Buchhalter stimmt nicht ab? So prüfen Sie seine Arbeit selbst

Woher weiß ich, dass mein Buchhalter meine Konten wirklich abstimmt?

Ein Buchhalter stimmt ein Konto ab, wenn der Endsaldo des Kontoauszugs, bereinigt um die aufgelisteten nicht zugeordneten Posten, dem Saldo der Bücher am selben Tag entspricht. Der IRS rät, das Geschäftsgirokonto jeden Monat abzustimmen. Verlangen Sie den Bericht für jedes Bank- und Kartenkonto mit dem Datum der letzten Abstimmung. Ein Buchhalter, der sich nicht einloggt oder nicht rechtzeitig abstimmt, fällt zuerst durch ein Konto auf, dessen Datum der letzten Abstimmung Monate zurückliegt. Das Datum zeigt, dass das Konto im Rückstand ist, aber nicht warum: Die Ursache kann der Buchhalter sein, fehlende Kontoauszüge oder verlorener Zugang. Fragen Sie also nach.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• die Bank und die Bücher voneinander abweichen und Sie einen zeitlichen Unterschied nicht von einem echten Fehler unterscheiden können;
• Monate nie abgestimmt wurden und sich Fehler daher anhäufen konnten;
• die Bücher Bargeld zeigen, das die Bank nicht hat;
• Lohnabrechnung oder Sales Tax in den Büchern nicht mit dem IRS oder dem Bundesstaat übereinstimmt;
• eine Steuererklärung auf Grundlage nicht abgestimmter Bücher eingereicht wurde;
• das Unternehmen eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft ist, die Schedule L ausfüllen muss, eine Bilanz, die mit den Büchern übereinstimmen muss.

Legen Sie zuerst bereit: einen Kontoauszug für jedes Konto in den fraglichen Monaten, die letzten zwei eingereichten Steuererklärungen, drei Monate Berichte aus den Büchern (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Abstimmungsberichte), Lohnabrechnungsberichte und eingereichte Forms 941 und 940, Darlehensauszüge, die Forms 1099, die das Unternehmen erhalten hat, und die Unterlagen des IRS zum Unternehmen: Kontostand, Zahlungsverlauf und Transcripts.

Eine angebundene Bankanbindung ist keine Abstimmung; siehe Bankanbindung gegenüber Abstimmung.

Was sollte eine monatliche Abstimmung zeigen, und was lasse ich mir zeigen?

Eine monatliche Abstimmung zeigt, dass die Bücher mit der Bank übereinstimmen, sobald jeder zeitliche Unterschied aufgelistet ist. Die Schritte des IRS lauten: Einzahlungen und eingelöste Schecks mit den Büchern vergleichen, auflisten, was noch nicht eingelöst ist, Bankgebühren erfassen, die in den Büchern fehlen, und dann bestätigen, dass der bereinigte Auszugssaldo dem bereinigten Buchsaldo entspricht.

Zum Ablauf drumherum lesen Sie die Checkliste für den Monatsabschluss.

Warum stimmt der Banksaldo nicht mit meinen Büchern überein?

Die üblichen Ursachen sind zeitliche Unterschiede, Bankgebühren, die in den Büchern fehlen, und Buchungsfehler. Der IRS nennt die ersten beiden: Ein Auszug kann Gebühren enthalten, die noch nicht in den Büchern stehen, und er enthält keine Einzahlungen nach dem Auszugsdatum und keine Schecks, die noch nicht eingelöst waren. Sein Beispiel enthält auch eine Einzahlung, die mit dem falschen Betrag erfasst wurde.

Ein zeitlicher Unterschied hat einen Namen und ein Datum und löst sich meist mit dem nächsten Auszug auf. Eine Differenz, die niemand einem bestimmten Posten zuordnen kann, ist ein Fehler, eine fehlende Buchung oder Geld, das ohne Erfassung bewegt wurde. Zeigen die Bücher mehr Bargeld als die Bank, suchen Sie nach Zahlungen, die nie erfasst wurden, doppelt erfassten Einzahlungen und Umbuchungen, die nur auf einer Seite erfasst sind. Zu Einzahlungen aus Karten- und Online-Zahlungen lesen Sie Verkäufe, Auszahlungen und Form 1099-K abgleichen.

Wenn der Anfangssaldo der Abstimmung selbst das Problem ist, lesen Sie Anfangssaldo der Abstimmung falsch.

Was bedeuten große nicht zugeordnete Salden, Zwischenkonten und Verrechnungskonten?

Ein großer nicht zugeordneter Saldo, ein Zwischenkonto- oder Verrechnungssaldo bedeutet: Geld wurde bewegt, und niemand hat entschieden, was es war. Der IRS sagt, die Herkunft der Einnahmen werde gebraucht, um betriebliche von nicht betrieblichen Einnahmen und steuerpflichtige von nicht steuerpflichtigen Einkünften zu trennen, und die Bücher müssten Bruttoeinkünfte, Abzüge und Gutschriften zeigen. Solange der Saldo nicht sortiert ist, kann die Gewinn- und Verlustrechnung um einen unbekannten Betrag falsch sein.

Ein Verrechnungskonto ist eine vorübergehende Station für Geld unterwegs, etwa eine Reihe von Kartenverkäufen, die auf ihre Einzahlung warten, und geht normalerweise auf null zurück, wenn die passende Buchung eintrifft. Ein Zwischenkonto oder ein nicht zugeordneter Saldo hat keinen solchen Ausgang. Stellen Sie drei Fragen:

1. Welche Buchungen bilden den Saldo?
2. Wie alt ist die älteste?
3. Wer hat jede Buchung entschieden, und anhand welchen Belegs?

Siehe nicht kategorisierte Ausgaben vor der Steuererklärung, Eröffnungssaldo-Eigenkapital und eine Gewinn- und Verlustrechnung, die falsch aussieht.

Ergibt meine Bilanz Sinn: negatives Bargeld, auffällige Darlehen, Eigenkapital der Eigentümer?

Eine Bilanz ergibt Sinn, wenn sich jede Zeile auf einen Kontoauszug oder einen Beleg zurückführen lässt. Vier Zeilen sollten Sie zuerst prüfen.

Steuererklärungen wenden denselben Test an. Die Anleitungen zu Form 1065, Form 1120-S und Form 1120 sagen jeweils, die Bilanz auf Schedule L solle mit den Büchern und Unterlagen der Gesellschaft übereinstimmen. Bei der Erklärung einer S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) sollten Darlehen von Gesellschaftern in der Regel mit den Beträgen auf den Schedules K-1 abgestimmt sein.

Siehe was die Bilanz eines kleinen Unternehmens zeigen sollte und negatives Eigenkapital der Eigentümer.

Stimmen die Beträge für Lohnabrechnung und Sales Tax in den Büchern mit dem überein, was der IRS und der Bundesstaat zeigen?

Lohnabrechnung und Sales Tax in den Büchern sollten Periode für Periode mit den Unterlagen des IRS und des Bundesstaates übereinstimmen. Der Arbeitgeber, nicht der Buchhalter, ist für die Einzahlungen der Bundeslohnsteuer verantwortlich, auch wenn jemand anderes sie vornimmt (IRS). Der Eintrag beim IRS, nicht der Bericht eines Buchhalters, ist daher der bessere Beleg dafür, ob eine Einzahlung eingegangen ist; eine Lücke ist ein Grund nachzufragen, kein Beweis, dass eine Einzahlung nie erfolgt ist. Zahlt eine zertifizierte Professional Employer Organization (PEO, Dienstleister, der als Arbeitgeber auftritt) die Löhne, ist sie dafür in der Regel der Arbeitgeber, sodass ihr Konto, nicht das des Unternehmens, diese Einzahlungen enthalten kann; fragen Sie nach ihren Berichten. Das Unternehmen kann dennoch haften (IRS).

Wo Sie nachsehen:

• IRS Business Tax Account: Mit vollem Zugang zeigt er den Kontostand nach Jahr, den Zahlungsverlauf, Transcripts und Schreiben. Wer sich registrieren kann, hängt von Rechtsform und Rolle ab: ein Einzelunternehmer mit EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), der Schedule C einreicht, ein General Partner oder geschäftsführender LLC-Gesellschafter, oder ein Officer einer Kapitalgesellschaft oder ein geschäftsführendes Mitglied, das aktueller Arbeitnehmer mit einer Form W-2 für das letzte Einreichungsjahr ist und die Kapitalgesellschaft rechtlich binden kann. Ein Gesellschafter oder Aktionär mit einem Schedule K-1 erhält eingeschränkten Zugang: keine Schreiben, und nur die älteren Steuerjahre mit einem K-1 in den Unterlagen, die der IRS auflistet; das kann vor dem Zeitraum enden, den Sie prüfen. Eine LLC, die als Einzelunternehmen auf Schedule C einreicht, kann sich noch nicht registrieren (IRS).
• EFTPS, Transcripts und Form 8821: Ein Arbeitgeber, der sich beim Zahlungssystem des Treasury (US-Finanzministerium) angemeldet hat, sieht seine Zahlungen mit seiner eigenen PIN (IRS). Ein Unternehmen kann sich auch ohne Business Tax Account anmelden, aber sein Verlauf reicht nur etwa 15 bis 16 Monate zurück, wie zwei Seiten des IRS unterschiedlich angeben (IRS). Ein Tax Account Transcript für das Unternehmen, bestellt mit Form 4506-T oder über die Telefonnummer des IRS für Unternehmen, zeigt Einzahlungen und Zahlungen der Bundessteuern (IRS). Mit Form 8821 kann das Unternehmen eine andere Person ermächtigen, seine Unterlagen beim IRS einzusehen.
• Die hinterlegte Adresse: Der IRS sendet Schreiben an die hinterlegte Adresse und empfiehlt dringend, dass der Arbeitgeber sie nicht auf die Adresse eines Lohnabrechnungsdienstleisters ändert (IRS).
• Der Bundesstaat: Jeder Bundesstaat führt eigene Konten, und Namen und Regeln unterscheiden sich. Bei der Sales Tax lässt Kalifornien Steuerpflichtige Erklärungen und Zahlungen online einsehen. Mit New Yorks Business Online Services kann ein Eigentümer oder Officer den Verlauf der Erklärungen und Zahlungen des Unternehmens für seine Steuern im Bundesstaat New York sehen. Siehe Sales Tax payable stimmt nicht mit der Erklärung überein.

Ein monatlicher Einzahler zahlt bis der 15. Tag des folgenden Monats; ein halbwöchentlicher Einzahler bis zum nächsten Mittwoch für Zahltage von Mittwoch bis Freitag und bis zum nächsten Freitag für Samstag bis Dienstag; beide bis zum nächsten Werktag, sobald sich $100.000 oder mehr Steuer angesammelt haben (Fälligkeitstermine des IRS). Ein Arbeitgeber, dessen Steuer in Zeile 12 in diesem oder im letzten Quartal unter $2.500 liegt und der keine solche Einzahlung am nächsten Tag leisten musste, darf mit der Form 941 zahlen, statt einzuzahlen; dieses Quartal kann dann eine Zahlung und keine einzelnen Einzahlungen zeigen. Bei diesem Betrag oder darüber in beiden Quartalen und mit allen Einzahlungen rechtzeitig sollte Zeile 14 null sein; ein Restbetrag ist ein Grund nachzufragen. Ein Arbeitgeber mit Genehmigung für Form 944 reicht stattdessen einmal im Jahr ein, und ein Arbeitgeber von Landarbeitern reicht für deren Löhne Form 943 ein (IRS).

Eine versäumte Einzahlung bringt einen Zuschlag für versäumte Einzahlungen von 2 % bis 15 % der nicht gezahlten Einzahlung mit sich, abhängig von der Verspätung und von Schreiben (IRS). Eine Person, die für die Zahlung einbehaltener Steuer verantwortlich ist und sie vorsätzlich unterlässt, etwa ein Officer, ein Gesellschafter oder jeder andere, der entscheidet, welche Rechnungen bezahlt werden, kann außerdem den Trust Fund Recovery Penalty nach Section 6672 schulden, der die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers entspricht. Ein Schreiben, das ihn vorschlägt, gewährt 60 Tage für einen Einspruch (IRS). Das Handbuch des IRS nennt als übliche Festsetzungsfrist 3 Jahre, ohne Begrenzung, bis eine Erklärung eingereicht wird (IRM). Siehe wer nach Fehlern eines Buchhalters die Zuschläge zahlt und den Trust Fund Recovery Penalty.

Für Lohnabrechnungssalden, die sich nicht auflösen, lesen Sie Verbindlichkeiten aus der Lohnabrechnung, die sich nicht auflösen.

Beginnen die Bücher mit der Steuererklärung des Vorjahres und passen sie zu meinen Einkünften laut Forms 1099?

Ja: Die Eröffnungssalden dieses Jahres sollten den Schlusssalden des Vorjahres entsprechen, und die Einkünfte in den Büchern sollten die Einkünfte in der Steuererklärung und auf den Forms erklären, die Zahler gesendet haben.

Eröffnungssalden. Bei einer Personengesellschaft sagt die Anleitung zu Form 1065, die Summe der Aktiva zu Jahresbeginn auf Schedule L müsse in der Regel der Summe der Aktiva am Ende des Vorjahres entsprechen, mit einer Erklärung jeder Differenz. Die oben verlinkten Anleitungen für Kapitalgesellschaften sagen, die Bilanz solle mit den Büchern übereinstimmen. Vergleichen Sie Schedule L der zuletzt eingereichten Erklärung und das Eigenkapital darin mit den Büchern am letzten Tag dieses Jahres. Schedule C eines Einzelunternehmers hat keine Bilanz, und manche kleinen Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind von Schedule L befreit. Ohne eine solche beginnen Sie mit der Bilanz, die zum Abschluss des Vorjahres gespeichert wurde, und den Kontoauszügen von Bank, Karte und Darlehen zum Jahresende, dann mit der Gewinn- und Verlustrechnung des eingereichten Jahres im Vergleich zur Erklärung.

Einkünfte laut Forms 1099. Vergleichen Sie jede Form 1099-NEC, 1099-MISC und 1099-K, die das Unternehmen erhalten hat, mit den Einkünften in den Büchern. Bei der Erklärung einer Privatperson sendet der IRS eine Mitteilung CP2000, wenn die von Zahlern gemeldeten Einkünfte nicht zur Erklärung passen. Ein Einzelunternehmer kann ein Wage and Income Transcript anfordern, aber es zeigt nur Forms, die tatsächlich beim IRS eingereicht wurden, nicht unbedingt alle ausgestellten. Der IRS führt unter seinen Arten von Business Transcripts kein Wage and Income Transcript auf; eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft sollte daher jeden Zahler oder jede Plattform um die eigene Kopie bitten. Einkünfte sind meldepflichtig, ob eine Form 1099-K eintrifft oder nicht (IRS). Eine Lücke ist nicht automatisch ein Fehler, aber jede verdient eine schriftliche Erklärung, die bei den Unterlagen der Erklärung liegt.

Siehe Gewinnrücklagen, die nicht zur Erklärung des Vorjahres passen und Verkäufe, Auszahlungen und Form 1099-K abgleichen.

Woran erkenne ich, ob alte, abgeschlossene Monate geändert werden?

Abgeschlossene Monate werden geändert, wenn eine Zahl für einen beendeten Zeitraum zwischen zwei Kopien desselben Berichts abweicht. Drei Anzeichen deuten darauf hin:

• der Anfangssaldo einer Abstimmung stimmt nicht mehr mit dem Kontoauszug überein;
• eine Summe für das letzte Jahr weicht von der Kopie ab, die Sie gespeichert haben;
• das Eröffnungs-Eigenkapital stimmt nicht mehr mit der gespeicherten Bilanz zum Jahresende oder mit dem eingereichten Schedule L überein.

Fragen Sie nach drei Dingen: dem Datum, bis zu dem die Bücher gesperrt sind, wer das Passwort hat, und einer Liste der Buchungen, die nach diesem Datum hinzugefügt oder bearbeitet wurden, falls die Buchhaltungssoftware ein Änderungsprotokoll führt. Nachdem eine Steuererklärung eingereicht wurde, speichern Sie die Bilanz zum Jahresende und die Gewinn- und Verlustrechnung als PDF; die Kopie ist beim nächsten Mal die Vergleichsbasis.

Bei einer Prüfung kann der IRS die Datei der Buchhaltungssoftware anfordern, und seine veröffentlichten häufigen Fragen sagen, Prüfer dürfen Buchungen einsehen, die erstellt oder geändert wurden, und zwar im geprüften Jahr. Wer die Bücher nach der Einreichung ändert, ändert dadurch allein nicht die eingereichte Erklärung, aber die Erklärung kann dann nicht mehr zu den Büchern passen; ob das eine Rolle spielt, hängt davon ab, was sich geändert hat. Siehe ein eingereichtes Jahr, das sich ständig ändert.

Was kann ich jeden Monat in 30 Minuten selbst prüfen?

Sechs Prüfungen, jeweils etwa fünf Minuten. Nutzen Sie Ihre eigenen Zugänge zu Bank, IRS und Bundesstaat und Berichte, die unter einem Eigentümerzugang aus den Büchern exportiert wurden, damit Sie nicht von der Zusammenfassung des Buchhalters abhängen:

1. Endsalden. Gleichen Sie für jedes Bank- und Kartenkonto den Endsaldo des Auszugs mit dem Auszugssaldo im Abstimmungsbericht ab, dann den bereinigten Saldo des Berichts mit dem Saldo der Bücher an diesem Tag.
2. Nicht zugeordnete Posten. Lesen Sie die Liste. Alles, was älter als ein Auszugszyklus ist, braucht eine Begründung.
3. Bilanz. Achten Sie auf negatives Bargeld, auf nicht zugeordnete Salden, Zwischenkonten- und Verrechnungssalden und auf Darlehen, die Sie nicht kennen.
4. Lohnsteuereinzahlungen. Vergleichen Sie den Zahlungsverlauf beim IRS mit den Lohnabrechnungsberichten des Monats.
5. Sales Tax. Bestätigen Sie im Konto des Bundesstaates, dass die Periode eingereicht und gezahlt wurde.
6. Abgeschlossene Monate. Vergleichen Sie die Abschlusssummen des letzten Monats mit dem PDF, das Sie gespeichert haben.

Wenn eine Prüfung scheitert, fragen Sie den Buchhalter schriftlich, welche Buchungen sie erklären. Ein Fehlschlag, der ungeklärt bleibt, oder jeder Punkt in der Tabelle unten ist der Moment, einen Fachmann hinzuzuziehen.

Wie Sie einem Buchhalter Zugang geben, ohne Ihren eigenen aufzugeben, steht in einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben.

Wann sollte ich aufhören zu prüfen und einen Fachmann hinzuziehen?

Hören Sie auf zu prüfen, wenn ein Befund mehr braucht als eine Korrektur. Jeder dieser Punkte tut das:

Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, die Fehler des Buchhalters zu beheben, als die Arbeit Sie selbst kosten würde, hat sich die Frage vom Prüfen zum Ersetzen verschoben. Siehe Ihren Buchhalter ersetzen, oder Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen, wenn der Buchhalter nicht mehr antwortet.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Zahlen sind in US-Dollar.

Die Bücher zeigen mehr Bargeld als die Bank

Die Bücher einer LLC für Landschaftsbau in Denver zeigen US$42.000 Bargeld. Die Bank zeigt US$18.000. Die Abstimmung für März wurde nie abgeschlossen, und US$24.000 liegen auf einem nicht zugeordneten Konto. Der erste Schritt ist, März mit dem Auszug abzustimmen und dann die nicht zugeordneten Buchungen einzeln durchzugehen. Bis dahin kann man der Gewinn- und Verlustrechnung nicht trauen.

Lohnsteuern als gezahlt gezeigt

Die Bücher einer Zahnarztpraxis zeigen US$9.000 gezahlte Lohnsteuer pro Quartal. Das Konto beim IRS zeigt zwei Quartale als unbezahlt, insgesamt US$18.000: Die Einzahlungen haben die Bank nie verlassen. Angenommen, die vollen US$18.000 waren als Einzahlungen erforderlich, jede Einzahlung ist mehr als 15 Tage verspätet, es ist kein Schreiben des IRS eingetroffen und kein Zuschlagserlass greift. Der Zuschlag für versäumte Einzahlungen beträgt dann 10 %, also US$1.800. Er steigt auf 15 % (US$2.700) und ersetzt die 10 %, wenn die Steuer mehr als 10 Tage nach dem ersten Schreiben des IRS noch unbezahlt ist oder an dem Tag, an dem ein Schreiben mit sofortiger Zahlungsaufforderung eintrifft, je nachdem, was früher eintritt. Zinsen und andere Zuschläge können ebenfalls anfallen.

Eigenkapital zu Jahresbeginn, das zu nichts passt

Die Bücher der S Corporation eines Beraters zeigen Eröffnungs-Eigenkapital von US$15.000. Das passt weder zum Schluss-Eigenkapital auf dem eingereichten Schedule L des Vorjahres noch zur Bilanz zum Jahresende, die nach der Einreichung gespeichert wurde. Die Datei wurde wieder geöffnet, und ein abgeschlossenes Jahr wurde geändert. Der erste Schritt ist die Liste der Buchungen, die nach der Einreichung der Erklärung bearbeitet wurden. Ob die Erklärung geändert werden muss, hängt davon ab, was diese Liste zeigt.

Anders in Ihrem Fall?

• Mehrere Monate wurden nie abgestimmt: Lesen Sie überfällige Bücher nachholen und Bereinigung oder Neuanfang, um zwischen Reparatur Monat für Monat und Neuaufbau zu entscheiden. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung, wenn das Nachholen mehr ist, als Sie selbst leisten können.
• Ihr Banksaldo und Ihre Bücher weichen voneinander ab, oder die Berichte zeigen Bargeld, das Sie nicht haben, und Sie können einen zeitlichen Unterschied nicht von einem Fehler unterscheiden: Ein fachlicher Vergleich der Kontoauszüge mit den Büchern zeigt, ob sich das Monat für Monat beheben lässt oder neu aufgebaut werden muss und ob bereits Eingereichtes betroffen ist. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS oder ein Bundesstaat zeigt unbezahlte Lohnsteuer oder Sales Tax, oder Sie haben ein Schreiben erhalten: Lesen Sie wer nach Fehlern eines Buchhalters die Zuschläge zahlt. Ein Schreiben setzt eine Frist für die Antwort, holen Sie sich also früh Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eröffnungssalden oder Eigenkapital weichen von den Schlussbüchern des Vorjahres oder einem eingereichten Schedule L ab: Lesen Sie Gewinnrücklagen, die nicht zur Erklärung des Vorjahres passen und Hilfe bei der Buchhaltung, um zu prüfen, ob die Erklärung betroffen ist.
• Sie sind nicht sicher, welche Aufgaben beim Buchhalter liegen und welche bei Ihnen: Lesen Sie was Ihr Buchhalter von Ihnen braucht.
• Der Buchhalter ist weg, oder Sie sind bereit zu wechseln: Lesen Sie Ihren Buchhalter ersetzen.