مسك دفاتر شركة S: دليل الحسابات وأجر المسؤول والتوزيعات

ما الذي يجب أن تُظهره دفاتر شركة S؟

لا تشترط IRS نظام مسك دفاتر خاصًا، بل سجلات تُظهر الدخل والمصروفات بوضوح. ويطلب النموذج ⁦1120-S⁩ أكثر من قائمة الأرباح والخسائر: أجر المسؤول التنفيذي، وميزانية ينبغي أن تتفق مع دفاتر الشركة، والتوزيعات لكل مساهم، وقروض المساهمين.

لا تكون الحالة بسيطة إذا انطبق أي مما يلي:

• دُفع للمالك عبر سحب، أو لم تُدفع له أجور أصلًا.
• رُمّزت التوزيعات على أنها مصروفات، أو تشترك القروض والتوزيعات في حساب حقوق ملكية واحد.
• مرّ الإنفاق الشخصي عبر حساب الشركة.
• بدأت الدفاتر حين كان النشاط منشأة فردية أو شركة ذات مسؤولية محدودة، وما زالت تستخدم حساب سحب المالك ورأس مال المالك.
• لم يصل التأمين الصحي للمالك إلى النموذج ⁦W-2⁩، أو لا تتفق الميزانية مع الحساب المصرفي.

قد يحتاج أي من هذه الأمور إلى تصحيح قبل أن يبدأ معدّ الإقرارات عمله.

اجمع قبل أن يطلب معدّ الإقرارات:

• أوراق اختيار وضع شركة S: النموذج 2553 وأي رد من IRS
• تقارير الرواتب لكل تاريخ دفع
• كشوف الحساب المصرفي والبطاقات للسنة كاملة
• سندات القروض بين الشركة ومساهميها
• آخر إقرار قُدّم
• هل الدفاتر على الأساس النقدي أم على أساس الاستحقاق المحاسبي، لأن الإقرار يتبع الطريقة التي تستخدمها الدفاتر

ما الحسابات التي تحتاجها شركة S (دليل الحسابات)؟

فوق حسابات المصرف والبطاقات والمصروفات والمعدات والديون والذمم المدينة والدائنة المعتادة، تحتاج شركة S إلى ست مجموعات تغذي النموذج ⁦1120-S⁩. وأسماء الحسابات من ممارسة مسك الدفاتر لا من قواعد IRS: فلا تنشر IRS دليل حسابات مطلوبًا.

تُخصم حصة صاحب العمل من ضرائب الرواتب بوصفها ضرائب لا أجورًا (المنشور 334؛ المنشور 535، آخر مراجعة 2022)، لذلك تبقى خارج السطرين 7 و8. وكذلك الأجر المبلَّغ عنه في موضع آخر من الإقرار، مثل الأجور ضمن تكلفة البضاعة المباعة أو مساهمات ⁦401(k)⁩ الاختيارية، يبقى خارج هذين السطرين.

أبقِ أجر المالك والتوزيعات والقروض في ثلاثة أماكن منفصلة. فحساب سحب مشترك واحد يخفي أي الدولارات كانت أجورًا، وأيها توزيعات، وأيها يجب سداده.

كيف أسجل راتبي كمسؤول تنفيذي، وأين ترتبط ضرائب الرواتب والنماذج 941 و940 و⁦W-2⁩؟

المسؤول التنفيذي الذي يؤدي لشركة S أكثر من عمل ثانوي ويُدفع له، أو يستحق أن يُدفع له، هو موظف، وما يُدفع له أجور حتى لو كان مساهمًا أيضًا (IRS). فإذا انطبق ذلك على المسؤول، يُسجَّل الأجر عبر كشوف الرواتب بوصفه أجورًا، لا عبر حساب سحب المالك. وتحدد الشركة من هو المسؤول التنفيذي بموجب قانون الولاية التي تأسست فيها؛ أما ما يُدفع لمالك عامل لا يشغل منصبًا فيُبلَّغ عنه عادةً أجورًا في السطر 8. ويجب على الشركة أن تدفع تعويضًا معقولًا عن هذه الخدمات قبل أي توزيعات غير أجرية. وتجد مقدار المعقول في راتب مالك شركة S.

عند كل تاريخ دفع:

1. يذهب إجمالي أجر المسؤول التنفيذي إلى حساب أجر المسؤول التنفيذي.
2. تبقى ضريبة الدخل المستقطعة وحصتا الضمان الاجتماعي وMedicare في حسابات التزامات الرواتب إلى أن تُودع. وكذلك ضريبة البطالة.
3. يُسقط كل إيداع الالتزام المقابل ويحتفظ بتاريخه ومبلغه.

تستحق الإيداعات قبل الإقرارات. فالمودِع الشهري يودع بحلول اليوم الـ15 من الشهر التالي؛ وصاحب العمل الذي تكون ضريبته في فترة المراجعة السابقة أعلى يتبع الجدول نصف الأسبوعي، وقد يستحق التزام كبير في يوم العمل التالي (المنشور 15). ولضريبة البطالة الفيدرالية قاعدة إيداع خاصة بها، مشروحة في تشغيل الرواتب بنفسك. والضريبة المستقطعة ملك للحكومة: فالمسؤول الذي يمتنع عن عمد عن سدادها قد تترتب عليه غرامة شخصية قدرها ⁦100%⁩ من الضريبة المستقطعة غير المسددة (المادة 6672؛ غرامة استرداد ضريبة الأمانة). أما التزام الرواتب الذي لا يُسقَط فهو مشروح في التزامات الرواتب التي لا تُسقَط.

ثلاثة إقرارات ينبغي أن ترتبط بتلك الحسابات:

قد تؤثر عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية وقواعد الإيداع في الوقت المحدد في هذه التواريخ (المنشور 15). وصاحب العمل الذي أبلغته IRS كتابةً بتقديم النموذج 944 يقدّمه مرة واحدة في السنة بدلًا من النموذج 941 ربع السنوي. وتسجيل دورة الرواتب مشروح في قيود يومية الرواتب. وإذا لم تُشغَّل رواتب للمالك قط، راجع شركة S لم تشغّل الرواتب قط.

كيف أسجل التوزيعات (سحب المالك) حتى تبقى خارج المصروفات؟

سجّل التوزيع تخفيضًا في حقوق الملكية، ولا تسجله مصروفًا أبدًا. فالتوزيع دفعة للمالك مقابل ملكية الأسهم، لذا يجب ألا يظهر في قائمة الأرباح والخسائر. و«سحب المالك» مصطلح خاص بالمنشأة الفردية. أما في شركة S فالمال الذي يذهب إلى المالك هو أجر عبر كشوف الرواتب، أو توزيع عبر حقوق الملكية، أو قرض من الشركة يجب سداده، أو سداد لقرض المالك نفسه، أو تعويض عن تكاليف نشاط دفعها المالك (مصروفات شركة S التي لم تُعوَّض قط). ويُبلَّغ في الإقرار عن التوزيعات غير الأرباحية في Schedule K السطر 16d، ويُظهر نموذج ⁦K-1⁩ لكل مساهم مبلغه الخاص في الخانة 16 بالرمز D. وتستطيع الشركة التي لديها أرباح متراكمة من سنوات كانت فيها شركة C أن تدفع جزءًا من التوزيع على أنه توزيع أرباح، يُبلَّغ عنه في Schedule K السطر 17c والنموذج ⁦1099-DIV⁩، لا في نموذج ⁦K-1⁩؛ راجع كيف تُفرض الضريبة على شركات S.

سجّل كل توزيع بتاريخه ومساهمه ومبلغه، في حساب حقوق الملكية الخاص بذلك المساهم. والتوزيع لا يغني عن الأجور أيضًا: إذ تستطيع IRS أن تعامل ما يُدفع لمساهم عامل على أنه أجور إذا كان الأجر منخفضًا جدًا. وتجد التسجيل سطرًا سطرًا، وسبب إرباك التوزيعات لـ Schedule L، في تسجيل توزيعات شركة S.

لماذا يجب أن تتبع التوزيعات الملكية؟

لا يجوز لشركة S أن تكون لها إلا فئة واحدة من الأسهم. ويعني ذلك عادةً أن لكل سهم الحقوق نفسها في التوزيعات وفي عائدات التصفية، بحسب ما يحدده عقد التأسيس واللوائح الداخلية وقانون الولاية والاتفاقيات الملزمة (لوائح وزارة الخزانة ⁦1.1361-1(l)⁩). وعمليًا يُقسَّم كل توزيع بنسبة الأسهم المملوكة.

وفئة ثانية من الأسهم تُنهي اختيار وضع شركة S، لذا فإن المدفوعات غير المتساوية للملاك أكثر من مجرد خطأ في مسك الدفاتر. ويوجد إعفاء عن الإنهاء غير المقصود، لكن يجب أن ترى IRS أنه غير مقصود، وعلى الشركة أن تصحح السبب وتوافق على التعديلات (المادة ⁦1362(f)⁩). وحين تمنح المستندات المنظِّمة حقوقًا متطابقة، فإن توزيعًا يختلف في توقيته أو مبلغه لا ينشئ بحد ذاته فئة ثانية، لكنه يُعطى أثرًا ضريبيًا بحسب الوقائع. والتوزيعات غير المتساوية نقطة تستدعي مراجعة مهنية قبل تقديم الإقرار.

أين يذهب التأمين الصحي للمساهم الموظف؟

الأقساط التي تدفعها الشركة عن مساهم موظف يملك أكثر من ⁦2%⁩ من الأسهم أو حقوق التصويت في أي يوم من السنة تُعامل على أنها أجور لهذا المساهم لأغراض استقطاع ضريبة الدخل، وتسجلها الدفاتر مع أجر المالك لا مع مزايا الموظفين. وقد تُحتسب أسهم الزوج أو الزوجة أو الابن أو الحفيد أو الوالد ضمن هذا الاختبار (المادة ⁦1372(b)⁩). والخطأ الشائع أن تُدفع من حساب الشركة ثم لا تُضاف أبدًا إلى النموذج ⁦W-2⁩ الخاص بالمالك.

تقول IRS إن للشركة أن تخصم الأقساط وإنها تُدرج في الخانة 1 من النموذج ⁦W-2⁩. وعندما تُدفع بموجب خطة أو نظام يشمل جميع الموظفين أو فئة منهم، فإنها ليست أجورًا للضمان الاجتماعي أو Medicare أو البطالة الفيدرالية، وتبقى خارج الخانتين 3 و5 من النموذج ⁦W-2⁩، لذا احتفظ بهذا الفصل في سجلات الرواتب. وتضعها تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ في السطر 7 أو 8 (أو النموذج ⁦1125-E⁩). أما الموظفون الذين يملكون ⁦2%⁩ أو أقل بحسب الاختبار، فتدخل مساهمات الخطة في السطر 18 بوصفها برامج مزايا موظفين. وهل يستطيع المالك خصم الأقساط في إقراره الشخصي له شروط إضافية: راجع التأمين الصحي لملاك شركات S.

كيف أسجل مالًا أقرضه للشركة، أو آخذه منها كقرض؟

سجّل قرض المساهم للشركة التزامًا، وقرض الشركة للمساهم أصلًا.

ينبغي عادةً أن يتطابق سطر القروض من المساهمين في Schedule L مع مبالغ ⁦K-1⁩، مع استبعاد دين اكتفى المساهم بالتوقيع عليه ضامنًا أو كفيلًا.

ضع كل قرض في مستند مكتوب يتضمن مبلغه وتاريخه وشروط سداده. وتعامل تعليمات النموذج 7203 القرض المثبت بسند مكتوب على نحو منفصل عن سلف الحساب المفتوح. وهل يُعدّ المال قرضًا أم رأس مال يتوقف على الوقائع؛ راجع قروض المساهمين إلى شركة S.

ماذا أسوّي كل شهر وكل ربع سنة؟

سوِّ كل حساب مصرفي وحساب بطاقة وحساب رواتب كل شهر، وطابق إجماليات الرواتب مع النموذج 941 كل ربع سنة. وهذه الفحوص من ممارسة مسك الدفاتر لا من قواعد IRS.

هل أحتاج إلى Schedule L وSchedule ⁦M-1⁩ وSchedule ⁦M-2⁩ والنموذج ⁦1125-E⁩؟

Schedule L مطلوب ما لم تجب الشركة بـ«نعم» عن السؤال 11 في Schedule B. والنموذج ⁦1125-E⁩ مطلوب عندما يبلغ إجمالي الإيرادات 500,000 دولار ويُخصم أجر المسؤول التنفيذي.

يشمل إجمالي الإيرادات أكثر من المبيعات: إجمالي الإيرادات مع سطور الدخل الأخرى وبعض دخل Schedule K والنموذج 8825 (تعليمات النموذج ⁦1125-E⁩). وتجد التقارير التي تغذي هذه الصفحات في الدفاتر إلى إقرار الأعمال الضريبي، وتجد الميزانية التي لا يستطيع البرنامج إنتاجها في ميزانية Schedule L في إقرار الشركة.

ماذا أحتفظ به لكل مساهم، ومن يحتفظ به؟

تحتفظ الشركة بالدفاتر التي تنتج كل نموذج ⁦K-1⁩. ويحتفظ المساهم بسجلات الأساس الضريبي.

تقول تعليمات النموذج 7203 إن المساهم مسؤول عن الاحتفاظ بالمعلومات اللازمة لحساب الأساس الضريبي للأسهم، وإن التوزيع غير الأرباحي الذي يزيد على الأساس الضريبي للأسهم يُبلَّغ عنه ربحًا رأسماليًا. راجع الأساس الضريبي لمساهم شركة S والتوزيعات التي تزيد على الأساس الضريبي. مدد الاحتفاظ: تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ وIRS: حفظ السجلات.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية، بالدولار الأمريكي.

مستشار يعمل وحده

شركة S إيراداتها 180,000 دولار أمريكي. يُدفع للمالك 70,000 دولار أمريكي عبر كشوف الرواتب، ويأخذ 50,000 دولار أمريكي توزيعات. يُعدّ الراتب وضرائب رواتب الشركة مصروفات. أما التوزيعات فتذهب إلى حقوق الملكية ولا تمس قائمة الأرباح والخسائر. وإذا كان إجمالي الأصول أقل من 250,000 دولار أمريكي أيضًا، يمكن الإجابة عن السؤال 11 بـ«نعم» ولا يُطلب Schedule L وSchedule ⁦M-1⁩، لكن الدفاتر تظل تحتفظ بالميزانية. مبلغ الأجر توضيحي؛ فالأجر المعقول يتوقف على العمل المنجز.

مساهمان

يملك مساهمان ⁦60%⁩ و⁦40%⁩. يُسجَّل توزيع قدره 100,000 دولار أمريكي على أنه 60,000 دولار أمريكي و40,000 دولار أمريكي، بقيد واحد لكل مساهم، لأن للشركة فئة واحدة من الأسهم. ولو دُفع 100,000 دولار أمريكي كاملة لصاحب نسبة ⁦60%⁩ وحده، لما تطابقت المدفوعات مع الملكية. وهل ذلك غير ضار يتوقف على المستندات المنظِّمة، لذا يحتاج إلى مراجعة مهنية قبل الإقرار.

إيرادات تتجاوز حد النموذج ⁦1125-E⁩

شركة إجمالي إيراداتها 520,000 دولار أمريكي، وتدفع لمسؤولها التنفيذي الوحيد ومساهمها الوحيد 90,000 دولار أمريكي. وتدفع أيضًا 6,000 دولار أمريكي تأمينًا صحيًا لهذا المالك. تُضاف الأقساط إلى الخانة 1 من النموذج ⁦W-2⁩ للمالك وتُحتسب أجرًا للمسؤول التنفيذي. النموذج ⁦1125-E⁩ مطلوب لأن الإيرادات تتجاوز 500,000 دولار أمريكي، ويُظهر 96,000 دولار أمريكي، ومع عدم وجود أجر مسؤول تنفيذي مخصوم في موضع آخر، ينتقل هذا الإجمالي إلى السطر 7 من النموذج ⁦1120-S⁩. ولأن الإيرادات تتجاوز 250,000 دولار أمريكي أيضًا، يلزم Schedule L وميزانية تتفق مع الدفاتر.

هل يختلف وضعك؟

• يقترب موعد أول نموذج ⁦1120-S⁩ لك ودفاترك مختلطة: لا رواتب لك، أو توزيعات مرمَّزة كمصروفات، أو إنفاق شخصي عبر حساب الشركة، أو ملف قديم لمنشأة فردية أو شركة ذات مسؤولية محدودة ما زال مستخدمًا. ومن المفيد أن تحسم مع مختص قبل الإقرار من أين تبدأ الدفاتر من جديد، وما يحتاج إلى إعادة تسجيل، وما الذي يحتاجه معدّ الإقرارات منك: مساعدة في مسك دفاتر شركات S.
• لم يكن المالك على كشوف الرواتب قط، أو لست متأكدًا من أن الأجر معقول: راجع شركة S لم تشغّل الرواتب قط وراتب مالك شركة S. وعندها يجب تصحيح الدفاتر والنموذج ⁦1120-S⁩ معًا، فينبغي أن يطّلع مختص على الأشهر السابقة قبل الإقرار: مساعدة في مسك دفاتر شركة S.
• أحد المساهمين ليس مواطنًا ولا مقيمًا في الولايات المتحدة: لا يجوز أن يكون لشركة S مساهم أجنبي غير مقيم، والانتقال إلى الخارج وحده ليس الاختبار، لذا تحتاج الملكية والوضع الضريبي إلى نظر مختص قبل إصلاح أي دفاتر. راجع كيف تُفرض الضريبة على شركات S ومساعدة في الضرائب عبر الحدود.
• تسأل هل تحتاج شركة S إلى ملف محاسبي جديد: راجع الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S.
• تختار برنامجًا، أو تسأل هل تتعامل البرامج المبتدئة مع رواتب شركة S: راجع برنامج مسك دفاتر شركة S.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا: راجع استكمال دفاتر شركة S المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• دفعت الشركة فواتيرك الشخصية: راجع دفع شركة S للمصروفات الشخصية.
• تملك عدة شركات: راجع دفاتر عدة شركات.
• تريد أن تعرف كم يكلف مسؤول مسك الدفاتر ومعدّ الإقرارات لشركة S: راجع تكلفة محاسبة شركة S.