Como conferir se o responsável contábil concilia suas contas

Como sei que meu responsável contábil realmente concilia minhas contas?

O responsável contábil está conciliando uma conta quando o saldo final do extrato, ajustado pelos itens não compensados listados, é igual ao saldo da escrituração na mesma data. O IRS aconselha conciliar a conta corrente da empresa todo mês. Peça o relatório de cada conta de banco e de cartão, com a data da última conciliação de cada uma. O responsável contábil que não entra no sistema ou não concilia no prazo aparece primeiro como uma conta cuja data da última conciliação tem meses. A data mostra que a conta está atrasada, não o motivo: a causa pode ser o responsável contábil, extratos que faltam ou acesso perdido, então pergunte.

O caso não é simples quando:

• o banco e a escrituração discordam e você não sabe distinguir uma diferença de prazo de um erro real;
• meses nunca foram conciliados, então os erros tiveram tempo de se acumular;
• a escrituração mostra dinheiro que o banco não tem;
• a folha de pagamento ou o imposto sobre vendas na escrituração discorda do IRS ou do estado;
• uma declaração foi entregue com base em uma escrituração que não estava conciliada;
• a empresa é uma sociedade de pessoas ou uma corporação que precisa preencher o Schedule L, um balanço patrimonial que deve bater com a escrituração.

Reúna primeiro: um extrato de cada conta dos meses em questão, as duas últimas declarações entregues, três meses de relatórios da escrituração (balanço patrimonial, demonstração do resultado, relatórios de conciliação), os relatórios da folha de pagamento e os Forms 941 e 940 entregues, os extratos de empréstimos, os Forms 1099 que a empresa recebeu e os registros do IRS sobre a empresa: saldo da conta, histórico de pagamentos e transcrições.

Uma conexão bancária ligada não é uma conciliação; veja conexão bancária versus conciliação.

O que uma conciliação mensal deve mostrar e o que peço para ver?

Uma conciliação mensal mostra que a escrituração bate com o banco depois que cada diferença de prazo é listada. Os passos do IRS são comparar os depósitos e os cheques compensados com a escrituração, listar o que ainda não foi compensado, lançar as tarifas bancárias que faltam na escrituração e confirmar que o saldo ajustado do extrato é igual ao saldo ajustado da escrituração.

Para a rotina em volta disso, veja o checklist de fechamento do mês.

Por que o saldo do banco não bate com o que a escrituração diz?

As causas mais comuns são diferença de prazo, tarifas bancárias que faltam na escrituração e erros de lançamento. O IRS cita as duas primeiras: o extrato pode incluir cobranças ainda não lançadas na escrituração e deixa de fora os depósitos feitos depois da data do extrato e os cheques ainda não compensados. O exemplo do IRS também inclui um depósito lançado com o valor errado.

Uma diferença de prazo tem nome e data e normalmente se resolve até o próximo extrato. Uma diferença que ninguém consegue ligar a um item específico é um erro, um lançamento que falta ou dinheiro que se moveu sem registro. Quando a escrituração mostra mais dinheiro do que o banco, procure pagamentos nunca lançados, depósitos lançados duas vezes e transferências lançadas em apenas um dos lados. Para depósitos de cartão e de pagamentos online, veja como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

Se o problema é o próprio saldo inicial da conciliação, veja saldo inicial da conciliação errado.

O que significam grandes saldos sem categoria, de suspense ou de compensação?

Um grande saldo sem categoria, de suspense ou de compensação significa que o dinheiro se moveu e ninguém decidiu o que ele era. O IRS diz que a origem dos recebimentos é necessária para separar os recebimentos da empresa dos que não são, e a renda tributável da não tributável, e que a escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos. Enquanto o saldo não for classificado, a demonstração do resultado pode estar errada por um valor desconhecido.

Uma conta de compensação (clearing account) é uma parada temporária para dinheiro em trânsito, como um lote de vendas no cartão à espera do depósito, e normalmente volta a zero quando chega o lançamento correspondente. Um saldo de suspense ou sem categoria não tem essa saída. Faça três perguntas:

1. Quais lançamentos formam o saldo?
2. Qual é a idade do mais antigo?
3. Quem decidiu cada lançamento, e com base em qual documento?

Veja despesas sem categoria antes da época de imposto, opening balance equity (saldo inicial do patrimônio) e uma demonstração do resultado que parece errada.

Meu balanço patrimonial faz sentido: caixa negativo, empréstimos estranhos, patrimônio do proprietário?

Um balanço patrimonial faz sentido quando cada linha pode ser ligada a um extrato ou a um documento. Quatro linhas merecem ser conferidas primeiro.

As declarações aplicam o mesmo teste. As instruções do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120 dizem, cada uma, que o balanço patrimonial do Schedule L deve bater com os livros e registros da entidade. Na declaração da corporação S, os empréstimos dos acionistas em geral devem bater com os valores dos Schedules K-1.

Veja o que o balanço patrimonial de uma pequena empresa deve mostrar e patrimônio negativo do proprietário.

Os valores da folha de pagamento e do imposto sobre vendas na escrituração batem com o que o IRS e o estado mostram?

A folha de pagamento e o imposto sobre vendas na escrituração devem bater com os registros do IRS e do estado, período por período. O empregador, e não o responsável contábil, é responsável pelos depósitos federais da folha de pagamento, mesmo quando outra pessoa os faz (IRS). Por isso, o registro do IRS, e não o relatório de um responsável contábil, é a melhor evidência de que um depósito chegou; uma lacuna é motivo para perguntar, não prova de que o depósito nunca foi feito. Se uma certified professional employer organization (empresa certificada de gestão de funcionários terceirizados) paga os salários, ela em geral é o empregador deles, então a conta dela, e não a da empresa, pode guardar esses depósitos; peça os relatórios a ela. A empresa ainda pode ser responsabilizada (IRS).

Onde procurar:

• Business Tax Account do IRS: com acesso total, mostra o saldo da conta por ano, o histórico de pagamentos, as transcrições e as cartas. Quem pode se cadastrar depende do tipo de empresa e da função: um empresário individual com EIN que entrega o Schedule C, um sócio geral ou sócio administrador de LLC, ou um diretor de corporação ou membro administrador que seja empregado atual com W-2 do último ano entregue e possa vincular legalmente a corporação. Um sócio ou acionista com Schedule K-1 tem acesso limitado: sem cartas e apenas os anos mais antigos com K-1 registrado que o IRS lista, o que pode terminar antes do período que você está conferindo. Uma LLC que entrega como empresário individual no Schedule C ainda não pode se cadastrar (IRS).
• EFTPS, transcrições e Form 8821: o empregador que se inscreveu no sistema de pagamento do Tesouro vê seus pagamentos com o próprio PIN (IRS). Uma empresa pode se inscrever mesmo sem a Business Tax Account, mas o histórico retrocede apenas cerca de 15 a 16 meses, já que duas páginas do IRS divergem (IRS). Uma transcrição da conta fiscal da empresa, pedida com o Form 4506-T ou pela linha de atendimento do IRS para empresas, mostra os depósitos e pagamentos de impostos federais (IRS). O Form 8821 permite que a empresa autorize outra pessoa a consultar seus registros no IRS.
• O endereço cadastrado: o IRS envia a correspondência para o endereço registrado e recomenda fortemente que o empregador não o troque pelo endereço de um provedor de folha de pagamento (IRS).
• O estado: cada estado tem as próprias contas, e os nomes e as regras variam. No imposto sobre vendas, a Califórnia permite que o contribuinte veja declarações e pagamentos online. Os Business Online Services de Nova York permitem que um proprietário ou diretor veja o histórico de declarações e pagamentos da empresa para os impostos do estado de Nova York. Veja imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração.

O depositante mensal deposita até o dia 15 do mês seguinte; o depositante semanal (semiweekly) deposita até a quarta-feira seguinte, para pagamentos de quarta a sexta, e até a sexta-feira seguinte, para pagamentos de sábado a terça; qualquer um deposita até o próximo dia útil quando o imposto acumulado chega a $100.000 ou mais (datas de vencimento do IRS). O empregador cujo imposto da linha 12 é menor que $2.500 neste trimestre ou no anterior, sem esse depósito de próximo dia, pode pagar junto com o Form 941 em vez de depositar, então esse trimestre pode mostrar um só pagamento e nenhum depósito separado. Com esse valor ou mais nos dois trimestres, e todos os depósitos no prazo, a linha 14 deve ser zero; um saldo a pagar é motivo para perguntar por quê. O empregador aprovado para o Form 944 entrega uma vez por ano, e o empregador de trabalhadores rurais entrega o Form 943 para os salários deles (IRS).

Um depósito perdido gera uma multa por falta de depósito de 2% a 15% do depósito não pago, conforme o atraso e as cartas (IRS). A pessoa responsável por pagar o imposto retido que deixa de fazê-lo de propósito, como um diretor, um sócio ou qualquer um que decida quais contas são pagas, também pode dever a Trust Fund Recovery Penalty da seção 6672, que equivale a todo o imposto de renda retido e as contribuições de Social Security e Medicare do empregado não pagos. A carta que a propõe dá 60 dias para recorrer (IRS). O manual do IRS fixa o prazo usual de lançamento em 3 anos, sem limite até que uma declaração seja entregue (IRM). Veja quem paga as multas depois de erros do responsável contábil e a trust fund recovery penalty.

Para saldos da folha de pagamento que não zeram, veja passivos da folha de pagamento que não zeram.

A escrituração parte da declaração entregue no ano passado e bate com minha renda dos Forms 1099?

Sim: os saldos iniciais deste ano devem ser iguais aos saldos finais do ano passado, e a renda na escrituração deve explicar a renda da declaração e a dos formulários que os pagadores enviaram.

Saldos iniciais. Para uma sociedade de pessoas, as instruções do Form 1065 dizem que o total de ativos no início do ano no Schedule L em geral deve ser igual ao total de ativos no fim do ano anterior, com uma explicação por escrito de qualquer diferença. As instruções para corporações indicadas acima dizem que o balanço patrimonial deve bater com a escrituração. Compare o Schedule L da última declaração entregue, e seu patrimônio, com a escrituração no último dia daquele ano. O Schedule C de um empresário individual não tem balanço patrimonial, e algumas sociedades de pessoas e corporações pequenas são dispensadas do Schedule L. Sem ele, comece pelo balanço patrimonial salvo no fechamento do ano passado e pelos extratos de banco, cartão e empréstimo do fim do ano, e depois compare a demonstração do resultado do ano entregue com a declaração.

Renda dos Forms 1099. Compare todo Form 1099-NEC, 1099-MISC e 1099-K que a empresa recebeu com a renda na escrituração. Na declaração de uma pessoa física, o IRS envia um aviso CP2000 quando a renda informada pelos pagadores não bate com a declaração. O empresário individual pode pedir uma transcrição de salários e rendimentos, mas ela mostra apenas os formulários de fato entregues ao IRS, não necessariamente todos os emitidos. O IRS não lista transcrição de salários e rendimentos entre seus tipos de transcrição para empresas, então uma sociedade de pessoas ou corporação deve pedir a cada pagador ou plataforma a sua cópia. A renda deve ser declarada chegue ou não um Form 1099-K (IRS). Uma lacuna não é automaticamente um erro, mas vale ter uma explicação por escrito de cada uma, guardada com os registros da declaração.

Veja lucros retidos que não batem com a declaração do ano passado e como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

Como saber se meses antigos, já fechados, estão sendo alterados?

Meses fechados estão sendo alterados quando um valor de um período encerrado difere entre duas cópias do mesmo relatório. Três sinais apontam para isso:

• o saldo inicial de uma conciliação deixa de bater com o extrato;
• um total do ano passado difere da cópia que você guardou;
• o patrimônio inicial deixa de bater com o balanço patrimonial do fim do ano que foi guardado ou com o Schedule L entregue.

Pergunte três coisas: até que data a escrituração está bloqueada, quem tem a senha e a lista de lançamentos incluídos ou editados depois dessa data, se o software de contabilidade mantém um registro de alterações. Depois que uma declaração é entregue, salve o balanço patrimonial e a demonstração do resultado do fim do ano em PDF; essa cópia é o ponto de comparação para a próxima vez.

Em uma fiscalização, o IRS pode pedir o arquivo do software de contabilidade, e as perguntas frequentes que ele publica dizem que os fiscais podem revisar lançamentos criados ou alterados durante o ano fiscalizado. Mudar a escrituração depois da entrega não retifica por si só a declaração entregue, mas pode significar que a declaração deixou de bater com a escrituração; se isso importa depende do que mudou. Veja um ano já entregue que continua mudando.

O que posso conferir sozinho todo mês em 30 minutos?

Seis verificações, cerca de cinco minutos cada. Use seus próprios logins do banco, do IRS e do estado, e relatórios exportados da escrituração com o login de proprietário, para não depender do resumo do responsável contábil:

1. Saldos finais. Para cada conta de banco e de cartão, compare o saldo final do extrato com o saldo do extrato no relatório de conciliação, e depois o saldo ajustado do relatório com o saldo da escrituração nessa data.
2. Itens não compensados. Leia a lista. Tudo que tem mais de um ciclo de extrato precisa de um motivo.
3. Balanço patrimonial. Procure caixa negativo, saldos sem categoria, de suspense ou de compensação e empréstimos que você não reconhece.
4. Depósitos da folha de pagamento. Compare o histórico de pagamentos do IRS com os relatórios da folha de pagamento do mês.
5. Imposto sobre vendas. Confirme na conta do estado que o período foi declarado e pago.
6. Meses fechados. Compare os totais de fechamento do mês passado com o PDF que você salvou.

Se uma verificação falha, pergunte por escrito ao responsável contábil quais lançamentos a explicam. Uma falha que continua sem explicação, ou qualquer item da tabela abaixo, é o momento de chamar um profissional.

Para dar acesso a um responsável contábil sem perder o seu, veja como dar acesso às suas contas a um responsável contábil.

Quando devo parar de conferir e chamar um profissional?

Pare de conferir quando um achado exige mais do que uma correção. Cada um destes exige:

Se você gasta mais tempo corrigindo os erros do responsável contábil do que levaria para fazer o trabalho você mesmo, a questão passou de conferir para substituir. Veja como substituir seu responsável contábil ou como assumir a escrituração de um ex-contador se o responsável contábil parou de responder.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

A escrituração mostra mais dinheiro do que o banco

A escrituração de uma LLC de paisagismo de Denver mostra US$42.000 em caixa. O banco mostra US$18.000. A conciliação de março nunca foi concluída, e US$24.000 estão em uma conta sem categoria. O primeiro passo é conciliar março com o extrato e depois examinar os lançamentos sem categoria um por um. Até lá, não se pode confiar na demonstração do resultado.

Impostos da folha de pagamento mostrados como pagos

A escrituração de um consultório odontológico mostra US$9.000 de imposto da folha de pagamento pagos a cada trimestre. A conta do IRS mostra dois trimestres sem pagamento, US$18.000 no total: os depósitos nunca saíram do banco. Suponha que os US$18.000 inteiros eram exigidos como depósitos, que cada depósito está com mais de 15 dias de atraso, que nenhuma carta do IRS chegou e que nenhum alívio de multa se aplica. A multa por falta de depósito é então de 10%, ou US$1.800. Ela passa a 15% (US$2.700), no lugar dos 10%, se o imposto continuar sem pagamento mais de 10 dias depois da primeira carta do IRS ou no dia em que chega uma carta exigindo pagamento imediato, o que ocorrer primeiro. Podem se aplicar também juros e outras multas.

Patrimônio inicial que não bate com nada

A escrituração da corporação S de um consultor mostra patrimônio inicial de US$15.000. Esse valor não bate nem com o patrimônio final do Schedule L entregue no ano passado nem com o balanço patrimonial do fim do ano salvo depois da entrega. O arquivo foi reaberto e um ano fechado foi alterado. O primeiro passo é a lista de lançamentos editados depois da entrega da declaração. Se a declaração precisa ser retificada depende do que essa lista mostrar.

E no seu caso?

• Vários meses nunca foram conciliados: veja como atualizar a escrituração atrasada e limpar ou recomeçar a escrituração para decidir entre consertar mês a mês e refazer tudo. Comece pela ajuda de escrituração contábil quando a atualização for mais do que você consegue fazer sozinho.
• O saldo do seu banco e a escrituração discordam, ou os relatórios mostram dinheiro que você não tem, e você não distingue uma diferença de prazo de um erro: uma comparação profissional dos extratos com a escrituração é como você descobre se dá para consertar mês a mês ou se é preciso refazer tudo, e se algo já entregue é afetado. Comece pela ajuda de escrituração contábil.
• O IRS ou um estado mostra folha de pagamento ou imposto sobre vendas sem pagamento, ou você recebeu uma carta: veja quem paga as multas depois de erros do responsável contábil. A carta fixa uma data para responder, então conte logo com a ajuda de escrituração contábil.
• Os saldos iniciais ou o patrimônio diferem da escrituração de fechamento do ano passado ou de um Schedule L entregue: veja lucros retidos que não batem com a declaração do ano passado e a ajuda de escrituração contábil para verificar se a declaração é afetada.
• Você não tem certeza de quais tarefas são do responsável contábil e quais são suas: veja o que seu responsável contábil precisa de você.
• O responsável contábil sumiu ou você está pronto para trocar: veja como substituir seu responsável contábil.