Varias LLC y una corporación S: libros separados y transferencias

¿Necesito libros separados para cada empresa o un solo archivo puede contenerlas todas?

Lleve un conjunto de libros completo y separado para cada negocio. La Publication 583 indica que quien es propietario de más de un negocio debe llevar libros y registros completos y separados para cada uno. Darle a cada empresa sus propias cuentas bancarias, su balance general y su estado de resultados es la forma habitual de hacerlo, porque cada una puede tener sus propios propietarios, deudas, empleados y declaración. El IRS acepta cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos. Cuando una corporación S completa el Schedule L, las instrucciones del Form 1120-S indican que el balance general debe coincidir con sus libros y registros.

Ninguna regla tributaria fija un número de archivos o suscripciones de software. Haga esta prueba: ¿cada empresa puede producir sus propios informes sin las demás? Si es así, un solo archivo combinado puede funcionar; si no, esa empresa necesita el suyo. Sobre el software, vea cuándo el software contable deja de ser suficiente y configuración para una corporación S.

Un caso no es sencillo cuando:

• Una empresa tiene un socio externo, así que sus libros deben respaldar el K-1 de ese socio.
• El dinero pasa entre las empresas y nadie anotó qué era.
• Una empresa paga al personal de otra, o lo emplea.
• Una misma cuenta bancaria sirve a más de una empresa, o se mezcla dinero personal y de las empresas. Vea cómo corregir fondos mezclados.

Reúna primero: un organigrama de propiedad (cada empresa, sus propietarios y sus participaciones); la carta del EIN y los documentos de constitución de cada empresa; todos los estados de cuenta bancarios y de tarjeta; los documentos de préstamos y cualquier acuerdo entre las empresas; y la última declaración y los K-1 de cada una.

Si le corresponde el segundo o el tercer caso anterior, por lo general hay que ordenar los asientos pasados antes de preparar las declaraciones; la última sección lo explica.

¿Cuál de mis empresas presenta su propia declaración?

Cada empresa presenta según la forma en que tributa, no según cuántas tenga usted.

Las elecciones y los cambios de miembros mueven a una entidad de una fila a otra. El Form 2553 (estatus S) generalmente se presenta dentro de 2 meses y 15 días después de que comienza el año S. El Form 8832 puede surtir efecto 75 días antes o 12 meses después de presentarse, y es una transferencia presunta de los activos de la LLC (Form 8832). Sumar o perder un miembro también cambia la fila por defecto de una LLC (IRS).

Las declaraciones estatales siguen sus propias reglas. Una LLC de un solo propietario sin declaración propia sigue siendo un empleador aparte, como se explica a continuación. Para decidir si tener un segundo negocio directamente, mediante una empresa o en una nueva LLC, y qué presenta cada opción, vea cómo manejar más de un negocio.

¿El nombre y el EIN de cuál empresa van en la nómina?

La empresa que emplea al trabajador, con su propio EIN. La Publication 15 indica que un trabajador es, por lo general, su empleado si usted tiene el derecho de controlar qué se hace y cómo, y le dice al empleador que use su propio EIN en todo lo que envía al IRS y a la Administración del Seguro Social.

Una LLC de un solo propietario sin declaración del impuesto sobre la renta sigue siendo el empleador, con su propio EIN. El IRS trata a una LLC de un solo miembro como una entidad aparte para los impuestos de nómina, con su propio nombre y EIN para los salarios, e indica que necesita un EIN si tiene empleados. En un Form W-9, esa misma LLC da el nombre y el número de su propietario.

La trampa es manejar la nómina de una empresa con el número del propietario o con el EIN de otra empresa. Si eso ocurrió, vea cómo corregir un error de nómina. Las cuentas estatales de nómina se abren estado por estado.

Una empresa recibe los depósitos y otra paga la nómina: ¿cómo se registra?

Los libros de cada empresa muestran sus propios ingresos y sus propios costos, incluidos los salarios. La empresa cuya cuenta bancaria llevó el dinero de la otra registra un saldo adeudado, no un ingreso ni un gasto, y cada una muestra a la otra como «por cobrar a» (una cuenta por cobrar) o «por pagar a» (una cuenta por pagar).

Al cierre de cada mes, el «por cobrar a B» de A debe ser igual al «por pagar a A» de B; si no, falta un asiento de un lado. Salde los saldos en efectivo según un calendario y conserve las fechas: los importes no pagados entre contribuyentes relacionados pueden retrasar la deducción del pagador hasta que el beneficiario incluya el importe en sus ingresos (26 U.S.C. 267), según el método contable del beneficiario. Para el asiento de nómina en sí, vea asientos contables de nómina.

Quien firma el cheque no decide por sí solo quién es el empleador. El empleador es la persona para quien se hace el trabajo, salvo que, cuando esa persona no controla el pago de los salarios, la persona que sí lo controla se trata como empleador para efectos de la retención (26 U.S.C. 3401(d)). Las corporaciones relacionadas que emplean a la misma persona al mismo tiempo pueden usar un pagador común; cada una deduce solo su parte de los salarios, y únicamente si reembolsa al pagador (Publication 15-A). Esa regla trata de un trabajador compartido, no de una empresa que financia el personal de otra, y la publicación no dice cómo se aplica a las LLC.

Una empresa que no es el empleador igual puede deber la retención del empleador. Pagar directamente a los trabajadores de un empleador hace al pagador responsable de los impuestos que debieron retenerse de esos salarios, más intereses (26 U.S.C. 3505(a)). Aportar fondos para la nómina, con conocimiento real de que el empleador no entregará o no podrá entregar los impuestos retenidos, hace al pagador responsable de los impuestos no pagados, hasta 25% de los fondos aportados (sección 3505(b)). El empleador igual presenta sus propias declaraciones de nómina, y el manual del IRS indica que la demanda contra el pagador debe presentarse dentro de 10 años después de que se determine el impuesto al empleador (IRM 5.1.24.4.5.3). Un propietario o ejecutivo que decide qué facturas se pagan también puede ser responsable personalmente de los impuestos retenidos y no pagados (multa por recuperación de fondos retenidos). Por eso, si financiar con regularidad la nómina de otra empresa se sostiene depende de los hechos; defina con un profesional quién es el empleador y cómo se documenta el financiamiento antes de la próxima nómina.

¿Cómo registro el dinero que pasa entre mis empresas?

Decida qué es el dinero cuando se mueve y regístrelo de la misma manera en ambos lados. La clasificación debe coincidir con lo que realmente ocurrió: una nota escrita después no convierte por sí sola una transferencia anterior en un préstamo.

El equipo o la propiedad comprada a otra empresa generalmente es un activo, no un gasto (26 CFR 1.263(a)-2). Las ventas entre partes relacionadas tienen sus propias reglas: una pérdida puede no admitirse (26 U.S.C. 267(a)(1)), y la ganancia en bienes depreciables puede ser ingreso ordinario (26 U.S.C. 1239). Un cargo por servicios a otro contribuyente que no sea una corporación puede exigir que el pagador presente el Form 1099-NEC cuando los pagos alcanzan $2,000 en un año, con vencimiento 31 de enero después de ese año (IRS). Haga que revisen cada caso antes de preparar las declaraciones.

Primero verifique quién es el propietario de cada empresa para efectos del impuesto sobre la renta. Una LLC de un solo propietario sin elección forma parte de su propietario (26 CFR 301.7701-2(a); IRS). El dinero entre dos de esas LLC con el mismo propietario, o entre una corporación S y su propia LLC de un solo propietario, es un movimiento interno para el impuesto sobre la renta, aunque los libros pueden seguir llevando un saldo por empresa. Si usted es propietario tanto de la LLC como de la corporación S, el dinero entre ellas es dinero entre usted y la corporación S: un préstamo del accionista, un aporte, una distribución o un pago genuino por alquiler, servicios o un costo, que sigue siendo lo que es (vea préstamos del accionista).

Dos empresas sin participación entre sí, como una corporación S y una LLC que la misma persona tiene con socios, por lo general no se hacen aportes ni distribuciones una a la otra. El dinero entre ellas suele ser un préstamo, un pago por bienes o servicios, un reembolso de un costo que una pagó por la otra, o una distribución al propietario seguida de un aporte del propietario.

Con más de un accionista, las distribuciones deben seguir la propiedad de las acciones: una corporación S puede tener una sola clase de acciones, es decir, derechos de distribución idénticos, y un pago que difiere en momento o monto recibe el efecto tributario que corresponda (26 CFR 1.1361-1(l)). El dinero enviado a la otra empresa de un accionista, sin repartirse en proporción, debe aclararse antes de registrarse como distribución; vea contabilidad de una corporación S.

Un préstamo debe ser real. Para efectos de deudas incobrables, una deuda legítima es una obligación válida y exigible de pagar una suma fija o determinable, y un aporte de capital no es una deuda (26 CFR 1.166-1(c)). La cifra de préstamos de los accionistas de una corporación S abarca la deuda que se debe directamente a un accionista, no la deuda entre empresas (instrucciones del Form 1120-S).

Los préstamos sin intereses o con intereses bajos entre una corporación y un accionista, directa o indirectamente, pueden caer bajo las reglas de préstamos por debajo del mercado, que tienen excepciones (26 U.S.C. 7872). Si un préstamo a la otra empresa del accionista cuenta es una pregunta para un profesional. Para el préstamo propio de un propietario, vea préstamos del accionista y cómo pedir prestado a su propia corporación.

¿El pago del capital de un préstamo está libre de impuestos?

Pagar el capital de un préstamo genuino devuelve el dinero del propio prestamista. Las dudas abiertas son si el préstamo fue genuino y, cuando el prestamista es el propietario, cuánta base de préstamo tiene el propietario.

• Una transferencia que nunca fue un préstamo no cumple la definición anterior. En la declaración es un aporte, una distribución u otra cosa, y su pago se trata en consecuencia.
• El préstamo propio de un propietario a su corporación S: cuando las pérdidas han reducido la base de préstamo del propietario, un pago, incluso parcial, puede generar una ganancia gravable, y un propietario que recibe un pago de una corporación S presenta el Form 7203 (instrucciones). Vea préstamos del accionista.
• Un préstamo de la otra empresa del propietario generalmente no es el préstamo propio del propietario: la sección de préstamos del Form 7203 es para el dinero que el accionista prestó personalmente, y las instrucciones del Form 1120-S dejan fuera la deuda entre empresas de la cifra de préstamos del accionista. Una LLC de un solo propietario sin elección es el caso que hay que revisar, porque para el impuesto sobre la renta su actividad es del propietario (vea arriba), así que un préstamo suyo puede ser el préstamo propio del propietario. Defina de cuál se trataba una transferencia pasada antes de hacer un pago.

¿Cómo aparece en los libros de mi corporación S una LLC con propiedad parcial?

Una LLC con propiedad parcial aparece en los libros de la empresa que tiene la participación, como una inversión (un activo), no como el efectivo, las ventas o los gastos de la LLC. Revise primero el organigrama de propiedad: una participación que el propietario tiene personalmente aparece en la declaración del propietario y en ninguno de los libros de la corporación S.

Si la corporación S tiene una participación en una LLC que tributa como sociedad de personas (lo que corresponde por defecto con dos o más miembros), dé seguimiento a cuatro cosas. Una LLC que eligió el tratamiento de corporación no envía un K-1 de sociedad de personas, así que confirme primero su clasificación (IRS).

1. Lo que entró. Un aporte suma a la inversión. Un préstamo es una cuenta por cobrar aparte.
2. El K-1 anual. El ingreso o la pérdida ordinarios de la sociedad de personas van en la línea 5 del Form 1120-S, con una declaración que nombre a la sociedad y su EIN. Los alquileres, las inversiones y otras partidas declaradas por separado van a los Schedules K y K-1 o al Form 8825 (instrucciones del Form 1120-S).
3. Lo que salió. Las distribuciones reducen la inversión.
4. La base. La base de un socio sube con sus aportes y su parte de los ingresos, y baja con las distribuciones y su parte de las pérdidas (Publication 541).

El K-1 viene de la declaración de la LLC, que puede terminarse después de que cierren los libros de la corporación S, así que planee un asiento de ajuste. Para las cuentas de capital dentro de la LLC, vea cuentas de capital de los socios.

¿Qué registros guardo de cada empresa y por cuánto tiempo?

Guarde una carpeta aparte para cada empresa. La conservación sigue el período en que una declaración todavía puede examinarse o enmendarse (IRS).

Una corporación también debe conservar las actas de las reuniones de directores (Publication 583). Los plazos más largos están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los importes están en dólares estadounidenses.

Tres empresas, tres juegos de libros

Una propietaria tiene una corporación S, una LLC de alquileres que le pertenece solo a ella y una participación de 50% en una LLC compartida con un socio externo. La corporación S tiene la participación de 50% y ninguna LLC eligió el estatus de corporación. Eso da tres juegos de libros. La corporación S presenta el Form 1120-S y declara su ingreso del K-1 de la LLC compartida. La LLC de alquileres se declara en su Schedule E. La LLC compartida presenta el Form 1065 y envía un K-1 a la corporación S y al socio. Cualquiera de las tres que tenga empleados maneja la nómina con su propio EIN.

La corporación S paga la nómina de una LLC

Su corporación S, de la que ella es la única propietaria, cubre US$30,000 al mes en salarios de los empleados de una LLC que le pertenece solo a ella, sin elección. La LLC es el empleador y presenta las declaraciones de nómina con su propio EIN. La corporación S registra US$30,000 al mes como por cobrar a la LLC hasta que se reembolsen. La LLC registra US$30,000 al mes en gasto de salarios y el mismo monto adeudado a la corporación S. Después de tres meses, ambos libros muestran US$90,000, uno como por cobrar y otro como por pagar. Como ella es propietaria de la LLC, el IRS generalmente trata estos pagos como dinero entre ella y la corporación S, así que el saldo es un préstamo del accionista o una distribución, salvo que sea un pago genuino por algo. Un saldo que nunca se reembolsa plantea la duda de si alguna vez fue un préstamo genuino. Si la corporación S paga directamente a los empleados, también puede ser responsable de los impuestos que debían retenerse de sus salarios (vea arriba).

La corporación S presta a la LLC compartida

La corporación S presta a la LLC compartida US$20,000 con un pagaré firmado. La corporación S registra un pagaré por cobrar de US$20,000. La LLC registra un pagaré por pagar de US$20,000, un préstamo de un socio. Cuando la LLC paga US$5,000 de capital, ambos lados bajan a US$15,000. Si el pagaré cobra intereses, son ingreso para la corporación S y gasto para la LLC, aunque la deducción de la LLC por los intereses que no ha pagado puede retrasarse (26 U.S.C. 267).

¿Su caso es distinto?

• El dinero pasó entre sus empresas y nadie puede decir quién le debe a quién, o una empresa pagó la nómina de otra, lo que puede dejar al pagador debiendo los impuestos retenidos: las transferencias pasadas deben clasificarse según lo que realmente ocurrió (documentos, pagos, quién se benefició), y la declaración de cada empresa depende del resultado. No cree ni anteponga la fecha de documentos de préstamo; obtenga ayuda de contabilidad antes de preparar las declaraciones.
• Usted planea pagar una transferencia, o ya lo hizo, y no puede demostrar que era un préstamo: que el pago esté libre de impuestos depende de los hechos descritos arriba. Ordene primero los registros con ayuda de contabilidad.
• La nómina se manejó con el número del propietario o con el EIN de otra empresa: puede ser necesario corregir las presentaciones, y primero hay que ordenar las transferencias en los libros. Vea cómo corregir un error de nómina y ayuda de contabilidad.
• Usted decide si manejar un segundo negocio directamente, en una nueva LLC o bajo una sociedad de cartera: vea cómo manejar más de un negocio.
• Usted necesita las cuentas de patrimonio de una LLC, o las cuentas de la propia corporación S, el sueldo de ejecutivos y las distribuciones: vea cuentas de patrimonio de una LLC y contabilidad de una corporación S.
• Cada alquiler está en su propia LLC: vea libros para una LLC por propiedad de alquiler.
• Su familia tiene de diez a treinta entidades: vea contabilidad de una oficina familiar entre varias entidades.
• Una de las empresas es canadiense: vea libros de una empresa canadiense y su empresa de EE. UU..