 계좌를 가진 회사는 소득이나 비용이 아니라 갚아야 할 잔액으로 기록하고, 양쪽 모두 상대방을 "받을 돈(due from)"(채권) 또는 "줄 돈(due to)"(채무)으로 표시합니다.

매달 말에 A의 "B에게 받을 돈"과 B의 "A에 줄 돈"이 같아야 합니다. 다르면 한쪽에 분개가 빠진 것입니다. 잔액은 일정에 따라 현금으로 정산하고 날짜를 기록해 두세요. 특수관계 납세자 사이에 지급하지 않은 금액은 받는 쪽의 회계 방식에 따라, 받는 쪽이 그 금액을 소득에 포함할 때까지 지급하는 쪽의 공제가 늦춰질 수 있습니다(26 U.S.C. 267). 급여 분개 자체는 급여 분개를 참고하세요.

수표를 누가 쓰는지만으로 고용주가 정해지지는 않습니다. 일을 시키는 상대방이 고용주입니다. 다만 그 상대방이 급여 지급을 통제하지 않으면 급여를 통제하는 사람이 원천징수에서는 고용주로 취급됩니다(26 U.S.C. 3401(d)). 같은 사람을 같은 시기에 고용하는 관계 법인은 공통 급여 지급자(common paymaster)를 쓸 수 있으며, 각 법인은 자기 몫의 급여만 공제하고 공통 급여 지급자에게 상환한 경우에만 공제할 수 있습니다(Publication 15-A). 이 규정은 근로자를 공유하는 경우에 관한 것이며, 한 회사가 다른 회사의 직원 급여를 대 주는 경우에 관한 것이 아니고, 이 안내서는 LLC에 어떻게 적용되는지는 설명하지 않습니다.

고용주가 아닌 회사도 고용주의 원천징수 책임을 질 수 있습니다. 고용주의 근로자에게 직접 급여를 지급하면, 그 급여에서 원천징수했어야 할 세금과 이자를 지급한 쪽이 책임집니다(26 U.S.C. 3505(a)). 고용주가 원천징수한 세금을 납부하지 않거나 못 한다는 사실을 실제로 알면서 급여 자금을 제공하면, 제공한 쪽이 제공한 자금의 최대 25%까지 미납 세금을 책임집니다(section 3505(b)). 고용주는 여전히 자기 급여 신고서를 제출하며, IRS 매뉴얼은 고용주에게 세금이 부과된 날부터 10년 이내에 자금 제공자를 상대로 소송을 제기한다고 설명합니다(IRM 5.1.24.4.5.3). 어떤 청구서를 지급할지 결정하는 소유주나 임원도 미납된 원천징수 세금에 대해 개인적으로 책임질 수 있습니다(신탁기금 회수 가산세). 따라서 다른 회사의 급여를 정기적으로 대 주는 방식이 유지될 수 있는지는 사실관계에 달려 있습니다. 다음 급여 지급 전에 전문가와 함께 누가 고용주인지, 자금 지원을 어떻게 문서화할지 정하세요.

회사 사이에 오가는 돈은 어떻게 기록하나요?

돈이 이동할 때 그 돈이 무엇인지 정하고, 양쪽을 같은 방식으로 기록하세요. 명칭은 실제로 일어난 일과 맞아야 합니다. 나중에 메모를 써 둔다고 해서 이전의 이동이 저절로 대여금이 되지는 않습니다.

다른 회사에서 산 장비나 부동산은 일반적으로 비용이 아니라 자산입니다(26 CFR 1.263(a)-2). 특수관계자 사이의 매매에는 별도의 규정이 있습니다. 손실이 인정되지 않을 수 있고(26 U.S.C. 267(a)(1)), 감가상각 자산의 매각 차익은 일반 소득이 될 수 있습니다(26 U.S.C. 1239). 법인이 아닌 다른 납세자에게 지급한 용역 대가는 연간 지급액이 $2,000에 이르면 지급자가 Form 1099-NEC를 제출해야 할 수 있으며, 해당 연도 다음 해의 1월 31일까지 제출합니다(IRS). 신고서를 작성하기 전에 각각을 검토받으세요.

먼저 소득세 관점에서 각 회사의 소유자가 누구인지 확인하세요. 선택을 하지 않은 소유주 한 명의 LLC는 소유주의 일부입니다(26 CFR 301.7701-2(a), IRS). 소유주가 같은 두 LLC 사이, 또는 S corporation과 그 소유주 한 명의 LLC 사이의 돈은 소득세에서는 내부 이동이지만, 장부에서는 여전히 회사별로 잔액을 둘 수 있습니다. LLC와 S corporation을 모두 소유하고 있다면 그 사이의 돈은 본인과 S corporation 사이의 돈입니다. 주주 대여금, 출자, 분배금, 또는 임대료, 용역, 비용에 대한 실제 지급이며, 각각 그 성격 그대로 남습니다(주주 대여금 참고).

S corporation과 같은 사람이 파트너와 함께 소유한 LLC처럼 서로 지분이 없는 두 회사는 일반적으로 서로에게 출자하거나 분배하지 않습니다. 둘 사이의 돈은 대개 대여금, 상품이나 용역에 대한 대가, 한쪽이 상대를 위해 낸 비용의 상환, 또는 소유주에게 한 분배금과 소유주가 한 출자입니다.

주주가 여러 명이면 분배금은 지분 비율을 따라야 합니다. S corporation은 한 종류의 주식, 즉 분배 권리가 동일한 주식만 가질 수 있으며, 시기나 금액이 다른 지급은 그에 맞는 세금 효과를 받습니다(26 CFR 1.1361-1(l)). 한 주주의 다른 회사로 비례하지 않게 보낸 돈은 분배금으로 기록하기 전에 정리해야 합니다. S corporation 장부 관리를 참고하세요.

대여금은 진짜여야 합니다. 대손의 관점에서 진정한 채무(bona fide debt)란 확정되었거나 확정할 수 있는 금액을 갚아야 하는 유효하고 집행 가능한 의무이며, 자본 출자는 채무가 아닙니다(26 CFR 1.166-1(c)). S corporation의 주주로부터의 대여금 금액은 주주에게 직접 진 채무를 뜻하며, 회사 간 채무는 포함하지 않습니다(Form 1120-S 작성 안내).

법인과 주주 사이의 무이자 또는 저금리 대여금은 직접이든 간접이든 시장금리 미만 대출 규정에 해당할 수 있으며, 이 규정에는 예외가 있습니다(26 U.S.C. 7872). 주주의 다른 회사에 한 대여금이 여기에 해당하는지는 전문가에게 물어볼 문제입니다. 소유주 본인의 대여금은 주주 대여금과 본인 법인에서 돈 빌리기를 참고하세요.

대여금 원금 상환은 세금이 없나요?

진짜 대여금의 원금을 상환하는 것은 빌려준 사람 자신의 돈이 돌아오는 것입니다. 쟁점은 그 대여금이 진짜였는지, 그리고 빌려준 사람이 소유주라면 소유주에게 대여금 취득가액(loan basis)이 얼마나 있는지입니다.

• 대여금이 아니었던 이동은 위의 정의를 충족하지 못합니다. 신고서에서는 출자, 분배금, 또는 다른 것이 되며, 그 상환도 그에 맞게 취급됩니다.
• 소유주가 자신의 S corporation에 해 준 대여금: 손실이 소유주의 대여금 취득가액을 줄였다면 일부 상환이라도 과세 대상 차익이 생길 수 있으며, S corporation에서 상환을 받은 소유주는 Form 7203을 제출합니다(작성 안내). 주주 대여금을 참고하세요.
• 소유주의 다른 회사에서 받은 대여금은 일반적으로 소유주 본인의 대여금이 아닙니다. Form 7203의 대여금 항목은 주주가 개인적으로 빌려준 돈에 관한 것이고, Form 1120-S 작성 안내는 회사 간 채무를 주주 대여금 금액에서 제외합니다. 선택을 하지 않은 소유주 한 명의 LLC는 확인이 필요한 경우입니다. 소득세에서는 그 LLC의 활동이 소유주의 활동이므로(위 참고) 그 LLC의 대여금은 소유주 본인의 대여금일 수 있기 때문입니다. 상환하기 전에 과거 이동이 어느 쪽이었는지 정하세요.

일부 지분만 소유한 LLC는 제 S corporation의 장부에 어떻게 나타나나요?

일부 지분만 소유한 LLC는 그 지분을 가진 회사의 장부에 LLC의 현금, 매출, 비용이 아니라 투자(자산)로 나타납니다. 먼저 소유 구조도를 확인하세요. 소유주가 개인 자격으로 가진 지분은 소유주의 신고서에 나타나며 S corporation의 장부에는 어디에도 나타나지 않습니다.

S corporation이 파트너십으로 과세되는 LLC(구성원이 둘 이상이면 기본값)의 지분을 가지고 있다면 네 가지를 추적하세요. 법인으로 처리하기로 선택한 LLC는 파트너십 K-1을 발급하지 않으므로 먼저 LLC의 분류를 확인하세요(IRS).

1. 들어간 돈. 출자는 투자를 늘립니다. 대여금은 별도의 채권입니다.
2. 매년의 K-1. 파트너십의 일반 소득이나 손실은 Form 1120-S의 5번 줄에 기재하고, 파트너십 이름과 EIN을 적은 설명서를 첨부합니다. 임대, 포트폴리오, 그 밖에 따로 구분되는 항목은 Schedule K, Schedule K-1, 또는 Form 8825로 갑니다(Form 1120-S 작성 안내).
3. 나온 돈. 분배금은 투자를 줄입니다.
4. 취득가액(basis). 파트너의 취득가액은 파트너의 출자와 소득 배분액이 늘면 오르고, 분배금과 손실 배분액이 늘면 내립니다(Publication 541).

K-1은 LLC의 신고서에서 나오며, LLC의 신고서는 S corporation의 장부가 마감된 뒤에 완료될 수 있으므로 수정 분개를 계획해 두세요. LLC 안의 자본 계정은 파트너 자본 계정을 참고하세요.

회사마다 어떤 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요?

회사마다 폴더를 따로 두세요. 보관 기간은 신고서를 조사하거나 수정할 수 있는 기간에 따릅니다(IRS).

법인은 이사회 회의록도 보관해야 합니다(Publication 583). 더 긴 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에 나와 있습니다.

예시

이 예시들은 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 미국 달러입니다.

회사 세 곳, 장부 세 벌

한 소유주에게 S corporation 하나, 혼자 소유한 임대 LLC 하나, 외부 파트너와 함께 소유한 공동 LLC의 50% 지분이 있습니다. 이 50% 지분은 S corporation이 가지고 있으며, 어느 LLC도 법인 지위를 선택하지 않았습니다. 그러면 장부는 세 벌이 됩니다. S corporation은 Form 1120-S를 제출하고, 공동 LLC에서 받은 K-1 소득을 신고합니다. 임대 LLC는 소유주의 Schedule E에 신고합니다. 공동 LLC는 Form 1065를 제출하고 S corporation과 파트너에게 K-1을 발급합니다. 세 곳 중 직원이 있는 곳은 각자 자기 EIN으로 급여를 처리합니다.

S corporation이 LLC의 급여를 대신 지급하는 경우

혼자 소유한 S corporation이, 역시 혼자 소유하고 선택을 하지 않은 LLC의 직원 급여를 매달 US$30,000씩 대신 지급합니다. 고용주는 LLC이며 LLC 자신의 EIN으로 급여 신고서를 제출합니다. S corporation은 매달 US$30,000을 LLC에서 받을 돈으로 기록하고 상환될 때까지 유지합니다. LLC는 매달 급여 비용 US$30,000과 같은 금액의 S corporation에 줄 돈을 기록합니다. 세 달이 지나면 양쪽 장부에 각각 받을 돈과 줄 돈으로 US$90,000이 나타납니다. 소유주가 그 LLC를 소유하고 있으므로 IRS는 일반적으로 이 지급을 소유주와 S corporation 사이의 돈으로 봅니다. 따라서 무언가에 대한 실제 대가가 아니라면 이 잔액은 주주 대여금 또는 분배금입니다. 상환되지 않는 잔액은 처음부터 진짜 대여금이었는지 의문을 낳습니다. S corporation이 직원에게 직접 급여를 지급했다면 직원 급여에서 원천징수했어야 할 세금에 대한 책임도 질 수 있습니다(위 참고).

S corporation이 공동 LLC에 돈을 빌려주는 경우

S corporation이 서명한 약정서를 받고 공동 LLC에 US$20,000을 빌려줍니다. S corporation은 US$20,000의 대여금 채권을 기록합니다. LLC는 US$20,000의 차입금(파트너로부터의 대여금)을 기록합니다. LLC가 원금 US$5,000을 상환하면 양쪽 모두 US$15,000으로 줄어듭니다. 약정서에 이자가 있다면 S corporation에는 소득이고 LLC에는 비용이지만, LLC가 아직 지급하지 않은 이자에 대한 공제는 늦춰질 수 있습니다(26 U.S.C. 267).

상황이 다르다면?

• 회사 사이에 돈이 오갔는데 누가 누구에게 빚졌는지 아무도 말할 수 없거나, 한 회사가 다른 회사의 급여를 지급해 지급한 쪽이 원천징수 세금을 부담하게 될 수 있는 경우: 과거 이동은 서류, 상환, 누가 이익을 얻었는지 등 실제로 일어난 일을 기준으로 분류해야 하며, 회사별 신고서는 그 결과에 달려 있습니다. 대여금 서류를 만들거나 날짜를 앞당겨 쓰지 마세요. 신고서를 작성하기 전에 장부 관리 도움을 받으세요.
• 이동한 금액을 상환할 계획이거나 이미 상환했는데 대여금이었음을 입증할 수 없는 경우: 상환이 세금 없이 이루어지는지는 위의 사실관계에 달려 있습니다. 먼저 장부 관리 도움으로 기록을 정리하세요.
• 소유주의 번호나 다른 회사의 EIN으로 급여를 처리한 경우: 제출한 서류를 바로잡아야 할 수 있고, 먼저 장부에서 이동 내역을 정리해야 합니다. 급여 오류 바로잡기와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 두 번째 사업을 직접, 새 LLC로, 또는 지주회사 아래에서 운영할지 고민하는 경우: 여러 사업 운영하기를 참고하세요.
• LLC의 자본 계정이나 S corporation 자체의 계정, 임원 보수, 분배금이 필요한 경우: LLC 자본 계정과 S corporation 장부 관리를 참고하세요.
• 임대 부동산마다 LLC를 따로 두고 있는 경우: 임대 부동산별 LLC 장부를 참고하세요.
• 가족이 열 개에서 서른 개의 사업체를 보유한 경우: 여러 사업체에 걸친 패밀리 오피스 회계를 참고하세요.
• 회사 중 하나가 캐나다 회사인 경우: 캐나다 회사와 그 미국 회사의 장부를 참고하세요.