Fin de QuickBooks Desktop : rester, migrer ou changer de logiciel

QuickBooks Desktop est abandonné : quels produits sont touchés, et que faire?

Intuit a cessé de vendre de nouveaux abonnements américains pour certains produits Desktop et ne produit plus de versions sans abonnement. Son répertoire de soutien indique que, depuis le 1er octobre 2024, elle ne vend plus de nouveaux abonnements aux produits ci-dessous, et qu'elle continue d'offrir les mises à jour de sécurité, les mises à jour du produit et le soutien aux abonnés actuels.

Le répertoire de soutien ne donne aucune date de fin pour les produits Plus. Les conditions de licence d'Intuit prévoient qu'elle se réserve le droit d'abandonner le logiciel et son soutien selon ses politiques d'arrêt, et la situation peut donc changer. Ces dates et ces conditions viennent d'Intuit, et non de l'IRS, et Intuit peut les modifier. Les conditions de licence sont rédigées pour une version de Desktop : consultez celles de la vôtre.

Il y a moins de risques quand le fichier de société Desktop contient quelques années d'historique, n'a pas de paie et que vous comptez continuer à renouveler. Il y en a plus quand la paie y passe, que vous suivez des stocks ou gérez plusieurs sociétés, que le fichier contient de nombreuses années, ou que vous ne voulez pas d'abonnement et n'avez aucun plan. Dans ces cas, la date de départ, ce qui est transféré et ce qui reste en archive touchent la paie, la fin d'année et la déclaration de revenus : mieux vaut les régler avant une date de renouvellement ou d'échéance.

À réunir avant de choisir :

• Votre édition, votre version et la date de renouvellement.
• Si la paie est un abonnement distinct, et quand il se renouvelle.
• La taille du fichier et le nombre d'années d'historique qu'il contient.
• Une sauvegarde complète du fichier de la société.
• Qui d'autre ouvre le fichier (votre comptable ou votre spécialiste de la tenue de livres), et quelle version cette personne utilise.

Que se passe-t-il quand mon abonnement à QuickBooks Desktop prend fin?

Quand un abonnement Desktop prend fin ou échoit, les conditions de licence d'Intuit prévoient que la licence prend fin, que le logiciel est désactivé sur vos ordinateurs et que le soutien cesse. Cela comprend un abonnement que vous ne renouvelez simplement pas.

Les conditions disent à la fois que le logiciel est désactivé et que le fichier peut s'ouvrir en lecture seule, sans expliquer comment les deux s'accordent. L'accès en lecture seule n'est pas un plan sûr : les conditions le lient à l'installation préalable de la dernière version, et l'accès supplémentaire en lecture seule est à la seule discrétion d'Intuit. Conservez la sauvegarde d'origine et les rapports, et décidez comment la sauvegarde sera ouverte après l'annulation (étape 3 plus bas). L'article sur le transfert vers Online d'Intuit mentionne une période en lecture seule dans le texte de sa vidéo, mais les conditions n'en fixent aucune.

Que devient mon historique quand QuickBooks Desktop est abandonné?

Selon les conditions d'Intuit, le fichier de la société reste sur votre appareil quand l'abonnement prend fin : l'historique n'est donc pas supprimé. Ce que vous pouvez perdre, c'est la possibilité de l'ouvrir et de l'utiliser. Après un passage à Online Advanced, la page sur le changement de logiciel d'Intuit précise que vous conservez le fichier de la société Desktop.

Annuler ne transfère pas à Intuit l'obligation de tenir des registres. L'IRS précise que les contribuables sont responsables de tenir leurs propres livres et registres. Le règlement du Trésor américain sur les registres ajoute que les registres doivent rester disponibles pour vérification aussi longtemps que leur contenu peut devenir important pour l'application d'une loi fiscale (26 CFR 1.6001-1(e)). Considérez le fichier que vous détenez comme l'original, et sauvegardez-le avant la fin de l'abonnement (étapes dans la section sur les registres de l'IRS plus bas).

Que devient la paie si l'abonnement à Desktop échoit?

La paie de Desktop est un abonnement distinct. Si l'abonnement à Desktop lui-même échoit, la licence prend fin et le logiciel est désactivé : la paie ne peut donc plus y être traitée. Si seul l'abonnement à la paie échoit, les conditions de licence d'Intuit prévoient que vous gardez la licence de Desktop jusqu'à la fin de la durée du logiciel, mais perdez les services de paie.

Les mêmes conditions prévoient :

• Si l'abonnement à la paie expire, vous ne pouvez plus traiter la paie avec les tables d'impôt ou les formulaires d'Intuit tant que vous n'avez pas remis l'abonnement à jour et obtenu les dernières mises à jour.
• La production électronique des impôts sur la paie et le dépôt direct exigent chacun un abonnement actif à la paie et une licence valide pour une version compatible et toujours prise en charge du logiciel.
• Ne pas se connecter régulièrement au service de paie peut entraîner des retenues inexactes.

Un abonnement à la paie échu arrête la paie avec les tables d'impôt et les formulaires d'Intuit : la date de renouvellement de la paie peut donc être la première échéance. Il ne suspend ni les dépôts ni les déclarations de l'employeur : l'employeur en reste responsable (IRS), et une personne responsable qui omet volontairement de verser l'impôt retenu peut être tenue personnellement responsable de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Avant que la paie dans Desktop prenne fin, décidez qui fera les dépôts restants et qui produira les déclarations et les formulaires W-2 restants. L'historique de la paie doit être conservé quel que soit le logiciel qui la traite; les durées de conservation des registres des impôts sur l'emploi figurent dans combien de temps conserver les registres d'entreprise. Pour changer de fournisseur de paie en cours d'année, voyez le changement de fournisseur de paie.

Rester sur Desktop, passer à Online, monter en gamme ou changer de logiciel?

Le choix dépend de la durée pendant laquelle vous pouvez renouveler, de ce que contient le fichier et de la paie qui y passe. La page sur la mise à niveau d'Intuit précise que le passage dépend du produit choisi et de la quantité de données transférées.

Rester, c'est une décision de renouvellement prise chaque année. Partir, c'est un projet avec une date. Une entreprise qui a dépassé les limites du produit pose une autre question : quand QuickBooks ne suffit plus.

Existe-t-il un logiciel de comptabilité de bureau sans abonnement, et que faire si je ne veux pas d'abonnement?

Chez Intuit, non : ses pages ne présentent aucun produit Desktop sans abonnement à vendre. Son répertoire de soutien indique qu'elle ne produit plus les versions sans abonnement de Pro, Premier et Mac, et oriente les acheteurs vers les abonnements Enterprise ou QuickBooks Online. Les autres logiciels constituent un choix distinct, traité dans la troisième voie ci-dessous.

Si vous ne voulez pas d'abonnement, trois voies restent possibles :

• Continuer de renouveler l'abonnement que vous avez, tant qu'Intuit offre des renouvellements.
• Utiliser une copie que vous possédez déjà. Le répertoire de soutien d'Intuit ne dit pas ce qui s'applique à une ancienne copie sans abonnement, et cette copie a sa propre licence. Les conditions de licence prévoient qu'une fois une version abandonnée, Intuit n'offre plus de mises à jour, de soutien ni de téléchargements de remplacement, que les services connectés comme le téléchargement des opérations bancaires expirent, et que le logiciel peut cesser de fonctionner ou devenir peu sûr. La politique d'arrêt d'Intuit désigne certaines anciennes versions, comme Desktop 2023, comme abandonnées. Vérifiez votre licence et cette politique pour votre version, et si la paie fonctionne encore.
• Transférer les livres vers un autre logiciel. C'est un choix de logiciel et une bascule : des logiciels moins chers que votre comptable prend en charge.

Quelle que soit la voie choisie, sauvegardez d'abord le fichier complet de la société (étapes dans la section sur les registres de l'IRS plus bas). Sans plan, la date de renouvellement devient l'échéance.

Comment garder lisibles mes anciennes données QuickBooks Desktop pour l'IRS?

Conservez intact le fichier complet de sauvegarde de la société, avec l'accès d'administrateur, ainsi que les rapports de fin d'année. L'IRS précise que ses vérificateurs demandent tôt le fichier de sauvegarde du logiciel dans une vérification, avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur, dans la majorité des cas où les livres sont tenus dans un logiciel (foire aux questions de l'IRS). Une vérification restreinte, par exemple sur un seul poste de dépenses, peut ne pas l'exiger.

La foire aux questions de l'IRS précise aussi :

• La sauvegarde est une copie exacte des écritures d'origine. Des rapports convertis en chiffriers ne peuvent pas être vérifiés de la même façon.
• Un nouveau fichier bâti en ressaisissant les opérations n'est pas une copie des livres d'origine et ne répond pas à une demande de documents.
• La condensation remplace dans le fichier de travail le détail des anciennes opérations closes par des écritures de synthèse. Les données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées. Les périodes antérieures ne peuvent être condensées que si les données condensées ne contiennent aucune opération créée ou modifiée pendant les années vérifiées, ni aucune opération des années antérieures qui les touche. L'IRS peut demander la sauvegarde d'avant la condensation ou le fichier d'archive si la vérification s'élargit.
• Les vérificateurs peuvent demander le mois précédant l'année et le mois suivant, soit une période de quatorze mois, pour vérifier la coupure, et une période plus large si cela ne suffit pas.

La Publication 583 ajoute que les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration et être accompagnés d'une description du système informatisé, et que vous les conservez aussi longtemps qu'ils peuvent servir à l'application d'une loi fiscale. Pour la durée de conservation de chaque registre, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Avant la fin de l'abonnement :

1. Installez la dernière version. Les conditions d'Intuit y lient la conversion en lecture seule.
2. Faites une sauvegarde complète du fichier de la société. Gardez deux copies à des endroits distincts.
3. Ouvrez ou restaurez la sauvegarde sur un ordinateur qui exécute encore le logiciel, pour savoir qu'elle fonctionne. Décidez ensuite comment vous l'ouvrirez après la fin de l'abonnement; les conditions d'Intuit prévoient qu'un nouvel abonnement compatible peut rétablir l'accès complet. Gardez ce plan avec la sauvegarde et testez-le de nouveau quand l'ordinateur ou le logiciel change.
4. Notez qui détient l'accès d'administrateur.
5. Enregistrez les rapports de fin d'année en PDF et en chiffrier. La liste complète : les registres à conserver en annulant QuickBooks.
6. Ne condensez pas, ne purgez pas et ne ressaisissez pas le fichier archivé.

Quelle part de l'historique transférer, et quelle part archiver?

Transférez ce dont le nouveau système a besoin pour fonctionner et archivez le reste. Aucune règle ne fixe le nombre d'années. La règle de l'IRS vise le fichier d'origine, et non la copie que vous transférez. Intuit vous permet de transférer une partie ou la totalité des données : les opérations d'une période donnée, les soldes, certaines listes, ou seulement les listes et les soldes (clients, fournisseurs, plan comptable, employés et articles).

L'article sur le transfert vers Online d'Intuit demande que le compte Total Targets, sa vérification de la taille du fichier, soit moins de 4 000 000 de cibles (targets), et dit de condenser d'abord les données s'il est plus élevé. Faites la sauvegarde complète avant de condenser, parce que la condensation retire du détail du fichier de travail. L'archive est la sauvegarde d'origine, intacte.

Date de bascule, balance de vérification d'ouverture et quantité d'historique à apporter : le changement de logiciel de comptabilité en cours d'année.

Que vérifier et sauvegarder avant de transférer quoi que ce soit?

Vérifiez le fichier, l'accès et le calendrier, puis sauvegardez. Pour un passage à Online, l'article d'Intuit prévoit :

• Installer la dernière version de QuickBooks Desktop.
• Ouvrir une session comme administrateur de la société, avec un accès d'administrateur au fichier Desktop et au compte Online.
• Les utilisateurs de Mac enregistrent d'abord une copie de sauvegarde du fichier de la société pour Windows.
• Intuit accorde 90 jours civils pour transférer vos données si vous vous êtes inscrit vous-même à Online, et plus si votre comptable l'a fait. L'article ne dit pas quand ce délai commence : confirmez-le avant de créer le compte Online.
• Lisez la liste d'Intuit des éléments qui ne sont pas transférés. Comparez-la à ce que votre fichier utilise : paie, stocks, plusieurs sociétés, rapports personnalisés.
• Après le transfert, produisez les mêmes rapports pour les mêmes dates et sur la même base dans les deux produits, et comparez-les, par exemple l'état des résultats de l'année à ce jour et le bilan à la même date.

Ajoutez ensuite vos propres vérifications : les factures et les comptes fournisseurs ouverts, l'état de la paie et la dernière paie traitée, et les déclarations produites pour chaque année du fichier. Si seulement une partie de l'historique a été transférée, comparez les soldes d'ouverture et les périodes apportées, et notez les écarts que vous prévoyez. Les étapes de sauvegarde se trouvent dans la section sur les registres de l'IRS plus haut. Une fois l'abonnement à Desktop terminé, le logiciel est désactivé : comparez donc tant qu'il s'ouvre encore. Pour les écarts que vous ne pouvez pas expliquer, voyez les soldes erronés après le passage de Desktop à Online.

Quand le transfert doit-il attendre la fin de l'année, et quand ne le doit-il pas?

Le transfert peut attendre la fin de l'année si l'accès, le soutien et les services de paie dont vous avez besoin restent disponibles jusque-là, notamment en renouvelant ou en mettant à jour à temps. Aucune règle ne fixe de date de transfert; c'est une lecture pratique des conditions de licence d'Intuit.

Si aucune de ces dates ne tombe avant la fin de l'année et que les livres sont rapprochés jusqu'à la date de bascule, un transfert en fin d'année est possible. Transférer les livres ne transfère pas la paie à elle seule; transférer les deux ensemble en fin d'année peut garder les salaires de l'année au même endroit, selon le fournisseur de paie. Un transfert en fin d'année laisse tout de même à préparer, après la fin de l'année, les formulaires W-2 de l'année (à produire au plus tard le 1er février 2027), le formulaire 940 (à produire au plus tard le 31 janvier suivant l'année de la rémunération) et le formulaire 941 du quatrième trimestre (à produire au plus tard le dernier jour du premier mois suivant chaque trimestre); si l'ancien logiciel les prépare, son abonnement à la paie doit durer jusqu'à leur production. Un transfert en milieu d'année place une partie des opérations et de la paie de l'année dans chaque système. Même un transfert en fin d'année laisse le mois précédant ou suivant une année dans l'autre fichier, et un vérificateur qui demande la période de quatorze mois peut avoir besoin des deux fichiers. Pour les détails de la paie, voyez le changement de fournisseur de paie.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Société de type S d'aménagement paysager avec la paie dans Desktop

Une société de type S d'aménagement paysager a 900 000 $ US de revenus et 12 ans d'historique dans Desktop, avec maintenant un abonnement Pro Plus, et la paie passe par Desktop. Les deux abonnements se renouvellent en mars et restent donc actifs pendant les productions de janvier. Elle renouvelle, continue de traiter la paie dans Desktop, et transfère la paie et les livres en fin d'année, pour que les salaires de l'année à ce jour et la production des W-2 se trouvent dans un seul système. Un transfert en août répartirait l'historique de la paie entre deux systèmes. Si l'abonnement à la paie devait plutôt échoir en octobre, l'entreprise devrait le renouveler ou prévoir une paie de remplacement avant l'arrêt du service. Les livres pourraient être transférés séparément.

Entrepreneur individuel qui n'aime pas les abonnements

Un entrepreneur individuel a un revenu de 60 000 $ US et Desktop Pro Plus. Intuit affirme que les abonnés actuels gardent les mises à jour et le soutien : la question est donc de savoir combien de temps rester, et non s'il faut partir aujourd'hui. Intuit ne présente aucun produit sans abonnement à acheter à la place. Le propriétaire renouvelle, enregistre chaque année une sauvegarde complète et les rapports exportés dans un dossier d'archive, et réexamine son choix à chaque renouvellement. S'il part, l'archive contient la sauvegarde et les rapports de chaque année.

LLC à deux membres qui passe à Online

Une LLC à deux membres imposée comme société de personnes a 8 ans de données dans Desktop. Elle pourrait passer à Online avec les opérations des 2 dernières années et les soldes d'ouverture, pour que le nouveau fichier soit plus léger. Que 2 ans suffisent dépend du prêteur, de la déclaration et des éléments en suspens. Elle garde intacte la sauvegarde complète de 8 ans de Desktop pour toute demande de l'IRS.

Votre situation est différente?

• La paie passe par le fichier, ou un renouvellement approche : le calendrier de la paie fixe ici l'échéance. Voyez le changement de fournisseur de paie, et l'aide en tenue de livres si le transfert et la date de la paie se chevauchent.
• De nombreuses années d'historique, des stocks, plusieurs sociétés, ou aucun plan parce que vous ne voulez pas d'abonnement : ce qui est transféré, ce qui reste en archive et la date touchent tous la fin d'année et la déclaration. Réglez-les avant la date de renouvellement, avec l'aide en tenue de livres. Pour plusieurs sociétés, voyez les livres de plusieurs sociétés.
• Vous utilisez une ancienne copie sans abonnement : une version abandonnée perd les mises à jour, le soutien et les services connectés comme le téléchargement des opérations bancaires. Comparez votre version à la politique d'arrêt d'Intuit, et réglez le transfert avec l'aide en tenue de livres.
• Les soldes sont erronés après un passage à Online : voyez les soldes erronés après le passage de Desktop à Online et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous fixez une date de bascule et des soldes d'ouverture : voyez le changement de logiciel de comptabilité en cours d'année.
• Vous voulez un logiciel moins cher que votre comptable prendra en charge : voyez les solutions de rechange à QuickBooks que votre comptable prend en charge.
• Vous utilisez QuickBooks Self-Employed : voyez la fin de QuickBooks Self-Employed.
• Un avis ou une vérification de l'IRS est en cours : la foire aux questions de l'IRS précise que les données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées. Voyez une vérification de l'IRS d'une petite entreprise et obtenez de l'aide en tenue de livres avant de modifier le fichier.