مسؤول مسك الدفاتر لا يسوّي الحسابات؟ راجع عمله بنفسك

كيف أعرف أن مسؤول مسك الدفاتر يسوّي حساباتي فعلًا؟

يسوّي مسؤول مسك الدفاتر الحساب عندما يساوي رصيد الكشف الختامي، بعد تعديله بالبنود غير المطابقة المدرجة، رصيد الدفاتر في التاريخ نفسه. ينصح IRS بتسوية الحساب الجاري التجاري كل شهر. اطلب التقرير لكل حساب مصرفي وبطاقة، مع تاريخ آخر تسوية لكل منها. ومسؤول مسك الدفاتر الذي لا يدخل إلى الدفاتر أو لا يسوّي في موعده يظهر أولًا في حساب مضى على تاريخ آخر تسوية له أشهر. التاريخ يدل على أن الحساب متأخر، لا على السبب: قد يكون السبب مسؤول مسك الدفاتر أو كشوفًا ناقصة أو فقدان الوصول، لذا اسأل.

تصبح الحالة غير بسيطة عندما:

• يختلف البنك عن الدفاتر ولا تستطيع التمييز بين فجوة توقيت وخطأ حقيقي؛
• لم تُسوَّ أشهر قط، فتراكمت الأخطاء مع الوقت؛
• تُظهر الدفاتر نقدًا لا يملكه البنك؛
• تختلف الرواتب أو ضريبة المبيعات في الدفاتر عن سجلات IRS أو الولاية؛
• قُدّم إقرار من دفاتر لم تُسوَّ؛
• النشاط التجاري شراكة أو شركة يجب أن تُكمل Schedule L، وهي ميزانية عمومية يجب أن تتفق مع الدفاتر.

اجمع أولًا: كشفًا لكل حساب عن الأشهر المعنية، وآخر إقرارين مقدَّمين، وثلاثة أشهر من تقارير الدفاتر (الميزانية العمومية، وقائمة الأرباح والخسائر، وتقارير التسوية)، وتقارير الرواتب والنماذج 941 و940 المقدَّمة، وكشوف القروض، والنماذج 1099 التي استلمها النشاط، وسجلات IRS للنشاط: رصيد الحساب وسجل المدفوعات والكشوف.

ربط الحساب المصرفي بالدفاتر ليس تسوية؛ راجع الربط المصرفي مقابل التسوية.

ماذا ينبغي أن تُظهر التسوية الشهرية، وماذا أطلب أن أراه؟

تُظهر التسوية الشهرية أن الدفاتر تتفق مع البنك بعد إدراج كل فجوة توقيت. وخطوات IRS هي: مقارنة الإيداعات والشيكات المصروفة بالدفاتر، وتدوين ما لم يُصرف بعد، وإدخال الرسوم المصرفية الناقصة في الدفاتر، ثم التأكد من تساوي رصيد الكشف المعدَّل مع رصيد الدفاتر المعدَّل.

وللروتين المحيط بها، راجع قائمة إقفال نهاية الشهر.

لماذا لا يتطابق رصيد البنك مع ما تقوله دفاتري؟

الأسباب المعتادة هي التوقيت، والرسوم المصرفية الناقصة في الدفاتر، وأخطاء القيد. وقد سمّى IRS الأولين: فقد يتضمن الكشف رسومًا لم تُدخل بعد في الدفاتر، ولا يتضمن الإيداعات التي تمت بعد تاريخ الكشف والشيكات التي لم تُصرف. ويشمل مثاله أيضًا إيداعًا أُدخل بمبلغ خاطئ.

فرق التوقيت له اسم وتاريخ ويزول عادةً بحلول الكشف التالي. أما الفرق الذي لا يستطيع أحد ربطه ببند محدد فهو خطأ، أو قيد ناقص، أو مال تحرك دون تسجيل. وعندما تُظهر الدفاتر نقدًا أكثر من البنك، فابحث عن مدفوعات لم تُدخل أبدًا، وإيداعات أُدخلت مرتين، وتحويلات أُدخلت في طرف واحد فقط. وبالنسبة لإيداعات البطاقات والدفع الإلكتروني، راجع مطابقة المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

إذا كانت المشكلة في الرصيد الافتتاحي للتسوية نفسها، فراجع الرصيد الافتتاحي للتسوية خاطئ.

ماذا تعني الأرصدة الكبيرة غير المصنفة أو المعلّقة أو الوسيطة؟

الرصيد الكبير غير المصنف أو المعلّق أو الوسيط يعني أن مالًا تحرك ولم يقرر أحد ما هو. ويقول IRS إن مصدر المتحصلات لازم للتمييز بين المتحصلات التجارية وغير التجارية، وبين الدخل الخاضع للضريبة وغير الخاضع لها، وإن الدفاتر يجب أن تُظهر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات. وإلى أن يُفرز الرصيد، قد تكون قائمة الأرباح والخسائر خاطئة بمقدار مجهول.

الحساب الوسيط محطة مؤقتة لمال في الطريق، مثل دفعة من مبيعات البطاقات تنتظر إيداعها، ويعود عادةً إلى الصفر عندما يصل القيد المقابل. أما الرصيد المعلّق أو غير المصنف فلا مخرج له. اطرح ثلاثة أسئلة:

1. ما القيود التي يتكوّن منها الرصيد؟
2. ما عمر أقدمها؟
3. من قرر كل قيد، واستنادًا إلى أي مستند؟

راجع المصروفات غير المصنفة قبل موسم الضرائب ورصيد حقوق الملكية الافتتاحي وقائمة أرباح وخسائر تبدو خاطئة.

هل تبدو ميزانيتي العمومية منطقية: نقد سالب، وقروض غريبة، وحقوق ملكية المالك؟

تكون الميزانية العمومية منطقية عندما يمكن تتبع كل سطر فيها إلى كشف أو مستند. وهناك أربعة أسطر يستحسن فحصها أولًا.

ينطبق الاختبار نفسه على الإقرارات. إذ تقول تعليمات النموذج 1065 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1120 كلٌّ منها إن الميزانية العمومية في Schedule L يجب أن تتفق مع دفاتر الكيان وسجلاته. وفي إقرار شركة S، يجب عادةً أن تتسق القروض من المساهمين مع المبالغ في نماذج Schedule K-1.

راجع ما ينبغي أن تُظهره الميزانية العمومية لنشاط صغير وحقوق ملكية المالك السالبة.

هل تتطابق مبالغ الرواتب وضريبة المبيعات في الدفاتر مع ما يُظهره IRS والولاية؟

ينبغي أن تتطابق الرواتب وضريبة المبيعات في الدفاتر مع سجلات IRS والولاية، فترة بفترة. وصاحب العمل، لا مسؤول مسك الدفاتر، هو المسؤول عن الإيداعات الفيدرالية للرواتب حتى عندما يتولاها شخص آخر (IRS)، لذا فسجل IRS، لا تقرير مسؤول مسك الدفاتر، هو الدليل الأفضل على وصول الإيداع؛ والفجوة سبب للسؤال، لا دليل على أن الإيداع لم يتم قط. وإذا كانت منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة (certified professional employer organization) تدفع الأجور، فهي عادةً صاحبة العمل بالنسبة لها، فقد يحمل حسابها، لا حساب النشاط، تلك الإيداعات؛ اطلب منها تقاريرها. ويمكن أن يبقى النشاط مسؤولًا (IRS).

أين تبحث:

• الحساب الضريبي للأعمال لدى IRS (Business Tax Account): مع الوصول الكامل، يعرض رصيد الحساب حسب السنة وسجل المدفوعات والكشوف والإشعارات. ويتوقف من يحق له التسجيل على الكيان والدور: صاحب منشأة فردية لديه EIN ويقدّم Schedule C، أو شريك عام أو عضو مدير في LLC، أو مسؤول في شركة أو عضو مدير هو موظف حالي لديه ⁦W-2⁩ لآخر سنة تقديم ويستطيع إلزام الشركة قانونيًا. أما الشريك أو المساهم الذي لديه Schedule K-1 فيحصل على وصول محدود: لا إشعارات، وفقط السنوات الضريبية الأقدم التي يوجد لها ⁦K-1⁩ مسجل ويدرجها IRS، وقد تتوقف قبل الفترة التي تفحصها. ولا تستطيع LLC التي تقدّم كمنشأة فردية في Schedule C التسجيل حاليًا (IRS).
• EFTPS والكشوف والنموذج 8821: صاحب العمل المسجَّل في نظام الدفع التابع لوزارة الخزانة يرى مدفوعاته برقم PIN الخاص به (IRS). ويمكن للنشاط التسجيل حتى دون Business Tax Account، لكن سجله لا يمتد إلا نحو 15 إلى 16 شهرًا، إذ تختلف صفحتان لدى IRS (IRS). ويُظهر كشف حساب ضريبي للنشاط، يُطلب بالنموذج ⁦4506-T⁩ أو عبر خط IRS للأعمال، الإيداعات والمدفوعات الضريبية الفيدرالية (IRS). ويتيح النموذج 8821 للنشاط أن يفوّض شخصًا آخر بالاطلاع على سجلاته لدى IRS.
• العنوان المسجل: يرسل IRS المراسلات إلى العنوان المسجل، ويوصي بشدة بألا يغيّره صاحب العمل إلى عنوان مزوّد الرواتب (IRS).
• الولاية: كل ولاية تدير حساباتها الخاصة، وتختلف الأسماء والقواعد. وفي ضريبة المبيعات، تتيح California لدافع الضرائب عرض الإقرارات والمدفوعات إلكترونيًا. وتتيح خدمات New York للأعمال الإلكترونية للمالك أو المسؤول رؤية سجل تقديم النشاط ومدفوعاته لضرائب ولاية New York. راجع ضريبة المبيعات المستحقة لا تتطابق مع الإقرار.

يودع المودع شهريًا في موعد أقصاه اليوم الـ15 من الشهر التالي؛ ويودع المودع مرتين أسبوعيًا في موعد أقصاه الأربعاء التالي لتواريخ الدفع من الأربعاء إلى الجمعة، والجمعة التالية لتواريخ الدفع من السبت إلى الثلاثاء؛ وكلاهما في موعد أقصاه يوم العمل التالي بمجرد أن تتراكم ضريبة قدرها 100,000 دولار أو أكثر (مواعيد IRS). وصاحب العمل الذي تقل ضريبة السطر 12 لديه عن 2,500 دولار في هذا الربع أو الربع الماضي، دون إيداع اليوم التالي المذكور، يجوز له أن يدفع مع النموذج 941 بدلًا من الإيداع، فقد يُظهر ذلك الربع دفعة واحدة ودون إيداعات منفصلة. أما عند بلوغ هذا المبلغ أو تجاوزه في الربعين معًا، مع كل إيداع في موعده، فينبغي أن يكون السطر 14 صفرًا؛ والرصيد المستحق سبب للسؤال عن السبب. وصاحب العمل المعتمد لتقديم النموذج 944 يقدّمه مرة في السنة بدلًا من ذلك، وصاحب العمل الذي يوظف عمالًا زراعيين يقدّم النموذج 943 عن أجورهم (IRS).

الإيداع الفائت يضيف غرامة عدم الإيداع بنسبة من ⁦2%⁩ إلى ⁦15%⁩ من الإيداع غير المسدد، بحسب مدة التأخر والإشعارات (IRS). وقد يتحمل أيضًا الشخص المسؤول عن سداد الضريبة المستقطعة، إذا امتنع عمدًا عن السداد، مثل مسؤول أو شريك أو أي شخص آخر يقرر أي الفواتير تُسدَّد، غرامة استرداد ضريبة الأمانة بموجب المادة 6672، وهي تساوي كامل ضريبة الدخل المستقطعة غير المسددة وضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare للموظف. ويمنح الخطاب الذي يقترحها 60 يومًا للاستئناف (IRS). ويحدد دليل IRS فترة التقدير المعتادة بمدة 3 سنوات، دون حد زمني إلى أن يُقدَّم إقرار (IRM). راجع من يدفع الغرامات بعد أخطاء مسؤول مسك الدفاتر وغرامة استرداد ضريبة الأمانة.

وللاطلاع على أرصدة الرواتب التي لا تُصفَّر، راجع التزامات الرواتب التي لا تُصفَّر.

هل تبدأ الدفاتر من إقرار السنة الماضية المقدَّم وتطابق دخل نماذج 1099؟

نعم: ينبغي أن تساوي الأرصدة الافتتاحية لهذه السنة الأرصدة الختامية للسنة الماضية، وأن يفسّر الدخل في الدفاتر الدخل في الإقرار وفي النماذج التي أرسلها الدافعون.

الأرصدة الافتتاحية. بالنسبة للشراكة، تقول تعليمات النموذج 1065 إن إجمالي الأصول في بداية السنة في Schedule L يجب عادةً أن يساوي إجمالي الأصول في نهاية السنة السابقة، مع بيان يشرح أي فرق. وتقول تعليمات الشركات المرتبطة أعلاه إن الميزانية العمومية ينبغي أن تتفق مع الدفاتر. قارن Schedule L في آخر إقرار مقدَّم، وحقوق الملكية فيه، بالدفاتر في آخر يوم من تلك السنة. وليس في Schedule C لصاحب منشأة فردية ميزانية عمومية، وتُعفى بعض الشراكات والشركات الصغيرة من Schedule L. ومن دونه، ابدأ بالميزانية العمومية المحفوظة عند إقفال السنة الماضية وكشوف البنوك والبطاقات والقروض في نهاية السنة، ثم قارن قائمة الأرباح والخسائر للسنة المقدَّمة بالإقرار.

دخل نماذج 1099. قارن كل نموذج ⁦1099-NEC⁩ و⁦1099-MISC⁩ و⁦1099-K⁩ استلمه النشاط بالدخل في الدفاتر. وفي إقرار الفرد، يرسل IRS إشعار ⁦CP2000⁩ عندما لا يتطابق الدخل الذي أبلغ عنه الدافعون مع الإقرار. ويستطيع صاحب المنشأة الفردية طلب كشف الأجور والدخل، لكنه لا يُظهر إلا النماذج المقدَّمة فعلًا إلى IRS، وليس بالضرورة كل ما صدر. ولا يدرج IRS كشف أجور ودخل ضمن أنواع كشوف الأعمال، لذا ينبغي للشراكة أو الشركة أن تطلب من كل دافع أو منصة نسخته. والدخل واجب الإبلاغ سواء وصل النموذج ⁦1099-K⁩ أم لا (IRS). والفجوة ليست خطأً تلقائيًا، لكن كل فجوة تستحق تفسيرًا مكتوبًا يُحفظ مع سجلات الإقرار.

راجع الأرباح المحتجزة التي لا تتطابق مع إقرار السنة الماضية ومطابقة المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

كيف أعرف هل تُغيَّر الأشهر القديمة المقفلة؟

تُغيَّر الأشهر المقفلة عندما يختلف رقم لفترة منتهية بين نسختين من التقرير نفسه. وتدل على ذلك ثلاث علامات:

• رصيد افتتاحي في تسوية لم يعد يطابق الكشف؛
• إجمالي السنة الماضية يختلف عن النسخة التي حفظتها؛
• حقوق الملكية الافتتاحية لم تعد تطابق الميزانية العمومية المحفوظة لنهاية السنة أو Schedule L المقدَّم.

اسأل عن ثلاثة أمور: التاريخ الذي تُقفل الدفاتر حتى نهايته، ومن يملك كلمة المرور، وقائمة بالقيود المضافة أو المعدَّلة بعد ذلك التاريخ، إن كان برنامج المحاسبة يحتفظ بسجل للتغييرات. وبعد تقديم الإقرار، احفظ الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر لنهاية السنة بصيغة PDF؛ فهذه النسخة هي خط الأساس في المرة التالية.

وفي الفحص، يستطيع IRS أن يطلب ملف برنامج المحاسبة، وتقول أسئلته الشائعة المنشورة إن الفاحصين قد يراجعون القيود المنشأة أو المعدَّلة خلال السنة محل الفحص. وتغيير الدفاتر بعد التقديم لا يعدّل الإقرار المقدَّم بحد ذاته، لكنه قد يعني أن الإقرار لم يعد يطابق الدفاتر؛ وأهمية ذلك تتوقف على ما تغيّر. راجع سنة مقدَّمة لا تتوقف عن التغيّر.

ما الذي أستطيع التحقق منه بنفسي كل شهر في 30 دقيقة؟

ستة فحوص، نحو خمس دقائق لكل منها. استخدم بيانات دخولك أنت إلى البنك وIRS والولاية، وتقارير مصدَّرة من الدفاتر بدخول المالك، حتى لا تعتمد على ملخص مسؤول مسك الدفاتر:

1. الأرصدة الختامية. لكل حساب مصرفي وبطاقة، طابق الرصيد الختامي للكشف مع رصيد الكشف في تقرير التسوية، ثم رصيد التقرير المعدَّل مع رصيد الدفاتر في ذلك التاريخ.
2. البنود غير المطابقة. اقرأ القائمة. أي بند أقدم من دورة كشف واحدة يحتاج إلى سبب.
3. الميزانية العمومية. ابحث عن نقد سالب، وأرصدة غير مصنفة أو معلّقة أو وسيطة، وقروض لا تعرفها.
4. إيداعات الرواتب. قارن سجل مدفوعات IRS بتقارير الرواتب للشهر.
5. ضريبة المبيعات. تأكد من حساب الولاية أن الفترة قُدّمت وسُددت.
6. الأشهر المقفلة. قارن إجماليات إقفال الشهر الماضي بملف PDF الذي حفظته.

إذا فشل أحد الفحوص، فاسأل مسؤول مسك الدفاتر كتابةً عن القيود التي تفسّره. والفشل الذي يبقى بلا تفسير، أو أي بند في الجدول أدناه، هو النقطة التي تستعين فيها بمختص.

ولمنح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول دون التخلي عن صلاحيتك، راجع منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.

متى أتوقف عن الفحص وأستعين بمختص؟

توقف عن الفحص عندما تحتاج النتيجة إلى أكثر من تصحيح. وكل حالة مما يلي كذلك:

إذا كنت تقضي في إصلاح أخطاء مسؤول مسك الدفاتر وقتًا أطول مما يستغرقه العمل لو أنجزته بنفسك، فقد انتقل السؤال من الفحص إلى الاستبدال. راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر، أو تسلّم دفاتر من محاسب سابق إذا توقف مسؤول مسك الدفاتر عن الاستجابة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع الأرقام بالدولار الأمريكي.

الدفاتر تُظهر نقدًا أكثر من البنك

تُظهر دفاتر LLC لتنسيق الحدائق في Denver نقدًا قدره 42,000 دولار. ويُظهر البنك 18,000 دولار. لم تكتمل تسوية مارس قط، وتوجد 24,000 دولار في حساب غير مصنف. الخطوة الأولى هي تسوية مارس مع الكشف، ثم مراجعة القيود غير المصنفة واحدًا واحدًا. وإلى ذلك الحين لا يمكن الوثوق بقائمة الأرباح والخسائر.

ضرائب رواتب تظهر كأنها مسددة

تُظهر دفاتر عيادة أسنان ضريبة رواتب مسددة قدرها 9,000 دولار كل ربع. ويُظهر حساب IRS ربعين غير مسددين، بإجمالي 18,000 دولار: الإيداعات لم تغادر البنك قط. افترض أن كامل 18,000 دولار كان مطلوبًا كإيداعات، وأن كل إيداع متأخر أكثر من 15 يومًا، ولم يصل إشعار من IRS، ولا ينطبق أي إعفاء من الغرامة. تكون غرامة عدم الإيداع حينئذ ⁦10%⁩، أي 1,800 دولار. وتصبح ⁦15%⁩ (2,700 دولار)، بدلًا من ⁦10%⁩، إذا ظلت الضريبة غير مسددة بعد أكثر من 10 أيام من أول إشعار من IRS، أو في يوم وصول إشعار يطالب بالسداد الفوري، أيهما أسبق. وقد تنطبق أيضًا فوائد وغرامات أخرى.

حقوق ملكية افتتاحية لا تطابق شيئًا

تُظهر دفاتر شركة S لمستشار حقوق ملكية افتتاحية قدرها 15,000 دولار. وهي لا تطابق حقوق الملكية الختامية في Schedule L المقدَّم للسنة الماضية، ولا الميزانية العمومية لنهاية السنة المحفوظة بعد التقديم. أُعيد فتح الملف وتغيّرت سنة مقفلة. الخطوة الأولى هي قائمة القيود المعدَّلة بعد تقديم الإقرار. وهل يحتاج الإقرار إلى تعديل يتوقف على ما تُظهره تلك القائمة.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• أشهر عدة لم تُسوَّ قط: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة والتنظيف أو البدء من جديد لتقرر بين الإصلاح شهرًا بشهر وإعادة البناء. وابدأ بـمساعدة مسك الدفاتر عندما يفوق الاستكمال قدرتك.
• رصيد البنك والدفاتر يختلفان، أو تُظهر التقارير نقدًا لا تملكه، ولا تستطيع التمييز بين فجوة توقيت وخطأ: المقارنة المهنية بين الكشوف والدفاتر هي الطريقة لمعرفة هل يمكن إصلاحها شهرًا بشهر أم يجب إعادة بنائها، وهل يتأثر شيء قُدّم بالفعل. وابدأ بـمساعدة مسك الدفاتر.
• يُظهر IRS أو ولاية رواتب أو ضريبة مبيعات غير مسددة، أو وصلك إشعار: راجع من يدفع الغرامات بعد أخطاء مسؤول مسك الدفاتر. والإشعار يحدد موعدًا للرد، فاحصل على مساعدة مسك الدفاتر مبكرًا.
• الأرصدة الافتتاحية أو حقوق الملكية تختلف عن دفاتر إقفال السنة الماضية أو Schedule L مقدَّم: راجع الأرباح المحتجزة التي لا تتطابق مع إقرار السنة الماضية ومساعدة مسك الدفاتر للتحقق من تأثر الإقرار.
• لا تعرف أي المهام على مسؤول مسك الدفاتر وأيها عليك: راجع ما يحتاجه مسؤول مسك الدفاتر منك.
• مسؤول مسك الدفاتر غادر أو أنت جاهز للتبديل: راجع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.