記帳員沒有對帳？自己檢查記帳員工作的方法

我怎麼知道記帳員真的在幫我對帳？

記帳員對帳的標準是：對帳單的期末餘額，在調整列出的未核對項目之後，等於帳簿在同一日期的餘額。IRS 建議每月對企業支票帳戶對帳。請要求每個銀行和信用卡帳戶的對帳報告，並註明每個帳戶最近一次對帳的日期。記帳員沒有登入或沒有按時對帳，最先表現為某個帳戶最後對帳日期已是數月前。這個日期只說明帳戶落後了，並不說明原因：原因可能是記帳員、缺少對帳單或失去存取權限，所以要問清楚。

以下情況就不簡單：

• 銀行和帳簿不一致，而您分不清是時間差還是真正的錯誤；
• 有幾個月從未對帳，錯誤有時間不斷累積；
• 帳簿顯示的現金，銀行裡並沒有；
• 帳簿裡的工資或銷售稅，與 IRS 或州的記錄不一致；
• 稅表是根據未經對帳的帳簿提交的；
• 企業是必須填寫 Schedule L 的合夥企業或公司，而 Schedule L 這份資產負債表必須與帳簿一致。

先備齊：所涉月份每個帳戶的對帳單、最近兩份已提交的稅表、帳簿中最近三個月的報表（資產負債表、損益表、對帳報告）、工資報表以及已提交的 941 表和 940 表、貸款對帳單、企業收到的 1099 表，以及 IRS 有關企業的記錄：帳戶餘額、付款歷史和稅務記錄副本。

連接銀行資料來源並不等於對帳；見銀行資料來源與對帳的區別。

每月對帳應該顯示什麼？我該要求看什麼？

每月對帳顯示的是：列出所有時間差之後，帳簿與銀行一致。IRS 的步驟是：把存款和已兌現的支票與帳簿核對，列出尚未兌現的項目，把帳簿中沒有的銀行收費記入，然後確認調整後的對帳單餘額等於調整後的帳簿餘額。

圍繞對帳的日常流程，見月末結帳清單。

為什麼銀行餘額與我的帳簿不一致？

常見原因是時間差、帳簿中沒有的銀行收費，以及記錄錯誤。IRS 指出了前兩項：對帳單可能包含尚未記入帳簿的收費，同時不包括對帳單日期之後的存款和尚未兌現的支票。它的例子還包括一筆金額記錯的存款。

時間差有名稱、有日期，通常在下一期對帳單前就會結清。無法對應到某個具體項目的差額，則是錯誤、漏記，或未入帳的資金流動。帳簿顯示的現金多於銀行時，請找從未入帳的付款、重複入帳的存款，以及只記了一邊的轉帳。信用卡和線上支付的存款，見核對銷售款、平台撥款與 1099-K 表。

如果問題出在對帳本身的期初餘額，見對帳期初餘額有誤。

大額未分類、暫記或過渡餘額代表什麼？

大額未分類、暫記或過渡餘額表示資金有流動，卻沒人決定它是什麼。IRS 指出，需要知道收款來源，才能區分業務與非業務收款、應稅與免稅收入，而帳簿必須顯示總收入、扣除額和抵免。在這筆餘額分類清楚之前，損益表可能有未知金額的錯誤。

過渡帳戶是在途資金的臨時停靠處，例如等待存入的一批信用卡銷售款，等對應的記錄到達後通常會回到零。暫記或未分類餘額則沒有這樣的出口。請問三個問題：

1. 餘額由哪些記錄構成？
2. 最舊的一筆有多久了？
3. 每筆記錄由誰決定，依據是什麼文件？

見報稅前的未分類支出、期初餘額權益和看起來不對的損益表。

我的資產負債表合理嗎：現金為負、可疑貸款、所有者權益？

資產負債表的每一行都能追溯到對帳單或文件，才算合理。先檢查這四行。

稅表也用同樣的標準。1065 表、1120-S 表和 1120 表的填表說明，都說 Schedule L 資產負債表應與實體的帳簿和記錄一致。在 S 公司稅表上，股東貸款一般應與 Schedule K-1 上的金額核對一致。

見小企業資產負債表應顯示什麼和所有者權益為負。

帳簿中的工資和銷售稅金額，與 IRS 和州顯示的相符嗎？

帳簿中的工資稅和銷售稅，應按期間與 IRS 和州的記錄一致。聯邦工資稅存款的責任在雇主，而不在記帳員，即使由別人代為存款也一樣（IRS），所以存款有沒有到帳，IRS 的記錄比記帳員的報告更可靠；出現差額是詢問的理由，並不能證明存款從未繳納。如果由經認證的專業雇主組織（PEO）支付工資，它一般就是這些工資的雇主，所以這些存款可能在它的帳戶而不是企業的帳戶中；請向它索取報告。企業仍可能承擔責任（IRS）。

查詢的地方：

• IRS 企業稅務帳戶（Business Tax Account）： 具備完整權限時，可顯示按年度的帳戶餘額、付款歷史、稅務記錄副本和通知。誰可以註冊取決於實體和角色：有 EIN 並提交 Schedule C 的獨資經營者、普通合夥人或管理 LLC 的合夥人，或是現任雇員、最近申報年度有 W-2 表且依法可約束公司的公司高級職員或管理成員。持有 Schedule K-1 的合夥人或股東只有有限的權限：看不到通知，只能看到 IRS 列出的、存有 K-1 的較早稅務年度，這可能到不了您正在核查的期間。以 Schedule C 作為獨資經營者申報的 LLC 目前還不能註冊（IRS）。
• EFTPS、稅務記錄副本和 8821 表： 加入財政部付款系統的雇主，可用自己的 PIN 查看自己的付款（IRS）。企業即使沒有企業稅務帳戶也可以加入，但其歷史記錄只能追溯約 15 至 16 個月，因為 IRS 的兩個頁面說法不一（IRS）。以 4506-T 表或通過 IRS 企業專線申請的企業稅務帳戶記錄副本，會顯示聯邦稅款存款和付款（IRS）。8821 表可讓企業授權他人查看其 IRS 記錄。
• 登記的地址： IRS 把函件寄到登記在案的地址，並強烈建議雇主不要把它改成工資服務商的地址（IRS）。
• 州： 各州自行管理帳戶，名稱和規則各不相同。就銷售稅而言，加州允許納稅人在線上查看申報表和付款。紐約州的企業線上服務讓所有者或高級職員查看企業在紐約州各稅種的提交和付款歷史。見應付銷售稅與申報表不符。

按月存款的雇主須在 次月 15 日前存款；按半週存款的雇主，發薪日為週三至週五的，在下一個週三前存款，發薪日為週六至週二的，在下一個週五前存款；兩者在累計稅款達到 $100,000 或以上時，都須在下一個營業日存款（IRS 到期日）。雇主本季或上一季第 12 行的稅款低於 $2,500，且沒有上述次日存款情形的，可以隨 941 表一併付款而不必存款，所以該季度可能只有一筆付款，沒有單獨的存款。兩個季度都達到或超過該金額，且每筆存款都按時，第 14 行應為零；出現應付餘額就應該問原因。經批准使用 944 表的雇主每年只提交一次，僱用農場工人的雇主則為其工資提交 943 表（IRS）。

漏存一筆存款會加收逾期存款罰款，為未繳存款的 2% 至 15%，視逾期時間和通知而定（IRS）。負責繳納預扣稅款的人如果故意不繳，例如高級職員、合夥人或任何決定付哪些帳單的人，還可能依第 6672 條承擔信託基金追回罰款，金額等於 全部未繳的預扣所得稅及雇員社會安全稅和醫療保險稅。提議徵收該罰款的函件給予 60 天 提出上訴（IRS）。IRS 手冊把通常的評定期間定為 3 年，在稅表提交之前沒有期限（IRM）。見記帳員出錯後誰付罰款和信託基金追回罰款。

工資負債餘額一直清不掉的情況，見清不掉的工資負債。

帳簿是從上一年已提交的稅表開始的嗎？收入與我的 1099 表相符嗎？

是的：今年的期初餘額應等於去年的期末餘額，而帳簿中的收入應能解釋稅表上的收入和付款方寄來的表格上的收入。

期初餘額。 對合夥企業而言，1065 表填表說明指出，Schedule L 上年初的資產總額一般必須等於上一年末的資產總額，有差異須附聲明說明。上文連結的公司填表說明則說資產負債表應與帳簿一致。請把上一份已提交稅表的 Schedule L 及其權益，與帳簿在該年最後一天的數字比對。獨資經營者的 Schedule C 沒有資產負債表，部分小型合夥企業和公司也免填 Schedule L。沒有 Schedule L 時，先從去年年底保存的資產負債表和年末的銀行、信用卡及貸款對帳單入手，再把已提交年度的損益表與稅表對照。

1099 收入。 把企業收到的每份 1099-NEC 表、1099-MISC 表和 1099-K 表，與帳簿中的收入比對。對個人稅表而言，付款方申報的收入與稅表不符時，IRS 會寄出 CP2000 通知。獨資經營者可以申請工資及收入記錄副本，但它只顯示實際提交給 IRS 的表格，不一定包括所有已開出的表格。IRS 在其企業稅務記錄副本類型中沒有列出工資及收入記錄副本，所以合夥企業或公司應向各個付款方或平台索取其副本。無論是否收到 1099-K 表，收入都須申報（IRS）。差額不一定就是錯誤，但每一項都值得寫一份說明，與稅表記錄放在一起。

見留存收益與上一年稅表不符和核對銷售款、平台撥款與 1099-K 表。

我怎麼知道已結帳的舊月份有沒有被改動？

同一份報告的兩個副本中，已結束期間的數字不一致，就表示已結帳月份被改動了。三個跡象指向這一點：

• 對帳的期初餘額不再與對帳單相符；
• 去年的某個合計數與您保存的副本不同；
• 期初權益不再與保存的年末資產負債表或已提交的 Schedule L 相符。

請問三件事：帳簿鎖定到哪一天、誰掌握密碼，以及（如果會計軟體保存修改記錄的話）該日期之後新增或修改的記錄清單。稅表提交後，請把年末資產負債表和損益表存成 PDF；這份副本就是下次比對的基準。

在審查中，IRS 可以要求提供會計軟體檔案，其公布的常見問題說明，審查人員可以查看被審查年度內建立或修改的記錄。提交後修改帳簿，本身並不會更正已提交的稅表，但可能使稅表與帳簿不再一致；是否有影響，取決於改了什麼。見一個已提交年度不斷變動。

每個月我自己用 30 分鐘能檢查什麼？

六項檢查，每項約五分鐘。請使用您自己的銀行、IRS 和州的登入帳號，以及以所有者身份登入帳簿匯出的報告，這樣就不必依賴記帳員的摘要：

1. 期末餘額。 對每個銀行和信用卡帳戶，先把對帳單的期末餘額與對帳報告上的對帳單餘額核對，再把報告上的調整後餘額與帳簿在該日期的餘額核對。
2. 未核對項目。 讀一遍清單。超過一個對帳單週期的項目都需要說明原因。
3. 資產負債表。 看有沒有現金為負、未分類、暫記或過渡餘額，以及您不認識的貸款。
4. 工資稅存款。 把 IRS 付款歷史與當月的工資報表比對。
5. 銷售稅。 在州的帳戶中確認該期間已提交並已繳稅。
6. 已結帳月份。 把上個月的結帳合計數與您保存的 PDF 比對。

如果某項檢查沒有通過，請以書面方式問記帳員哪些記錄能解釋。無法解釋的差異，或下表中的任何一項，就是請專業人士介入的時候。

想讓記帳員使用帳戶，又不放棄自己的控制權，見讓記帳員使用您的帳戶。

什麼時候該停止自己檢查，請專業人士介入？

發現的問題需要更正以外的處理時，就該停止自己檢查。以下每一項都屬於這種情況：

如果您改正記帳員錯誤花的時間，比自己做這項工作還多，問題就已從檢查變成更換。見更換記帳員；如果記帳員已不再回覆，見接手前任會計師的帳簿。

舉例

以下舉例僅作說明；所有數字以美元計。

帳簿顯示的現金比銀行多

丹佛一家園藝美化 LLC 的帳簿顯示現金 US$42,000，銀行顯示 US$18,000。3 月的對帳從未完成，US$24,000 放在未分類帳戶中。第一步是把 3 月與對帳單對帳，然後逐筆處理未分類的記錄。在此之前，損益表不可信。

顯示已繳的工資稅

一家牙科診所的帳簿顯示每季繳納工資稅 US$9,000。IRS 帳戶顯示有兩個季度未繳，共 US$18,000：存款從未離開銀行。假設全部 US$18,000 都須作為存款繳納，每筆存款都逾期超過 15 天，尚未收到 IRS 通知，也沒有任何罰款減免。此時逾期存款罰款為 10%，即 US$1,800。如果在第一份 IRS 通知之後超過 10 天仍未繳稅，或在收到要求立即付款的通知當天（以較早者為準），罰款就變為 15%（US$2,700），取代 10%。另外還可能有利息和其他罰款。

與任何數字都對不上的期初權益

一位顧問的 S 公司帳簿顯示期初權益 US$15,000。這與去年已提交 Schedule L 上的期末權益不符，也與提交後保存的年末資產負債表不符。檔案被重新打開過，已結帳的年度被改動了。第一步是列出稅表提交後被修改的記錄。稅表是否需要更正，取決於這份清單顯示的內容。

您的情況不同嗎？

• 有數個月份從未對帳： 請見補做逾期的帳簿和整理還是重新開始，決定是逐月修補還是重建。如果補帳超出您自己能做的範圍，請從記帳協助開始。
• 您的銀行餘額與帳簿不一致，或報表顯示您沒有的現金，而您分不清是時間差還是錯誤： 請專業人士把對帳單與帳簿比對，就能弄清楚能否逐月修補還是必須重建，以及已提交的內容有無受影響。請從記帳協助開始。
• IRS 或州顯示工資稅或銷售稅未繳，或您收到通知： 請見記帳員出錯後誰付罰款。通知會設定答覆日期，所以請盡早尋求記帳協助。
• 期初餘額或權益與去年期末的帳簿或已提交的 Schedule L 不同： 請見留存收益與上一年稅表不符和記帳協助，檢查稅表是否受影響。
• 您不確定哪些工作是記帳員的，哪些是您的： 請見記帳員需要您提供什麼。
• 記帳員已經失聯，或您準備更換： 請見更換記帳員。