记账员不做对账？自己如何检查记账员的工作

怎么确认记账员真的在给账户对账？

当对账单期末余额按所列未匹配项目调整后，与账簿在同一日期的余额相等，就说明记账员在对账。IRS 建议每月核对企业支票账户。请对每个银行和信用卡账户索取对账报告，并看每个账户最后一次对账的日期。记账员没有登录或没有按时对账，首先表现为某个账户最后对账的日期已是几个月前。这个日期只说明账户落后了，不说明原因：原因可能是记账员、缺少对账单或失去登录权限，所以要去问。

出现以下情况，情形就不简单：

• 银行和账簿对不上，而您分不清是时间差还是真正的错误；
• 有些月份从未对账，错误已有时间累积；
• 账簿显示有现金，银行却没有；
• 账簿里的工资或销售税与 IRS 或州的记录不符；
• 税表是根据未经对账的账簿提交的；
• 企业是必须填写 Schedule L 的合伙企业或公司，而 Schedule L 是必须与账簿一致的资产负债表。

先准备好：有疑问的月份中每个账户的对账单、最近两份已报税表、账簿中三个月的报告（资产负债表、损益表、对账报告）、工资报告和已提交的 941 表、940 表、贷款对账单、企业收到的 1099 表，以及企业在 IRS 的记录：账户余额、付款历史和税务记录摘要。

银行数据同步不等于对账；见银行数据同步与对账的区别。

每月对账应显示什么？我该要求看什么？

每月对账显示的是：把每个时间差都列出之后，账簿与银行一致。IRS 的步骤是：把存款和已兑付支票与账簿比较，列出尚未兑付的项目，录入账簿里缺少的银行费用，然后确认调整后的对账单余额等于调整后的账簿余额。

围绕对账的日常流程，见月末结账清单。

为什么银行余额与账簿对不上？

常见原因是时间差、账簿里缺少的银行费用和录入错误。IRS 提到了前两种：对账单可能包含尚未录入账簿的费用，同时不包含对账单日期之后的存款和尚未兑付的支票。它的例子中还有一笔金额录错的存款。

时间差有名目、有日期，通常在下一期对账单前清掉。无法对应到具体项目的差额，是错误、遗漏的记录，或未入账的资金流动。账簿现金比银行多时，要查未录入的付款、重复录入的存款，以及只录了一边的转账。信用卡和线上支付的入账，见销售额、结算款与 1099-K 表的核对。

如果问题出在对账本身的期初余额，见对账期初余额有误。

大额未分类、暂记或过渡余额意味着什么？

大额未分类、暂记或过渡余额，意味着钱动了，却没人决定它是什么。IRS 指出，需要知道收入来源，才能区分经营与非经营收入、应税与免税收入，而且账簿必须显示总收入、扣除项和抵免。在整理清楚之前，损益表可能存在未知金额的误差。

过渡账户是在途资金的临时存放处，例如等待入账的一批刷卡销售，匹配的记录到达后通常归零。暂记或未分类余额则没有这样的出口。请问三个问题：

1. 这个余额由哪些记录构成？
2. 最早的一笔有多久了？
3. 每笔记录是谁决定的，依据什么文件？

见报税前的未分类支出、期初余额权益和看起来不对的损益表。

我的资产负债表合理吗：负现金、异常贷款、业主权益？

资产负债表上的每一行都能追溯到对账单或文件，就是合理的。先检查四行。

税表也用同样的检验。1065 表、1120-S 表和 1120 表的填报说明都说，Schedule L 资产负债表应与实体的账簿和记录一致。在 S 公司税表上，股东贷款一般应与 K-1 上的金额核对一致。

见小企业资产负债表应显示什么和业主权益为负。

账簿里的工资和销售税金额与 IRS 和州的记录一致吗？

账簿里的工资和销售税应与 IRS 和州的记录逐期一致。即使由别人代缴，联邦工资税的缴存责任仍在雇主，而不在记账员（IRS），所以存款是否到账，IRS 的记录比记账员的报告更可靠；出现差额是该去问的理由，不是存款从未缴过的证据。如果由经认证的专业雇主组织（PEO）发放工资，它通常是这些工资的雇主，因此这些存款可能在它的账户而不是企业的账户里；请向它索取报告。企业仍可能承担责任（IRS）。

查看渠道：

• IRS 企业税务账户： 获得完全访问权限后，可看到按年度的账户余额、付款历史、税务记录摘要和通知。谁能注册取决于实体和角色：以 EIN 报 Schedule C 的独资经营者、普通合伙人或担任管理者的 LLC 合伙人，或是现任员工、最近一次申报年度有 W-2 表、可依法约束公司的公司高管或管理成员。持有 Schedule K-1 的合伙人或股东只有有限访问权限：没有通知，只能看 IRS 列出的、有 K-1 备案的较早纳税年度，这些年度可能不到您要核对的期间。以独资经营者身份报 Schedule C 的 LLC 目前还不能注册（IRS）。
• EFTPS、税务记录摘要和 8821 表： 已加入财政部缴税系统的雇主，可用自己的 PIN 查看自己的付款（IRS）。企业即使没有企业税务账户也可以加入，但两个 IRS 页面说法不一，其历史记录只能追溯大约 15 至 16 个月（IRS）。通过 4506-T 表或 IRS 企业热线申请的企业税务账户摘要，会显示联邦税款缴存和付款（IRS）。8821 表允许企业授权他人查看其 IRS 记录。
• 备案地址： IRS 把函件寄到备案地址，并强烈建议雇主不要把它改成工资服务商的地址（IRS）。
• 州： 各州有自己的账户，名称和规则各异。就销售税而言，加州允许纳税人在线查看申报表和付款。纽约州企业在线服务允许业主或高管查看企业的纽约州税务申报和付款历史。见应付销售税与申报表不符。

按月缴存者须在 次月第 15 日 前缴存；按半周缴存者，发薪日为周三至周五的，须在下一个周三前缴存，发薪日为周六至周二的，须在下一个周五前缴存；无论哪种，累计税额达到 $100,000 或以上时，须在下一个工作日前缴存（IRS 到期日）。如果雇主本季度或上一季度的第 12 行税额低于 $2,500，且没有这种次日缴存，则可以随 941 表一起缴款而不单独缴存，所以该季度可能显示一笔付款而没有单独的缴存。两个季度都达到或超过该金额、且每笔缴存都按时的，第 14 行应为零；有应补余额，是该去问原因的理由。经批准使用 944 表的雇主改为每年提交一次，雇用农场工人的雇主就其工资提交 943 表（IRS）。

漏缴存款会产生未缴存罚款，按未缴存款项的 2% 至 15% 计算，具体视延迟时间和通知而定（IRS）。负责缴纳已预扣税款却故意不缴的人，例如高管、合伙人或任何决定付哪些账单的人，还可能依第 6672 条承担信托基金追回罚款，数额等于 全部未缴的代扣所得税及员工承担的社会保障税和 Medicare 税。提议征收该罚款的信函给出 60 天 的申诉期限（IRS）。IRS 手册把通常的核定期限定为 3 年，在提交税表之前没有期限限制（IRM）。见记账员出错后谁来承担罚款和信托基金追回罚款。

工资负债余额清不掉的情况，见清不掉的工资负债。

账簿是从上一年已报税表接着记的吗？与我的 1099 收入相符吗？

是的：今年的期初余额应等于上一年的期末余额，账簿里的收入应能解释税表上的收入和付款方寄来的表格上的收入。

期初余额。 对合伙企业，1065 表填报说明说，Schedule L 上年初的总资产一般必须等于上一年末的总资产，任何差异都要附声明说明。上面链接的公司填报说明说资产负债表应与账簿一致。请把上一份已报税表的 Schedule L 及其权益，与账簿在该年最后一天的数字比较。独资经营者的 Schedule C 没有资产负债表，一些小型合伙企业和公司也免报 Schedule L。如果没有 Schedule L，就从上年结账时保存的资产负债表和年末银行、信用卡、贷款对账单入手，再把已报税年度的损益表与税表比较。

1099 收入。 把企业收到的每份 1099-NEC、1099-MISC 和 1099-K 表，与账簿里的收入比较。对个人税表，付款方报告的收入与税表不符时，IRS 会发出 CP2000 通知。独资经营者可以申请工资与收入摘要，但它只显示实际向 IRS 提交的表，不一定包括所有已开出的表。IRS 在其企业税务记录摘要类型中没有列出工资与收入摘要，所以合伙企业或公司应向每个付款方或平台索取其留存的副本。无论是否收到 1099-K 表，收入都必须申报（IRS）。差额不一定是错误，但每一笔都值得写一份说明，与税表的记录放在一起。

见与上一年税表不符的留存收益和销售额、结算款与 1099-K 表的核对。

怎么知道已结账的旧月份有没有被改动？

同一份报告的两个副本，对已结束期间给出了不同的数字，就说明已结账的月份被改动了。有三个迹象：

• 某次对账的期初余额与对账单不再相符；
• 去年的某个合计与您保存的副本不同；
• 期初权益与保存的年末资产负债表或已提交的 Schedule L 不再相符。

问三件事：账簿锁定到哪个日期、谁掌握密码，以及（如果会计软件有更改日志）该日期之后新增或修改的记录清单。税表提交后，把年末资产负债表和损益表另存为 PDF；这份副本就是下次比较的基准。

在审查中，IRS 可以要求提供会计软件文件，其公布的常见问题说明审查人员可以查看被审查年度内创建或更改的记录。提交之后修改账簿，本身并不会更正已提交的税表，但可能导致税表与账簿不再一致；是否有影响，取决于改了什么。见已报税年度不断被改动。

每月用 30 分钟，我自己能检查什么？

六项检查，每项约五分钟。请使用您自己的银行、IRS 和州登录，以及用业主登录从账簿导出的报告，这样就不必依赖记账员的汇总：

1. 期末余额。 对每个银行和信用卡账户，将对账单的期末余额与对账报告上的对账单余额核对，再把报告的调整后余额与账簿在该日期的余额核对。
2. 未匹配项目。 读一遍清单。超过一个对账单周期的项目都需要理由。
3. 资产负债表。 看有没有负现金、未分类、暂记或过渡余额，以及您不认识的贷款。
4. 工资税缴存。 把 IRS 付款历史与当月的工资报告比较。
5. 销售税。 在州的账户里确认该期间已申报并已缴款。
6. 已结账月份。 把上个月的结账合计与您保存的 PDF 比较。

如果某项检查不通过，请书面询问记账员，哪些记录可以解释。解释不了的失败，或下表中的任何一项，就是该请专业人士介入的时候。

如何既让记账员有权限又不放弃自己的权限，见给记账员开放账户权限。

什么时候该停止自己检查、请专业人士介入？

当发现的问题需要的不只是更正时，就该停止检查。以下每一项都属于这种情况：

如果您花在修正记账员错误上的时间，比自己做这些事还多，问题就从检查变成了更换。见更换记账员；如果记账员已不再回应，见接手前任会计师留下的账目。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

账簿的现金比银行多

丹佛一家园林绿化 LLC 的账簿显示现金 US$42,000，银行显示 US$18,000。3 月的对账从未完成，US$24,000 放在一个未分类账户里。第一步是把 3 月与对账单对平，然后逐笔检查未分类记录。在此之前，损益表不可信。

显示已缴的工资税

一家牙科诊所的账簿显示每季度缴了 US$9,000 工资税。IRS 账户显示有两个季度未缴，共 US$18,000：这些存款从未离开过银行。假设整整 US$18,000 都需要作为缴存款，每笔缴存都逾期超过 15 天，没有收到 IRS 通知，也没有任何罚款减免。那么未缴存罚款是 10%，即 US$1,800。如果在 IRS 第一次通知后超过 10 天税款仍未缴，或者在收到要求立即付款的通知当天（以较早者为准），罚款变为 15%（US$2,700），取代原来的 10%。还可能产生利息和其他罚款。

对不上任何记录的期初权益

一位顾问的 S 公司账簿显示期初权益为 US$15,000。这既不等于上一年已提交 Schedule L 上的期末权益，也不等于报税后保存的年末资产负债表。账簿文件被重新打开，已结账的年度被改过。第一步是调出税表提交后被编辑过的记录清单。是否需要更正税表，取决于这份清单显示什么。

您的情况不同？

• 有数个月从未对账： 请见补记逾期账目和整理旧账还是重新开始，决定是逐月修补还是重建。补记超出自己的能力时，请先寻求记账服务。
• 您的银行余额和账簿不一致，或报告显示您并没有的现金，而您分不清是时间差还是错误： 由专业人士把对账单与账簿比较，才能确定能否逐月修补还是必须重建，以及已提交的内容是否受影响。请先寻求记账服务。
• IRS 或州显示工资税或销售税未缴，或您收到了通知： 请见记账员出错后谁来承担罚款。通知会设定回复日期，所以请尽早寻求记账服务。
• 期初余额或权益与上一年的期末账簿或已提交的 Schedule L 不同： 请见与上一年税表不符的留存收益和记账服务，检查税表是否受影响。
• 您不确定哪些任务归记账员，哪些归您： 请见记账员需要您提供什么。
• 记账员已经联系不上，或您准备更换： 请见更换记账员。