QuickBooks Desktop Sonlandırılıyor: Kalın, Geçin veya Değiştirin

QuickBooks Desktop sonlandırılıyor: hangi ürünler etkileniyor ve ne yapmalıyım?

Intuit, bazı Desktop ürünlerinin yeni ABD aboneliklerini satmayı bıraktı ve abonelik gerektirmeyen sürümleri artık üretmiyor. Destek dizini, aşağıdaki ürünlerin yeni aboneliklerinin 1 Ekim 2024 tarihinden beri satılmadığını ve mevcut aboneler için güvenlik güncellemeleri, ürün güncellemeleri ve desteğin sürdüğünü söyler.

Destek dizini Plus ürünleri için bir bitiş tarihi vermez. Intuit'in lisans şartları, yazılımı ve desteğini sonlandırma politikaları uyarınca kesme hakkını saklı tuttuğunu söyler; yani tablo değişebilir. Bu tarihler ve şartlar IRS'den değil Intuit'ten gelir ve Intuit bunları değiştirebilir. Lisans şartları tek bir Desktop sürümü için yazılmıştır; kendi sürümünüzün şartlarını kontrol edin.

Desktop şirket dosyasında birkaç yıllık geçmiş varsa, bordro yoksa ve yenilemeye devam etmeyi planlıyorsanız yanlış gidecek şey daha azdır. Bordro bu dosyadan yürüyorsa, stok takip ediyorsanız veya birden fazla şirket tutuyorsanız, dosyada çok yıllık geçmiş varsa ya da abonelik istemiyor ve bir planınız yoksa daha fazlası yanlış gidebilir. Bu durumlarda ayrılma tarihi, nelerin taşınıp nelerin arşiv olarak kalacağı bordroyu, yıl sonunu ve beyannameyi etkiler; bu yüzden yenileme veya süre dolum tarihi gelmeden bunları netleştirmeye değer.

Karar vermeden önce şunları toplayın:

• Sürümünüz ve yenileme tarihi.
• Bordronun ayrı bir abonelik olup olmadığı ve ne zaman yenilendiği.
• Dosyanın boyutu ve içindeki geçmiş yıl sayısı.
• Şirket dosyasının tam yedeği.
• Dosyayı başka kimin açtığı (muhasebeciniz veya muhasebe sorumlunuz) ve hangi sürümü kullandığı.

QuickBooks Desktop aboneliğim bittiğinde ne olur?

Desktop aboneliği bittiğinde veya süresi dolduğunda Intuit'in lisans şartları lisansın sona erdiğini, yazılımın bilgisayarlarınızda devre dışı kaldığını ve desteğin durduğunu söyler. Yenilemediğiniz bir abonelik de buna dahildir.

Şartlar hem yazılımın devre dışı kaldığını hem de dosyanın yalnızca görüntüleme modunda açılabileceğini söyler ve ikisinin nasıl bağdaştığını açıklamaz. Yalnızca görüntüleme erişimi güvenli bir plan değildir: şartlar bunu önce en son sürüme güncellemeye bağlar ve ek salt okunur erişim Intuit'in kendi takdirindedir. Asıl yedeği ve raporları saklayın; yedeğin iptalden sonra nasıl açılacağını netleştirin (aşağıdaki 3. adım). Intuit'in Online'a taşıma makalesi video metninde yalnızca görüntüleme dönemi anar, ancak şartlar böyle bir dönem belirlemez.

QuickBooks Desktop sonlandırılırsa geçmişime ne olur?

Intuit'in şartlarına göre abonelik bittiğinde şirket dosyası cihazınızda kalır; yani geçmiş silinmez. Kaybedebileceğiniz şey, dosyayı açıp kullanabilme imkanıdır. Intuit'in geçiş sayfası, Online Advanced'e geçtikten sonra Desktop şirket dosyasını yine sizin tuttuğunuzu söyler.

İptal etmek kayıt tutma yükümlülüğünü Intuit'e devretmez. IRS, mükelleflerin kendi defter ve kayıtlarını tutmaktan sorumlu olduğunu söyler. Treasury'nin kayıt yönetmeliği ayrıca kayıtların, içeriklerinin herhangi bir vergi kanunu bakımından önem taşıyabileceği sürece incelemeye hazır tutulması gerektiğini ekler (26 CFR 1.6001-1(e)). Elinizdeki dosyayı asıl kayıt olarak görün ve abonelik bitmeden yedeğini alın (adımlar aşağıdaki IRS kayıtları bölümünde).

Desktop aboneliği biterse bordroya ne olur?

Desktop için bordro ayrı bir aboneliktir. Desktop aboneliğinin kendisi sona ererse lisans biter ve yazılım devre dışı kalır; bu yüzden bordro içinde çalıştırılamaz. Yalnızca bordro aboneliği sona ererse Intuit'in lisans şartları yazılım dönemi bitene kadar Desktop lisansını koruduğunuzu, ancak bordro hizmetlerini kaybettiğinizi söyler.

Aynı şartlar şunları söyler:

• Bordro aboneliğinin süresi dolarsa, aboneliği güncel hale getirip son güncellemeleri alana kadar Intuit'in vergi tablolarını veya formlarını kullanarak bordro işleyemezsiniz.
• Bordro vergilerinin e-beyanı ve doğrudan para yatırma için, etkin bir bordro aboneliği ve yazılımın uyumlu, halen desteklenen bir sürümü için geçerli bir lisans gerekir.
• Bordro hizmetine düzenli olarak bağlanmamak yanlış stopaja yol açabilir.

Bordro aboneliğinin sona ermesi, Intuit'in vergi tablolarıyla ve formlarıyla bordro yapmayı durdurur; bu yüzden bordro yenileme tarihi daha erken olan son tarih olabilir. Bu, işverenin vergi yatırımlarını veya beyannamelerini durdurmaz: bunlardan işveren sorumlu kalır (IRS) ve kesilen vergiyi kasıtlı olarak ödemeyen sorumlu bir kişi emanet vergi tahsil cezası (kesilen verginin ödenmemesi cezası) nedeniyle kişisel olarak sorumlu tutulabilir. Desktop'taki bordro bitmeden önce, kalan yatırımları kimin yapacağını ve kalan beyannameleri ile W-2'leri kimin vereceğini netleştirin. Bordro geçmişi, onu hangi yazılım yürütürse yürütsün bir yere ihtiyaç duyar; istihdam vergisi kayıtlarının saklama süreleri işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir. Yıl içinde bordro sağlayıcısı değiştirmek için bordro sağlayıcısı değiştirmek rehberine bakın.

Desktop'ta kalmak, Online'a geçmek, üst ürüne çıkmak veya yazılım değiştirmek?

Seçim, ne kadar süre yenileyebileceğinize, dosyada neler olduğuna ve bordronun dosyadan yürüyüp yürümediğine bağlıdır. Intuit'in yükseltme sayfası, geçişin geçtiğiniz ürüne ve getirdiğiniz veri miktarına bağlı olduğunu söyler.

Kalmak, her yıl verilen bir yenileme kararıdır. Taşınmak, tarihi olan bir projedir. Ürünü aşmış bir işletme ise farklı bir sorudur: QuickBooks'u aşmak.

Aboneliksiz masaüstü muhasebe yazılımı var mı; abonelik istemezsem ne olur?

Intuit'ten hayır: sayfalarında satışta aboneliksiz bir Desktop ürünü listelenmiyor. Destek dizini, Pro, Premier ve Mac'in aboneliksiz sürümlerini artık üretmediğini söyler ve alıcıları Enterprise aboneliklerine veya QuickBooks Online'a yönlendirir. Başka bir yazılım ayrı bir seçimdir ve aşağıdaki üçüncü yolda ele alınır.

Abonelik istemiyorsanız üç yol kalır:

• Elinizdeki aboneliği yenilemeye devam edin; Intuit yenileme sunduğu sürece.
• Zaten sahip olduğunuz bir kopyayı kullanın. Intuit'in destek dizini, eski aboneliksiz bir kopya için neyin geçerli olduğunu söylemez ve o kopyanın kendi lisansı vardır. Lisans şartları bir sürüm sonlandırıldığında Intuit'in başka güncelleme, destek veya yedek indirme sağlamadığını, banka verisi indirme gibi bağlantılı hizmetlerin sona erdiğini ve yazılımın çalışmayabileceğini ya da güvensiz hale gelebileceğini söyler. Intuit'in sonlandırma politikası, Desktop 2023 gibi bazı eski sürümleri sonlandırılmış olarak sayar. Sürümünüz için lisansınıza ve bu politikaya bakın; bordronun hâlâ çalışıp çalışmadığını da kontrol edin.
• Muhasebe kayıtlarını başka bir yazılıma taşıyın. Bu bir yazılım seçimi ve geçiş işidir: muhasebecinizin desteklediği daha ucuz yazılım.

Hangi yolu seçerseniz seçin, önce şirket dosyasının tam yedeğini alın (adımlar aşağıdaki IRS kayıtları bölümünde). Plan yoksa son tarih yenileme tarihi olur.

Eski QuickBooks Desktop verilerimi IRS için nasıl okunabilir tutarım?

Şirket yedek dosyasının tamamını değiştirmeden, yönetici girişiyle birlikte ve yıl sonu raporlarıyla saklayın. IRS, kayıtların yazılımda tutulduğu durumların çoğunda inceleme görevlilerinin yazılım yedek dosyasını, yönetici kullanıcı adı ve parolasıyla birlikte incelemenin başında istediğini söyler (IRS SSS). Tek bir gider kalemi gibi dar kapsamlı bir incelemede buna gerek olmayabilir.

IRS SSS sayfası ayrıca şunları söyler:

• Yedek, asıl kayıt defterlerinin birebir kopyasıdır. Elektronik tabloya çevrilen raporlar aynı şekilde test edilemez.
• İşlemlerin yeniden girilmesiyle oluşturulan yeni bir dosya asıl kayıt defterlerinin kopyası değildir ve belge talebini karşılamaz.
• Özetleme (condensing), çalışma dosyasındaki eski, kapanmış işlemlerin ayrıntısını özet kayıtlarla değiştirir. İnceleme altındaki yıllar için özetlenmiş veri kabul edilmez. Daha eski dönemler, yalnızca özetlenmiş veride inceleme altındaki yıllarda oluşturulmuş veya değiştirilmiş hiçbir işlem ve bunları etkileyen daha eski yıllara ait hiçbir işlem yoksa özetlenebilir. İnceleme genişlerse IRS özetleme öncesi yedeği veya arşiv dosyasını isteyebilir.
• İnceleme görevlileri, kesim tarihini test etmek için yılın öncesindeki ve sonrasındaki ayı, yani on dört aylık bir dönemi, bu yetmezse daha geniş bir dönemi isteyebilir.

Publication 583 ayrıca bilgisayar kayıtlarının defterlerinizle ve beyannamenizle uyuşması ve bilgisayar sisteminin bir tanımıyla birlikte verilmesi gerektiğini, bunları herhangi bir vergi kanunu bakımından önem taşıyabileceği sürece saklamanız gerektiğini ekler. Her kaydın ne kadar saklanacağı için işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberine bakın.

Abonelik bitmeden önce:

1. En son sürüme güncelleyin. Intuit'in şartları yalnızca görüntüleme moduna geçişi buna bağlar.
2. Şirket dosyasının tam yedeğini alın. İki kopyayı ayrı yerlerde tutun.
3. Yedeği yazılımı hâlâ çalıştıran bir bilgisayarda açın veya geri yükleyin; böylece çalıştığını bilirsiniz. Sonra abonelik bittikten sonra nasıl açacağınıza karar verin; Intuit'in şartları, uyumlu yeni bir aboneliğin tam erişimi geri getirebileceğini söyler. Bu planı yedekle birlikte saklayın ve bilgisayar veya yazılım değiştiğinde yeniden test edin.
4. Yönetici girişini kimin tuttuğunu kaydedin.
5. Yıl sonu raporlarını PDF ve elektronik tablo olarak kaydedin. Tam liste: QuickBooks iptal edilirken saklanacak kayıtlar.
6. Arşivlenen dosyayı özetlemeyin, temizlemeyin veya yeniden girmeyin.

Ne kadar geçmişi taşımalı, ne kadarını arşivlemeliyim?

Yeni sistemin çalışması için gerekeni taşıyın, gerisini arşivleyin. Bunun için belirli bir sayı yoktur. IRS kuralı taşıdığınız kopyayla değil, asıl dosyayla ilgilidir. Intuit verilerin bir kısmını veya tamamını taşımanıza izin verir: belirli bir tarih aralığındaki işlemler, bakiyeler, belirli listeler veya yalnızca listeler ve bakiyeler (müşteriler, tedarikçiler, hesap planı, çalışanlar ve kalemler).

Intuit'in Online'a taşıma makalesi, dosya boyutu kontrolü olan Total Targets sayısının 4.000.000'dan az hedef (target) olmasını ister ve daha yüksekse önce verinin özetlenmesini söyler. Özetlemeden önce tam yedeği alın, çünkü özetleme çalışma dosyasındaki ayrıntıyı kaldırır. Arşiv, değiştirilmemiş asıl yedektir.

Geçiş tarihi, açılış mizanı ve ne kadar geçmişin getirileceği: muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek.

Herhangi bir şeyi taşımadan önce neyi kontrol etmeli ve yedeklemeliyim?

Önce dosyayı, erişimi ve zamanı kontrol edin, sonra yedekleyin. Online'a geçiş için Intuit'in makalesi şunları söyler:

• QuickBooks Desktop'ı en son sürüme güncelleyin.
• Şirket yöneticisi olarak giriş yapın; hem Desktop dosyasına hem Online hesabına yönetici erişiminiz olsun.
• Mac kullanıcıları önce şirket dosyasının Windows için bir yedek kopyasını kaydeder.
• Online'a kendiniz kaydolduysanız Intuit, verileri taşımanız için 90 takvim günü tanır; muhasebeciniz kaydolduysa daha fazlasını tanır. Makale bu sürenin ne zaman başladığını söylemez; bu yüzden Online hesabını açmadan önce teyit edin.
• Intuit'in taşınmayan kalemler listesini okuyun. Dosyanızın kullandıklarıyla karşılaştırın: bordro, stok, birden fazla şirket, özel raporlar.
• Geçişten sonra iki üründe de aynı tarihler ve aynı esasla aynı raporları çalıştırıp karşılaştırın; örneğin yıl başından bugüne kâr ve zarar raporunu ve aynı tarihteki bilançoyu.

Sonra kendi kontrollerinizi ekleyin: açık satış ve alış faturaları, bordro durumu ve son bordro çalıştırması ve dosyadaki her yıl için verilmiş beyannameler. Geçmişin yalnızca bir kısmı taşındıysa açılış bakiyelerini ve getirdiğiniz dönemleri karşılaştırın ve beklediğiniz farkları yazın. Yedekleme adımları yukarıdaki IRS kayıtları bölümündedir. Desktop aboneliği bittiğinde yazılım devre dışı kalır; bu yüzden hâlâ açılırken karşılaştırın. Açıklayamadığınız farklar için: Desktop'tan Online'a geçişte bakiyeler tutmuyor.

Geçiş ne zaman yıl sonunu beklemeli, ne zaman beklememeli?

İhtiyacınız olan erişim, destek ve bordro hizmetleri o zamana kadar, zamanında yenileme veya güncelleme yaparak da olsa, kullanılabilir kalıyorsa geçiş yıl sonunu bekleyebilir. Geçiş tarihini belirleyen bir kural yoktur; bu, Intuit'in lisans şartlarının pratik bir okumasıdır.

Bunların hiçbiri yıl sonundan önce gelmiyorsa ve kayıtlar geçiş tarihine kadar mutabık hale getirilmişse yıl sonunda geçiş mümkündür. Muhasebe kayıtlarını taşımak bordroyu kendiliğinden taşımaz; ikisini yıl sonunda birlikte taşımak, bordro sağlayıcısına bağlı olarak, yılın ücretlerini tek yerde tutabilir. Yıl sonu geçişi yine de yılın Form W-2'lerini (1 Şubat 2027 tarihine kadar), Form 940'ı (ücret yılından sonraki 31 Ocak tarihine kadar) ve dördüncü çeyrek Form 941'ini (her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü tarihine kadar) yıl bittikten sonra hazırlamayı gerektirir; bunları eski yazılım hazırlıyorsa bordro aboneliğinin beyannameler verilene kadar sürmesi gerekir. Yıl ortasındaki bir geçiş, yılın işlemlerinin ve bordrosunun bir kısmını her iki sisteme koyar. Yıl sonu geçişi bile yıldan önceki veya sonraki ayı diğer dosyada bırakır ve on dört aylık dönemi isteyen bir inceleme görevlisi her iki dosyaya da ihtiyaç duyabilir. Bordro ayrıntıları: bordro sağlayıcısı değiştirmek.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Bordrosu Desktop'ta olan peyzaj S şirketi

Bir peyzaj S şirketinin US$900.000 geliri var, Desktop'ta 12 yıllık geçmişi var, şu an Pro Plus aboneliğinde ve bordrosu Desktop'tan yürüyor. İki abonelik de Mart'ta yenileniyor; bu yüzden ikisi de Ocak beyanlarına kadar etkin kalıyor. Şirket yeniliyor, bordroyu Desktop'ta yürütmeye devam ediyor ve bordroyu ile muhasebe kayıtlarını yıl sonunda taşıyor; böylece yıl başından bugüne ücretler ve W-2 çıktısı tek sistemde duruyor. Ağustos'ta taşınmak bordro geçmişini iki sisteme bölerdi. Bordro aboneliği bunun yerine Ekim'de sona erecek olsaydı, işletmenin hizmet durmadan önce yenilemesi veya yerine bir bordro çözümü ayarlaması gerekirdi. Muhasebe kayıtları ayrıca taşınabilirdi.

Abonelikten hoşlanmayan şahıs işletmesi sahibi

Bir şahıs işletmesi sahibinin US$60.000 geliri ve Desktop Pro Plus'ı var. Intuit, mevcut abonelerin güncelleme ve destek almaya devam ettiğini söylüyor; bu yüzden soru bugün taşınıp taşınmamak değil, ne kadar kalınacağıdır. Intuit, yerine satın alınacak aboneliksiz bir ürün listelemiyor. Sahip yeniliyor, her yıl tam yedeği ve dışa aktarılan raporları bir arşiv klasörüne kaydediyor ve seçimi her yenilemede gözden geçiriyor. Sahip ayrılırsa arşivde her yılın yedeği ve raporları bulunuyor.

Online'a geçen iki üyeli LLC

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC'nin Desktop'ta 8 yıllık verisi var. Son 2 yılın işlemleri ve açılış bakiyeleriyle Online'a geçebilir; böylece yeni dosya daha küçük olur. 2 yılın yeterli olup olmadığı kredi verene, beyannameye ve açık kalemlere bağlıdır. Olası bir IRS talebi için 8 yıllık tam Desktop yedeğini değiştirmeden saklar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bordro dosyadan yürüyor veya bir yenileme yakın: burada son tarihi bordro zamanlaması belirler. Bordro sağlayıcısı değiştirmek rehberine bakın; geçiş ile bordro tarihi çakışıyorsa muhasebe desteği alın.
• Çok yıllık geçmiş, stok, birden fazla şirket var veya abonelik istemediğiniz için bir planınız yok: nelerin taşınacağı, nelerin arşiv olarak kalacağı ve tarih yıl sonunu ve beyannameyi etkiler. Bunları yenileme tarihinden önce muhasebe desteği ile netleştirin. Birden fazla şirket için: birden fazla şirketin muhasebe kayıtları.
• Eski, aboneliksiz bir kopya kullanıyorsunuz: sonlandırılmış bir sürüm güncellemeleri, desteği ve banka verisi indirme gibi bağlantılı hizmetleri kaybeder. Sürümünüzü Intuit'in sonlandırma politikasıyla karşılaştırın ve geçişi muhasebe desteği ile netleştirin.
• Online'a geçtikten sonra bakiyeler tutmuyor: Desktop'tan Online'a geçişte bakiyeler tutmuyor rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.
• Bir geçiş tarihi ve açılış bakiyeleri belirliyorsunuz: muhasebe yazılımını yıl ortasında değiştirmek rehberine bakın.
• Muhasebecinizin destekleyeceği daha ucuz bir yazılım istiyorsunuz: muhasebecinizin desteklediği QuickBooks alternatifleri rehberine bakın.
• QuickBooks Self-Employed kullanıyorsunuz: QuickBooks Self-Employed sonlandırıldı rehberine bakın.
• Açık bir IRS bildirimi veya incelemesi var: IRS SSS sayfası, inceleme altındaki yıllar için özetlenmiş verinin kabul edilmediğini söyler. Dosyayı değiştirmeden önce küçük işletmeye IRS denetimi rehberine bakın ve muhasebe desteği alın.