QuickBooks Desktop se discontinúa: quedarse, pasarse o cambiar

QuickBooks Desktop se discontinúa: ¿qué productos y qué debo hacer?

Intuit dejó de vender suscripciones nuevas en EE. UU. de algunos productos de Desktop y ya no fabrica versiones sin suscripción. Su directorio de soporte dice que desde el 1 de octubre de 2024 ya no vende suscripciones nuevas de los productos siguientes, y que mantiene las actualizaciones de seguridad, las actualizaciones del producto y el soporte para los suscriptores actuales.

El directorio de soporte no da una fecha de término para los productos Plus. Los términos de licencia de Intuit dicen que se reserva el derecho de discontinuar el software y su soporte según sus políticas de discontinuación, así que el panorama puede cambiar. Estas fechas y términos vienen de Intuit, no del IRS, y Intuit puede cambiarlos. Los términos de licencia están escritos para una versión de Desktop, así que revise los de la suya.

Hay menos riesgo cuando el archivo de la empresa en Desktop tiene pocos años de historial, no tiene nómina y usted piensa seguir renovando. Hay más cuando la nómina se procesa ahí, usted lleva inventario o varias empresas, el archivo guarda muchos años, o no quiere una suscripción y no tiene un plan. En esos casos, la fecha en que se va, lo que se traslada y lo que queda como archivo afectan la nómina, el cierre del año y la declaración, así que conviene resolverlos antes de que llegue la fecha de renovación o de vencimiento.

Reúna antes de decidir:

• Su edición y versión, y la fecha de renovación.
• Si la nómina es una suscripción aparte y cuándo se renueva.
• El tamaño del archivo y los años de historial que contiene.
• Un respaldo completo del archivo de la empresa.
• Quién más abre el archivo (su contador o responsable contable) y qué versión usa.

¿Qué pasa cuando termina mi suscripción de QuickBooks Desktop?

Cuando una suscripción de Desktop termina o vence, los términos de licencia de Intuit dicen que la licencia se acaba, el software se desactiva en sus computadoras y el soporte se detiene. Esto incluye una suscripción que simplemente no renueva.

Los términos dicen a la vez que el software se desactiva y que el archivo puede abrirse solo para ver, y no explican cómo se concilian ambas cosas. El acceso solo para ver no es un plan seguro: los términos lo condicionan a actualizar primero a la versión más reciente, y el acceso adicional de solo lectura queda a la entera discreción de Intuit. Conserve el respaldo original y los informes, y decida cómo abrirá el respaldo después de cancelar (paso 3 más abajo). El artículo de Intuit sobre pasarse a Online menciona un período de solo ver en el texto de su video, pero los términos no fijan ninguno.

¿Qué pasa con mi historial cuando se discontinúa QuickBooks Desktop?

Según los términos de Intuit, el archivo de la empresa se queda en su equipo cuando termina la suscripción, así que el historial no se borra. Lo que puede perder es la posibilidad de abrirlo y usarlo. Después de pasarse a Online Advanced, la página de cambio de Intuit dice que usted sigue conservando el archivo de la empresa de Desktop.

Cancelar no traspasa a Intuit la obligación de llevar registros. El IRS dice que los contribuyentes son responsables de mantener sus propios libros y registros. La regulación del Tesoro sobre registros agrega que los registros deben estar disponibles para inspección mientras su contenido pueda ser relevante para cualquier ley tributaria (26 CFR 1.6001-1(e)). Trate el archivo que usted tiene como el original y haga un respaldo antes de que termine la suscripción (los pasos están en la sección sobre registros del IRS, más abajo).

¿Qué pasa con la nómina si vence la suscripción de Desktop?

La nómina de Desktop es una suscripción aparte. Si vence la suscripción de Desktop, la licencia termina y el software se desactiva, así que la nómina no puede procesarse ahí. Si vence solo la suscripción de nómina, los términos de licencia de Intuit dicen que usted conserva la licencia de Desktop hasta que termine el plazo del software, pero pierde los servicios de nómina.

Los mismos términos dicen:

• Si vence la suscripción de nómina, no puede procesar la nómina con las tablas de impuestos ni los formularios de Intuit hasta que ponga la suscripción al corriente y obtenga las últimas actualizaciones.
• La presentación electrónica de los impuestos de nómina y el depósito directo exigen una suscripción de nómina activa y una licencia válida de una versión compatible y vigente del software.
• No conectarse con regularidad al servicio de nómina puede producir retenciones inexactas.

Si vence la nómina, deja de funcionar con las tablas de impuestos y los formularios de Intuit, así que la fecha de renovación de la nómina puede ser el plazo más cercano. Eso no suspende los depósitos ni las declaraciones de impuestos del empleador: el empleador sigue siendo responsable de ellos (IRS), y una persona responsable que deliberadamente no remita el impuesto retenido puede responder personalmente por la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso (trust fund recovery penalty). Antes de que termine la nómina en Desktop, decida quién hará los depósitos restantes y presentará las declaraciones y los Forms W-2 pendientes. El historial de nómina necesita un lugar donde guardarse, sea cual sea el software que la procese; los plazos para conservar los registros de impuestos sobre el empleo están en cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Si cambia de proveedor de nómina durante el año: cómo cambiar de proveedor de nómina.

¿Quedarse en Desktop, pasarse a Online, subir de nivel o cambiar de software?

La decisión depende de cuánto tiempo pueda seguir renovando, de lo que contenga el archivo y de si la nómina se procesa ahí. La página de actualización de Intuit dice que el paso depende del producto al que se pase y de la cantidad de datos que lleve.

Quedarse es una decisión de renovación que se toma cada año. Pasarse es un proyecto con fecha. Un negocio que ya superó el producto es otra pregunta: cuando QuickBooks se queda chico.

¿Existe un software de contabilidad de escritorio sin suscripción y qué hago si no quiero una suscripción?

De Intuit, no: sus páginas no incluyen ningún producto de Desktop sin suscripción a la venta. Su directorio de soporte dice que ya no fabrica las versiones sin suscripción de Pro, Premier y Mac, y remite a los compradores a las suscripciones de Enterprise o a QuickBooks Online. Otro software es una decisión aparte, que se trata en la tercera opción de abajo.

Si no quiere una suscripción, quedan tres caminos:

• Seguir renovando la suscripción que tiene, mientras Intuit ofrezca renovaciones.
• Usar una copia que ya posee. El directorio de soporte de Intuit no dice qué aplica a una copia antigua sin suscripción, y esa copia tiene su propia licencia. Los términos de licencia dicen que, una vez discontinuada una versión, Intuit no da más actualizaciones, soporte ni descargas de reemplazo, los servicios conectados como las descargas del banco dejan de funcionar, y el software puede dejar de operar o volverse inseguro. La política de discontinuación de Intuit indica que algunas versiones antiguas, como Desktop 2023, están discontinuadas. Revise su licencia y esa política para su versión, y si la nómina todavía funciona.
• Pasar la contabilidad a otro software. Es una decisión de software y un cambio de fecha: software más económico que su contador acepta.

Elija el camino que elija, primero haga un respaldo completo del archivo de la empresa (los pasos están en la sección sobre registros del IRS, más abajo). Sin un plan, la fecha de renovación se convierte en el plazo.

¿Cómo mantengo legibles mis datos antiguos de QuickBooks Desktop para el IRS?

Conserve el archivo de respaldo completo de la empresa sin alterar, con la clave de administrador, además de los informes de fin de año. El IRS dice que, cuando la contabilidad se lleva en un software, sus examinadores piden al inicio de la auditoría el archivo de respaldo del software, con el nombre de usuario y la contraseña del administrador, en la mayoría de los casos (preguntas frecuentes del IRS). Una auditoría acotada, como la de un solo gasto, puede no necesitarlo.

Las preguntas frecuentes del IRS también dicen:

• El respaldo es una copia exacta de los libros de registro originales. Los informes convertidos a hojas de cálculo no se pueden probar de la misma manera.
• Un archivo nuevo armado al volver a ingresar las transacciones no es una copia de los libros originales y no cumple con una solicitud de documentos.
• Condensar reemplaza, en el archivo de trabajo, el detalle de transacciones antiguas ya cerradas por asientos resumidos. Los datos condensados no son aceptables para los años bajo auditoría. Los períodos anteriores solo pueden condensarse si los datos condensados no contienen transacciones creadas o modificadas en los años bajo auditoría, ni de años anteriores que los afecten. El IRS puede pedir el respaldo previo a la condensación o el archivo si la auditoría se amplía.
• Los examinadores pueden pedir el mes anterior y el mes posterior al año, un período de catorce meses, para probar el corte de operaciones, y un período más amplio si eso no basta.

La Publication 583 agrega que los registros computarizados deben conciliarse con sus libros y su declaración y venir con una descripción del sistema computarizado, y que se deben conservar mientras puedan ser relevantes para cualquier ley tributaria. Cuánto tiempo debe conservarse cada registro: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Antes de que termine la suscripción:

1. Actualice a la versión más reciente. Los términos de Intuit condicionan a esto la conversión a solo ver.
2. Haga un respaldo completo del archivo de la empresa. Guarde dos copias en lugares distintos.
3. Abra o restaure el respaldo en una computadora que todavía ejecute el software, para saber que funciona. Luego decida cómo lo abrirá cuando termine la suscripción; los términos de Intuit dicen que una nueva suscripción compatible puede restablecer el acceso completo. Guarde ese plan junto con el respaldo y vuelva a probarlo cuando cambie la computadora o el software.
4. Anote quién tiene la clave de administrador.
5. Guarde los informes de fin de año en PDF y en hoja de cálculo. La lista completa: registros que debe conservar al cancelar QuickBooks.
6. No condense, depure ni vuelva a ingresar a mano el archivo guardado.

¿Cuánto historial debo trasladar y cuánto debo archivar?

Traslade lo que el sistema nuevo necesita para funcionar y archive el resto. Ninguna regla fija una cantidad. La regla del IRS se refiere al archivo original, no a la copia que usted traslada. Intuit permite trasladar parte de los datos o todos: transacciones dentro de un rango de fechas, saldos, listas específicas, o solo listas y saldos (clientes, proveedores, catálogo de cuentas, empleados y artículos).

El artículo de Intuit sobre pasarse a Online pide que el conteo de Total Targets, su verificación del tamaño del archivo, sea menos de 4,000,000 targets, y dice que, si es mayor, se condensen primero los datos. Haga el respaldo completo antes de condensar, porque condensar quita detalle del archivo de trabajo. El archivo es el respaldo original, sin alterar.

Fecha de cambio, balanza de comprobación inicial y cuánto historial llevar: cómo cambiar de software de contabilidad a mitad del año.

¿Qué reviso y respaldo antes de trasladar algo?

Revise el archivo, el acceso y el reloj, y luego haga el respaldo. Para pasarse a Online, el artículo de Intuit dice:

• Actualice QuickBooks Desktop a la versión más reciente.
• Inicie sesión como administrador de la empresa, con acceso de administrador tanto al archivo de Desktop como a la cuenta de Online.
• Los usuarios de Mac primero guardan una copia de respaldo del archivo de la empresa para Windows.
• Intuit da 90 días calendario para trasladar sus datos si usted mismo se registró en Online, y más si lo hizo su contador. El artículo no dice cuándo empieza a correr ese plazo, así que confírmelo antes de crear la cuenta de Online.
• Lea la lista de Intuit de los elementos que no se trasladan. Compárela con lo que usa su archivo: nómina, inventario, varias empresas, informes personalizados.
• Después del traslado, ejecute los mismos informes con las mismas fechas y la misma base en ambos productos y compárelos; por ejemplo, el estado de resultados del año hasta la fecha y el balance general a la misma fecha.

Luego agregue sus propias verificaciones: facturas y cuentas por pagar abiertas, el estado de la nómina y la última nómina procesada, y las declaraciones presentadas de cada año del archivo. Si solo se trasladó una parte del historial, compare los saldos iniciales y los períodos que llevó, y anote las diferencias que espera. Los pasos del respaldo están en la sección sobre registros del IRS, más arriba. Cuando termina la suscripción de Desktop, el software se desactiva, así que compare mientras todavía abre. Para las diferencias que no pueda explicar: saldos que no cuadran de Desktop a Online.

¿Cuándo conviene esperar al cierre del año para el traslado y cuándo no?

El traslado puede esperar al cierre del año si el acceso, el soporte y los servicios de nómina que necesita siguen disponibles hasta entonces, incluso renovando o actualizando a tiempo. Ninguna regla fija una fecha de traslado; esta es una lectura práctica de los términos de licencia de Intuit.

Si ninguna cae antes del cierre del año y la contabilidad está conciliada hasta la fecha del cambio, es posible hacer el traslado al cierre del año. Trasladar la contabilidad no traslada la nómina por sí solo; trasladar ambas juntas al cierre del año puede mantener los salarios del año en un solo lugar, según el proveedor de nómina. Un traslado al cierre del año igual deja por preparar, después del cierre, los Forms W-2 del año (vencen el 1 de febrero de 2027), el Form 940 (vence el 31 de enero después del año de los salarios) y el Form 941 del cuarto trimestre (vence el último día del primer mes después de cada trimestre); si el software anterior los prepara, su suscripción de nómina debe durar hasta que se presenten. Un traslado a mitad del año deja una parte de las transacciones y de la nómina del año en cada sistema. Incluso un traslado al cierre del año deja el mes anterior o posterior a un año en el otro archivo, y un examinador que pida el período de catorce meses puede necesitar ambos archivos. Detalles de la nómina: cómo cambiar de proveedor de nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Corporación S de jardinería con nómina en Desktop

Una corporación S de jardinería tiene US$900,000 de ingresos, 12 años de historial en Desktop, ahora con una suscripción Pro Plus, y la nómina se procesa en Desktop. Ambas suscripciones se renuevan en marzo, así que las dos siguen activas durante las presentaciones de enero. Renueva, sigue procesando la nómina en Desktop y traslada la nómina y la contabilidad al cierre del año, de modo que los salarios acumulados del año y el proceso de los W-2 queden en un solo sistema. Trasladar en agosto dividiría el historial de nómina entre dos sistemas. Si en cambio la suscripción de nómina venciera en octubre, el negocio tendría que renovarla o conseguir otra nómina antes de que se corte el servicio. La contabilidad podría trasladarse por separado.

Propietario único que no quiere suscripciones

Un propietario único tiene US$60,000 de ingresos y Desktop Pro Plus. Intuit dice que los suscriptores actuales siguen recibiendo actualizaciones y soporte, así que la pregunta es cuánto tiempo quedarse, no si debe pasarse hoy. Intuit no incluye ningún producto sin suscripción para comprar en su lugar. El propietario renueva, guarda cada año un respaldo completo y los informes exportados en una carpeta de archivo, y revisa la decisión en cada renovación. Si se va, el archivo contiene el respaldo y los informes de cada año.

LLC de dos miembros que se pasa a Online

Una LLC de dos miembros que tributa como sociedad de personas tiene 8 años de datos en Desktop. Podría pasarse a Online con las transacciones de los últimos 2 años más los saldos iniciales, para que el archivo nuevo sea más pequeño. Que 2 años basten depende del prestamista, de la declaración y de las partidas abiertas. Conserva sin alterar el respaldo completo de 8 años de Desktop para cualquier solicitud del IRS.

¿Su caso es distinto?

• La nómina se procesa en el archivo, o una renovación está cerca: el calendario de la nómina marca el plazo aquí. Vea cómo cambiar de proveedor de nómina, y ayuda de contabilidad si el traslado y la fecha de la nómina chocan.
• Muchos años de historial, inventario, varias empresas, o ningún plan porque no quiere una suscripción: lo que se traslada, lo que queda como archivo y la fecha afectan el cierre del año y la declaración. Resuélvalos antes de la fecha de renovación, con ayuda de contabilidad. Varias empresas: contabilidad para varias empresas.
• Usa una copia antigua sin suscripción: una versión discontinuada pierde las actualizaciones, el soporte y los servicios conectados, como las descargas del banco. Revise su versión en la política de discontinuación de Intuit y resuelva el traslado con ayuda de contabilidad.
• Los saldos no cuadran después de pasarse a Online: vea saldos que no cuadran de Desktop a Online y busque ayuda de contabilidad.
• Está fijando una fecha de cambio y los saldos iniciales: vea cómo cambiar de software de contabilidad a mitad del año.
• Quiere un software más económico que su contador acepte: vea alternativas a QuickBooks que su contador acepta.
• Usa QuickBooks Self-Employed: vea el cierre de QuickBooks Self-Employed.
• Hay un aviso o una auditoría abierta del IRS: las preguntas frecuentes del IRS dicen que los datos condensados no son aceptables para los años bajo auditoría. Vea una auditoría del IRS a una pequeña empresa y busque ayuda de contabilidad antes de cambiar el archivo.