장부 담당자가 계좌 대사를 안 하나요? 직접 확인하는 방법

장부 담당자가 정말 계좌를 대사하고 있는지 어떻게 알 수 있나요?

명세서의 기말 잔액에서 목록에 적힌 맞지 않는 항목을 조정한 금액이 같은 날짜의 장부 잔액과 같으면, 장부 담당자가 해당 계좌를 대사하고 있는 것입니다. IRS는 사업용 당좌 계좌를 매달 대사하라고 안내합니다. 은행과 카드 계좌마다 마지막으로 대사한 날짜가 적힌 보고서를 요청하세요. 장부 담당자가 로그인하지 않거나 제때 대사하지 않으면, 마지막 대사 날짜가 몇 달 전인 계좌로 가장 먼저 드러납니다. 이 날짜는 계좌가 밀렸다는 사실만 보여 줄 뿐 이유를 알려 주지는 않습니다. 원인은 장부 담당자일 수도, 없어진 명세서나 접근 권한 상실일 수도 있으니 직접 물어보세요.

다음에 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 은행과 장부가 서로 다른데, 시기 차이인지 실제 오류인지 구분할 수 없습니다.
• 몇 달 동안 대사를 하지 않아 오류가 쌓였을 수 있습니다.
• 장부에는 현금이 있다고 나오지만 은행에는 없습니다.
• 장부의 급여나 판매세가 IRS 또는 주 정부 기록과 다릅니다.
• 대사하지 않은 장부로 신고서를 이미 제출했습니다.
• 사업체가 파트너십이나 법인이어서, 장부와 일치해야 하는 재무상태표인 Schedule L을 작성해야 합니다.

먼저 준비할 자료는 문제가 되는 달의 모든 계좌 명세서, 마지막 두 해의 제출한 신고서, 장부에서 뽑은 3개월치 보고서(재무상태표, 손익계산서, 대사 보고서), 급여 보고서와 제출한 Form 941 및 Form 940, 대출 명세서, 사업체가 받은 Form 1099, 그리고 IRS의 사업체 기록(계정 잔액, 납부 내역, 발급 기록)입니다.

은행 계좌를 연동했다고 해서 대사가 된 것은 아닙니다. 은행 연동과 계좌 대사를 참고하세요.

월별 계좌 대사에는 무엇이 나와야 하고, 무엇을 보여 달라고 해야 하나요?

월별 계좌 대사는 시기 차이를 모두 목록으로 만든 뒤 장부가 은행과 일치함을 보여 줍니다. IRS가 안내하는 순서는 입금액과 결제 완료된 수표를 장부와 비교하고, 아직 결제되지 않은 항목을 목록으로 만들고, 장부에 없는 은행 수수료를 입력한 뒤, 조정한 명세서 잔액이 조정한 장부 잔액과 같은지 확인하는 것입니다.

대사 전후의 일상 절차는 월말 마감 체크리스트를 참고하세요.

은행 잔액이 장부와 맞지 않는 이유는 무엇인가요?

흔한 원인은 시기 차이, 장부에 없는 은행 수수료, 입력 오류입니다. IRS는 앞의 두 가지를 언급합니다. 명세서에는 아직 장부에 입력하지 않은 수수료가 들어 있을 수 있고, 명세서 날짜 이후의 입금액과 아직 결제되지 않은 수표는 빠져 있습니다. IRS의 예시에는 금액을 잘못 입력한 입금도 포함되어 있습니다.

시기 차이는 이름과 날짜가 있고 보통 다음 명세서에서 해소됩니다. 특정 항목과 연결되지 않는 차이는 오류, 빠진 기록, 또는 기록 없이 이동한 돈입니다. 장부의 현금이 은행보다 많다면 입력하지 않은 지급, 두 번 입력한 입금, 한쪽에만 입력한 이체를 찾아보세요. 카드나 온라인 결제 입금은 매출, 정산금, Form 1099-K 맞춰 보기를 참고하세요.

대사 자체의 기초 잔액이 문제라면 대사 기초 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.

분류되지 않은 큰 잔액, 가계정(suspense), 임시 계정(clearing)의 큰 잔액은 무슨 뜻인가요?

분류되지 않은 큰 잔액, 가계정(suspense) 잔액, 임시 계정(clearing) 잔액은 돈이 움직였는데 그것이 무엇인지 아무도 정하지 않았다는 뜻입니다. IRS는 사업 수입과 사업 외 수입, 과세 소득과 비과세 소득을 구분하려면 수입의 출처가 필요하고, 장부에는 총소득, 공제, 세액공제가 드러나야 한다고 안내합니다. 잔액을 정리하기 전에는 손익계산서가 얼마나 틀렸는지 알 수 없습니다.

임시 계정(clearing)은 카드 매출이 입금을 기다리는 동안처럼 이동 중인 돈이 잠시 머무는 곳이며, 맞는 기록이 들어오면 보통 0으로 돌아갑니다. 가계정(suspense)이나 분류되지 않은 잔액에는 이런 출구가 없습니다. 세 가지를 물어보세요.

1. 잔액은 어떤 기록들로 이루어져 있나요?
2. 가장 오래된 기록은 얼마나 오래되었나요?
3. 각 기록은 누가, 어떤 서류를 근거로 정했나요?

세금 신고 전에 미분류 비용 정리하기, 기초 잔액 자본 계정, 이상해 보이는 손익계산서를 참고하세요.

재무상태표가 이치에 맞나요? 마이너스 현금, 이상한 대출, 소유주 자본은 어떻게 보나요?

재무상태표의 모든 줄이 명세서나 서류로 추적되면 이치에 맞는 것입니다. 먼저 확인할 네 줄이 있습니다.

신고서도 같은 기준을 적용합니다. Form 1065, Form 1120-S, Form 1120의 작성 안내는 모두 Schedule L 재무상태표가 사업체의 장부 및 기록과 일치해야 한다고 설명합니다. S corporation 신고서에서는 주주로부터 받은 대여금이 일반적으로 Schedule K-1의 금액과 맞아야 합니다.

소규모 사업체의 재무상태표에 나와야 하는 내용과 마이너스 소유주 자본을 참고하세요.

장부의 급여와 판매세 금액이 IRS와 주 정부 기록과 일치하나요?

장부의 급여와 판매세는 기간별로 IRS와 주 정부 기록과 일치해야 합니다. 다른 사람이 대신 납부하더라도 연방 급여세 납부의 책임은 장부 담당자가 아니라 고용주에게 있습니다(IRS). 따라서 납부가 도착했는지는 장부 담당자의 보고서보다 IRS 기록이 더 좋은 증거입니다. 차이가 있으면 물어봐야 한다는 뜻이지, 납부가 이루어지지 않았다는 증거는 아닙니다. 공인 직원 위탁 서비스 업체(PEO)가 급여를 지급한다면 일반적으로 그 업체가 해당 급여의 고용주이므로, 이 납부는 사업체가 아니라 그 업체의 계정에 있을 수 있습니다. 그 업체에 보고서를 요청하세요. 사업체가 그래도 책임을 질 수 있습니다(IRS).

확인할 곳은 다음과 같습니다.

• IRS Business Tax Account: 전체 권한이 있으면 연도별 계정 잔액, 납부 내역, 발급 기록(transcript), 통지서가 보입니다. 등록 가능 여부는 사업체 유형과 역할에 따라 다릅니다. EIN이 있고 Schedule C를 제출하는 개인사업자, 일반 파트너 또는 업무를 집행하는 LLC 파트너, 최신 신고 연도의 Form W-2를 받은 현직 직원이면서 법인을 법적으로 대표할 수 있는 법인 임원 또는 업무 집행 구성원이 등록할 수 있습니다. Schedule K-1이 있는 파트너나 주주는 제한된 권한만 받으며, 통지서는 볼 수 없고 K-1이 제출된 이전 과세연도 중 IRS가 목록에 올린 연도만 볼 수 있어서 확인하려는 기간이 빠질 수도 있습니다. Schedule C로 개인사업자로 신고하는 LLC는 아직 등록할 수 없습니다(IRS).
• EFTPS, 발급 기록, Form 8821: 미국 재무부의 납부 시스템에 가입한 고용주는 자신의 PIN으로 납부 내역을 볼 수 있습니다(IRS). Business Tax Account가 없어도 가입할 수 있지만, 두 IRS 페이지의 설명이 다르기는 하나 납부 내역은 약 15~16개월 전까지만 조회됩니다(IRS). Form 4506-T로 또는 IRS 사업체 전화로 신청한 사업체의 세금 계정 발급 기록(tax account transcript)에는 연방 세금 납부 내역이 나옵니다(IRS). Form 8821을 쓰면 사업체가 다른 사람에게 IRS 기록 열람 권한을 줄 수 있습니다.
• 등록된 주소: IRS는 등록된 주소로 우편물을 보내며, 고용주가 이를 급여 대행 업체의 주소로 바꾸지 말라고 강하게 권고합니다(IRS).
• 주 정부: 주마다 자체 계정을 운영하며 명칭과 규정이 다릅니다. 판매세의 경우 캘리포니아 주는 납세자가 신고서와 납부 내역을 온라인으로 볼 수 있게 합니다. 뉴욕 주 Business Online Services에서는 소유주나 임원이 뉴욕 주 세금의 신고 및 납부 내역을 볼 수 있습니다. 미지급 판매세가 신고서와 다른 경우를 참고하세요.

월별 납부 의무자(monthly depositor)는 다음 달 15일까지 납부합니다. 반주 단위 납부 의무자(semiweekly depositor)는 수요일부터 금요일까지의 급여일에는 다음 수요일까지, 토요일부터 화요일까지의 급여일에는 다음 금요일까지 납부합니다. 둘 다 세금이 $100,000 이상 쌓이면 다음 영업일까지 납부해야 합니다(IRS 고용세 납부 기한). 이번 분기나 지난 분기의 12번 줄 세액이 $2,500 미만이고 이런 다음 영업일 납부 의무가 없는 고용주는 별도로 납부하는 대신 Form 941과 함께 납부할 수 있으므로, 그 분기에는 별도 납부 없이 납부 1건만 있을 수 있습니다. 두 분기 모두 그 금액 이상이고 모든 납부를 기한 내에 했다면 14번 줄은 0이어야 하며, 납부할 잔액이 있으면 이유를 물어봐야 합니다. Form 944 사용을 승인받은 고용주는 대신 연 1회 제출하고, 농장 근로자를 고용한 고용주는 그 급여에 대해 Form 943을 제출합니다(IRS).

납부를 놓치면 지연과 통지에 따라 납부하지 않은 금액의 2%~15%에 해당하는 납부 불이행 가산세가 붙습니다(IRS). 원천징수한 세금을 납부할 책임이 있으면서 고의로 납부하지 않은 사람, 즉 임원, 파트너, 어떤 청구서를 낼지 결정하는 모든 사람은 section 6672에 따른 Trust Fund Recovery Penalty도 물 수 있으며, 그 금액은 미납한 원천징수 소득세와 직원 Social Security 및 Medicare 세금 전액입니다. 이를 부과하겠다는 서신을 받으면 60일 안에 이의를 제기할 수 있습니다(IRS). IRS 매뉴얼은 일반적인 부과 기간을 3년으로 정하고 있으며, 신고서를 제출하기 전에는 기간 제한이 없습니다(IRM). 장부 담당자의 실수에 따른 가산세는 누가 내나요와 Trust Fund Recovery Penalty를 참고하세요.

해소되지 않는 급여 잔액은 해소되지 않는 급여 부채를 참고하세요.

장부는 전년도에 제출한 신고서에서 시작하고 있으며 1099 소득과 일치하나요?

그렇습니다. 올해의 기초 잔액은 작년의 기말 잔액과 같아야 하고, 장부의 소득은 신고서의 소득과 지급자가 보낸 양식의 소득을 설명할 수 있어야 합니다.

기초 잔액. 파트너십의 경우 Form 1065 작성 안내는 Schedule L의 연초 총자산이 일반적으로 전년도 말 총자산과 같아야 하며 차이가 있으면 이를 설명하는 서류를 첨부해야 한다고 설명합니다. 위에 연결한 법인 작성 안내는 재무상태표가 장부와 일치해야 한다고 설명합니다. 마지막으로 제출한 신고서의 Schedule L과 자본 항목을 그 해 마지막 날의 장부와 비교하세요. 개인사업자의 Schedule C에는 재무상태표가 없고, 규모가 작은 일부 파트너십과 법인은 Schedule L 작성이 면제됩니다. Schedule L이 없다면 작년 결산 때 저장한 재무상태표와 연말 은행, 카드, 대출 명세서에서 시작한 뒤, 제출한 연도의 손익계산서를 신고서와 비교하세요.

1099 소득. 사업체가 받은 모든 Form 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K를 장부의 소득과 비교하세요. 개인 신고서의 경우, 지급자가 보고한 소득이 신고서와 맞지 않으면 IRS가 CP2000 통지서를 보냅니다. 개인사업자는 임금·소득 기록 사본(트랜스크립트)를 요청할 수 있지만, 여기에는 실제로 IRS에 제출된 양식만 나오며 발급된 양식이 모두 나오는 것은 아닙니다. IRS의 사업체 발급 기록 유형에는 wage and income transcript가 없으므로, 파트너십이나 법인은 지급자나 플랫폼마다 사본을 요청해야 합니다. Form 1099-K가 오지 않더라도 소득은 신고해야 합니다(IRS). 차이가 있다고 해서 자동으로 오류인 것은 아니지만, 차이마다 서면 설명을 작성해 신고서 기록과 함께 보관하는 것이 좋습니다.

전년도 신고서와 맞지 않는 이익잉여금과 매출, 정산금, Form 1099-K 맞춰 보기를 참고하세요.

이미 마감한 지난 달이 바뀌고 있는지 어떻게 알 수 있나요?

같은 보고서의 두 사본에서 이미 끝난 기간의 수치가 서로 다르면 마감한 달이 바뀌고 있는 것입니다. 다음 세 가지 신호가 이를 가리킵니다.

• 대사의 기초 잔액이 더 이상 명세서와 맞지 않습니다.
• 작년 합계가 저장해 둔 사본과 다릅니다.
• 기초 자본이 저장해 둔 연말 재무상태표나 제출한 Schedule L과 더 이상 맞지 않습니다.

세 가지를 물어보세요. 장부가 잠겨 있는 기준 날짜, 비밀번호를 가진 사람, 그리고 회계 소프트웨어가 변경 기록을 남긴다면 그 날짜 이후에 추가되거나 수정된 기록의 목록입니다. 신고서를 제출한 뒤에는 연말 재무상태표와 손익계산서를 PDF로 저장해 두세요. 이 사본이 다음번의 기준이 됩니다.

세무조사에서 IRS는 회계 소프트웨어 파일을 요청할 수 있으며, IRS가 공개한 자주 묻는 질문은 조사관이 조사 대상 연도에 만들어지거나 변경된 기록을 검토할 수 있다고 설명합니다. 제출 후에 장부를 바꾼다고 해서 그것만으로 제출한 신고서가 수정되지는 않지만, 신고서가 더 이상 장부와 맞지 않을 수 있습니다. 이것이 문제가 되는지는 무엇이 바뀌었는지에 달려 있습니다. 계속 바뀌는 제출 완료 연도를 참고하세요.

매달 30분 안에 직접 확인할 수 있는 것은 무엇인가요?

각각 약 5분이 걸리는 여섯 가지 확인이 있습니다. 장부 담당자의 요약에 의존하지 않도록 본인의 은행, IRS, 주 정부 로그인과 소유주 로그인으로 장부에서 내보낸 보고서를 사용하세요.

1. 기말 잔액. 은행과 카드 계좌마다 명세서의 기말 잔액을 대사 보고서의 명세서 잔액과 맞춰 본 뒤, 보고서의 조정 잔액을 같은 날짜의 장부 잔액과 맞춰 보세요.
2. 맞지 않는 항목. 목록을 읽어 보세요. 명세서 한 주기보다 오래된 항목에는 이유가 있어야 합니다.
3. 재무상태표. 마이너스 현금, 분류되지 않은 잔액, 가계정(suspense) 또는 임시 계정(clearing) 잔액, 모르는 대출이 있는지 확인하세요.
4. 급여세 납부. 해당 월의 IRS 납부 내역을 급여 보고서와 비교하세요.
5. 판매세. 주 정부 계정에서 해당 기간이 제출되고 납부되었는지 확인하세요.
6. 마감한 달. 지난달의 마감 합계를 저장해 둔 PDF와 비교하세요.

확인에서 문제가 나오면, 어떤 기록이 그 이유를 설명하는지 장부 담당자에게 서면으로 물어보세요. 설명되지 않은 채 남는 문제가 있거나 아래 표의 항목에 해당하면, 전문가의 도움을 받을 때입니다.

본인의 접근 권한을 내주지 않고 장부 담당자에게 접근 권한을 주는 방법은 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기를 참고하세요.

언제 확인을 멈추고 전문가를 불러야 하나요?

발견한 내용이 수정 이상의 조치를 요구하면 확인을 멈추세요. 다음은 모두 그런 경우입니다.

장부 담당자의 실수를 고치는 데 본인이 직접 작업하는 것보다 시간이 더 든다면, 문제는 확인에서 교체로 넘어간 것입니다. 장부 담당자 교체하기를 참고하세요. 장부 담당자가 연락이 되지 않는다면 전임 회계사의 장부 인계받기를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

장부의 현금이 은행보다 많음

덴버의 조경 LLC 장부에는 현금이 US$42,000으로 나와 있습니다. 은행에는 US$18,000이 있습니다. 3월 계좌 대사가 끝나지 않았고, 분류되지 않은 계정에 US$24,000이 있습니다. 먼저 3월을 명세서와 대사한 다음, 분류되지 않은 기록을 하나씩 살펴보세요. 그때까지는 손익계산서를 믿을 수 없습니다.

납부한 것으로 나오는 급여세

한 치과 병원의 장부에는 분기마다 급여세 US$9,000을 납부한 것으로 나옵니다. IRS 계정에는 두 분기가 미납으로 나오며 합계 US$18,000입니다. 납부 금액이 은행에서 나가지 않았습니다. 전체 US$18,000을 납부해야 했고, 모든 납부가 15일 넘게 늦었으며, IRS 통지서는 오지 않았고, 가산세 구제도 적용되지 않는다고 가정합니다. 이때 납부 불이행 가산세는 10%, 즉 US$1,800입니다. IRS의 첫 통지서를 받은 뒤에도 10일이 넘게 세금이 납부되지 않았거나 즉시 납부를 요구하는 통지서가 도착한 날 중 더 이른 날이 지나면, 10%가 15%(US$2,700)로 바뀝니다. 이자와 다른 가산세가 붙을 수도 있습니다.

어디에도 맞지 않는 기초 자본

한 컨설턴트의 S corporation 장부에는 기초 자본이 US$15,000으로 나옵니다. 이는 작년에 제출한 Schedule L의 기말 자본과도, 제출 후 저장한 연말 재무상태표와도 맞지 않습니다. 파일이 다시 열렸고 마감한 연도가 바뀌었습니다. 먼저 신고서 제출 후 수정된 기록의 목록을 확인하세요. 신고서를 수정해야 하는지는 그 목록에 무엇이 나오는지에 달려 있습니다.

상황이 다르다면?

• 여러 달을 계좌 대사하지 않았습니다. 월별로 고칠지 다시 만들지 정하려면 밀린 장부 따라잡기와 정리할지 새로 시작할지를 참고하세요. 밀린 장부 따라잡기가 혼자 하기 어렵다면 장부 관리 지원부터 시작하세요.
• 은행 잔액과 장부가 다르거나 보고서에 있지도 않은 현금이 나오는데, 시기 차이인지 오류인지 구분할 수 없습니다. 전문가가 명세서와 장부를 비교하면 월별로 고칠 수 있는지 다시 만들어야 하는지, 이미 제출한 것에 영향이 있는지 알 수 있습니다. 장부 관리 지원부터 시작하세요.
• IRS나 주 정부에 급여세나 판매세가 미납으로 나오거나 통지서를 받았습니다. 장부 담당자의 실수에 따른 가산세는 누가 내나요를 참고하세요. 통지서에는 응답 기한이 정해져 있으므로 장부 관리 지원을 일찍 받으세요.
• 기초 잔액이나 자본이 작년 마감 장부나 제출한 Schedule L과 다릅니다. 신고서에 영향이 있는지 확인하려면 전년도 신고서와 맞지 않는 이익잉여금을 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 어떤 작업이 장부 담당자의 몫이고 어떤 작업이 본인의 몫인지 확실하지 않습니다. 장부 담당자가 본인에게 필요로 하는 것을 참고하세요.
• 장부 담당자가 떠났거나 교체할 준비가 되었습니다. 장부 담당자 교체하기를 참고하세요.