Vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres

Comment savoir si mon spécialiste de la tenue de livres rapproche vraiment mes comptes?

Un spécialiste de la tenue de livres rapproche un compte lorsque le solde de clôture du relevé, ajusté des éléments non appariés indiqués, égale le solde des livres à la même date. L'IRS conseille de rapprocher chaque mois le compte chèques de l'entreprise. Demandez le rapport de chaque compte bancaire et de carte, avec la date du dernier rapprochement. Un spécialiste de la tenue de livres qui ne se connecte pas ou ne rapproche pas à temps se voit d'abord à un compte dont la date de dernier rapprochement remonte à des mois. La date montre que le compte est en retard, pas pourquoi : la cause peut être le spécialiste de la tenue de livres, des relevés manquants ou un accès perdu; posez donc la question.

Votre situation n'est pas simple lorsque :

• la banque et les livres divergent et vous ne savez pas distinguer un décalage dans le temps d'une vraie erreur;
• des mois n'ont jamais été rapprochés, si bien que les erreurs ont eu le temps de s'accumuler;
• les livres montrent de la trésorerie que la banque n'a pas;
• la paie ou la taxe de vente dans les livres diffère de ce qu'indiquent l'IRS ou l'État;
• une déclaration a été produite à partir de livres qui n'avaient pas été rapprochés;
• l'entreprise est une société de personnes ou une société qui doit remplir l'annexe L, un bilan qui doit concorder avec les livres.

À rassembler d'abord : un relevé de chaque compte pour les mois en question, les deux dernières déclarations produites, trois mois de rapports tirés des livres (bilan, état des résultats, rapports de rapprochement), les rapports de paie et les formulaires 941 et 940 produits, les relevés de prêt, les formulaires 1099 que l'entreprise a reçus, et les dossiers de l'IRS sur l'entreprise : solde du compte, historique des paiements et relevés fiscaux.

Un flux bancaire connecté n'est pas un rapprochement; voir flux bancaires et rapprochement.

Que doit montrer un rapprochement mensuel, et que dois-je demander à voir?

Un rapprochement mensuel montre que les livres concordent avec la banque une fois tous les décalages dans le temps énumérés. Les étapes de l'IRS consistent à comparer les dépôts et les chèques encaissés avec les livres, à énumérer ce qui n'est pas encaissé, à inscrire les frais bancaires absents des livres, puis à confirmer que le solde ajusté du relevé égale le solde ajusté des livres.

Pour la routine qui l'entoure, voir la liste de contrôle de clôture mensuelle.

Pourquoi le solde bancaire ne correspond-il pas à ce que disent mes livres?

Les causes habituelles sont le décalage dans le temps, les frais bancaires absents des livres et les erreurs de saisie. L'IRS nomme les deux premières : un relevé peut inclure des frais pas encore saisis dans les livres, et il exclut les dépôts faits après la date du relevé et les chèques non encore encaissés. Son exemple comprend aussi un dépôt saisi avec un mauvais montant.

Un décalage dans le temps a un nom et une date et se résorbe généralement au relevé suivant. Un écart que personne ne peut rattacher à un élément précis est une erreur, une écriture manquante ou de l'argent qui a bougé sans être inscrit. Quand les livres montrent plus de trésorerie que la banque, cherchez les paiements jamais saisis, les dépôts saisis en double et les virements saisis d'un seul côté. Pour les dépôts de cartes et de paiements en ligne, voir faire concorder les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Si c'est le solde d'ouverture du rapprochement lui-même qui pose problème, voir solde d'ouverture du rapprochement erroné.

Que signifient les gros soldes non classés, d'attente ou de compensation?

Un gros solde non classé, d'attente ou de compensation signifie que de l'argent a bougé et que personne n'a décidé ce que c'était. L'IRS dit que la source des recettes est nécessaire pour séparer les recettes d'entreprise des autres et le revenu imposable du revenu non imposable, et que les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits. Tant que le solde n'est pas trié, l'état des résultats peut être erroné d'un montant inconnu.

Un compte de compensation est un arrêt temporaire pour l'argent en transit, comme un lot de ventes par carte en attente de son dépôt, et revient normalement à zéro à l'arrivée de l'écriture correspondante. Un solde d'attente ou non classé n'a pas de telle sortie. Posez trois questions :

1. Quelles écritures composent le solde?
2. Quel âge a la plus ancienne?
3. Qui a décidé de chaque écriture, et à partir de quel document?

Voir dépenses non classées avant la saison des impôts, solde d'ouverture des capitaux propres et un état des résultats qui semble erroné.

Mon bilan est-il logique : trésorerie négative, prêts étranges, capitaux du propriétaire?

Un bilan est logique lorsque chaque ligne peut être reliée à un relevé ou à un document. Quatre lignes méritent d'abord une vérification.

Les déclarations appliquent le même critère. Les instructions du formulaire 1065, du formulaire 1120-S et du formulaire 1120 disent chacune que le bilan de l'annexe L devrait concorder avec les livres et registres de l'entité. Dans la déclaration d'une société de type S, les prêts d'actionnaires devraient généralement concorder avec les montants des annexes K-1.

Voir ce que devrait montrer le bilan d'une petite entreprise et capitaux propres négatifs du propriétaire.

Les montants de paie et de taxe de vente dans les livres concordent-ils avec ce que montrent l'IRS et l'État?

La paie et la taxe de vente dans les livres devraient concorder avec les registres de l'IRS et de l'État, période par période. L'employeur, et non le spécialiste de la tenue de livres, est responsable des dépôts fédéraux de paie, même si quelqu'un d'autre les fait (IRS); le dossier de l'IRS, plutôt que le rapport d'un spécialiste de la tenue de livres, est donc la meilleure preuve de l'arrivée d'un dépôt; un écart est une raison de poser la question, non la preuve qu'un dépôt n'a jamais été fait. Si une organisation d'employeurs professionnels certifiée (certified professional employer organization) paie les salaires, elle est généralement l'employeur pour ceux-ci; son compte, et non celui de l'entreprise, peut donc contenir ces dépôts; demandez-lui ses rapports. L'entreprise peut tout de même être tenue responsable (IRS).

Où chercher :

• Business Tax Account de l'IRS : avec un accès complet, il montre le solde du compte par année, l'historique des paiements, les relevés et les avis. Qui peut s'inscrire dépend de l'entité et du rôle : un entrepreneur individuel muni d'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) qui produit l'annexe C, un associé commandité (general partner) ou un associé gérant d'une LLC, ou un dirigeant de société ou un membre gérant qui est un employé actuel ayant un formulaire W-2 pour la dernière année produite et qui peut légalement lier la société. Un associé ou un actionnaire muni d'une annexe K-1 obtient un accès limité : aucun avis, et seulement les années d'imposition plus anciennes pour lesquelles une K-1 est au dossier et que l'IRS énumère, ce qui peut s'arrêter avant la période que vous vérifiez. Une LLC qui produit comme entrepreneur individuel à l'annexe C ne peut pas encore s'inscrire (IRS).
• EFTPS, relevés et formulaire 8821 : un employeur inscrit au système de paiement du Trésor américain voit ses paiements avec son propre NIP (IRS). Une entreprise peut s'y inscrire même sans Business Tax Account, mais son historique ne remonte qu'à environ 15 à 16 mois, car deux pages de l'IRS divergent (IRS). Un relevé du compte fiscal de l'entreprise, commandé au moyen du formulaire 4506-T ou par la ligne d'entreprise de l'IRS, montre les dépôts et paiements d'impôt fédéral (IRS). Le formulaire 8821 permet à l'entreprise d'autoriser quelqu'un d'autre à consulter ses dossiers de l'IRS.
• L'adresse au dossier : l'IRS envoie sa correspondance à l'adresse inscrite et recommande vivement à l'employeur de ne pas la remplacer par l'adresse d'un fournisseur de paie (IRS).
• L'État : chaque État tient ses propres comptes, et les noms et les règles diffèrent. Pour la taxe de vente, la Californie permet au contribuable de consulter ses déclarations et ses paiements en ligne. Les Business Online Services de New York permettent à un propriétaire ou à un dirigeant de voir l'historique de production et de paiement de l'entreprise pour ses impôts de l'État de New York. Voir taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration.

Un déposant mensuel dépose au plus tard le 15e jour du mois suivant; un déposant semi-hebdomadaire, au plus tard le mercredi suivant pour les dates de paie du mercredi au vendredi et au plus tard le vendredi suivant pour celles du samedi au mardi; l'un ou l'autre, au plus tard le jour ouvrable suivant dès que 100 000 $ ou plus d'impôt s'est accumulé (échéances de l'IRS). Un employeur dont l'impôt de la ligne 12 est inférieur à 2 500 $ ce trimestre-ci ou le précédent, sans un tel dépôt du jour ouvrable suivant, peut payer avec le formulaire 941 au lieu de déposer; ce trimestre peut donc montrer un seul paiement et aucun dépôt distinct. Lorsque l'impôt atteint ce montant ou le dépasse aux deux trimestres, avec tous les dépôts faits à temps, la ligne 14 devrait être à zéro; un solde dû est une raison de demander pourquoi. Un employeur autorisé à utiliser le formulaire 944 produit une fois par an, et un employeur de travailleurs agricoles produit le formulaire 943 pour leurs salaires (IRS).

Un dépôt manqué ajoute une pénalité pour défaut de dépôt de 2 % à 15 % du dépôt impayé, selon le retard et les avis (IRS). Une personne responsable du paiement de l'impôt retenu qui omet volontairement de le faire, comme un dirigeant, un associé ou toute autre personne qui décide quelles factures sont payées, peut aussi devoir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) prévue à l'article 6672, qui égale la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé. Une lettre qui la propose accorde 60 jours pour faire appel (IRS). Le manuel de l'IRS fixe la période de cotisation habituelle à 3 ans, sans limite tant qu'une déclaration n'est pas produite (IRM). Voir qui paie les pénalités après les erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres et la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Pour les soldes de paie qui ne s'éteignent pas, voir dettes de paie qui ne s'éteignent pas.

Les livres partent-ils de la déclaration de l'an dernier et concordent-ils avec mes revenus 1099?

Oui : les soldes d'ouverture de cette année devraient égaler les soldes de clôture de l'an dernier, et le revenu des livres devrait expliquer le revenu de la déclaration et celui des formulaires envoyés par les payeurs.

Soldes d'ouverture. Pour une société de personnes, les instructions du formulaire 1065 disent que l'actif total au début de l'année à l'annexe L doit généralement égaler l'actif total à la clôture de l'année précédente, avec une note expliquant tout écart. Les instructions pour les sociétés, citées plus haut, disent que le bilan devrait concorder avec les livres. Comparez l'annexe L de la dernière déclaration produite, et ses capitaux propres, avec les livres au dernier jour de cette année. L'annexe C d'un entrepreneur individuel n'a pas de bilan, et certaines petites sociétés de personnes et sociétés sont dispensées de l'annexe L. Sans annexe L, partez du bilan enregistré à la clôture de l'an dernier et des relevés bancaires, de cartes et de prêts de fin d'année, puis de l'état des résultats de l'année produite comparé à la déclaration.

Revenu 1099. Comparez chaque formulaire 1099-NEC, 1099-MISC et 1099-K que l'entreprise a reçu avec le revenu des livres. Pour la déclaration d'un particulier, l'IRS envoie un avis CP2000 lorsque le revenu déclaré par les payeurs ne correspond pas à la déclaration. Un entrepreneur individuel peut demander un relevé des salaires et revenus (wage and income transcript), mais il ne montre que les formulaires réellement produits auprès de l'IRS, pas nécessairement tous ceux qui ont été émis. L'IRS n'énumère aucun relevé des salaires et revenus parmi ses types de relevés d'entreprise; une société de personnes ou une société devrait donc demander sa copie à chaque payeur ou plateforme. Le revenu est déclarable que vous receviez ou non un formulaire 1099-K (IRS). Un écart n'est pas automatiquement une erreur, mais chacun mérite une explication écrite conservée avec les registres de la déclaration.

Voir bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier et faire concorder les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Comment savoir si d'anciens mois clos sont modifiés?

Des mois clos sont modifiés lorsqu'un chiffre d'une période terminée diffère entre deux copies du même rapport. Trois signes le laissent croire :

• le solde d'ouverture d'un rapprochement ne correspond plus au relevé;
• un total de l'an dernier diffère de la copie que vous avez conservée;
• les capitaux propres d'ouverture ne correspondent plus au bilan de fin d'année conservé ni à l'annexe L produite.

Demandez trois choses : la date jusqu'à laquelle les livres sont verrouillés, qui détient le mot de passe, et la liste des écritures ajoutées ou modifiées après cette date, si le logiciel de comptabilité tient un journal des modifications. Une fois la déclaration produite, conservez le bilan et l'état des résultats de fin d'année en PDF; cette copie sert de référence pour la prochaine fois.

Lors d'un examen, l'IRS peut demander le fichier du logiciel de comptabilité, et sa foire aux questions publiée indique que les examinateurs peuvent revoir les écritures créées ou modifiées durant l'année examinée. Modifier les livres après la production ne modifie pas à lui seul la déclaration produite, mais la déclaration peut ne plus correspondre aux livres; l'importance dépend de ce qui a changé. Voir une année produite qui continue de changer.

Que puis-je vérifier moi-même chaque mois en 30 minutes?

Six vérifications, d'environ cinq minutes chacune. Utilisez vos propres accès à la banque, à l'IRS et à l'État, et des rapports exportés des livres avec un accès de propriétaire, pour ne pas dépendre du sommaire du spécialiste de la tenue de livres :

1. Soldes de clôture. Pour chaque compte bancaire et de carte, faites correspondre le solde de clôture du relevé au solde du relevé figurant dans le rapport de rapprochement, puis le solde ajusté du rapport au solde des livres à cette date.
2. Éléments non appariés. Lisez la liste. Tout ce qui date de plus d'un cycle de relevé demande une explication.
3. Bilan. Cherchez la trésorerie négative, les soldes non classés, d'attente ou de compensation et les prêts que vous ne reconnaissez pas.
4. Dépôts de paie. Comparez l'historique des paiements de l'IRS avec les rapports de paie du mois.
5. Taxe de vente. Confirmez dans le compte de l'État que la période a été produite et payée.
6. Mois clos. Comparez les totaux de clôture du mois dernier avec le PDF que vous avez conservé.

Si une vérification échoue, demandez par écrit au spécialiste de la tenue de livres quelles écritures l'expliquent. Un échec qui reste inexpliqué, ou tout élément du tableau ci-dessous, est le moment de faire appel à un professionnel.

Pour donner un accès à un spécialiste de la tenue de livres sans perdre le vôtre, voir donner accès à vos comptes à un spécialiste de la tenue de livres.

Quand dois-je cesser de vérifier et faire appel à un professionnel?

Cessez de vérifier lorsqu'une constatation exige plus qu'une correction. Chacune de celles-ci l'exige :

Si vous passez plus de temps à corriger les erreurs du spécialiste de la tenue de livres que le travail ne vous en demanderait vous-même, la question est passée de la vérification au remplacement. Voir remplacer votre spécialiste de la tenue de livres, ou reprendre les livres d'un ancien comptable si le spécialiste de la tenue de livres ne répond plus.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les chiffres sont en dollars américains.

Les livres montrent plus de trésorerie que la banque

Les livres d'une LLC d'aménagement paysager de Denver montrent 42 000 $ US de trésorerie. La banque en montre 18 000 $ US. Le rapprochement de mars n'a jamais été terminé, et 24 000 $ US se trouvent dans un compte non classé. La première étape est de rapprocher mars avec le relevé, puis de passer les écritures non classées une à une. D'ici là, on ne peut pas se fier à l'état des résultats.

Impôts sur la paie montrés comme payés

Les livres d'un cabinet dentaire montrent 9 000 $ US d'impôts sur la paie payés chaque trimestre. Le compte de l'IRS montre deux trimestres impayés, 18 000 $ US au total : les dépôts n'ont jamais quitté la banque. Supposons que la totalité des 18 000 $ US devait être déposée, que chaque dépôt a plus de 15 jours de retard, qu'aucun avis de l'IRS n'est arrivé et qu'aucun allègement de pénalité ne s'applique. La pénalité pour défaut de dépôt est alors de 10 %, soit 1 800 $ US. Elle passe à 15 % (2 700 $ US), en remplacement des 10 %, si l'impôt demeure impayé plus de 10 jours après le premier avis de l'IRS ou le jour où arrive un avis exigeant un paiement immédiat, selon la première éventualité. Des intérêts et d'autres pénalités peuvent aussi s'appliquer.

Des capitaux propres d'ouverture qui ne concordent avec rien

Les livres de la société de type S d'un consultant montrent des capitaux propres d'ouverture de 15 000 $ US. Ce montant ne correspond ni aux capitaux propres de clôture de l'annexe L produite l'an dernier, ni au bilan de fin d'année conservé après la production. Le fichier a été rouvert et une année close a été modifiée. La première étape est la liste des écritures modifiées après la production de la déclaration. Que la déclaration doive être modifiée dépend de ce que montre cette liste.

Votre situation est différente?

• Plusieurs mois n'ont jamais été rapprochés : voir rattraper des livres en retard et nettoyer ou repartir à neuf pour choisir entre réparer mois par mois et reconstituer. Commencez par de l'aide en tenue de livres lorsque le rattrapage dépasse ce que vous pouvez faire vous-même.
• Votre solde bancaire et vos livres divergent, ou les rapports montrent de la trésorerie que vous n'avez pas, et vous ne savez pas distinguer un décalage dans le temps d'une erreur : une comparaison professionnelle des relevés et des livres permet de savoir si on peut corriger mois par mois ou s'il faut reconstituer, et si quelque chose de déjà produit est touché. Commencez par de l'aide en tenue de livres.
• L'IRS ou un État montre de la paie ou de la taxe de vente impayée, ou vous avez reçu un avis : voir qui paie les pénalités après les erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres. Un avis fixe une date de réponse; obtenez donc tôt de l'aide en tenue de livres.
• Les soldes d'ouverture ou les capitaux propres diffèrent des livres de clôture de l'an dernier ou d'une annexe L produite : voir bénéfices non répartis qui ne correspondent pas à la déclaration de l'an dernier et obtenez de l'aide en tenue de livres pour vérifier si la déclaration est touchée.
• Vous ne savez pas quelles tâches reviennent au spécialiste de la tenue de livres et lesquelles vous reviennent : voir ce dont votre spécialiste de la tenue de livres a besoin de vous.
• Le spécialiste de la tenue de livres est parti ou vous êtes prêt à changer : voir remplacer votre spécialiste de la tenue de livres.