إيقاف QuickBooks Desktop: هل تبقى أو تنتقل أو تتحول لبرنامج آخر

إيقاف QuickBooks Desktop: أي المنتجات، وماذا أفعل؟

أوقفت Intuit بيع اشتراكات أمريكية جديدة لبعض منتجات Desktop، ولم تعد تصنّع نسخًا بلا اشتراك. ويقول دليل الدعم لديها إنها منذ 1 أكتوبر 2024 لا تبيع اشتراكات جديدة من المنتجات أدناه، وإنها تواصل التحديثات الأمنية وتحديثات المنتج والدعم للمشتركين الحاليين.

لا يذكر دليل الدعم تاريخ انتهاء لمنتجات Plus. وتقول شروط الترخيص لدى Intuit إنها تحتفظ بحق إيقاف البرنامج ودعمه بموجب سياسات الإيقاف لديها، فقد يتغير الوضع. وهذه التواريخ والشروط من Intuit لا من IRS، ويمكن لـ Intuit تغييرها. وشروط الترخيص مكتوبة لإصدار Desktop واحد، فراجع شروط إصدارك.

تقل المشكلات المحتملة حين يحتوي ملف شركة Desktop على بضع سنوات من السجل، ولا توجد فيه رواتب، وتنوي مواصلة التجديد. وتزيد حين تعمل الرواتب من خلاله، أو تتابع المخزون، أو تمسك عدة شركات، أو يحتوي سنوات كثيرة، أو لا تريد اشتراكًا ولا خطة لديك. في هذه الحالات يمسّ تاريخ الخروج، وما ينتقل، وما يبقى أرشيفًا، الرواتب ونهاية السنة والإقرار، فمن الأفضل حسمها قبل موعد التجديد أو الانقطاع.

اجمع ما يلي قبل أن تختار:

• إصدارك ونسختك، وتاريخ التجديد.
• هل الرواتب اشتراك منفصل، ومتى يتجدد.
• حجم الملف وسنوات السجل فيه.
• نسخة احتياطية كاملة من ملف الشركة.
• من غيرك يفتح الملف (محاسبك أو مسؤول مسك الدفاتر)، وأي نسخة يشغّل.

ماذا يحدث عندما ينتهي اشتراكي في QuickBooks Desktop؟

عندما ينتهي اشتراك Desktop أو ينقطع، تقول شروط الترخيص لدى Intuit إن الترخيص ينتهي، ويُعطَّل البرنامج على أجهزتك، ويتوقف الدعم. وهذا يشمل اشتراكًا لم تجدده ببساطة.

تنص الشروط على أن البرنامج يُعطَّل وعلى أن الملف قد يُفتح للعرض فقط، ولا تشرح كيف يجتمع الأمران. والعرض فقط ليس خطة آمنة: فالشروط تربطه بالتحديث إلى أحدث إصدار أولًا، والوصول الإضافي للقراءة فقط يخضع لتقدير Intuit المطلق. احتفظ بالنسخة الاحتياطية الأصلية والتقارير، وحدد كيف ستُفتح النسخة الاحتياطية بعد الإلغاء (الخطوة 3 أدناه). ويذكر مقال Intuit عن الانتقال إلى Online فترة للعرض فقط في نص الفيديو، لكن الشروط لا تحدد أي فترة.

ماذا يحدث لسجلي عند إيقاف QuickBooks Desktop؟

بموجب شروط Intuit يبقى ملف الشركة على جهازك عند انتهاء الاشتراك، فلا يُحذف السجل. وما قد تخسره هو القدرة على فتحه واستخدامه. وبعد الانتقال إلى Online Advanced، تقول صفحة التحول لدى Intuit إنك تحتفظ بملف شركة Desktop.

إلغاء الاشتراك لا ينقل واجب حفظ السجلات إلى Intuit. وتقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن إمساك دفاترهم وسجلاتهم بأنفسهم. وتضيف لائحة السجلات الصادرة عن وزارة الخزانة الأمريكية أن السجلات يجب أن تبقى متاحة للفحص ما دام محتواها قد يصبح ذا أثر في أي قانون ضريبي (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). اعتبر الملف الذي بين يديك الأصل، وخذ منه نسخة احتياطية قبل انتهاء الاشتراك (الخطوات في قسم سجلات IRS أدناه).

ماذا يحدث للرواتب إذا انقطع اشتراك Desktop؟

الرواتب في Desktop اشتراك قائم بذاته. فإذا انقطع اشتراك Desktop نفسه، ينتهي الترخيص ويُعطَّل البرنامج، فلا تعمل الرواتب فيه. وإذا انقطع اشتراك الرواتب وحده، فتقول شروط الترخيص لدى Intuit إنك تحتفظ بترخيص Desktop حتى تنتهي مدة البرنامج، لكنك تفقد خدمات الرواتب.

وتقول الشروط نفسها:

• إذا انتهى اشتراك الرواتب، فلا يمكنك معالجة الرواتب باستخدام جداول الضرائب أو نماذج Intuit حتى تجدد الاشتراك وتحصل على أحدث التحديثات.
• يتطلب التقديم الإلكتروني لضرائب الرواتب والإيداع المباشر اشتراك رواتب فعّالًا وترخيصًا ساريًا لنسخة متوافقة من البرنامج ما زالت مدعومة.
• عدم الاتصال بخدمة الرواتب بانتظام قد يؤدي إلى اقتطاع غير دقيق.

انقطاع الرواتب يوقف معالجة الرواتب بجداول Intuit الضريبية ونماذجها، فقد يكون موعد تجديد الرواتب هو الموعد الأسبق. لكنه لا يوقف إيداعات صاحب العمل الضريبية ولا إقراراته: فصاحب العمل يبقى مسؤولًا عنها (IRS)، وقد يُحمَّل الشخص المسؤول الذي يتخلف عمدًا عن سداد الضريبة المقتطعة مسؤولية شخصية عن غرامة استرداد ضريبة الأمانة. وقبل أن تنتهي الرواتب في Desktop، حدد من سيودع الإيداعات المتبقية ويقدّم الإقرارات المتبقية ونماذج ⁦W-2⁩. وسجل الرواتب يحتاج إلى مكان يُحفظ فيه أيًّا كان البرنامج الذي يشغّله؛ ومدد حفظ سجلات ضريبة التوظيف في المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط. وعن تغيير مزوّد الرواتب خلال السنة: تغيير مزوّد الرواتب.

أبقى على Desktop، أم أنتقل إلى Online، أم أرتقي، أم أتحول؟

يتوقف الاختيار على المدة التي تستطيع فيها التجديد، وما يحتويه الملف، وهل تعمل الرواتب من خلاله. وتقول صفحة الترقية لدى Intuit إن الانتقال يتوقف على المنتج الذي تنتقل إليه وحجم البيانات التي تنقلها.

البقاء قرار تجديد يُتخذ كل سنة. أما الانتقال فمشروع له موعد. ومن تجاوز نشاطه المنتج فسؤاله مختلف: عندما يكبر نشاطك على QuickBooks.

هل يوجد برنامج محاسبة مكتبي بلا اشتراك، وماذا لو لم أرد اشتراكًا؟

من Intuit، لا: فصفحاتها لا تدرج منتج Desktop بلا اشتراك للبيع. ويقول دليل الدعم لديها إنها لم تعد تصنّع نسخ Pro وPremier وMac بلا اشتراك، ويوجّه المشترين إلى اشتراكات Enterprise أو QuickBooks Online. وبرنامج آخر اختيار منفصل، يشمله المسار الثالث أدناه.

إذا لم ترد اشتراكًا، فتبقى ثلاثة مسارات:

• واصل تجديد اشتراكك الحالي، ما دامت Intuit تتيح التجديدات.
• استخدم نسخة تملكها بالفعل. لا يذكر دليل الدعم لدى Intuit ما ينطبق على نسخة أقدم بلا اشتراك، ولتلك النسخة ترخيصها الخاص. وتقول شروط الترخيص إنه متى أُوقف إصدار، لا تقدم Intuit تحديثات أو دعمًا أو تنزيلات بديلة، وتنتهي الخدمات المتصلة مثل تنزيل كشوف المصرف، وقد يتوقف البرنامج عن العمل أو يصبح غير آمن. وتسمّي سياسة الإيقاف لدى Intuit بعض الإصدارات الأقدم، مثل Desktop 2023، على أنها موقوفة. راجع ترخيصك وتلك السياسة لإصدارك، وهل ما زالت الرواتب تعمل.
• انقل الدفاتر إلى برنامج آخر. وهذا اختيار برنامج وموعد تحويل: برامج أرخص يدعمها محاسبك.

أيًّا كان المسار، خذ أولًا نسخة احتياطية كاملة من ملف الشركة (الخطوات في قسم سجلات IRS أدناه). فمن دون خطة يصبح تاريخ التجديد هو الموعد النهائي.

كيف أُبقي بيانات QuickBooks Desktop القديمة مقروءة لـ IRS؟

احتفظ بملف النسخة الاحتياطية الكاملة للشركة دون تعديل، مع بيانات دخول مسؤول النظام، إضافةً إلى تقارير نهاية السنة. وتقول IRS إن فاحصيها يطلبون ملف النسخة الاحتياطية للبرنامج مبكرًا في الفحص، مع اسم مستخدم مسؤول النظام وكلمة مروره، في غالبية الحالات التي تُمسك فيها الدفاتر ببرنامج (الأسئلة الشائعة لدى IRS). وقد لا يحتاج الفحص الضيق، مثل فحص بند مصروف واحد، إليه.

وتقول الأسئلة الشائعة لدى IRS أيضًا:

• النسخة الاحتياطية نسخة طبق الأصل من قيود الدفاتر الأصلية. أما التقارير المحوَّلة إلى جداول بيانات فلا يمكن اختبارها بالطريقة نفسها.
• الملف الجديد المبني بإعادة إدخال المعاملات ليس نسخة من الدفاتر الأصلية، ولا يلبّي طلب المستندات.
• يستبدل ضغط البيانات (condense) تفاصيل المعاملات القديمة المقفلة في ملف العمل بقيود موجزة. والبيانات المضغوطة غير مقبولة للسنوات الخاضعة للفحص. ولا يجوز ضغط الفترات الأسبق إلا إذا لم تحتوِ البيانات المضغوطة على معاملات أُنشئت أو عُدّلت في السنوات الخاضعة للفحص ولا على معاملات من سنوات أسبق تؤثر فيها. وقد تطلب IRS النسخة الاحتياطية السابقة للضغط أو ملف الأرشيف إذا اتسع الفحص.
• قد يطلب الفاحصون الشهر السابق للسنة والشهر التالي لها، أي فترة أربعة عشر شهرًا، لاختبار فصل الفترات (cut-off)، وفترة أوسع إذا لم يكفِ ذلك.

ويضيف المنشور 583 أن السجلات المحوسبة يجب أن تتطابق مع دفاترك وإقرارك وأن يرافقها وصف للنظام المحوسب، وأن تحتفظ بها ما دامت قد تؤثر في أي قانون ضريبي. وعن مدة حفظ كل سجل: المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط.

قبل انتهاء الاشتراك:

1. حدّث إلى أحدث إصدار. فشروط Intuit تربط التحويل إلى العرض فقط بذلك.
2. خذ نسخة احتياطية كاملة من ملف الشركة. واحتفظ بنسختين في مكانين منفصلين.
3. افتح النسخة الاحتياطية أو استعدها على جهاز ما زال يشغّل البرنامج، لتتأكد أنها تعمل. ثم قرر كيف ستفتحها بعد انتهاء الاشتراك؛ فشروط Intuit تقول إن اشتراكًا جديدًا متوافقًا قد يعيد الوصول الكامل. احتفظ بهذه الخطة مع النسخة الاحتياطية، واختبرها من جديد عند تغيير الجهاز أو البرنامج.
4. سجّل من يملك بيانات دخول مسؤول النظام.
5. احفظ تقارير نهاية السنة بصيغتي PDF وجدول بيانات. والقائمة الكاملة: السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks.
6. لا تضغط الملف المؤرشف ولا تفرّغه ولا تعد إدخال بياناته.

كم من السجل أنقل، وكم أؤرشف؟

انقل ما يحتاجه النظام الجديد ليعمل وأرشف الباقي. لا توجد قاعدة تحدد العدد. وقاعدة IRS تتعلق بالملف الأصلي لا بالنسخة التي تنقلها. وتتيح Intuit نقل بعض البيانات أو كلها: معاملات ضمن نطاق تواريخ، أو الأرصدة، أو قوائم محددة، أو القوائم والأرصدة فقط (العملاء والموردون ودليل الحسابات والموظفون والبنود).

يطلب مقال Intuit عن الانتقال إلى Online أن يكون عدد Total Targets، وهو فحص حجم الملف لديها، أقل من 4,000,000 عنصر (targets)، ويقول أن تضغط البيانات أولًا إذا كان أعلى. خذ النسخة الاحتياطية الكاملة قبل الضغط، لأن الضغط يزيل التفاصيل من ملف العمل. والأرشيف هو النسخة الاحتياطية الأصلية دون تعديل.

موعد التحويل وميزان المراجعة الافتتاحي وكم من السجل تنقل: تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

ما الذي أفحصه وأنسخه احتياطيًا قبل أن أنقل أي شيء؟

افحص الملف والصلاحيات والمهلة، ثم خذ النسخة الاحتياطية. وللانتقال إلى Online، يقول مقال Intuit:

• حدّث QuickBooks Desktop إلى أحدث إصدار.
• سجّل الدخول بصفتك مسؤول الشركة، بصلاحية مسؤول في ملف Desktop وفي حساب Online معًا.
• على مستخدمي Mac أن يحفظوا أولًا نسخة احتياطية من ملف الشركة لنظام Windows.
• تمنحك Intuit 90 يومًا تقويميًا لنقل بياناتك إذا اشتركت في Online بنفسك، ومدة أطول إذا اشترك محاسبك. ولا يذكر المقال متى تبدأ هذه المهلة، فتأكد منها قبل أن تنشئ حساب Online.
• اقرأ قائمة Intuit بالبنود التي لا تنتقل. وقارنها بما يستخدمه ملفك: الرواتب، والمخزون، وعدة شركات، والتقارير المخصصة.
• بعد الانتقال، شغّل التقارير نفسها للتواريخ نفسها وعلى الأساس نفسه في المنتجين وقارن بينها، مثل الأرباح والخسائر من بداية السنة إلى اليوم، والميزانية العمومية في التاريخ نفسه.

ثم أضف فحوصك الخاصة: الفواتير المفتوحة وفواتير الموردين، وحالة الرواتب وآخر تشغيل لها، والإقرارات المقدَّمة لكل سنة في الملف. وإذا لم ينتقل إلا جزء من السجل، فقارن الأرصدة الافتتاحية والفترات التي نقلتها، ودوّن الفروق التي تتوقعها. وخطوات النسخ الاحتياطي في قسم سجلات IRS أعلاه. وبعد انتهاء اشتراك Desktop يُعطَّل البرنامج، فقارن ما دام يفتح. أما الفروق التي لا تفسرها فـأرصدة Desktop غير الصحيحة بعد الانتقال إلى Online.

متى ينتظر الانتقال نهاية السنة، ومتى لا ينتظر؟

يمكن أن ينتظر الانتقال نهاية السنة إذا بقيت متاحة حتى ذلك الحين الصلاحيات والدعم وخدمات الرواتب التي تحتاج إليها، بما في ذلك بالتجديد أو التحديث في وقته. لا توجد قاعدة تحدد موعد الانتقال؛ وهذه قراءة عملية لشروط ترخيص Intuit.

إذا لم يقع أي منها قبل نهاية السنة، وكانت الدفاتر مسوّاة حتى تاريخ التحويل، فالانتقال في نهاية السنة ممكن. ونقل الدفاتر لا ينقل الرواتب وحده؛ ونقل الاثنين معًا في نهاية السنة قد يُبقي أجور السنة في مكان واحد، بحسب مزوّد الرواتب. ويبقى بعد الانتقال في نهاية السنة إعداد نماذج ⁦W-2⁩ للسنة (موعدها 1 فبراير 2027)، والنموذج 940 (موعده 31 يناير بعد سنة الأجور)، والنموذج 941 للربع الرابع (موعده آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة) بعد نهاية السنة؛ وإذا كان البرنامج القديم يعدّها، فيجب أن يبقى اشتراك رواتبه إلى أن تُقدَّم. أما الانتقال في منتصف السنة فيضع جزءًا من معاملات السنة ورواتبها في كل نظام. وحتى الانتقال في نهاية السنة يترك الشهر السابق للسنة أو التالي لها في الملف الآخر، وقد يحتاج الفاحص الذي يطلب فترة الأربعة عشر شهرًا إلى الملفين معًا. تفاصيل الرواتب: تغيير مزوّد الرواتب.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

شركة S لتنسيق الحدائق مع رواتب في Desktop

شركة S لتنسيق الحدائق إيراداتها 900,000 دولار، ولها 12 سنة من السجل في Desktop، وهي الآن على اشتراك Pro Plus، وتعمل رواتبها من خلال Desktop. يتجدد الاشتراكان في مارس، فيبقى الاثنان فعّالين حتى إقرارات يناير. فتجدد، وتواصل تشغيل الرواتب في Desktop، وتنقل الرواتب والدفاتر في نهاية السنة، ليكون الأجر من بداية السنة وتشغيل ⁦W-2⁩ في نظام واحد. أما الانتقال في أغسطس فكان سيوزع سجل الرواتب على نظامين. ولو انقطع اشتراك الرواتب في أكتوبر بدلًا من ذلك، لاحتاجت الشركة إلى تجديده أو ترتيب رواتب بديلة قبل توقف الخدمة. ويمكن نقل الدفاتر على حدة.

صاحب منشأة فردية لا يحب الاشتراكات

لدى صاحب منشأة فردية دخل 60,000 دولار وبرنامج Desktop Pro Plus. وتقول Intuit إن المشتركين الحاليين يحتفظون بالتحديثات والدعم، فالسؤال هو إلى متى يبقى، لا هل ينتقل اليوم. ولا تدرج Intuit منتجًا بلا اشتراك يشتريه بدلًا منه. فيجدد المالك، ويحفظ كل سنة نسخة احتياطية كاملة وتقارير مصدَّرة في مجلد أرشيف، ويراجع اختياره عند كل تجديد. وإذا غادر، فيحتوي الأرشيف نسخة كل سنة وتقاريرها.

LLC بعضوين تنتقل إلى Online

لدى LLC بعضوين تُعامل ضريبيًا كشراكة 8 سنوات من البيانات في Desktop. قد تنتقل إلى Online بمعاملات السنتين ⁦(2)⁩ الأخيرتين مع الأرصدة الافتتاحية، فيصغر الملف الجديد. وكفاية السنتين ⁦(2)⁩ تتوقف على المُقرِض والإقرار والبنود المفتوحة. وتحتفظ بنسخة Desktop الاحتياطية الكاملة لـ 8 سنوات دون تعديل لأي طلب من IRS.

هل وضعك مختلف؟

• الرواتب تعمل من خلال الملف، أو التجديد قريب: توقيت الرواتب هو الذي يحدد الموعد هنا. راجع تغيير مزوّد الرواتب، ومساعدة مسك الدفاتر إذا تصادف الانتقال مع موعد الرواتب.
• سنوات كثيرة من السجل، أو مخزون، أو عدة شركات، أو لا خطة لديك لأنك لا تريد اشتراكًا: ما ينتقل وما يبقى أرشيفًا والموعد كلها تمس نهاية السنة والإقرار. احسمها قبل موعد التجديد مع مساعدة مسك الدفاتر. وعن عدة شركات: دفاتر لعدة شركات.
• تستخدم نسخة أقدم بلا اشتراك: الإصدار الموقوف يفقد التحديثات والدعم والخدمات المتصلة مثل تنزيل كشوف المصرف. قارن إصدارك بـسياسة الإيقاف لدى Intuit، واحسم الانتقال مع مساعدة مسك الدفاتر.
• الأرصدة غير صحيحة بعد الانتقال إلى Online: راجع أرصدة Desktop غير الصحيحة بعد الانتقال إلى Online واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• تحدد موعد التحويل والأرصدة الافتتاحية: راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.
• تريد برنامجًا أرخص يدعمه محاسبك: راجع بدائل QuickBooks التي يدعمها محاسبك.
• تستخدم QuickBooks Self-Employed: راجع إيقاف QuickBooks Self-Employed.
• إشعار من IRS أو فحص مفتوح: تقول الأسئلة الشائعة لدى IRS إن البيانات المضغوطة غير مقبولة للسنوات الخاضعة للفحص. راجع تدقيق IRS لنشاط صغير واحصل على مساعدة مسك الدفاتر قبل أن تغيّر الملف.