¿Su responsable contable no concilia? Cómo revisar su trabajo

¿Cómo sé que mi responsable contable de verdad concilia mis cuentas?

Un responsable contable concilia una cuenta cuando el saldo final del estado de cuenta, ajustado por las partidas sin conciliar que se enumeran, es igual al saldo de la contabilidad en la misma fecha. El IRS aconseja conciliar la cuenta corriente del negocio cada mes. Pida el informe de cada cuenta bancaria y de tarjeta, con la fecha de su última conciliación. Un responsable contable que no ingresa ni concilia a tiempo se nota primero en una cuenta cuya fecha de última conciliación tiene meses de antigüedad. La fecha muestra que la cuenta está atrasada, no por qué: la causa puede ser el responsable contable, estados de cuenta faltantes o un acceso perdido, así que pregunte.

Su caso no es sencillo cuando:

• el banco y la contabilidad no coinciden y usted no puede distinguir un desfase de fechas de un error real;
• hay meses que nunca se conciliaron, así que los errores han tenido tiempo de acumularse;
• la contabilidad muestra efectivo que el banco no tiene;
• la nómina o el impuesto sobre las ventas de la contabilidad no coincide con el IRS o con el estado;
• se presentó una declaración con una contabilidad que no estaba conciliada;
• el negocio es una sociedad de personas o una corporación que debe completar el Schedule L, un balance general que tiene que coincidir con la contabilidad.

Reúna primero: un estado de cuenta de cada cuenta para los meses en cuestión, las dos últimas declaraciones presentadas, tres meses de informes de la contabilidad (balance general, estado de resultados, informes de conciliación), los informes de nómina y los Forms 941 y 940 presentados, los estados de cuenta de los préstamos, los Forms 1099 que recibió el negocio y los registros del IRS sobre el negocio: saldo de la cuenta, historial de pagos y transcripciones.

Una conexión bancaria automática no es una conciliación; vea conexiones bancarias frente a conciliación.

¿Qué debe mostrar una conciliación mensual y qué debo pedir ver?

Una conciliación mensual muestra que la contabilidad coincide con el banco una vez que se enumera cada desfase de fechas. Los pasos del IRS son comparar los depósitos y los cheques pagados con la contabilidad, listar lo que no se ha cobrado, registrar los cargos bancarios que la contabilidad no tiene y confirmar que el saldo ajustado del estado de cuenta sea igual al saldo ajustado de la contabilidad.

Para la rutina que rodea este proceso, vea la lista de verificación del cierre mensual.

¿Por qué el saldo del banco no coincide con lo que dice mi contabilidad?

Las causas habituales son los desfases de fechas, los cargos bancarios que la contabilidad no tiene y los errores de registro. El IRS nombra los dos primeros: un estado de cuenta puede incluir cargos que aún no se registraron en la contabilidad, y deja fuera los depósitos hechos después de la fecha del estado de cuenta y los cheques que aún no se habían cobrado. Su ejemplo también incluye un depósito registrado con el monto equivocado.

Un desfase de fechas tiene un nombre y una fecha, y normalmente se resuelve para el siguiente estado de cuenta. Una diferencia que nadie puede vincular a una partida específica es un error, un asiento faltante o dinero que se movió sin registrarse. Cuando la contabilidad muestra más efectivo que el banco, busque pagos que nunca se registraron, depósitos registrados dos veces y transferencias registradas en un solo lado. Para los depósitos de tarjetas y pagos en línea, vea cómo cuadrar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K.

Si el problema es el propio saldo inicial de la conciliación, vea saldo inicial de la conciliación incorrecto.

¿Qué significan los saldos grandes sin categoría, de suspenso o de compensación?

Un saldo grande sin categoría, de suspenso o de compensación significa que el dinero se movió y nadie decidió qué era. El IRS dice que se necesita la fuente de los ingresos para separar los ingresos del negocio de los que no lo son y el ingreso gravable del no gravable, y que la contabilidad debe mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos. Mientras el saldo no se aclare, el estado de resultados puede estar equivocado por un monto desconocido.

Una cuenta de compensación es una parada temporal para el dinero en tránsito, como un lote de ventas con tarjeta que espera su depósito, y normalmente vuelve a cero cuando llega el asiento correspondiente. Un saldo de suspenso o sin categoría no tiene esa salida. Haga tres preguntas:

1. ¿Qué asientos forman el saldo?
2. ¿Qué antigüedad tiene el más viejo?
3. ¿Quién decidió cada asiento, y con qué documento?

Vea gastos sin categoría antes de la temporada de impuestos, capital inicial de apertura (opening balance equity) y un estado de resultados que se ve mal.

¿Tiene sentido mi balance general: efectivo negativo, préstamos extraños, capital del propietario?

Un balance general tiene sentido cuando cada línea se puede rastrear hasta un estado de cuenta o un documento. Vale la pena revisar primero cuatro líneas.

Las declaraciones aplican la misma prueba. Las instrucciones del Form 1065, del Form 1120-S y del Form 1120 dicen que el balance general del Schedule L debe coincidir con los libros y registros de la entidad. En la declaración de una corporación S, los préstamos de los accionistas generalmente deben conciliarse con los montos de los Schedules K-1.

Vea qué debe mostrar el balance general de un pequeño negocio y capital negativo del propietario.

¿La nómina y el impuesto sobre las ventas de la contabilidad coinciden con lo que muestran el IRS y el estado?

La nómina y el impuesto sobre las ventas de la contabilidad deben coincidir con los registros del IRS y del estado, período por período. El empleador, y no el responsable contable, es el responsable de los depósitos federales de nómina aunque otra persona los haga (IRS), de modo que el registro del IRS, y no el informe de un responsable contable, es la mejor prueba de si un depósito llegó; un vacío es un motivo para preguntar, no una prueba de que nunca se hizo un depósito. Si una organización de empleadores profesionales (PEO) certificada paga los sueldos, generalmente es el empleador de esos sueldos, así que su cuenta, y no la del negocio, puede contener esos depósitos; pídale sus informes. El negocio aún puede ser responsable (IRS).

Dónde buscar:

• IRS Business Tax Account: con acceso completo, muestra el saldo de la cuenta por año, el historial de pagos, las transcripciones y los avisos. Quién puede registrarse depende de la entidad y del cargo: un propietario único con un EIN que presenta el Schedule C, un socio general o un socio administrador de una LLC, o un ejecutivo corporativo o miembro administrador que sea empleado actual con un W-2 del último año presentado y que pueda obligar legalmente a la corporación. Un socio o accionista con un Schedule K-1 obtiene acceso limitado: sin avisos, y solo los años fiscales anteriores con un K-1 registrado que el IRS enumera, los cuales pueden terminar antes del período que usted está revisando. Una LLC que presenta como propietario único en el Schedule C todavía no puede registrarse (IRS).
• EFTPS, transcripciones y Form 8821: un empleador que se inscribió en el sistema de pagos del Tesoro ve sus pagos con su propio PIN (IRS). Un negocio puede inscribirse aunque no tenga Business Tax Account, pero su historial solo se remonta unos 15 a 16 meses, porque dos páginas del IRS difieren (IRS). Una transcripción de la cuenta tributaria del negocio, pedida con el Form 4506-T o por la línea del IRS para negocios, muestra los depósitos y pagos de impuestos federales (IRS). El Form 8821 permite que el negocio autorice a otra persona a consultar sus registros del IRS.
• La dirección registrada: el IRS envía la correspondencia a la dirección registrada y recomienda enérgicamente que el empleador no la cambie por la dirección de un proveedor de nómina (IRS).
• El estado: cada estado maneja sus propias cuentas, y los nombres y las reglas difieren. Para el impuesto sobre las ventas, California permite al contribuyente ver sus declaraciones y pagos en línea. Los Business Online Services de Nueva York permiten a un propietario o ejecutivo ver el historial de presentaciones y pagos del negocio de sus impuestos del estado de Nueva York. Vea el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.

Un depositante mensual deposita a más tardar el día 15 del mes siguiente; un depositante semanal (semiweekly), a más tardar el siguiente miércoles para fechas de pago de miércoles a viernes y el siguiente viernes para fechas de pago de sábado a martes; cualquiera de los dos, a más tardar el siguiente día hábil una vez que se hayan acumulado $100,000 o más de impuesto (fechas del IRS). Un empleador cuyo impuesto de la línea 12 sea menor de $2,500 en este trimestre o en el anterior, sin un depósito de día siguiente como ese, puede pagar con el Form 941 en lugar de depositar, por lo que ese trimestre puede mostrar un solo pago y ningún depósito por separado. Con esa cantidad o más en ambos trimestres, y con todos los depósitos a tiempo, la línea 14 debe ser cero; un saldo a pagar es un motivo para preguntar por qué. Un empleador aprobado para el Form 944 presenta una vez al año, y un empleador de trabajadores agrícolas presenta el Form 943 por sus sueldos (IRS).

Un depósito omitido agrega una multa por no depositar de del 2% al 15% del depósito no pagado, según el atraso y los avisos (IRS). Una persona responsable de pagar el impuesto retenido que deliberadamente no lo hace, como un ejecutivo, un socio o cualquier otra persona que decide qué cuentas se pagan, también puede adeudar la Trust Fund Recovery Penalty (multa por fondos fiduciarios) de la sección 6672, que equivale a la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado. Una carta que la propone da 60 días para apelar (IRS). El manual del IRS fija el período habitual de determinación en 3 años, sin límite hasta que se presente una declaración (IRM). Vea quién paga las multas por los errores de un responsable contable y la Trust Fund Recovery Penalty.

Para los saldos de nómina que no se cancelan, vea pasivos de nómina que no se cancelan.

¿La contabilidad parte de la declaración presentada el año pasado y coincide con mis ingresos del 1099?

Sí: los saldos iniciales de este año deben ser iguales a los saldos finales del año pasado, y el ingreso de la contabilidad debe explicar el ingreso de la declaración y el de los formularios que enviaron los pagadores.

Saldos iniciales. En una sociedad de personas, las instrucciones del Form 1065 dicen que el total de activos al inicio del año en el Schedule L generalmente debe ser igual al total de activos al cierre del año anterior, con una declaración que explique cualquier diferencia. Las instrucciones corporativas vinculadas arriba dicen que el balance general debe coincidir con la contabilidad. Compare el Schedule L de la última declaración presentada, y su capital, con la contabilidad en el último día de ese año. El Schedule C de un propietario único no tiene balance general, y algunas sociedades de personas y corporaciones pequeñas están exentas del Schedule L. Sin uno, empiece con el balance general guardado al cierre del año pasado y los estados de cuenta bancarios, de tarjeta y de préstamos de fin de año, y luego compare el estado de resultados del año presentado con la declaración.

Ingresos del 1099. Compare cada Form 1099-NEC, 1099-MISC y 1099-K que recibió el negocio con el ingreso de la contabilidad. En la declaración de una persona física, el IRS envía un aviso CP2000 cuando el ingreso reportado por los pagadores no coincide con la declaración. Un propietario único puede pedir una transcripción de ingresos y salarios, pero solo muestra los formularios realmente presentados al IRS, no necesariamente todos los que se emitieron. El IRS no enumera ninguna transcripción de ingresos y salarios entre sus tipos de transcripciones de negocios, así que una sociedad de personas o una corporación debe pedir su copia a cada pagador o plataforma. El ingreso debe reportarse llegue o no un Form 1099-K (IRS). Un vacío no es automáticamente un error, pero conviene tener por escrito una explicación de cada uno, guardada con los registros de la declaración.

Vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año anterior y cómo cuadrar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K.

¿Cómo sé si se están cambiando meses antiguos ya cerrados?

Se están cambiando meses cerrados cuando una cifra de un período terminado difiere entre dos copias del mismo informe. Tres señales apuntan a eso:

• el saldo inicial de una conciliación ya no coincide con el estado de cuenta;
• un total del año pasado difiere de la copia que usted guardó;
• el capital inicial ya no coincide con el balance general de cierre guardado ni con el Schedule L presentado.

Pregunte tres cosas: la fecha hasta la cual está bloqueada la contabilidad, quién tiene la contraseña y una lista de los asientos agregados o editados después de esa fecha, si el software contable guarda un registro de cambios. Después de presentar una declaración, guarde en PDF el balance general y el estado de resultados de cierre del año; esa copia es la referencia para la próxima vez.

En un examen, el IRS puede pedir el archivo del software contable, y sus preguntas frecuentes publicadas dicen que los examinadores pueden revisar los asientos creados o modificados durante el año examinado. Cambiar la contabilidad después de presentar no enmienda por sí solo la declaración presentada, pero puede hacer que la declaración ya no coincida con la contabilidad; que eso importe depende de lo que cambió. Vea un año presentado que sigue cambiando.

¿Qué puedo revisar yo mismo cada mes en 30 minutos?

Seis revisiones, de unos cinco minutos cada una. Use sus propios accesos al banco, al IRS y al estado, y los informes exportados de la contabilidad con un acceso de propietario, para no depender del resumen del responsable contable:

1. Saldos finales. En cada cuenta bancaria y de tarjeta, compare el saldo final del estado de cuenta con el saldo del estado de cuenta en el informe de conciliación, y luego el saldo ajustado del informe con el saldo de la contabilidad en esa fecha.
2. Partidas sin conciliar. Lea la lista. Cualquier cosa con más de un ciclo de estado de cuenta necesita una razón.
3. Balance general. Busque efectivo negativo, saldos sin categoría, de suspenso o de compensación y préstamos que no reconoce.
4. Depósitos de nómina. Compare el historial de pagos del IRS con los informes de nómina del mes.
5. Impuesto sobre las ventas. Confirme en la cuenta del estado que el período se presentó y se pagó.
6. Meses cerrados. Compare los totales de cierre del mes pasado con el PDF que guardó.

Si una revisión falla, pregunte por escrito al responsable contable qué asientos la explican. Una falla que sigue sin explicación, o cualquier punto de la tabla de abajo, es el momento de recurrir a un profesional.

Para dar acceso a un responsable contable sin renunciar al suyo, vea cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.

¿Cuándo debo dejar de revisar y recurrir a un profesional?

Deje de revisar cuando un hallazgo requiere más que una corrección. Cada uno de estos lo requiere:

Si dedica más tiempo a corregir los errores del responsable contable que el que le tomaría hacer el trabajo usted mismo, la pregunta ya pasó de revisar a reemplazar. Vea cómo reemplazar a su responsable contable, o cómo hacerse cargo de la contabilidad de un contador anterior si el responsable contable dejó de responder.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

La contabilidad muestra más efectivo que el banco

La contabilidad de una LLC de jardinería de Denver muestra US$42,000 en efectivo. El banco muestra US$18,000. La conciliación de marzo nunca se terminó, y US$24,000 están en una cuenta sin categoría. El primer paso es conciliar marzo con el estado de cuenta y luego revisar los asientos sin categoría uno por uno. Hasta entonces no se puede confiar en el estado de resultados.

Impuestos de nómina que figuran como pagados

La contabilidad de un consultorio dental muestra US$9,000 de impuesto de nómina pagado cada trimestre. La cuenta del IRS muestra dos trimestres sin pagar, US$18,000 en total: los depósitos nunca salieron del banco. Suponga que los US$18,000 completos debían depositarse, que cada depósito tiene más de 15 días de atraso, que no ha llegado ningún aviso del IRS y que no se aplica ningún alivio de multas. La multa por no depositar es entonces del 10%, o US$1,800. Pasa a ser del 15% (US$2,700), en lugar del 10%, si el impuesto sigue sin pagarse más de 10 días después del primer aviso del IRS o el día en que llega un aviso que exige el pago inmediato, lo que ocurra primero. También pueden aplicarse intereses y otras multas.

Un capital inicial que no coincide con nada

La contabilidad de la corporación S de un consultor muestra un capital inicial de US$15,000. No coincide ni con el capital final del Schedule L presentado el año pasado ni con el balance general de cierre guardado después de presentar. El archivo se reabrió y se cambió un año cerrado. El primer paso es la lista de asientos editados después de presentar la declaración. Si la declaración necesita enmendarse depende de lo que muestre esa lista.

¿Su caso es distinto?

• Varios meses nunca se conciliaron: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y depurar o empezar de cero para decidir entre reparar mes por mes y reconstruir. Empiece con ayuda con la contabilidad cuando ponerse al día es más de lo que puede hacer usted solo.
• El saldo de su banco y su contabilidad no coinciden, o los informes muestran efectivo que usted no tiene, y no puede distinguir un desfase de fechas de un error: una comparación profesional de los estados de cuenta con la contabilidad es la forma de saber si se puede arreglar mes por mes o si hay que reconstruirla, y si algo ya presentado se ve afectado. Empiece con ayuda con la contabilidad.
• El IRS o un estado muestra nómina o impuesto sobre las ventas sin pagar, o usted tiene un aviso: vea quién paga las multas por los errores de un responsable contable. Un aviso fija una fecha para responder, así que busque ayuda con la contabilidad pronto.
• Los saldos iniciales o el capital difieren de la contabilidad de cierre del año pasado o de un Schedule L presentado: vea utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año anterior y ayuda con la contabilidad para verificar si la declaración se ve afectada.
• No está seguro de cuáles tareas corresponden al responsable contable y cuáles a usted: vea qué necesita de usted su responsable contable.
• El responsable contable se fue o usted está listo para cambiar: vea cómo reemplazar a su responsable contable.